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Archivos

Curso
by

Alberto Lemus

on 1 December 2014

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Transcript of Archivos

Definición de Archivo
Según AGN (2004):
Es el conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución (pública o privada), en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos y o como fuente primaria para la historia.
Temario:
Objetivos del Curso
Definición de Archivo
Características de un archivo
Tipos de archivo
Organización del archivo
Conservación del archivo
Administración de archivos
Enero de 2013
Características del archivo
Tipos de archivos
Organización archivística
Objetivos:
Conocer los conceptos básicos de la Archivística
Obtener elementos básicos necesarios para diseñar soluciones de Records Management
Definiciones:
El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable; creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados [o particulares], independientemente del soporte en el que se encuentren; (LFA, 2012)
Es información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización (pública o privada) o persona en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o función. (AGN, 2004)
Documento de archivo
TRIPLE CARÁCTER:

UNICIDAD: Son únicos pues no se reproducen en tirajes como otros tipos de documentos múltiples, como lo son los libros y las revistas.
ORGÁNICOS: Los documentos son parte de un todo estructurado, deben su existencia a una persona o institución que los produjo, y solo alcanzan sentido al interrelacionarse.
SERIADOS: Los documentos de archivo se producen uno a uno y se van acumulando de modo natural en los archivos, formando series documentales.
Expediente:

Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados; (LFA, 2012)
Series documentales:

Es un conjunto de expedientes de estructura y contenido homogéneo, por ejemplo los “expedientes de personal”

Pertenece a un mismo órgano o sujeto productor, “área de recursos humanos”Se genera en el ejercicio de las atribuciones o funciones específicas.Son la base de la organización archivística.

XXXV. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico; (LFA, 2012)
Según el Ciclo Vital de los Documentos:

De Trámite. Contiene documentos con frecuente consulta

De Concentración. Resguarda información con poca consulta

Históricos. Alberga aquellos de consulta esporádica por parte de las instituciones productoras; se ponen a disposición del público en general
Según su soporte:
Impresos
Audiovisuales
Fotográficos
Cartográficos
Electrónicos y/o digitales
Según su productor o autor:
Según el carácter de la información o del sector que la genere:

Oficiales: Archivos Federales, Archivos Estatales, Archivos Municipales

Particulares: Archivos de Asociaciones Civiles, Archivos Familiares, Archivos Industriales
Principios de organización documental
Principio de procedencia:

Ordena los documentos según la entidad orgánica que los produjo y según las funciones y actividades que le dieron origen.
Principio de Orden Original:

Los documentos deben de mantener el orden y designaciones que recibieron en el curso de una actividad formal de la oficina respectiva.
Procesos de organización archivística
1. CLASIFICACIÓN: según el AGN (2004) es un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.
La clasificación responde a una doble necesidad:
Proporcionar una estructura lógica a los documentos; y,

Realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes por asuntos, funciones o temas, para facilitar su localización.

Utilizando estas agrupaciones se construye un Cuadro General de Clasificación, y su aplicación va de lo general a lo específico, es decir, Fondo-Sección-Serie y Subserie:

Fondo PROBIOMED Entidad
Sub-fondo Dir. Gral. Divisiones Administrativas
Sección Sudirs.o Grncias. Funciones Generales
Sub-sección RRHH Funciones específicas
SerieExp. Personal Exps. Homogéneos (funciones)
Sub-serie Jubilados Conjunto de docs. (actividades)
Clasificación por materias. Se establecen los grupos o clases en razón de los temas contenidos en los documentos.
Clasificación orgánica. Toma como base la estructura administrativa (organigrama) de la institución.
Clasificación funcional. Se agrupan conforme a las funciones de la empresa.

Características de un buen sistema de clasificación:

Debe sustentarse de un criterio objetivo que emane de la propia naturaleza de los documentos.

Debe ser un sistema estable de modo que este perdure con el tiempo. (clasificación funcional).
2. ORDENACIÓN:
Es una tarea física que consiste en relacionar diversos elementos unos con otros de acuerdo a un criterio establecido previamente. Un ejemplo de los criterios pueden ser:
Los números para un orden progresivo
las letras del alfabeto, para un orden alfabético
las fechas, para un orden cronológico
Este proceso se aplica en diferentes niveles:
Las series
Las subseries
Los expedientes
Los documentos
Tipos de ordenación
Determinar el orden a seguir, depende de la ponderación que se haga de los datos descriptivos del documento (nombre, fecha, códigos, día, mes, año, etc.)

ORDENACIÓN DIRECTA. No requieren del empleo de catálogos, registros o índices para su localización y consulta.

