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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EN LA ORGANIZACION

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Rafael Paraco

on 20 November 2015

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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
EN LA ORGANIZACIÓN
¿Qué es un sistema
administrativo?
Son aquellos creados para dar apoyo a los administradores, que tienen un objetivo específico. Son más que todo un conjunto de partes interdependientes que actúan en forma conjunta.Un sistema administrativo comprende todas las funciones administrativas como la planificación, dirección, coordinación,ejecución y control.
La organización como sistema
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.
Enfoque de los sistemas administrativos en las organizaciones
Ambiente Administrativas

La organización
como función administrativa

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento.
Define la distribución de funciones y actividades inherentes al plan.
Articula los recursos y designa responsabilidades a los miembros del sistema.

TIPOS DE
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

La empresa en su organización esta integrada por los sistemas administrativos tales como:
1. Sistema de Planificación.
2. Sistema de Organización
3. Sistema de Dirección
4. Sistema de Control
5. Sistema de Finanzas
6. Sistema de Producción, etc...
Sistema de Planificación
El sistema de planificación fija objetivos, metas, políticas (Filosofía de la organización) que deberán cumplirse. La planificación posibilita ampliar el foco de atención hacia los cambios del entorno. Está presente en todos los niveles organizacionales con sus propias características.
Sistema de Organización
Tiene como función coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.
Sistema de Dirección
Existe un sistema de dirección dentro de una empresa para:
• Fijar objetivos
• Desarrollar planes
• Diseñar una estructura de atribuciones y responsabilidades estableciendo reglas y procesos
•Establecer un control dentro de todos sus organismos de la empresa
Sistema de Control
Tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
Factores de Control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar un sistema de control.
Cantidad.
Tiempo.
Costo.
Calidad.
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el ultimo eminentemente cuantitativo
Importancia de un sistema de control
• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
• Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
SISTEMA DE FINANZAS
Se puede definir como el proceso de obtener y agregar fondos para el adecuado funcionamiento de los diversos subsistemas que integran una organización para poder alcanzar objetivos organizacionales. Se ocupa de los estudios de adquisiciones de dinero, rentabilidad, inversiones, liquidez, reinversiones, de estar al día de las fluctuaciones en el mercado, de conocer las tendencias económicas y sus implicaciones, de mantenerse al tanto de la legislación fiscal; es una función básica de planificación, pronóstico, cálculo y de aprovisionamiento de dinero.
Objetivos de la
administración financiera
• La maximización del valor actual neto de la empresa
• La financiación para la actividad comercial y respaldar sus operaciones, las inversiones de capital y crecimiento
• Analizar información financiera.
• Informar sobre el rendimiento de la inversión o del capital empleado
Importancia de la administración financiera
• Es importante por que distribuye los fondos de la empresa para la compra de materia prima, equipar una fábrica de maquinaria y la publicidad entre otros.
• Las finanzas hacen posible afrontar necesidades y su administración es de vital importancia para toda la empresa.
• El Gerente financiero se enfrenta a dos problemas básicos: cuanto debería invertir la empresa y en que activos debe hacerlo, y como deberían conseguirse los fondos para tales inversiones.
Sistema de Producción
Se componen de los siguientes procesos:
• Localización.
• Arreglo de las instalaciones.
• Manutención.
• Producto.
• Procedimiento.
• Capacidad de producción.
Funciones del
sistema de producción
Funciones esenciales:
revisión y planificación de la producción y control.

Funciones complementarias:
Organización científica del trabajo.
Administración de la calidad.
Administración del mantenimiento.
Seguridad de trabajo.
Como ayudan los sistemas administrativos a la organización
La organización concebida como un sistema, representa la vía más óptima al momento de emprender algún proyecto que se desee implantar, ya que asegura que su desarrollo, se hará siguiendo una seria de reglas establecidas para ser acatadas y lograr así, que el fin común sea alcanzado. La organización se cataloga como un sistema abierto ya que en sus diferentes fases para cumplir con sus objetivos, interactúa con el medio ambiente quién le suministra información vital para que sus procesos cumplan con lo requerido y de igual manera al medio ambiente se le suministra información, de manera que haya ese equilibrio entre los intereses de ambas partes.
Al contar con una estructura organizacional se está asegurando que el trabajopróximo a realizar ha sido evaluado desde varios puntos de vista ya que aquí sedetermina que se realizará, como se hará y quienes estarán asignados a cadaactividad. Esto es de suma importancia para la organización puesto que lepermitirá también llevar un control constante de lo que se está realizando y hacercorrecciones necesarias.En todas estas actividades es necesaria la figura de una persona que asuma elpapel de líder, pero es importante que cumpla con los requisitos primordiales paraasumir este reto, como la preparación, experiencia, disposición al trabajo y al
16. cambio.
Al contar con una estructura organizacional se está asegurando que el trabajo próximo a realizar ha sido evaluado desde varios puntos de vista ya que aquí se determina que se realizará, como se hará y quienes estarán asignados a cada actividad. Esto es de suma importancia para la organización puesto que le permitirá también llevar un control constante de lo que se está realizando y hacer correcciones necesarias.En todas estas actividades es necesaria la figura de una persona que asuma el papel de líder, pero es importante que cumpla con los requisitos primordiales para asumir este reto, como la preparación, experiencia, disposición al trabajo y al cambio.
Partiendo del concepto de sistema como un conjunto organizado de cosas o partes que se relacionan formando un todo, se puede decir que es de suma importancia para la organización y la gerencia ya que les permite recopilar mayor información tanto en la parte interna como externa de la empresa, mejorar la calidad de productos o servicios y las relaciones personales entre otros.Toda organización debe basarse en un sistema abierto por ser éste el que mayor beneficio le otorga, ya que interactúa constantemente con el ambiente externo puede crecer, cambiar, competir con otros sistemas y está orientado hacia determinados propósitos.
CONCLusión
En los últimos tiempos se han creado sistemas administrativos empresariales que permitan: generar un amplio sentido de cooperación entre todos los trabajadores,independientemente de su nivel y puesto; incrementar los niveles de productividad a partir del fomento a la capacitación y el adiestramiento; ofrecer productos y servicios integrales a los clientes e incluir dentro de la "responsabilidades sociales de las empresa" la conservación del medio ambiente. Por lo tanto, se puede concluir que si bien es cierto que un mayor desarrollo social, comercial e industrial siempre se acompaña de mejores métodos y prácticas administrativas, su implementación en las empresas está limitada a la capacidad financiera de las mismas.
la organización
Los sistemas administrativos deben sustentarse basicamente en tres subsistemas:

Los subsistemas de planificiacion, regulacion y control.
El subsistema de operacion
El subsistema de apoyo, tanto administrativo como institucional.

Estos subsistemas, conformarian un modelo general de un sistema administrativo, los cuales trabajando coordinadamente son los que lograran el engranaje adecuado para el buen funcionamiento de la organizacion.
La forma como se establecen los enlaces en la organizacion y su ambiente es mediante los enlaces ciclicos: Insumo-Proceso Organizacional-Producto-Retroalimentacion.

Las transacciones que realiza la organizacion a traves de estos enlaces varian en frecuencia, intensidad, duracion y dirreccion, segun la disposicion que ocupa el sistema organizacional dentro del ambiente.
OTILIMAR PANTOJA
C.I 25.380.312
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