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REPRODUCCION DEL INSTRUMENTO PUBLICO

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by

Luis Roberto Cespedes

on 30 October 2013

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REPRODUCCION DEL INSTRUMENTO PUBLICO
FONTS
Al expedirse el testimonio en virtud de orden judicial o de funcionario autorizado por ley, en el engrose se indicará;
1°- El tribunal o el funcionario que lo ordena, su nombre y el cargo que desempeña.

2°- La fecha de la orden o la hora y la fecha de la resolución respectiva.

3°- El notario deberá firmar el testimonio e imprimir al lado o al pie su sello.1°- El tribunal o el funcionario que lo ordena, su nombre y el cargo que desempeña.
2- CERTIFICACIONES
Certificación notarial: Actuación extraprotocolar mediante la cual el notario, con sustento en la fe pública y bajo su responsabilidad, hace constar hechos, situaciones o datos contenidos en documentos públicos o privados. También
pueden certificarse copias de documentos originales.
COPIAS AUNTENTICAS
Se refiere siempre a una copia notarial. Es la reproducción total o parcial de una matriz (escritura o acta) a petición de parte interesada y autorizada por el notario que tiene a su cargo el protocolo. Puede ser el mismo que autorizó la matriz o su sucesor en el protocolo.
1-Testimonio
Es una transcripción íntegra del instrumento público protocolar original que se emite a los interesados, en la cual el Notario da fe que esta copia es igual a su original y deja constancia de la fecha y hora en que corre el instrumento matriz.

La expedición de testimonios de una escritura otorgada en un protocolo custodiado por el Archivo le corresponde al notario que la autorizó o al funcionario encargado de custodiar el protocolo, artículo 113.

Clases De Reproducciones
ART 112: Las reproducciones de instrumentos públicos pueden consistir en testimonios, certificaciones y copias auténticas.



El Código Notarial reconoce al Archivo Notarial la función de expedir testimonios de escrituras y certificaciones.
Una función que no es exclusiva del Archivo Notarial, puesto que también corresponde al notario público en las condiciones que el Código determina
Roseline Martinez Chaves
Randal Vargas Palacios

Estructura de los Testimonios
El testimonio es un documento que reproduce un instrumento público original, lo que se hace constar en el testimonio. Dispone el artículo 114 del Código Notarial:



Los testimonios constituyen la reproducción del instrumento público original.
Constan de dos partes: la copia literal, total o parcial, de la matriz y el engrose, que le confiere calidad ejecutoria para producir los efectos jurídicos respectivos

Interesa resaltar que en orden a los requisitos que debe tener el testimonio y el procedimiento correspondiente, el Código no diferencia en el órgano que expide. Por consiguiente, las disposiciones que incluyen se aplican tanto al notario que expide testimonios de las escrituras por él autorizadas como al Archivo Notarial en el ejercicio de su competencia.


