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LOS INDICADORES DE GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

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by

Alejandro paniagua

on 4 November 2013

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Transcript of LOS INDICADORES DE GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

LOS INDICADORES DE GESTION
EN LAS ORGANIZACIONES

Integrantes:
Alejandro Paniagua
Liliana Sosa
Hernando Ramirez

Introducción
Criterios para establecer los indicadores

Para que un indicador de gestión sea útil y efectivo, tiene que cumplir con una seriede características, entre las que destacan:
Relevante (que tenga que ver con los objetivos estratégicos de la organización),
Claramente Definido (que asegure su correcta recopilación y justa comparación),
Fácil de Comprender y Usar,Comparable
(se pueda comparar sus valores entre organizaciones, y en la mismaorganización a lo largo del tiempo),
Verificable y Costo-Efectivo (que no haya queincurrir en costos excesivos para obtenerlo).
HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES DE GESTION
Es importante que la empresa no desarrolle simplemente indicadores de gestión. Para hacerlo hay que tener estos aspectos claves
-Su cliente externo es decir, su mercado objetivo y quienes compran sus productos.
-Clima organizacional.
-Objetivos financieros de la compañía y su presupuesto.
-Planeación estratégica.
El clima organizacional comprende a su cliente interno. No basta con tener personas trabajando si usted no sabe y no conoce la posición de ellos frente a sus jefes inmediatos, jefes altos y el jefe superior, que podría ser el gerente general o el presidente de la compañía. Al igual que con sus clientes externos, es importante implementar una encuesta a nivel interno de la empresa. Si las cosas no están funcionando, no basta con saber que salieron mal y descargar la culpa con el departamento encargado

Es importante saber si los jefes ejercen un liderazgo, si los empleados lo ven como tal, como un líder. En cierta forma se evalúa la concepción que cada uno tiene frente a sus jefes inmediatos y otros superiores.
¿PARA QUE SE UTILIZAN?
Debido que a las organizaciones actualmente les afectan diferentes factores en su desempeño
Algunas de más causas por las que se quiere obtener esta información son: -La exposición de la información -La creciente complejidad de la administración-El ritmo rápido del cambio -La evolución y la disponibilidad de la tecnología y de telecomunicaciones
-La necesidad de desarrollo de las organizaciones y de las personas
indicadores de gestión atributos
•exactitud
•forma
•frecuencia
•extensión
•origen
•temporalidad
•relevancia
•oportunidad
Orientación Geocéntrica
•La exposición de la información
•La creciente complejidad de la administración
•El ritmo rápido del cambio
•La ínter pendencia de las unidades que conforman la organización
•El reconocimiento de la información como recurso
•La evolución y la disponibilidad de la tecnología y de telecomunicaciones•La necesidad de desarrollo de las organizaciones y de las personas
¿POR QUÉ SE UTILIZAN?
Estos se utilizan ya que traen una ventaja fundamental para la empresa.
Algunas ventajas que traen :
•estimular y promover el trabajo en equipo
•contribuir al desarrollo y el crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la organización
•general un proceso de innovación y enriquecimiento del trabajo diario
•impulsar la eficiencia, la eficacia y la productivaza de las actividades de cada uno de los negocios
•y entre otros factores
¿CÓMO ES SU COMPOSICIÓN?

Es la identificación y la diferenciación de un indicador , por lo cual es muy importante que este sea concreto y debe definir claramente su objetivo y la utilidad
Al tratarse de un indicador cuantitativo, se debe tener en cuenta la formula matemática que se va emplear para el cálculo de su valor, esto implica la identificación exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan.
Es la manera como se expresa el valor de determinado del indicador dado por unidades, las cuales varían de acuerdo con los factores que se relacionan.
Glosario
Este punto es de vital importancia, ya que es importante que el indicador se encuentre documento o anexados términos que especifican de manera exacta los factores que se relacionaran en el cálculo del indicador
Hay que tener presente que se encuentra una infinidad de métodos y formas, mas o menos ortodoxas para abordar esta cuestión. Pero una vez mas una organización debe elegir entre los métodos estructurados y un tanto complejos que propugnan las diferentes escuelas.
Para hacerlo es importante que se tengan en cuenta algunos aspectos claves de la empresa:
•Su cliente externo es decir, el mercado objetivo.
Clima organizacional.
Objetivos financieros de la compañía y su presupuesto.
Planeación estratégica.
El cliente externo
La empresa vive por los clientes y para el cliente; es decir que trabajan para el bien de las personas que compran y/o demandan sus productos o servicios; por tal razón es importante saber que piensan ellos de lo que ofrece la organización en el mercado
La mejor forma de saber la posición del cliente externo frente a usted es a través de la encuesta, todos lo saben, pero puede resultar incomodo hacerlo demasiado seguido. Básicamente se trata de una encuesta de imagen, ya que esta es la voz de sus clientes y puede resultar una herramienta útil para conocer fortalezas, debilidades de su empresa, producto o servicio.
Gracias por su Atención
Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyectó o una organización para evaluar hasta que punto o medida se estan logrando los objetivos estrategicos. Suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados. Los indicadores de gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reducción de costos en manufactura.
los indicadores de gestión se clasifican en seis tipos:
de ventaja competitiva,
de desempeño financiero,
de flexibilidad,
de utilización de recursos,
de calidad de servicio
de innovación. Los dos primeros son de "resultados", y los otros cuatros tienen que ver con los "medios" para lograr esos resultados. Otros los clasifican en tres dimensiones: económicos (obtención de recursos),eficiencia (producir los mejores resultados posibles con los recursos disponibles) y efectividad (el nivel de logro de los requerimientos u objetivos).O
INDICADORES E ÍNDICES DE GESTIÓN
Existe la posibilidad de participar en el desarrollo de objetivos, estrategias, etc. Los empleados son autónomos o se sienten con los brazos cruzados para tomar decisiones importantes, retrasando algunos procesos.
Una empresa debe asegurarse de que existe un clima organizacional de buenas relaciones entre todos los empleados, no algunos, sino todos, y más aún con los jefes de cada departamento y estos con la alta gerencia. Aquí es muy importante tener en cuenta la comunicación al interior dela empresa, ¿es buena o mala?.

