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60 ESTRATEGIAS PRATICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO

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by

Karine Matos

on 18 November 2014

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Transcript of 60 ESTRATEGIAS PRATICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO

PARTE 2 & PARTE 3
PARTE 6 & 7

PARTE 4 & PARTE 5
OBRIGADO!
60 DICAS PRATICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO
60 DICAS PRATICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO
60 DICAS PRATICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO
Estratégias para maximizar o trabalho em equipe
COMO USAR SEM E-MAIL SEM DIMINUIR A PRODUTIVIDADE
HOME OFFICE & MAIS TEMPO PARA A FAMILIA
Sextante
Terça-Feira, Novembro 18, 2014
Christian Barbosa
Tríade do tempo: Classifique seu tempo.
PARTE 8 & PARTE 9
60 DICAS PRATICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO
60 ESTRATEGIAS PRATICAS PARA GANHAR MAIS TEMPO
Como usar esse livro?
O objetivo desse livro é ser um manual prático de como ser mais produtivo.

Estratégias práticas.

Não precisa ler todas de maneira linear.

5 estratégias para adotar um método de produtividade.
Visualize o resultado.

Estude.

Use as ferramentas certas.

Aplique o método.

Compartilhe com outras pessoas

Tríade do tempo: Classifique seu tempo.
Importante
é algo com um período estipulado para ser feito.

Urgente
é algo com prazo terminado ou por terminar e devem ser feitas imediatamente.

Circustancial
é algo que desperdiça o seu tempo mas você faz.

Ferramentas de produtividade.
Estilo sensorial, high-tech e misto.



Pessoal e profissional é a mesma coisa.
Sempre com você.
Registrar tudo com exceções.
Se não tiver uma data, estipule uma.
Como usar a ferramenta:

Planejar semanalmente.
Ações ligadas a coisas importantes da sua vida.

Faça suas metas saírem do papel.

Projetos e antecipação.


Como lidar com excesso de prioridades.

Como reduzir as urgências.

Como finalizar aquela tarefa chata que você vem adiando.

7 formas de dizer não com mais facilidade.
Ter certeza do que é importante.

Seu tempo é limitado, o trabalho e os pedidos são ilimitados.

Quando pedirem algo a você, faça perguntas.

Utilize argumentos verdadeiros.

Pior que a dificuldade em dizer NÃO, é usar o TALVEZ.

Reserve um ou outro dia para o SIM inevitável.

E se o não tiver de ser dito ao seu superior?

Karine, Diego, Marcelo, Josue, Anderson
Qualidade de Vida
Dicas para evitar estresse em viagens:
• Faça um checklist.
• Separe os documentos.
• Deixe as contas em dia.
• Pense no clima.
• Pense nos contratempos.
• Informe-se para não perder tempo.
• Deixe o trabalho em dia.
• Pense na comunicação.
• Alimente-se corretamente.

Fuja das atitudes que não deixam sua vida evoluir
Atitudes equivocadas:
• Não estar aberto a mudanças.
• Não gerenciar seu tempo.
• Reclamar de tudo.
• Não aprender a gerir as finanças.
• Não ter metas definidas.
• Usar o fim de semana para procrastinar a vida.
• Achar que alguém é responsável pela sua carreira.
• Não correr riscos.
• Não ter tempo para seus relacionamentos.
• Não ter hobbies.

Viaje a trabalho, mas sem se matar
Dicas para viagens a trabalho:
• Considere o tempo de deslocamento
• Aproveite o tempo de deslocamento
• Esteja preparado
• Mala backup sempre pronta



"Viajar a trabalho é inevitável, então que
seja da melhor forma possível."

