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Mapeamento de Processos - BPMN- Bizagi

Mapeamento de Processos - BPMN- Bizagi
by

LUCIANO SANTANA

on 4 July 2013

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Transcript of Mapeamento de Processos - BPMN- Bizagi

DISSEMINANDO A PRÁTICA DA
EDUCAÇÃO CONTINUADA

Oficina: Gestão de Processos


Dra Maria de Fátima / Marília Raulino
Gestão Integrada de Riscos e Controles

João Pessoa, 28/06/2013
Mapeamento de Processos
Notação:
BPMN
Business Process Modeling Notation
Software
Bizagi
Process Modeler
O que é BPM??
"É a maneira como as organizações com as melhores práticas conduzem seus negócios". (CBOK)

"É um conjunto de processos com foco no gerenciamento de processos de negócios ponta-a-ponta nas organizações". (CBOK)
Mapeamento de Processos
Os pontos de melhoria em processos:
Gargalos
“ Sempre que vai para o Departamento X demora muito”
Falhas de comunicação
“ Mudou? Eu não sabia...”
Atividades redundantes
“Por que tenho que repetir essa atividade?”
Retrabalhos
“Já avisei que não pode ser feito assim, agora tenho que refazer!”
Morosidade
Contribuinte:“Por que demora tanto um pedido tão simples?”
Aprovações
“Para que tanta aprovação?”
Como Funciona?
Abordagem de Mapeamento de Processos
Atividade
Processo
Macro
Processo
BPMN
Business Process Modeling Notation
Fornece uma notação intuitiva para os usuários e é capaz de representar a funcionalidade complexa do processo;
O conceito de processo é extremamente hierárquico, iniciando em “macroprocessos” e indo até o nível de tarefa (menor nível dentro de processo);
O Processo de Negócio é descrito por um conjunto de atividades encadeadas desenvolvidas por um ou mais atores;
Modelagem BPMN utilizando o Bizagi
Elementos Principais:
Objetos de Fluxo:
Eventos:
Evento de Início
Evento Intermediário
Evento de Fim
Tarefa:
Gateway (Decisão):
Gateway Exclusivo
Gateway Paralelo
Coleta de Dados
Formulários
Entrevistas
Análise de Dados
Análise de Eficiência e Eficácia
Fluxogramas
Checar se o Fluxograma condiz com a realidade
Capacitação de participantes e interessados
Swimlanes
Pool
Lane
Modelagem BPMN utilizando Bizagi
Conectores:
Fluxo de Sequência
Associação
Fluxo de Mensagem
Bizagi
Process modeler
Suporte a BPMN
Recurso de Publicação Web
Modelagem (Desenho dos Processos)

Simulação dos Processos
Sub-processo:
Sequência das Atividades
Envio de mensagens entre duas entidades
Pool: Representa o processo
ou organização
Lane: Sub-partições do processo ou organização, diferenciando, por exemplo, departamentos ou atores do processo
Milestone: Representa diferentes etapas de um processo
Associar informações com objetos de fluxo
Pagamento:
Obrigado!
Equipe de Mapeamento de Processos
SEMFAZ

“Nenhuma atividade isolada cria o resultado almejado”.

“O valor é conseqüência de todo o processo, em que se fundem as atividades, de maneira sistemática, com vistas a um propósito específico.”

“As atividades de um processo não são aleatórias ou improvisadas: elas são integradas e organizadas.”

“Todas as atividades de um processo são feitas em conjunto, com vistas a um objetivo comum.”

“Processo é um grupo de atividades, não apenas uma.”

“As organizações tradicionais não são muito dadas a processos. Elas estruturam-se em compartimentos estanques, cada um concentrado em determinadas tarefas. Ninguém quer saber do trabalho alheio nem se importa com quem esteja envolvido com atividades correlatas.”

Conceito de Processos

Maria de Fátima Oliveira dos Santos

“Gestão orientada por processos”

Conceito de Processos

“Em termos técnicos, processo é um grupo organizado de atividades correlatas que, em conjunto, cria um resultado de valor para os clientes”.

Processos é o resultado da articulação de:
Pessoas
Instalações
Equipamentos e
Outros recursos (materiais,...)

Conceito de Processos

“De maneira simplificada, processo é aquilo que cria os resultados que a empresa fornece aos clientes.”

“Em conjunto, significa um ambiente em que todas as pessoas que trabalham no processo estejam alinhadas em torno de objetivos comuns e vejam-se umas às outras como colaboradores e não como adversários.”

“Organizado, significa dispor de desenhos específicos e concretos para os processos, de modo que o desempenho não seja produto da improvisação ou da sorte.”

“O caminho para o sucesso nos processos começa com duas palavras: organizado e em conjunto.”