C
ómo se sienten los empleados frente a esto.
Reconocimiento de logros de las personas:
Compensación por estos logros, satisfacción frente a su trabajo o si las personas no se encuentran felices por lo que hacen.
Políticas y valores de la empresa:
Qué piensan de estas, están de acuerdo o no y por qué.

Los empleados reciben capacitación y tiene la posibilidad de desarrollarse y crecer o por el contrario ven su trabajo como algo relativamente estancado. Sin duda alguna la elaboración de las encuestas del cliente interno y externo son claves para poder lograr los objetivos de unos indicadores de gestión correctos. Recuerde que un indicador de gestión es la medición cuantitativa de un producto o servicio, que permite conocer realidades y mentiras de la situación de la empresa.
Las fichas técnicas son realizadas por el profesional encargado, estipulando todas y cada una delas características necesarias para la identificación y recolección de la información necesaria, la cual debe ser clara para todos y cada uno de los funcionarios que consulten o estén interesados en conocer la evolución del servicio, a través de los indicadores evaluados Un ítem importante en la elaboración de las fichas técnicas de estos indicadores, son los Niveles de Referencia, los cuales se establecen como los parámetros de comparación de un indicador especifico.
Para llevar a cabo el proceso de implementación el Área de Garantía de la Calidad, y el profesional responsable, diseñan una matriz de manejo en Excel, en la cual se ingresan todos y cada uno de los datos necesarios para la recolección de la información y generación de manera automática y concisa todos los indicadores identificados, levantados y validados anteriormente. Estas matrices son almacenadas en el sistema de información del área específica, y se brinda la correspondiente capacitación al personal responsable de la misma, para obtener los resultados respectivos.
CLASES DE INDICADORES DE GESTION
Indicador de utilización: Consiente entre la capacidad utilizada y la disponibilidad.
Indicador de rendimiento: Consiente entre producción real y la esperada.
Indicador de productividad: Consiente entre los valores reales de la producción y los esperados.
INDICADORES TÍPICOS DE ALGUNAS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN
SUMINISTROS
Indicador de inmovilización
Inventario Inmoblizado
Movilidad de los inventarios
indice de rotacion de marcancias
indice de duracion de mercancias
exactitud del inventario
Costo de la materia prima y materiales
Costo de fabricación
materia prima empleada en el mes
Inventario de materia prima
compras anuales
saldo promedio de los proveedores
INDICADORES PARA EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Productividad de mano de obra=Producción
Ausentismo=Horas-hombres ausentes .
Frecuencia de accidentes=No. De accidentes incapacitantes
Índice de severidad=No. de días perdidos
Índice de tipos de trabajo=No. de empleados de producción
No. de empleados administrativos
Índice de tipos de salario=Salario pagado a obreros .
salario pagado a empleados administrativos
Salario pagado a supervisores
Importancia de los salarios=Total salario pagados
Costos de producción
Índice de prestaciones-salario=Prestaciones pagadas
Total salario pagado
Índice prestaciones-trabajadores=Prestaciones pagadas
Total trabajadores
Indicador de rotación de trabajadores=Total de trabajadores retirados .
Número promedio de trabajadores
Indicador horas-trabajador=Horas - hombre trabajadas .
INDICADORES DE ESTRUCTURA FINANCIERA
Indicador capital de trabajo=Capital de trabajo
Activo circulante
Indicador de recaudo=Total facturación
Total recaudado
Indicador punto de equilibrio=Punto de equilibrio
Ventas totales
Punto de equilibrio=Gastos fijos
Margen en porcentaje
Indicador de política financiera=Obligaciones de corto plazo
Obligaciones de largo plazo
Activo fijo plazo
Independencia financiera=Capital contable
Activo total
Autofinanciamiento=Reservas de capital
Capital social
A pesar de que no existe un directorio de indicadores de gestión, sí existen algunos indicadores de uso generalizado. En esta parte final se presentan algunos de los indicadores más utilizados en las áreas de suministros, recursos humanos, finanzas, productos y servicios y medios de producción
Un indicador correctamente compuesto posee las siguientes características:
Nombre:
Formas de cálculo:
Unidades:
¿Qué medir?
HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR
INDICADORES DE GESTION
Tipos de indicadores
El desempeño de una empresa debe medirse en términos de resultados, los resultados se expresan en índices de gestión, a su vez “Los índices de gestión son una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia;es decir, la relación entre las metas, objetivos y los resultados”
Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en un momento determinado,que en conjunto pueden proporcionar una visión del panorama de la situación de un proceso,negocio o de las ventas de una compañía.
IDENTIFICACION
En el desarrollo de esta etapa se debe identificar las necesidades del área involucrada en cuanto:
productividad,
utilización
concentración,
disponibilidad,
competitividad,
costos,
rentabilidad, los cuales se clasifican dependiendo la naturaleza de los datos y necesidad del indicador.El desarrollo de indicadores de gestión es parte fundamental en el mejoramiento de la calidad,debido a que son medios económicos y rápidos de identificación de problemas, según la naturalezay manejo del mismo.
El cliente externo
Su empresa vive por los clientes que usted tiene, su mercado, las personas que compran y/odemandan sus productos o servicios. Por esto es importante saber que piensan ellos de lo queusted ofrece en el mercado. Tener ventas elevadas no significa siempre que las personas esténfelices con sus productos. La mejor forma de saber la posición del cliente externo frente a usted esa través de la encuesta, todos lo saben, pero puede resultar incomodo hacerlo demasiado seguido
Clima organizacional
Liderazgo
Participacion y autonomia
Relaciones Interpersonales
Seguridad Laboral
Reconocimiento de logros
Compensación por estos logros, satisfacción frente a su trabajo o si las personas no se encuentranfelices por lo que hacen.
Politicas y valores de la empresa
qué piensan de estas, están de acuerdo o no y por qué.
Capacitación y desarrollo
ELABORACION DE FICHAS TECNICAS
IMPLEMENTACION
Rentabilidad por producto=Margen .
Total ventas
Contribución por producto=Margen individual
Margen total
Índice de comercialidad=Venta producto
Ventas totales
Nivel de calidad=Total productos sin defectos
Total productos elaborados
Participación de defectos=Total productos con defecto
INDICADORES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
INDICADORES PARA LOS MEDIOS DE PRODUCCIÓN
Productividad maquinaria=Producción .
Horas máquina
Indicador mantenimiento-Producción=Costo de mantenimiento
Costo de producción
Efectividad del mantenimiento=RPS + PRD + HMP .
RPR + MNT + DSP + HMO
INDICADORES DE GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO
calidad de los productos
entregas perfectamente recibidas
nivel de cumplimiento de proveedores
INDICADORES DE GESTIÓN DE TRANSPORTE
comparativo de transporte
rentabilidad vs gasto
Nivel de utilizacion de camiones
INDICADORES DE GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO
costo de almacenamiento por unidad
costo por unidad despachada
nivel de cumplimiento del despacho
costo por metro cuadrado
INDICADORES DE GESTIÓN SERVICIO AL CLIENTE
nivel de cumplimiento de entregas a clientes
calidad de la facturacion
causales de notas credito
pendientes por facturar
INDICADORES DE GESTIÓN FINANCIERA
Costos logisticos
margenes de contribucion
ventas perdidas
costos por cada 100 pesos despachados
INDICADORES LOGÍSTICOS•
Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos•Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales•Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado.•Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final.•Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.•Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial
¿Por qué medir y para qué?
Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.