Como encaixar um esporte em sua vida
Descubra um esporte que o atraia
Comece devagar
Procure orientação médica
Prefira “horários seguros”
Estabeleça metas

Como aumentar sua disposição no dia a dia
Dedique mais tempo para você

Beba bastante água

Faça pequenas pausas

Tenha intervalos regulares para comer

Evite pensamentos negativos

Considerações finais para você ter menos estresse e mais qualidade de vida
Aceite o problema

Agende checkups

Seja mais produtivo

Invista nos seus hobbies ou na sua fé

Faça diferente

Procure ajuda

Nem tudo é tão grave quanto parece


O que fazer para ter uma equipe com alta produtividade

Tudo começa por pessoas

Defina prioridades explícitas e aplicáveis

Aprenda que equipes produtivas cometem erros

Reconheça o esforço e comemore as conquistas

Como reduzir o volume de interrupções
Mapeie as interrupções

Compartilhe conhecimento

Estabeleça horários

Antecipe

Avalie as interrupções externas

Tenha um roteiro

Shutdown

Passos simples para que suas reuniões sejam mais produtivas
Convoque certo

Reunião não é festa, não é necessário convidar todo mundo

Reuniões breves

Dê tempo para se preparar

Abra a reunião esclarecendo os objetivos

Utilize um relógio no centro da mesa ou no computador

Registre os pontos principais da reunião

Quando e como evitar uma reunião
Existe outra forma de resolver a questão?

Conversa individual

Proponha uma solução

Atualizações

Chamar a atenção

Facilite sua decisão de dizer não

Como aumentar o nível de confiança da equipe
Cumprir prazos

Comunicar-se de maneira eficiente

Cumprir suas promessas

“Aumentar a confiança da equipe aumenta também a sua produtividade.”
Como usar seu e-mail de forma mais proveitosa
Reduza o volume de e-mails
o Use uma conta do trabalho;
o Use conta pessoal para relacionamentos e contatos;
o Uma conta para coisas menos importantes como compras, newsletters, etc.

Controle seu e-mail racionalmente
o Use espaços de tempo entre as checagens;
o Pratique o desapego.

Mantenha sua caixa de entrada em
constante dieta
o Abra o e-mail e já dê um fim nele;
o Nada de marcar como não lido para rever depois.

Eu nunca uso cópia aberta
o A melhor forma de lidar com a carência humana é usando a cópia oculta;
o Use a cópia oculta;
o Se for o caso, site os copiados na abertura do e-mail.

Dicas para Otimizar o Microsoft Outlook
1. Desative o aviso de novas mensagens


2. Faça a cópia oculta aparecer
4. Use o autotexto

TRÊS CARACTERÍSTICAS DE UM EMPREENDEDOR:

PAIXÃO:

VISÃO:

EXECUÇÃO:

VOCÊ TEM PERFIL EMPREENDEDOR?
 SEIS ESTRATÉGIAS PARA COMEÇAR EMPRENDER ENQUANTO AINDA ESTÁ NO EMPREGO
1. SE TIVER BRECHA, FALE SOBRE ISSO COM SEU CHEFE

2. VOCÊ VAI PRECISAR DE MUITA ENERGIA

3. UM SÓCIO PODE SER UMA EXCELENTE ALTERNATIVA

4. SEJA SELETIVO NO TIPO DE NEGÓCIO QUE QUER ABRIR

5. AUTOMATIZE SUA EMPRESA AO MÁXIMO

6. COMPARTILHE A JORNADA

CINCO FATORES QUE AUMENTAM A PRODUTIVIDADE DA EMPRESA
SE TUDO É PRIORIDADE NADA É PRIORIDADE

VOCÊ PRECISA DE SOFTWARES CERTOS

NÃO PERDER TEMPO COM PESSOAS ERRADAS

NEM TODO CLIENTE É IGUAL

FAZER LEVANTAMENTOS DAS ATIVIDADES E FINANÇAS

COMO ACHAR UM NEGÓCIO PARA COMEÇAR

COMO TIRAR FÉRIAS DA EMPRESA SEM PERDER O NEGÓCIO

DICAS PARA VOCÊ LER EM MENOS TEMPO

COMO ACHAR TEMPO PARA APRENDER OUTRO IDIOMA

DICAS
1. Tenha um propósito;
2. Crie uma meta;
3. Filmes, séries e livros no idioma que deseja aprender;
4. Escola virtual;
5. Idioma no carro;
6. Professor particular on-line;

HOME OFFICE
CRIE SEU RITUAL

ACERTE NA ILUMINAÇÃO

INVISTA NO AMBIENTE

DEFINA HORARIOS E PARADAS

FAÇA REUNIÃO COM A FAMILIA

MAIS TEMPO PARA A FAMILIA
Como ter mais tempo para a família:
Como ajudar seus filhos a terem tempo:
Ajuste sua percepção para melhorar seu tempo:
Como planejar metas com a família:
Como gastar menos tempo diante dos problemas e frustrações da vida:

1. Como esse problema seria visto de outro ângulo?
2. Separe a emoção da razão e se pergunte: Qual o método mais fácil de solução?
3. Será mesmo um problema ou é apenas uma tempestade em copo d’água?

