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El documento de archivo

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by

Rafael Daza

on 23 April 2013

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Transcript of El documento de archivo

UNIVERSIDAD DE LA SALLE INSTITUCIONES Y DOCUMENTOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA TEMA DE LA EXPOSICIÓN EL DOCUMENTO DE ARCHIVO "ELEMENTOS DE INSTITUCIONES Y DOCUMENTOS. APUNTES DE CLASE" NELSON JAVIER PULIDO DAZA EXPOSITORES

MANUEL HUMBERTO QUINTERO
JOHAN SEBASTIAN AVELLANEDA
RAFAEL YESID DAZA EL DOCUMENTO DE ARCHIVO DEFINICIÓN TÉRMINOS RELACIONADOS CLASIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO EL CICLO VITAL
DEL DOCUMENTO CASOS ESPECIALES DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO LAS UNIDADES DOCUMENTALES:
UNIDADES SIMPLES Y COMPUESTAS POLÍTICAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Es necesaria la delimitación exacta del documento de archivo, con el fin de distinguirlo de otros documentos que igualmente soportan y transmiten información, pero que por su origen, procedencia y finalidad son muy distintos. CARACTERÍSTICAS
DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO Contexto en el
que es creado Unicidad Autenticidad Heterogeneidad de su
contenido y multiplicidad
de su información INSTITUCIÓN Contexto en el
que es creado Unicidad Heterogeneidad
de contenido e
información Autenticidad Documento Verbo latino Docere Enseñar e instruir Vocablo latín Documentum Aprender ETIMOLOGÍA DE LA PALABRA DOCUMENTO DEFINICIONES ENCICLOPEDICAS Diccionario de Terminología Archivística (1993):

"testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal" Real Academia Española (2001):

"escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo" Martin-Pozuelo Campillos (1996) define al Documento de Archivo como:

"el documento que resulta de un proceso administrativo o jurídico, así como todos aquellos que hacen posible tal proceso, recogidos en un archivo, donde paulatinamente van prescribiendo sus valores originales sustituyéndose por otros de prueba e información." PARTICULARIDADES DEFINITORIAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Dan testimonio de un acto administrativo

Tienen un carácter seriado, único, objetivo y exclusivo Theodor Shellenberg Teoría de los valores del documento de archivo VALOR PRIMARIO CONTABLE ADMINISTRATIVO LEGAL JURÍDICO TÉCNICO VALOR SECUNDARIO INVESTIGACIÓN CULTURA PATRIMONIO Para el análisis de los valores documentales se tienen en cuenta sus características externas e internas: Características externas
(su aspecto formal)

Clase
Tipo
Formato
Cantidad
Forma Características internas
(definitorias del contenido)

Origen funcional
Autor y destinatario
Fecha y lugar
Contenido y mensaje
Lengua empleada
Formulario y cláusaula Pieza documental Registro Libro donde la autoridad asienta ordenadamente información sucesiva de interés para el Estado y para los ciudadanos. Ejemplo: Registros de nacimiento Institucion estatal encargada de redactar, custodiar y emitir certificaciones oficiales. Ejemplo: Registraduría Nacional del Estado Civil Documento producido mediante grabación o fijación de vibraciones sonoras, lumínicas o magnéticas. Ejemplo: Electrocardiograma En informática, para el DAT el término "record" es una unidad de datos basicos que compone un archivo electrónico En diplomática era el códice donde se transcribíbian los documentos emitidos. Era una especie de libro copiador. Record Documento en
uso administrativo Grabación o fijación de vibraciones
sonoras, lumínicas o magnéticas En alemán es la oficina
donde se inicia la tramitación Carta
Expediente
Ley
Recibo DOS CLASIFICACIONES
FUNDAMENTALES CLASIFICACIÓN POR
EL TIPO DOCUMENTAL CLASIFICACIÓN POR LA
TRADICIÓN DOCUMENTAL CLASIFICACIÓN
POR EL TIPO
DOCUMENTAL DOCUMENTOS
DISPOSITIVOS O
IMPERATIVOS DOCUMENTOS
TESTIMONIALES O
REGISTRALES DOCUMENTOS
MERAMENTE
PROBATORIOS CLASIFICACIÓN POR LA TRADICIÓN DOCUMENTAL ORIGINAL COPIA MINUTA BORRADOR Grado de exactitud Fin que persiguen OTROS TIPOS DE CLASIFICACIÓN CLASIFICACIÓN
POR EL TIPO DE
FUNCIÓN A
LA QUE SIRVEN DOCUMENTOS
SUSTANTIVOS O
CARACTERÍSTICOS DOCUMENTOS
FACILITATIVOS
O COMUNES POR EL GRADO DE ACCESIBILIDAD DE USUARIOS DIFUSIÓN
OBLIGATORIA LIBRE
ACCESO CONFIDENCIALES SECRETOS POR EL AMBITO JURÍDICO AL QUE PERTENECEN PÚBLICO PRIVADO POR LA RELACIÓN TEMPORAL ENTRE
EL HECHO Y
EL DOCUMENTO DOCUMENTOS
ANTERIORES
AL HECHO DOCUMENTOS
SIMULTANEOS
AL HECHO DOCUMENTOS
POSTERIORES
AL HECHO CLASIFICACIÓN
POR EL SOPORTE SOPORTES
ACTUALES

