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Tipos de estructuras organizacionales

Tarea de Introducción a la Administración. Contaduría Pública, UCAT. San Cristóbal, Venezuela.
by

Yohmar Castillo

on 10 April 2014

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Transcript of Tipos de estructuras organizacionales

Tipos de estructuras organizacionales
¿Qué es una estructura organizacional?
Son patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.
Es necesario comprender que cada empresa es diferente, por eso se debe seleccionar la estructura organizacional que más se adapte a sus prioridades y necesidades.
¿Para qué son útiles esas estructuras?
Elaborar y alcanzar objetivos organizacionales.
Minimizan la influencia individual en las organizaciones.
Los individuos se ajustan a los requisitos de las organizaciones, y no viceversa.

Además, surgen ciertas características:
Complejidad
Formalización
Centralización
Poseen unos elementos básicos:
Atienden a la normas.
Redefinen los objetivos.
Reagrupan las unidades respetando el área de trabajo.
Reducen el personal necesario.
Se entrevista en cada área para captar información de utilidad.
Replanteando áreas de trabajo.

Revisando el tipo y presentación del producto/servicio que se ofrece.
Establece condiciones de operación oportunas.
Racionaliza los recursos del trabajo.
Reducen la cadena escalar.
Promueve la creación de fuentes de trabajo suplementarias.

La Organización Formal
Es la estructura intencional de las funciones en una empresa formalmente organizada. Con decir "formal" no se quiere decir que es inflexible o limitante, ya que la organización formal debe ser flexible, debe dar lugar a la discrecionalidad, la ventajosa utilización de los talentos creativos y las capacidades individuales, al mismo tempo que canaliza los esfuerzos individuales hacia los intereses de la organización.
Características de la organización formal
división del trabajo
Es la manera por la cual un proceso complejo puede descomponerse en una serie de pequeñas tareas, y es totalmente necesario para una producción eficiente.

