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Application de la DTD EAD : retour d'expérience des Archives départementales de la Haute-Savoie

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by

Bertrand REY

on 16 June 2011

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Transcript of Application de la DTD EAD : retour d'expérience des Archives départementales de la Haute-Savoie

La pratique de l'EAD Les Archives de la Haute-Savoie L'informatisation du service Le classement Des exemples d'IREN Quelques chiffres 27 agents
23 kilomètres linéaires d'archives conservés
Une capacité de 38 kml
Accroissement annuel net de 400 à 600 ml Plus d'informations ?
Bertrand.Rey@cg74.fr Une informatisation assez tardive (2004)
Un logiciel pour la gestion physique et la description documentaire (Arkhéïa)



Un logiciel pour la consultation des instruments de recherche (ActionArchive)
Un choix non sans conséquences Une formation assez complète
mais parfois en décalage avec les attentes ou les connaissances des agents La formation des agents Un apprentissage trop vite dépassé et un outil sous-utilisé Environ 2000 lecteurs annuels
Entre 25000 et 30000 communications par an Retour d'expérience
des Archives départementales
de la Haute-Savoie Archives
modernes et
contemporaines
1860-1940 Archives
communales Archives privées,
révolutionnaires
et sardes
1792-1860 Archives
anciennes
avant 1792 Sur le papier, une équipe dédiée à la collecte et au classement...
En pratique... Un encodage systématique des IR
La « bascule » des bordereaux de versement dans Aide au classement est désormais obligatoire)
Des règles ont été diffusées et sont plus ou moins bien suivies
Mémento pour la rédaction des IR
Réflexion sur l'indexation
Manuel sur Internet Un élément-clé pour l'EAD Un cheval de Troie : Aide au classement
Les premières versions des logiciels avaient tendance à générer et à utiliser des fichiers XML EAD «spécifiques »
Une appropriation de l'EAD progressive avec comme base essentielle la norme ISAD(G) Inventaire papier classique
pour la salle de lecture Inventaire électronique pour téléchargement (sans moteur de recherche) Inventaire électronique interrogeable avec un moteur de recherche Fichier
XML EAD
comme format pivot Les intérêts de l'EAD Conception et rédaction de l'inventaire dans Aide au classement
Export du fichier en XML EAD
Vérification et retouche éventuelle sous XMLMind
Transformation de l'inventaire en traitement de texte (OpenOffice et pdf) pour la salle de lecture grâce à la feuille de style développée par les AD 56
Intégration du fichier XML EAD dans le moteur de recherche pour la salle de lecture Par rapport à la norme ISAD(G), la DTD EAD comporte beaucoup plus de champs
Cependant, seules les informations sur l'instrument de recherche constituent une réelle nouveauté Etat civil Une nécessaire homogénéisation des pratiques Le moteur de recherche ActionArchive Formulaire de recherche avancée Recherche simple sur "Annecy" Série S Notaires Etat des versements Approche globale dans un premier temps
Une simple reprise de l'inventaire papier, sans enrichissement
Puis réalisation d'instruments de recherche par communes Résultats de la recherche Affichage des résultats Affichage d'un inventaire Les informations générales sur l'inventaire Quelques problèmes d'affichage Les informations complémentaires sur un composant La chaîne de description archivistique aux AD 74 Une réinformatisation en cours Les nouveautés engendrées
par la DTD EAD Un index particulier
L'utilisation d'attributs pour typer les entrées de l'index Rétroconversion de l'inventaire
Plan de classement revu
Utilisation d'attributs pour les noms de notaires L'index idéal ! Index géographique Sous-index « Localités » Commune A : 1 S 100-110
Commune B : 1 S 2-5, 37
Commune C : 1 S 23 Sous-index « cours d'eau » Arve (Haute-Savoie, France) : 1 S 21
Fier (Haute-Savoie, France) : 1 S 44 Etat des bordereaux mais pas encore des "archives"
Usage interne
Classement par service après une approche thématique Outils de description Outils de publication
ou moteurs de recherche Systèmes de gestion de contenu (CMS)
pour la publication d'un site Internet Pleade Mnesys Portail Ligeo Archives 1 = 2 Mnesys Portail Ligeo Archives 1 = 2 Outils libres Joomla Drupal Les difficultés qui persistent proviennent :
d'une pratique hétérogène du module Aide au classement entre les agents
des difficultés de conception des instruments de recherche
de l'approche parfois trop pointilliste (analyse) qui finit par occulter les vrais questions (structure)
du temps nécessaire à la relecture Splendeur et misère archivistiques L'introduction de l'EAD Néanmoins, les Archives départementales disposent de nombreux outils pour améliorer la qualité de ses inventaires et surtout de leur diffusion
Mise en place d'un groupe de valideurs chargés de relire les instruments de recherche avant leur publication Des atouts ? Comment gérer et tenir à jour les inventaires du service ? Questions
d'actualité Comment indexer ? L'indexation est largement aussi importante pour un inventaire électronique que pour un inventaire papier Comment concevoir un nouvel inventaire  ? Réfléchir dès l'origine aux possibilités que l'on souhaite offrir aux lecteurs (lien vers des images numérisées, vers d'autres applications informatiques, etc.) Y a-t-il une vie au-delà de l'EAD ? La DTD EAC, EAG, etc. Il est nécessaire de figer les inventaires et d'en tenir un état à jour
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