Conceito de Processos

Conceito de Processos

Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo.

Nas empresas, embora não estejam documentados (mapeados) em detalhe, eles são conhecidos e executados

Toda Organização é uma coleção de processos que são executados.

Conceito de Processos

Processos cruzam...

... fronteiras Hierárquicas...

Operacional

Controle

Planejamento

Estratégico

... fronteiras na Cadeia de Suprimentos

Cliente

Fornecedor

Distribuidor

Fabricante

... fronteiras Funcionais e Organizacionais...

Finanças

Produção

Vendas

Processos são atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.


“Nenhuma atividade isolada cria o resultado almejado”.

“O valor é conseqüência de todo o processo, em que se fundem as atividades, de maneira sistemática, com vistas a um propósito específico.”

“As atividades de um processo não são aleatórias ou improvisadas: elas são integradas e organizadas.”

“Todas as atividades de um processo são feitas em conjunto, com vistas a um objetivo comum.”


“Processo é um grupo de atividades, não apenas uma.”

“As organizações tradicionais não são muito dadas a processos. Elas estruturam-se em compartimentos estanques, cada um concentrado e acumulando determinadas tarefas.

Ninguém quer saber do trabalho alheio nem se importa com quem esteja envolvido com as atividades correlatas."

Conceito de Processos

Maria de Fátima Oliveira dos Santos

“Gestão orientada por processos”


Conjunto
: as pessoas que trabalham no processo estejam alinhadas em torno de objetivos comuns e vejam umas às outras como colaboradores e não como adversários.”


Organizado
: dispor de desenhos específicos e concretos para que o desempenho não seja produto da improvisação ou da sorte.”

“O caminho para o sucesso nos processos
começa com duas palavras:
organizado
e em conjunto
.”

Conceito de Processos

Conceito de Processos

“Em termos técnicos, processo é um grupo organizado de atividades correlatas que, em conjunto, cria um resultado de valor para os clientes”.

Processos é o resultado da articulação de:
Pessoas
Instalações
Equipamentos e
Outros recursos (materiais...)

Conceito de Processos

“De maneira simplificada, processo é aquilo que cria os resultados
que a empresa fornece aos clientes.”


Conceito de Processos

Os processos embora não estejam documentados (mapeados) em detalhe, eles são conhecidos e executados.

Fronteiras dos Processos

Cliente

Distribuidor

Fabricante

Finanças

Produção

Vendas

CADEIA DE VALOR
Visão funcional x visão por processos
Visão funcional x visão por processos
Principais etapas da Gestão por processos
O que esperar da Gestão por processos?
Decompondo processos
Objetivos:
Vivemos a era do conhecimento
Nas organizações, não basta apenas conhecer, é preciso:
- sistematizar
- documentar
- registrar
- analisar
- utilizar
- organizar
- retroalimentar e por aí vai!
O que são Processos?

Processo é tudo o que ocorre através de uma sequência de ações

- a chuva



- lavar as mãos




Definições de processos
É o conjunto de atividades, funções ou tarefas identificadas, que ocorrem em um período de tempo e que produzem algum resultado.

Reunião de Tarefas
Grupo de Atividades estruturadas e medidas destinadas a resultar em um produto.
São sequências de atividades que são necessários para realizar as transações.
Componentes da organização
Sumário
1. Objetivos
2. Modelos
3. Definições
3.1 Conceitos
4. Etapas
5. Tipos de processo
5.1 primário
5.2 secundário
6. Decompondo processos
6.1 Macroprocesso
6.2 Processo
6.3 Subprocesso
6.4 Mapeamento
7. Modelagem
7.1 Níveis de modelagem
Visão funcional x visão por processos
Histórico sobre doumentação: Código de Hamurabi
"O pessimista reclama do vento. O otimista espera que ele mude. O realista ajusta as velas". (William George - teólogo inglês)
Primeiro registro de documentação de processo (1792 a.c.)
Artigo 229. Se um construtor contruir uma casa, e não o faz com propriedade, e a casa que ele construiu cair e matar o seu proprietário, então o construtor deve ser condenado à morte.

Artigo 230. Se isso matar o filho do proprietário, o filho deste construtor deve ser condenado à morte
.
As organizações estruturadas por função apresentam dificuldades de ver os vários processos que são desenvolvidos para atender às necessidades dos clientes.
Somos prisioneiros de estruturas que desconhecemos.
Se aprendermos a ver estruturas dentro das quais trabalhamos, acabamos dominando o trabalho e acrescentar mudanças.
Alcançando objetivos através de processos
Etapas do processo

Identificar a necessidade
Traçar objetivos
Elaborar planejamento
Preparar o ambiente
Executar as atividades

"É percorrer o caminho para alcançar o objetivo final."