Importancia Generalizada del Testimonio
El valor del testimonio deriva tanto del hecho de ser la copia literal del instrumento público original, como particularmente del engrose, pues es este el que determina la eficacia del testimonio. Ese engrose constituye la manifestación del notario o del Archivo Notarial sobre la reproducción que se está realizando, su identificación plena y la conformidad con el original. Esto lo podemos observar en lo descrito en el art 115 de nuestro Codigo Notarial
-Ver Articulo 116 como referencia
Los primeros son los expedidos al firmarse la escritura original o dentro de los diez
días hábiles siguientes y serán firmados por el notario y las partes cuando estas lo
deseen.
CLASES DE TESTIMONIOS
Primeros
Ulteriores
Los ulteriores son los expedidos en cualquier otra oportunidad. El notario los extenderá o, en su caso, el Archivo Notarial, cuando cualquiera de las partes o una persona con interés legítimo lo solicite, o lo ordene algún funcionario
autorizado por ley.
CORRECION DE ERRORES
1°- Al copiarse la escritura original, podrán incorporarse al testimonio las adiciones y enmiendas practicadas en la matriz o bien agregarse por medio de nota al pie.
2°- Los errores y las omisiones de copia que se detecten al expedir el testimonio, se especificarán y salvarán a continuación del engrose, como nota antes de la firma respectiva.
3°- Los que se adviertan después podrán enmendarse mediante razón notarial, fechada y autorizada por el notario público,al pie del testimonio.
4°- Con igual autorización, los errores y las omisiones del engrose podrán
corregirse después de la firma del testimonio.
El notario que, con vista en la matriz, corrija un error inexistente en ella, será sancionado según este código, sin perjuicio de la responsabilidad penal.
Razones Notariales (Art 119); Las reproducciones de instrumentos públicos y documentos extraprotocolares, podrán llevar al pie las razones notariales exigidas por las leyes y los reglamentos para efectos administrativos o de otra
índole; no será necesario anotar en la matriz las razones consignadas en dichas
reproducciones.
La autorización del notario para extender certificaciones se constriñe al ámbito documental o asientos informáticos, por lo que no es posible la certificación de manifestaciones verbales o acontecimientos observados, pues para ello la legislación ha reservado el acta notarial.
La razón de certificación contendrá el nombre completo y apellidos del fedatario, lugar de oficina, fecha y hora de expedición, e indicar si se trata de una certificación literal, en lo conducente, en relación o si son fotocopias.
La certificación de documentos -públicos o privados- debe realizarse a partir del documento tenido a la vista, a efecto de transcribir, reproducir o expedir documentos notariales que guarden congruencia con los documentos originales
En los casos en que se certifiquen copias como fieles y exactas de los originales, cada copia deberá ser numerada y contar con la firma y el sello del notario, haciendo constar en la razón de certificación la cantidad de copias y una descripción sucinta del contenido del documento.
La impresión de un documento electrónico es admisible como medio mecánico para la expedición de certificaciones. Si el texto de la certificación proviene directamente de una base de datos de un Registro Público y la transcripción del asiento es literal, se permite el uso de guarismos y abreviaciones. En estos casos la hora y fecha de expedición deberá coincidir con las de la consulta que sustenta la certificación.
El Código Notarial establece la facultad certificadora sin ninguna limitación, por lo que el notario costarricense puede trasladarse al extranjero o dentro del país y puede certificar, ya sea con vista en una fuente física o informática, siempre y cuando el acto o contrato tenga efectos en Costa Rica.
Deberán expedirse en papel de seguridad, satisfacer las especies fiscales o tasas impositivas, llevará sello blanco y la firma del notario.
La certificación notarial mantendrá su vigencia por el plazo de un mes contado a partir de su expedición, o antes si los datos que la sustentan han variado. Para variar el plazo de un mes antes fijado, la entidad pública ante quien ha de hacerse valer o utilizarse la certificación, debe haberlo previamente publicado.
Deben indicar, al comienzo;

1°- El nombre y los apellidos del notario público o del funcionario que las extienda.
2°- La condición de notario o el puesto que el funcionario desempeña
3°- El tomo del protocolo y la página donde se asentó o inició el instrumento público, el nombre del notario y la manifestación de que la reproducción es parcial,
en su caso.
4°- A continuación se copiará el instrumento original, ya sea en forma total o en lo
conducente.


Como conclusión

5°- Se expresará la conformidad con la escritura original, la adición y la cancelación, cuando se exijan, tanto de las especies fiscales como de los derechos de ley
6°- Además, el lugar, la hora y la fecha de expedición.
7°- Seguidamente, el notario o el funcionario autorizará el documento con su firma y sello.
8°- Las certificaciones deben indicar el nombre y los apellidos del solicitante.
9°- Respecto de errores y notas, se aplicarán las normas anteriores sobre testimonios.

Certificaciones De Instrumentos Públicos (Art 120)
Ámbito
Certificación de copias.
Razon
Congruencia documental.
Requisitos para certificar medios electrónicos.
Territorialidad.
Plazo de vigencia.
Requisitos de las certificaciones.
Copia autorizada o copia auténtica
Copias simples y constancias
Para usos administrativos o particulares, podrán expedirse copias simples y constancias de los instrumentos públicos, las que no sustituirán los testimonios ni las certificaciones.
Testimonios Impresos. Art 122
1°- No obstante lo anterior, el Registro Nacional, en coordinación con la Dirección Nacional de Notariado, podrá autorizar el uso de fórmulas impresas, de acuerdo con el formato que se estime adecuado para cada una de las transacciones legales inscribibles.
2°- En tal caso, el Registro suministrará, a costa del notario, las fórmulas, que podrán adecuarse a las exigencias mecánicas y tecnológicas empleadas al registrar documentos y contar con los mecanismos de seguridad exigidos para los testimonios ordinarios.
3°- Estarán exentos de pago los notarios consulares, el Archivo Notarial y la Procuraduría General de la República.
Testimonios Impresos. Art 122
4°- El valor de las fórmulas será el mismo del papel que se utilice para los testimonios no impresos.
5°- El notario dará fe siempre de que los datos extractados de la matriz e incorporados a la fórmula, son fieles al original, cancelará los espacios en blanco innecesarios y la firmará junto con las partes.
6°- El uso de estas fórmulas impresas quedará a opción del notario.
Pluralidad de notarios públicos. Art 123


En instrumentos públicos autorizados por dos o más notarios públicos, cualquiera de ellos puede expedir reproducciones del instrumento en que haya actuado.
MUCHAS GRACIAS!!!
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