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Norma ISO 19001

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by

Katherine Ururi

on 1 October 2014

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Transcript of Norma ISO 19001

CONCLUSIONES
ISO 19001
Objetivo
Proporciona orientación sobre los principios, gestión de programas, y realización de auditorías de sistemas de gestión de la calidad, a la vez auditorías de sistemas de gestión ambiental, así como sobre la competencia de los auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambiental.
Es aplicable a todas las organizaciones que tienen que realizar auditorías internas o externas de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental o que gestionar un programa de auditoría.

Definiciones
Para el propósito del ISO 19001, son aplicables los términos y definiciones dados en las Normas ISO 9000 e ISO 14050.
Auditoría
Evidencias de la auditoría
Criterios de auditoría
Hallazgos de la auditoría
Conclusiones de la auditoría
Auditor
Equipo de auditor
Experto técnico
Ejecución de la Auditoría
Esta sección de la norma contiene
guías para la preparación y conducción de actividades de auditorías
como parte de un programa de auditorías mismo.
Competencia y Evaluación de los Auditores
La fiabilidad en el proceso de auditoría y la confianza en el mismo dependen de la competencia de aquéllos que llevan a cabo la auditoría.
Norma ISO 19001
Sistemas Integrados de Gestión
Principios de Auditoría
Las auditorías son una parte esencial de las actividades de evaluación de la conformidad, tal como la certificación/registro, y de la evaluación y vigilancia de la cadena de suministro.
Esta prevista para aplicarla a una gama de usuarios potenciales, incluyendo auditores y organizaciones.
Iniciación de una auditoría
Generalidades
Establecimiento inicial del contacto con el auditado
El propósito del contacto inicial:
La determinación de la factibilidad debiera tomar en consideración factores como:
Cuando se inicia una auditoría,
la responsabilidad para conducirla depende del líder del grupo
auditor asignado hasta que la auditoría se complete .

El contacto inicial con el auditado para el desempeño de la auditoría puede ser informal o formal, y debiera hacerse por el líder del equipo auditor
− Confirmar la autoridad para conducir la auditoría

− Ofrecer información de los objetivos, alcance y métodos de auditoría y la composición del equipo auditor, incluyendo expertos técnicos.

− Solicitar acceso a documentos y registros relevantes para propósitos de planificación.

− Determinar requerimientos legales y contractuales que apliquen y otros relevantes a las actividades y productos del auditado

− Confirmar acuerdos con el auditado en relación al alcance de la difusión y tratamiento de la información confidencial.

− Determinar requerimientos específicos de localizaciones, para acceso, salud, seguridad y algún otro.

− Hacer acuerdos para la auditoría incluyendo calendarización de fechas

Atributos Personales
ético
mentalidad abierta
diplomático
observador
perceptivo
versátil
tenaz
decidido
seguro de sí mismo
Conocimientos y Habilidades
Se encuentran en tres formas. Una genérica y las otras dos más específicas.
Conocimientos genéricos y habilidades de los auditores de sistemas de gestión de la calidad y de sistemas de gestión ambiental
Los auditores deberían tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas:
Documentos del sistema de gestión y de referencia: para permitir al auditor comprender el alcance de la auditoría y aplicar los criterios de auditoría.
Situaciones de la organización: para permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la organización.
Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes a la disciplina: para permitir al auditor trabajar con ellos y ser consciente de los requisitos aplicables a la organización que se está auditando.
Educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorías
Auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambiental
Deberían tener la formación y experiencia laboral necesaria para adquirir los conocimientos y habilidades para la segunda disciplina.
Deberían haber realizado auditorías que cubran el sistema de gestión en la segunda disciplina bajo la dirección y orientación de un auditor competente como líder del equipo auditor en la segunda disciplina.
Evaluación del auditor
Consta de 4 pasos:
Identificar las cualidades y atributos personales y los conocimientos y habilidades para satisfacer
las necesidades del programa de auditoría
Se debe tener conocimiento del tamaño y naturaleza de la organización que va a auditarse, objetivos de la auditoría, requisitos para la certificación y acreditación, la función y la complejidad del sistema de gestión que va a auditarse.
Mantenimiento y mejora de la competencia
Determinación de la factibilidad de la auditoría
La factibilidad de una auditoría debe determinarse para ofrecer una confiabilidad razonable de que los objetivos de la auditoría puedan lograrse.
- Información suficiente y apropiada para la planificación y conducción de la auditoría.