Alfabético

Geográfico

Por asuntos

ORDENACIÓN INDIRECTA. requieren invariablemente de catálogos, índices o registros.
Numéricos

Decimales

Topográficos
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:

Es la descripción precisa del contenido de los fondos y sus partes, mediante el proceso de organizar los datos, que sirven para identificar claramente el documento o expediente.
Tiene como fin último facilitar el acceso y la localización de la información.
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN:

GUÍA. Permite conocer de forma general el contenido documental y los servicios que presta un archivo;
Objetivo: Informar, de manera general, sobre los expedientes resguardados en el archivo. Proporciona información exacta y concisa sobre la totalidad de los fondos, trabajos y publicaciones, así como el horario y servicios que otorga.

INVENTARIOS. Permite conocer a detalle las series documentales del archivo, sin ser tan específico como las guías ni detallado como los catálogos; es el más común en las instituciones. Este instrumento se puede aplicar a los documentos en las diferentes unidades de archivo que conforman el ciclo vital del documento (trámite, concentración e histórico).

CATÁLOGOS. Describen los expedientes que tiene un archivo y tienen la finalidad de referir exhaustivamente tanto sus características internas como externas.
Conservación de archivos
Principio: todo documento posee una naturaleza corpórea o física, y es portadora de un mensaje o contenido.
Integridad física.
Hace referencia a su permanencia: Mantiene los elementos que constituyen su naturaleza corpórea o física.
Integridad funcional:
Hace referencia su durabilidad: Mantiene los elementos que conforman el mensaje o contenido original y su capacidad de transmitirlo.
La conservación de documentos contempla tres fases de intervención a las que puede ser sometido un documento dependiendo de su estado :


la preservación que evita,




la conservación que detiene, y



la restauración que repara el deterioro.
Según la Ley Federal de Archivos (2012):
Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades;
¡¡¡ Gracias !!!
1. Sistema de organización documental, lo cuál implica que en el Archivo:
Se aplica un sistema de clasificación (funcional, orgánico o por asuntos) a los documentos que se conservan en el acervo;
Se aplica un método de ordenación (alfabético, numérico, alfanumérico o cronológico) a cada una de las series documentales que se conservan en el archivo; y,
Se aplica la descripción documental, ya sea porque se cuenta con un inventario, un catálogo o una guía, según el nivel de descripción y el tipo de archivo en cuestión.
2. Instrumentos técnicos de consulta y control archivístico:
Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA). Sirve para agrupar los expedientes por sus semejanzas, facilita su organización física;
El Catálogo de Disposición Documental (CADIDO). Establece los plazos de conservación, indica que documentación es susceptible de ser histórica y establece los momentos en que los expedientes se pueden dar de baja.
Inventarios Documentales.
Determinan cuantitativa y cualitativamente los expedientes que se custodian en el archivo, qué expedientes se transfirieron al archivo de concentración o histórico y finalmente los expedientes que se dieron de baja del acervo.
3. Normas, políticas y procedimientos de archivo: Se debe contar con documentos normativos que regulen los procedimientos y actividades archivísticas, tales como:

Lineamientos para la organización, conservación y custodia de archivos, que establecerá las políticas a que se sujetará el archivo;

Manual de organización del archivo. Establecerá las áreas que conforman su estructura orgánica, sea de trámite, concentración o histórico, así como las funciones que tiene cada una de ellas.

Manuales de políticas y procedimientos archivísticos. Establecerán las políticas de operación y los procedimientos archivísticos, detallando las actividades, los responsables, los diagramas de flujo, etc.
4. Recursos humanos y materiales:
Personal especializado en materia de archivonomía, administración documental o en su caso con capacitación en la disciplina, a fin de que se apliquen adecuadamente las normas, políticas y los procedimientos correspondientes.
Los locales destinados a la guarda, custodia y conservación de los archivos, deben disponer de espacio suficiente, con la ubicación, orientación, iluminación, grado de humedad y ventilación apropiadas; además, de las medidas de seguridad contra plagas, incendios, inundaciones y sustracciones de todo tipo.
Mobiliario y equipo apropiados, tales como, mesas, sillas, escritorios, carros transportadores de cajas, escaleras móviles, entre otros.
Locales: Archivos Municipales, Archivos Parroquiales, etc.
Regionales: Archivos Estatales
Nacionales: Archivo General de la Nación
Internacionales: Archivo General de Indias, Archivo de la ONU etc.
Según la materia de la información que resguardan.
Económicos
De arte
De salud
De educación
Beneficios:

Es la base para elaborar el CGCA.

Mantiene la integridad de los documentos.

Preserva su valor informativo pues un documento es valioso solamente en relación con el conjunto de que es parte
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