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A. Identificación de las causas de alteraciones en la agenda

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by

ariana pino

on 28 November 2014

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Transcript of A. Identificación de las causas de alteraciones en la agenda

A. Identificación de las causas de alteraciones en la agenda de trabajo:
Son aquellas que se presentan de manera inesperada afectando la agenda planificada. *Visitas inesperadas -Reciba y mantenga a sus visitantes afuera de su oficina no contribuya a las conversaciones innecesarias -no recibir personas sin cita - los visitantes de cuerda larga dejaran de serlo.
Concepto
Visitantes inesperados
Asociados y otros ejecutivos
Juntas inesperadas
Registros de alteraciones en la agenda.
Falta de información.
Comunicaciones lentas y absurdas.
Interrupciones constantes.
Desorganización de los
Exceso de urgencias.
Llamadas telefónicas.
Exceso de burocracia.
Errores de terceros.
Visitas al exterior.
Salidas para resolver problemas.
Exceso de reuniones.
Importancia de los jefes.

Concepto:
Son personas que se presentan sin haber sido agendadas previamente. Son consideradas alteraciones porque llegan las visitas y se tienen que agendar para ser atendidas o si no hay tiempo se tiene que hacer una cita para otra fecha.
Visitantes inesperados:
Asociados y otros ejecutivos:
En las reuniones de trabajo, lo más frecuente es que la gente sea convocada en función de la posición que ocupan. A vecespasa con frecuencia que la persona convocada no puede asistir por tener algún otro asunto importante entre manos, y en ese caso manden a la reunión un representante. A veces éste podrá enfrentarse contodos los asuntos del mismo modo que lo haría su superior, pero en otras ocasiones puede encontrar dificultades con alguno de los temas que pudieran surgir.
También puede suceder que las personaselegidas para integrar un la reunión no sean las más capaces, con lo que los procedimientos de la reunión se verán perjudicados.

Juntas inesperadas:
Estas las atendemos no el momento en las que ellos quieren se les hace un campo en la agenda para escucharlo a que lleva pérdida de tiempo o interrupciones en las necesidades, por el ejemplo estando en una reunión.
Registros de alteraciones en la agenda:
Cancelaciones de juntas, reuniones y eventos en la agenda ya agregada y esto lleva una alteración porque ya estaba afirmado de que fecha y hora y quedo espacio desocupado para hacer otras cosas.
Falta de informacion:
Esto se da cuando no existe la comunicación del jefe hacia la secretaria de que este tendrá una junta por la cual no podrá aten\der a ninguna persona.
Comunicaciones lentas y absurdas:
Porque la información no es productiva o simplemente esa información no es necesario para mí son platicas fuera de la área laboral como información no apta para mi trabajo.
Interrupciones constantes:
Descuido mi área laboral porque estas interrupciones inesperadas y constantes no me dejan laborar y por educación no puedo pedirles a los visitantes que se retiren. Ya sean mis superiores o de igual manera gente que necesita de mi capacidad.
Ejemplo: El teléfono, fijo o móvil, es uno de los peores enemigos para la productividad personal. Todo el mundo tiene un teléfono a mano, pero no se sabe cuando es buen momento para llamar. Si la persona que está al otro lado del auricular se deja interrumpir con una llamada de teléfono, además está reunida con otra, la interrupción es doble.
No hay ninguna coordinación entre los que elaboran en la empresa por eso mi trabajo no puede ser realizado a tiempo por la gran descoordinación que hay entre nosotros. Falta de comunicación también entraría en esto porque no comunicarnos hace que nazca la desorganización.
Desorganizacion
Exceso de urgencias:
Da origen a no poder realizar mi trabajo por la causa de estar atendiendo las urgencias de mis superiores.
Llamadas telefonicas:
Al estar atendiendo estas llamadas muy importantes para la empresa no puedo afirmar mi trabajo a la orden del día porque es demasiada interrupción de llamas con los cientos o igual con mis compañeros de trabajo para dialogar de lo tal.
Exceso de burocracia:
Es imposible poder obtener mi trabajo porque en mi hora de trabajo estoy realizaron los pedidos que me hacen de copia o también tengo que atender a los que me piden.
Errores de terceros:
Fue imposible poder realizar mi conteo porque al final de mi horario de trabajo mi campanero me dio errónea una información y gracias a tal información mi trabajo no pude obtener lo necesario.
Visitas al exterior:
Este mes a sido muy difícil obtener resultados en la área laboral porque eh tenido la necesidad de ruinarme con otras empresas para hacer papeleos de necedad urgente como ordenar las citas que tenemos para hacerles platicas.
Salidas para resolver problemas:
Cuando surge un problema dentro de la empresa, muchas veces es necesario salir fuera para solucionarlos.
Exceso de reuniones:
Esto ocasiona muchos problemas en la prensa por no recordarlas o por que sean de improviso y no esté preparada para estas.


Incompetencia de los jefes:
-Canceleactividades no productivas.
-Tomar decisiones aunque les falte información algunos riesgos son inevitables.
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