- Cooperación adecuada del auditado

- Tiempo y recursos adecuados para conducir la auditoria.
Preparación del plan de auditoría
En la preparación del plan de auditoría, el líder del equipo auditor debe estar consciente de:
El líder del equipo auditor debiera preparar un plan de auditoría basado en la información contenida en:
- Técnicas de muestreo apropiadas

- La composición del equipo auditor y sus competencias en grupo

- Los riesgos a la organización creados por la auditoría misma
Ejecución de revisión de documentos en preparación para la auditoría
La documentación del sistema de administración del auditado debe ser revisada, a fin de:

− Recolectar información para preparar las actividades de auditoría y los documentos de trabajo que apliquen.

− Para detectar posibles brechas.
Asignación del trabajo al equipo auditor
El líder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor mismo, deberá asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades para auditar procesos, actividades, funciones ó localizaciones.
Preparación de documentos de trabajo
Los miembros del equipo auditor debieran recolectar y revisar la información relevante a sus asignaciones de auditoria y preparar los documentos de trabajo.

Tales documentos de trabajo pueden incluir lo siguiente:
Preparación de actividades de auditoría
Conocimientos específicos y habilidades de auditores de sistemas de gestión ambiental
Los auditores de sistemas de gestión ambiental deberían tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas:
Métodos y técnicas de gestión ambiental: para permitir al auditor examinar los sistemas de gestión ambiental y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiados.
Ciencia y tecnología ambiental: para permitir al auditor comprender las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente.
Aspectos técnicos y ambientales de las operaciones – para permitir al auditor comprender la interacción de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado con el medio ambiente.
Los auditores de sistemas de gestión de la calidad deberían tener conocimientos y habilidades en las siguientes
áreas:
Métodos y técnicas relativas a la calidad: para permitir al auditor examinar los sistemas de gestión de la calidad y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiados.
Procesos y productos, incluyendo servicios: para permitir al auditor comprender el contexto tecnológico en el cual se está llevando a cabo la auditoría
Auditores
Deberían haber completado una educación suficiente para adquirir los conocimientos y habilidades ya mencionadas.
La experiencia laboral debería ser en una función técnica, de gestión o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio, solución de problemas y comunicación con otro personal directivo o profesional, compañeros, clientes y/u otras partes interesadas.
Esta experiencia debería haber sido obtenida bajo la dirección y orientación de un auditor con competencia como líder del equipo auditor en la misma disciplina.
Deberían haber completado formación como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos anteriormente.
Líder del equipo auditor
Un líder del equipo auditor debería haber adquirido experiencia adicional en la auditoría para desarrollar los conocimientos y habilidades de liderazgo.
Esta experiencia adicional debería haberse obtenido actuando como líder del equipo auditor bajo la dirección y orientación de otro auditor competente como líder del equipo auditor.
Niveles de educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia como auditor
Las organizaciones deberían establecer los niveles de educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia como auditor, que es lo que necesitaría para lograr los conocimientos y habilidades adecuados para el programa de auditoría.
Conocimientos específicos y habilidades de auditores de sistemas de gestión de la calidad
- Los documentos y registros del sistema de administración
- Los reportes de auditorías previos.