Por qué la empresa debe tomar decisiones.
Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha "a ciegas", tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).
Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.
Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
Por qué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)
¿Para qué medir?
Para poder interpretar lo que esta ocurriendo.
Para tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos.
Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.
Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
Para direccionar o re-direccionar planes financieros.
Para relacionar la productividad con el nivel salarial.
Para medir la situación de riesgo de la empresa.


Atributos de los indicadores



Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:
Medible
: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
Entendible
: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
Controlable
: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.
Indicadores de eficiencia y de eficacia
categorias
Propósitos y beneficios de los indicadores de gestión


Qué debo esperar de un sistema de indicadores?


Que se convierta en un sistema de alertas tempranas "Pre-alarmas"
Que determine las tendencias y la causa raíz del comportamiento productivo.
Que establezca la relación entre el valor agregado y el costo laboral para definir el tamaño y el valor óptimo del equipo humano.
Que relacione la productividad del capital humano, la del capital físico, la rentabilidad, el endeudamiento y la liquidez con el fin de garantizar equilibrio.
Que facilite la toma de decisiones, que permita construir conocimiento, que oriente a las personas, que alimente las políticas, que permita operar procesos productivos.


Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos:
Comunicar la estrategia.
Comunicar las metas.
Identificar problemas y oportunidades.
Diagnosticar problemas.
Entender procesos.
Definir responsabilidades.
Mejorar el control de la empresa.
Identificar iniciativas y acciones necesarias.
Medir comportamientos.
Facilitar la delegación en las personas.
Integrar la compensación con la actuación.
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