Como arrumar tempo para seu cônjuge:

PARTE 02
10. Para pesquisar Clima – weather:
DICAS PARA USAR MELHOR A TECNOLOGIA

Microsoft Windows

1. Organize sua área de trabalho

2. Calibre seu monitor
3. Facilite a leitura na tela

a. Aumente o tamanho das fontes

4. Use teclas de atalho
5. Adicione pastas importantes aos favoritos

6. Arraste as pastas mais usadas à taskbar

7. Crie atalhos personalizados com comandos por teclados

8. Use o Tab para alterar entre janelas

9. Organize os ícones da área de trabalho
10. Use post-it do Windows para organizer
11. Projeta seus dados
a. Pendrives
b. backup

Melhore suas buscas no Google
1. Entenda o contexto do que você está buscando
2. Use aspas para buscar textos

3. Busque dentro de arquivos – filetype:ppt
4. Busque em sites específicos – site:
5. Para pesquisa acadêmica, use o google scholar
6. Para buscar sites relacionados – related:
7. Para buscar definição – define:
8. Para ver hora mundial – time:
9. Para usar conversão – convert:
11. Para pesquisar ações – stock:
Como usar redes sociais sem comprometer sua produtividade
• Evite que as redes sociais sejam o cemitério do seu tempo;
• Defina uma estratégia de uso;
• Desabilite as notificações;
• Desabilite o envio de convites;
• Evite os aplicativos adicionais;
• Você não precisa dizer o tempo todo o que está fazendo ou onde está indo;
• Use o aplicativo do seu smartphone para agilizar o acesso;
• Siga somente quem ou o que realmente interessa.

Turbine seu smartphone com aplicativos
• Leitores como adobe reader;
• Comunicadores como Skype, WhatsApp;
• Assistentes de produtividade como Microsoft Office, Evernote

Dicas para usar seu Smartphone
• Windows Phone
• iPhone
• Android

Como usar o evernote para fazer anotações
• É uma extensão do seu cérebro;
• É onipresente – baseado na nuvem;
• Suporta todos os seus dispositivos;
• Mantém todos sincronizados;
• Anote o que quiser e jogue o que quiser nele;
• Monte sua própria estratégia focado em dar um descanso para o cérebro;
• Abuse dos alertas.

3. Crie uma pasta com modelos
5. Classifique suas atividades com marcadores

a. Urgente, importante, circunstancial

6. Use as pastas favoritas
7. Use as pastas de pesquisas
8. Transforme seus e-mails em compromissos e reuniões arrastando e soltando
Dicas para usar melhor o Gmail
1. Use e-mails diferentes para assuntos diferentes (+)
2. Agilize suas buscas, use filtros
3. Melhore o recurso de e-mail prioritário


4. Organize suas mensagens com marcadores


• Use fontes sem serifa
• Um bom padrão é a fonte calibri tamanho 11 em fundo branco
• Seja objetivo e conciso
• Escreva 3 ou 4 paragrafos no máximo, mais do que isso ligue para a pessoa
• Dê espaços entre os parágrafos
• Utilize tópicos numerados ou com bullets
• A mensagem sempre possui duas partes – a informação e a ação.
o Comece com explicitando a ação – utilizando ação: ou a fazer: e informe um prazo.
• O assunto é a introdução ao tema


• Muitas pastas causa confusão
• Ter pastas não garante que você seja organizado e produtivo
• Pastas geralmente prejudicam a organização, exceto quando bem utilizadas
• Use uma Taxonomia pessoal
2. Use pastas por assunto, ao invés de nomes
1. Monte um organograma em um papel primeiro
• Arquive coisas antigas


Uma estratégia simples para organizar seus e-mails
Como escrever e-mails mais eficientes
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