La revisión de los documentos debiera tomar en cuenta el tamaño, naturaleza y complejidad del sistema de administración y organización del auditado, y los objetivos y alcance de la auditoría.
La documentación deberá incluir:
Referentes al auditor
Establecer los criterios de evaluación
Los criterios pueden ser cuantitativos (tales como los años de experiencia laboral y de educación, el número de auditorías realizadas, las horas de formación en auditoría), o cualitativos (tales como tener atributos personales, conocimientos o desempeño de habilidades demostrados, en la formación o en el lugar de trabajo).
Seleccionar el método de evaluación adecuado
La evaluación debería ser llevada a cabo por una persona o por un panel utilizando uno o varios métodos seleccionados de entre los indicados en la tabla 2.
Realizar la evaluación
El plan debiera facilitar la eficiente programación y coordinación de las actividades de auditoría, a fin de lograr los objetivos en forma efectiva.
El programa de auditorías
La documentación provista por el auditado
Referente a los auditores:

Conducta ética
Presentación ecuánime
Debido cuidado profesional
Independencia
Enfoque basado en la evidencia
El plan de auditoría debiera también cubrir o hacer referencia a lo siguiente: :
- Los objetivos de la auditoría

- Los criterios de auditoría y documentos de referencia

- Las localizaciones, fechas, tiempos y duración esperados, de las actividades de auditoría a ser conducidas

- Los métodos de auditorías a ser usados y el diseño del plan de muestreo

- Los roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como de los guías y observadores;

Checklists
Planes de muestreo de auditoría
Formatos para registro de información
Conducción de actividades de la auditoría
Conducción de junta de apertura
Ejecución de revisión de documentos durante la conducción de la auditoría
La documentación relevante del auditado debiera ser revisada para:
Conducción de junta de cierre
Debe presentar los hallazgos y conclusiones de auditoría misma.

Los participantes de la junta de cierre deben incluir a la administración del auditado y, cuando sea apropiado, a aquellos responsables de las funciones, áreas o procesos que hayan sido auditados.
Asignación de roles y responsabilidades de guías y observadores
Guías y observadores (ej., agencias reguladoras u otras partes interesadas) pueden acompañar al equipo auditor.
Preparación de conclusiones de auditoría
El equipo auditor debe:

a)Revisar los hallazgos de auditoría, y cualquier otra información apropiada y recolectada.

b) Acordar las conclusiones tomando en cuenta la incertidumbre inherente en el proceso.

c) Preparar recomendaciones, si se especificaron por el plan de la auditoría.

d) Discutir seguimientos de auditoría, conforme apliquen.
Generación de hallazgos de auditoría
Los hallazgos de auditoría
pueden indicar conformidad o no conformidad
contra los criterios de auditoría.

Los hallazgos de auditorías deberán incluir conformidad y buenas prácticas junto con evidencias de soporte, oportunidades de mejoramientos y recomendaciones al auditado.

Las no conformidades y sus evidencias de auditoría de soporte deberán ser registradas. Éstas deberán ser revisadas con el auditado a fin de obtener reconocimiento de que las evidencias de auditorías son exactas, y que las no conformidades sean entendidas.


Comunicación durante la auditoría
Puede ser necesario hacer acuerdos formales para comunicación dentro del equipo auditor, así como con el auditado, el cliente de la auditoría y potencialmente con organismos externos.
Recolección y verificación de información
Propósito:
a) Confirmar acuerdos de todas las partes con el plan de la auditoría

b) Introducir al equipo auditor

c) Asegurar que todas las actividades planeadas puedan ejecutarse.
− Determinar la conformidad del sistema, en lo documentado, con los criterios de auditoría.

− Recolectar información para apoyar las actividades de auditoría.
Generalidades
Establece los lineamientos para la realización de auditorías de gestión de la calidad, gestión ambiental, gestión de seguridad y salud ocupacional.
Las directivas del ISO 19011 en términos de una Auditoría se utilizan como base del presente curso.
Esta normal es la base para conducir una auditoría, esta puede ser auditorias internas, auditorías a proveedores y auditorías a cargo de terceros o certificaciones.