Papel
Magnético
Película SOPORTES
ANTIGUOS

Papiros
Pergamino
Vitela POR EL SENTIDO
QUE PERCIBE
EL MENSAJE DOCUMENTOS
VISUALES O
VISIBLES DOCUMENTOS
TACTILES*

BRAILLE? DOCUMENTOS
AUDIBLES O
SONOROS DOCUMENTOS
AUDIOVISUALES DEFINICIÓN: Se ha dado esta denominación a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento archivístico, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente. SEGUNDA
GUERRA
MUNDIAL ENORMES
MASAS DE
DOCUMENTOS TEORÍA
CICLO VITAL DE
LOS
DOCUMETOS PRESIDENTE
TRUMAN 1947 COMISIÓN
HOOVER ADMINISTRACIÓN ESTADOUNIDENSE HISTORIA EDADES DEL
CICLO VITAL PRIMERA
EDAD SEGUNDA
EDAD TERCERA
EDAD ARCHIVO
DE
GESTIÓN ARCHIVO
CENTRAL ARCHIVO
HISTÓRICO Hoy día es más conveniente, y así se viene reconociendo, la consideración de cuatro etapas:

Oficina - Central - Intermedio - Histórico DOCUMENTOS COMUNES A ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS MAPAS FOTOGRAFÍAS BALANCES MEMORIAS
EDITADAS TESIS DE
DOCTORADO
PUBLICADAS
EN LIBROS
O REVISTAS FOLLETOS DE
PROPAGANDA ACTAS DE
CONGRESO EDITADAS PELICULAS
DOCUMENTALES Se distinguen de
la siguiente manera: Será documento de gestión si ha llegado a nuestras manos por efecto de una tramitación administrativa. Será material bibliográfico si ha sido producido intencionalmente con un fin de estudio o divulgación científica o cultural. DOCUMENTOS
TRIDIMENSIONALES SELLOS CLISÉS MÁSTERES ESTÉNCILES EXPEDIENTE

Conjunto de documentos que reflejan una sola tramitación, que se cierra con un documento dispositivo, generalmente un decreto o una resolución. FORMULARIO

Constituye la simplificación y agilización de la gestión de aquellos expedientes que no requieren de modo imprescindible la redacción personal. OFICINA SIN PAPELES

Tramitación mediante la utilización de la pantalla del computador. DOCUMENTOS VITALES

Documentos operacionales para emergencia
Documentos que defiendan derechos e intereses UNIDADES
DOCUMENTALES UNIDAD
DOCUMENTAL
SIMPLE UNIDAD
DOCUMENTAL
COMPUESTA OBJETIVOS QUE ATIENDEN
A LA VERTIENTE ADMINISTRATIVA 1) Salvaguardar los derechos del Estado y de los ciudadanos.
2) Brindar transparencia democrática a los actos de gobierno.
3) Apoyar el desarrollo nacional mediante recursos documentales.
4)Ofrecer una sistemática red de manuales de procedimiento que establezcan derechos y obligaciones y seguridad jurídica. 5) Racionalizar la producción y utilización de recursos documentales.
6) Acopiar y brindar información confiable y temprana para resolver problemas.
7) Utilizar al maximo el recurso informático para todos, sobre todo para los débiles.
8) Poner a disposición de la comunidad la imagen de su memoria e identidad. OBJETIVOS QUE ATIENDEN A LA
VERTIENTE DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL 1) Reunir y conservar los documentos de archivo de la esfera estatal seleccionados por su valor para la investigación retrospectiva.
2) Reglamentar y apoyar la conservación de archivos y documentos de valor histórico producidos en la esfera no estatal.
3) Poner a disposición de los investigadores y consultantes la información contenida en la archivalía de los archivos permanentes y en los documentos institucionales GRACIAS!!!
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