Se empezó a implementar con la llegada de la revolución industrial.
Especialización
Es una consecuencia de la división del trabajo, cada cargo pasa a tener funciones específicas.
Se simplifican las tareas, atribuyéndole a cada puesto de trabajo tareas simples y respectivas que requieren poca experiencia del ejecutor y poco conocimiento previo.
Jerarquía
Al dividir el trabajo, se diversifican las funciones dentro de la organización.
Por ello es necesario una estructura jerárquica, cuya misión es dirigir las operaciones de los niveles que están subordinados. A medida que se sube en la escala jerárquica, aumenta el volumen de autoridad del ocupante del cargo.
distribución de la autoridad y de la responsabilidad
La autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de exigir obediencia.
Cada nivel jerárquico que está por encima de los demás niveles tiene mayor peso en las decisiones.
La responsabilidad proviene de la relación superior-subordinado y del hecho de que alguien tenga autoridad para exigir tareas a otras personas.
Racionalismo de la organización formal
Es una de las características básicas en una organización. Quiere decir que, dentro de los límites tolerables sus miembros se comportan de acuerdo con normas lógicas ya prescritas.
La organización, por lo tanto, no es un fin, sino un medio para permitir a la empresa alcanzar adecuadamente determinados objetivos.
organización lineal
Esta es la forma estructural más simple y antigua. Tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval.
Es simple y de forma piramidal donde cada jefe recibe y transmite todo lo que pasa en su área.
Organización formal: Lineal
Se conoce también como simple y es normalmente utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Normalmente el dueño y el gerente es uno y el mismo.
Es rápida, flexible y económica, aunque tiene cierta desventaja respecto a la especialización, ya que se dificulta encontrar un buen gerente y se le dedica muy poco tiempo a la planificación y al control.
características
Autoridad lineal o única: cada subordinado se reporta única y exclusivamente a un superior y tiene un solo jefe.
Líneas formales de comunicación: todo órgano cargo (excepto la base y la cúspide) posee dos terminales de comunicación. Uno hacia arriba, el de la responsabilidad; y otro hacia abajo, el de la autoridad.
Centralización de las decisiones: sólo existe una autoridad máxima que centraliza todas las decisiones y el control de la organización.
Aspecto piramidal: a medida que se sube en la escala jerárquica disminuye el número de cargos y órganos. Al subir aumenta la generalización y centralización; y al bajar aumenta la especialización y delimitación de responsabilidades.
Ventajas
Estructura sencilla y de fácil comprensión: ya que posee pocos órganos.
Delimitación nítida y clara de las responsabilidades de los órganos o cargos involucrados: ningún cargo interviene en el área aledaña.
Facilidad de implantación: la organización lineal facilita el funcionamiento, control y disciplina.
Estabilidad considerable: permite el funcionamiento tranquilo de la organización.
Es el tipo de organización más indicado para pequeñas empresas.
Desventajas
La estabilidad y constancia de las relaciones formales puede conducir a la rigidez y a la inflexibilidad.
La autoridad lineal, basada en la autoridad única puede volverse autoritaria y rígida, dificultando la cooperación e iniciativa de las personas.
Supone la existencia de jefes capaces de saberlo todo, se vuelven generalistas y se convierten en cuello de botella para las comunicaciones.
Los jefes al estar involucrados en cada área de su departamento, no pueden especializarse.
Organización formal: Funcional
Es el tipo de estructura organizacional que se aplica el principio de la especialización de las funciones de cada tarea.
A medida que el negocio crece y se desarrolla, las empresas crecen en el campo de la competición y de la producción en masa, aumenta la necesidad de contar con órganos altamente especializados capaces de propiciar innovaciones rápidas y sustanciales. Esa flexibilidad es indispensable para la organización competitiva e innovadora y es uno de los principales puntos débiles de la estructura lineal.
Características
Es una autoridad de conocimiento y se extiende a toda la organización: los superiores sólo tienen autoridad relativa, derivada de su especialización.
Líneas directas de comunicaciones: las comunicaciones son efectuadas directamente, sin necesidad de intermediarios.
descentralización de las decisiones: las decisiones se distribuyen de acuerdo al órgano más adecuado para su implementación.
Énfasis en la especialización: se basa en la prioridad de la especialización de todos sus órganos o cargos en todos los niveles de la organización.
Ventajas
Proporciona el máximo de especialización en cada órgano, lo cual permite que se concentren sólo en su área de especialización.
Permite la mejor supervisión técnica, ya que cada órgano reporta ante expertos en su campo.
Desarrolla la comunicación directa, sin intermediarios, más rápida y con menos distorsión.
Desventajas
Pérdida de la autoridad de mando: la autoridad relativa dificulta el control de los subordinados.
Subordinación múltiple: No siempre los órganos o cargos saben exactamente a quién recurrir para resolver determinados asuntos o problemas.
Tendencia a la competencia entre especialistas: cada jefe intenta imponer su punto de vista.
Tendencia a la tensión y conflictos: debido a la rivalidad y competencia.
Organización formal: Línea-Staff
Es el resultado de implementar la organización linea y funcional para tratar de aumentar sus ventajas y de disminuir sus desventajas, convirtiéndola en una organización más completa y compleja.
Se crean órganos de línea (ejecución) y de asesoría (apoyo y consulta), manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan por sus principios jerárquicos mientras que los órganos staff presentan asesoría y servicios especializados.
características
Fusión de la estructura lineal con la estructura funcional, con predominio de la primera: cada órgano responde únicamente a un órgano superior, no obstante, cada órgano recibe asesoría y servicios especializados de diversos órganos de staff. Siempre existe una autoridad lineal (sea de línea o de staff) y también existe autoridad funcional cando se trata de asuntos de su especialidad.
Los servicios de reclutamiento y selección de personal por un departamento específico, el cual envía a los candidatos seleccionados a las secciones que los requieren, donde serán aceptados o rechazados.
Ventajas
Asegura asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de autoridad única
En resumen, los servicios prestados por los especialistas no tienen que ser aceptados exactamente como éstos los recomiendan; la línea los adopta como estime conveniente.
Los órganos de línea se ocupan de las actividades básicas de la organización (como producir y vender) y el staff presta servicios especializados.
Desventajas
El asesor de staff es un profesional mientras que el hombre de línea se forma en la práctica.
El asesor posee poca experiencia mientras el hombre de línea ascendió de jerarquía por ella, lo cual predispone al personal de línea contra las ideas del staff.
El personal de línea puede sentir que los asesores les quitan autoridad para aumentar su prestigio y posición.
Ante cualquier dificultad, el asesor podría asegurar que el plan fallo a causa de los operarios, y los operarios decir que el plan era inpracticable.
La asesoría produce costos elevados.
Campo de aplicación de la Organización Línea-Staff
Ha sido la forma de organización más ampliamente aplicada y utilizada. Si consideramos que los especialistas pueden incorporarse a la organización cuando sus servicios sean necesarios y su contratación corresponda a un costo razonable, es evidente que el staff se convierte en un hecho muy deseable, siempre y cuando estos especialistas no interfieran las líneas de autoridad de los órganos a los cuales prestarán asesoría.
Organización formal: Comité
Existe mucha confusión respecto a los comités y sus funciones. Algunos los llaman juntas, consejos, grupos de trabajo, etc., y algunos desempeñan funciones administrativas, otros funciones técnicas,y algunos sólo dan recomendaciones.
De acuerdo con la autoridad, un comité puede tomar decisiones respecto a los subordinados (comité administrativo), para aconsejar (comité de asesoría) o incluso para recibir y analizar información.
características
A pesar de la diversidad en la naturaleza de los comités, podemos extraer ciertas características
1-. El comité no es un órgano en la estructura organizacional
El órgano tiene un objetivo específico, propio y particular, el comité tiene un objetivo que, comúnmente abarca varios órganos.
Cada órgano tiene su propio personal, mientras que los miembros del comité pertenecen a distintos órganos y diferentes niveles jerárquicos en la organización, los cales son cedidos provisionalmente.
El órgano posee posición definida en la estructura de la organización, un comité presta asesoría a algún órgano y depende de éste.
El órgano funciona sin interrupción, mientras que el comité funciona esporádica o intermitentemente.
Un órgano es permanente y definitivo, mientras que el comité es provisional mientras cumple los propósitos para los que fue creado.
2-. Los comités pueden asumir modelos bastante diferentes
Los comités pueden ser:
Formales: cuando son parte integral de la estructura formal de la organización, con deberes y autoridad específicamente delegados, de este modo son duraderos y con posición definida.
Informales: cuando son organizados para realizar algún estudio, plan o decisión grupal sobre algún problema, de este modo no tienen posición ni delegación de autoridad.
Temporales: cuando su existencia depende del tiempo que dure algún estudio, trabajo o tratamiento de algún asunto. Su duración es relativamente corta.
Relativamente permanentes: cuando su existencia es prolongada. Normalmente, los comités formales deben ser más permanentes que los informales.
3-. Los comités se sustentan en los siguientes principios básicos
Deben nacer de una necesidad sentida por los representantes de los diversos departamentos y por todo el personal en ellos involucrado. Debe tener asuntos y objetivos apropiados.
Deben representar las funciones y al personal interesado para abarcar todas las opiniones, puntos de vista y enfoques. Los miembros deben ser idóneos para el asunto que se debe estudiar.
Para tener éxito, la autoridad, los objetivos y la responsabilidad deben estar definidos con claridad.
Los beneficios que pueda traer un comité deben compensar su costo.
El tamaño debe ser estudiado con mucho cuidado, debe ser suficientemente grande para incluir la cantidad necesaria de especialistas.
Ventajas
Toma de decisiones y juicios grupales: un grupo de personas de diferentes áreas de la empresa toma mejores decisiones que una sola persona.
Coordinación: es una muy buena manera de coordinar y alcanzar objetivos cuando éstos involucran distintas áreas en la organización.
Transmisión de la información: es eficiente para transmitir información a distintas áreas de la organización.
Desventajas
Pérdida de tiempo en la toma de decisiones, debido a la indecisión.
Costo en tiempo y dinero, ya que poseen especialistas en diversas áreas y su opinión exige preparación y explicación detallada.
Sustitución del administrador, ya que el liderazgo es asunto individual, el comité restringe la iniciativa de mando.
Consumen tiempo útil, ya que algunos asuntos específicos pueden ser de poco interés para algnos de sus integrantes
Exigen un coordinador excepcionalmente eficiente, capaz de vencer la lentitud de las decisiones democráticas.
Campo de aplicación de los comités
Cuando una conclusión apropiada exige información muy variada. Como en los presupuestos, precios, productos, etc.
Cuando es necesario obtener la opinión de varias personas calificadas para tomar una decisión importante.
Cuando el éxito de las decisiones depende de la perfecta comprensión de todos sus aspectos y detalles.
Cuando una efectiva coordinación exige que las actividades de algunos departamentos estén bien acoplados.
La Estructura Informal
Orígenes
Los intereses comunes que tienen cierto número de personas, esto les permite compartir con mayor intimidad.
La organización formal, al interactuar dentro de la organización, se da lugar a una interacción fuera de ella.
La rotación del personal dentro de la organización, así al llegar nuevos individuos, éstos se adaptan a la organización del grupo antiguo.
Los períodos de descanso, denominados "tiempos libres" los cuales permite una intensa interacción dentro de los grupos de amistad.
Definición de la Estructura Informal
Tiene que ver con las dinámicas y relaciones entre los individuos que habitan la organización, comprende cinco componentes.
1.-
Las relaciones de poder y de autoridad (formal e informal).
2.-
Las expectativas, intereses, conflictos, y fines mutuos de sus miembros.
3.-
Las interrelaciones humanas y su comportamiento.
4.-
La cultura organizacional, propiamente dicha.
5.-
Los diferentes grupos informales y sus intereses.