¿Cuándo realizar una auditoría?
De acuerdo con el programa de auditorías.
Cuando existen desviaciones al desempeño esperado.
Cuando se producen cambios en el SIG.
Cuando se buscan las oportunidades de mejora.
A solicitud de la Dirección.
El equipo auditor debe solicitar el intercambio de información, evaluación del avance y reasignar el trabajo entre los miembros del equipo auditor.
Cuando las evidencias indiquen que los objetivos de la auditoría sean no alcanzables, se deberá reportar las razones al cliente de la auditoría y al auditado para determinar las acciones apropiadas.
Ellos no debieran influenciar e interferir en la conducción de la auditoría.
Sus responsabilidades debieran incluir lo siguiente:

a) Apoyar a los auditores en la identificación de individuos que participen en entrevistas.

b) Acordar el acceso a localizaciones del auditado específicas

c) Asegurar que las reglas relacionadas con procedimientos de seguridad de la localización sean conocidas y respetadas por los miembros del equipo auditor y observadores.
Sólo información que sea verificable puede ser aceptada como evidencia de auditoría.
Terminación de la auditoría
Las auditorías se completan cuando todas las actividades planeadas se hayan completado.

Documentos que pertenezcan a la auditoría deben ser retenidos o destruidos por acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditorías.

A menos que sea requerido por ley, el equipo auditor y la persona administrando el programa de auditorías
no deben difundir el contenido de los documentos, y cualquier otra información obtenida durante la auditoría.

Las lecciones aprendidas deben integrarse en el proceso de mejoramiento continuo del sistema de administración de las organizaciones auditadas.
Preparación y distribución del reporte de auditoría
Preparación del reporte de auditoría
Conducción de seguimientos de una auditoría
Las conclusiones de la auditoría pueden, dependiendo de los objetivos de la misma, pueden indicar la necesidad de correcciones o acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento.

Conforme sea apropiado, el auditado debiera mantener informada a la persona administrando el programa de auditorías y al equipo auditor del estatus de estas acciones.

La terminación y efectividad de estas acciones debieran ser verificados. Esta verificación podría ser parte de una auditoría subsecuente.
Distribución del reporte de auditoría

El reporte de auditoría debe ser publicado dentro del periodo de tiempo acordado. Si esto se retrasa, deben comunicarse las razones al auditado y a la persona administrando el programa de auditorías.
El reporte de auditoría debe ofrecer un registro completo, exacto, conciso y claro de la auditoría misma, y debe incluir o hacer referencia a lo siguiente:

a) Los objetivos de la auditoría
b)La identificación de las unidades o procesos organizacionales y funcionales auditados.
c) La identificación del cliente de la auditoría
d)La identificación del equipo auditor
e) Las fechas y localizaciones donde las actividades fueron conducidas
f) Los criterios de auditoría;
g) Los hallazgos de auditoría y evidencias relacionadas
h) Las conclusiones de auditoría
Debe estar fechado, revisado y aprobado, conforme sea apropiado, y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditorías.
El reporte de auditoría aprobado debe ser distribuido a los receptores como es definido en los procedimientos de auditoría.
Desarrollo profesional continuo
Lo encontramos en el mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y atributos personales. Esto puede lograrse a través de varios medios tales como experiencia laboral adicional, formación, estudios particulares, entrenamiento asistido, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes.

Las actividades de desarrollo profesional continuo deberían tener en cuenta los cambios en las necesidades de las personas y de las organizaciones, la práctica de la auditoría, las normas y otros requisitos.
Mantenimiento de la aptitud para auditar
Los auditores deberían mantener y demostrar su aptitud para auditar a través de la participación regular en auditorías de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.
En este paso, la información recopilada de la persona se compara frente a los criterios establecidos en el paso 2.
Cuando una persona no cumpla los criterios, se requerirá formación, experiencia laboral y/o experiencia en auditoría adicionales, después de lo cual debería realizarse una nueva evaluación.
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