- Conjunto de processos que fornecem uma visão e entendimento do processo de negócio e habilita análise, desenho e medição de desempenho.

- Conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de um processo de negócio existente ou proposto.

Modelagem de Processos
Níveis de modelagem
Pode ser realizada em diferentes fases:

-> Diagrama

Notação simples que retrata os principais elementos do fluxo de trabalho do processo.
-> Mapa

Implica em maior precisão do que o diagrama.
Agrega maiores detalhes não só no processo mas do relacionamento com atores, eventos e resultados.
Níveis de modelagem
-> Modelo

Poderá ser utilizado para representar o desempenho do processo modelado.
Possui mais dados do processo e dos fatores que afetam o seu desempenho.
Níveis de modelagem
Vamos exercitar???
Modele o processo de pedido e entrega de uma pizza.
Cases de sucesso
Documentar processos é, em geral,uma atividade pouco compreendida e mal resolvida na maioria das organizações, acarretando muita perda de eficiência e eficácia nos processos.

Pessoas: a "chave" das organizações
Principal elemento de um processo;

Pessoas criam, modificam e melhoram os métodos de trabalho adequados aos processos e produzem melhores resultados;

O sucesso ou fracasso dependem. diretamente das pessoas envolvidas nos processos.
Porque organizar?
“O caminho para o sucesso nos processos começa com duas palavras: organizado e em conjunto.”



Diminuição de:
retrabalho
perda de tempo
morosidade
stress
Entender o seu processo "ponta a ponta".
"Grupo de tarefas interligadas logicamente que utiliza os recursos da organização para gerar os resultados definidos, de forma a apoiar os seus objetivos'.


Ordenação especifica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, entradas e saídas claramente identificadas.


“Todas as atividades de um processo são feitas em conjunto, com vistas a um objetivo comum.”

Visão por processos
A GIRC norteia os seus processos por meio da auditoria interna. Para isto, adota uma abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria contínua dos
processos
de gerenciamento de controle e riscos.

Todo processo está inserido em um processo maior.
Mapear o processo.
Identificar e eliminar os handoffs existentes.
Modelar e melhorar processos.
Pontos de análise
Handoffs

Desconexões de processos
Quebras de processos
Gargalos
Aumento nos prazos de execução
Insatisfação de clientes
Instabilidade de processos
Queda de confiabilidade
"Passagem do bastão"
"Gestão por processos é quebra de paradgima e mudança de foco. É preciso atitude individual que reflita a interação e organização do grupo."(GIRC)
CBOK
Este guia foi projetado para auxiliar profissionais de BPM fornecendo uma visão abrangente das melhores práticas coletadas pela ABPMP.



WWW.ABPMP.ORG
Organizado e em conjunto
“Organizado, significa dispor de desenhos específicos e concretos para os processos, não sendo produto da improvisação ou da sorte.”

“Em conjunto, significa um ambiente em que
todas as pessoas que trabalham no processo
estejam alinhadas em torno de objetivos comuns
e vejam-se umas às outras como colaboradores
e não como adversários.”

MACROPROCESSOS - São os processos mais abrangentes da organização.

PROCESSOS - São as sub-divisões dos
.macroprocessos

SUBPROCESSOS: são as subdivisões dos processos.

Estrutura funcional x por processos
A estrutura tradicional é organizada em departamentos e setores. Sendo distribuido entre as áreas, de forma que cada setor ou departamento faz a sua parte.
Há gerentes e chefes de departamentos e setores. Não há pessoas responsáveis por processos. O sistema de trabalho funciona com um formato vertical, ou seja, seguindo as linhas de autoridade da organização (Diretor – Gerente – Supervisor – Encarregado – Auxiliar) e realizando partes de processos.


Na gestão por processos, há uma visão horizontal
dos trabalhos, procurando dar um sentido de conjunto aos processos e organizar a sua execução da melhor forma.
A maioria dos processos não é executada em
somente um departamento ou setor.
Processos, atividades e tarefas
Na metodologia que utilizamos, o processo se divide em atividades e estas em tarefas. Para o mapeamento dos processos e das atividades, são inicialmente inventariadas as tarefas e posteriormente é feito o trabalho de agrupá-las.

“Sem o
foco
rigoroso nos processos, é impossível atingir os níveis mínimos de desempenho. Na ausência de processos, a empresa será incapaz de fornecer os produtos e serviços sempre almejados e hoje exigidos pelos clientes.”

A hierarquia da excelência
Mudança de foco
Processo: Entrega de pizza
OBRIGADA!!!
liderança
Valores
Cultura
Crenças
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