Por ende, dentro de la Estructura Organizacional, la estructura formal existe sobre el papel (es un diseño a seguir), mientras que la estructura informal traduce la realidad de la vida en la empresa.
Por eso, la explicación del comportamiento organizacional no reside principalmente en la estructura formal de la organización, ni en sus objetivos y fines organizacionales, ni en como prestar los servicios. Reside en gran manera en la estructura informal, en los millares de procesos subterráneos de los grupos informales, en las políticas de contratación, de los valores, de la estructura del poder, etc.
Características de la organización informal
Son reconocidos y promovidos por la organización formal.
Son un medio rápido de transmisión de información.
Funcionan como catalizador de las tensiones y problemas emocionales y psicológicos que se general dentro del trabajo colectivo.
Estimulan la ejecución de tareas.
Los integrantes pueden aportar la experiencia a la solución de los problemas administrativos y técnicos de la empresa.
Reducen el control, sustituyéndolo por el autocontrol.
Reproducen los valores culturales que convienen a la empresa.
Fomenta la autoestima y la motivación de los trabajadores.
Carrera:
Contaduría Pública, 1ro "G"
Cátedra:
Introducción a la Administración
Profesor:
Lic. Contreras Luis
Alumno:
Castillo Yohmar
V-25713403
Expediente #: 59705
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