Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Copy of ORGANISASI UNIT KERJA REKAM MEDIS DAN HUBUNGAN UNIT TERKAIT

No description
by

Sofia A'yun

on 6 September 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Copy of ORGANISASI UNIT KERJA REKAM MEDIS DAN HUBUNGAN UNIT TERKAIT

ORGANISASI UNIT KERJA REKAM MEDIS DAN HUBUNGAN UNIT TERKAIT RSJD Dr. RM SOEDJARWADI KLATEN JAWA TENGAH
design by Dóri Sirály for Prezi
Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
1. Ajeng Yuniarso (12/336952/SV/01900)
2. Febriana Rinda Murwani (12/327973/SV/00149)
3. Nino Bambang Suryanto (12/328178/SV/00354)
4. Sofia Qurrotu A’yun (12/327909/SV/00085)
5. Wiwik Monarika Diani (12/332479/SV/01194)

Disusun Oleh :
Kinerja Tahun 2011, 2012, 2013*)
Jumlah Tempat Tidur
Tahun 2011, 2012 dan 2013
Kunjungan Pasien Tahun 2011, 2012, 2013*)
Sistem Penempatan Jabatan
Syarat dan Kualifikasi
a. Persyaratan Penerimaan
Karyawan
b. Kualifikasi Masing-Masing
Jabatan
Struktur Organisasi Rumah Sakit
Penempatan jabatan sebagai Kepala Rekam Medis RSJD Dr. RM Soedjarwadi Klaten Provinsi Jawa Tengah yaitu dipilih langsung oleh Direktur. Kemudian Kepala Instalasi Rekam Medis menentukan petugas- rekam medis dan menentukan tugas sesuai dengan bidang dan keahlian masing-masing untuk melaksanakan kerja tiap-tiap bagian.
Gambaran Umum RSJD Dr. RM Soedjarwadi Klaten
Provinsi Jawa Tengah
PENDAHULUAN
Falsafah, Visi, Misi, dan Motto RS
FALSAFAH
RSJD Dr. RM Soedjarwadi Klaten Provinsi Jawa Tengah senantiasa berupaya memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik kepada masyarakat dengan setulus hati.
Rumah sakit jiwa yang berdaya saing tinggi melalui pelayanan yang professional.


a) Meningkatkan pelayanan kesehatan jiwa terpadu dan komprehensif dengan biaya yang terjangkau oleh masyarakat.
b) Mengembangkan kualitas sumber daya manusia secara berkesinambungan.
c) Mengembangkan pelayanan unggulan.
d) Mewujudkan kesejahteraan semua pihak yang terkait.
e) Mewujudkan rumah sakit terakreditasi tingkat lanjut.

VISI
MISI
Diploma Rekam Medis
Universitas Gadjah Mada
Falsafah, Visi, Misi, dan Motto
Instalasi Rekam Medis
Motto
“Bersama Kita Sejahtera”
FALSAFAH
Falsafah rekam medis mencantumkan nilai Administrasi Legal, Riset, Edukasi, Dokumen, Akurat, Informatif dan dapat dipertanggung jawabkan (ALFRED AIR).
Rekam Medis yang memuaskan.


1. Memberikan pelayanan cepat dan tepat.
2. Memberikan informasi yang jelas dan akurat.


“Kepusan Anda Adalah Ibadah Kami”
VISI
MISI
MOTTO
Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab Pimpinan dan Staf Instalasi Rekam Medis beserta Job Description Masing-masing Petugas
1. K
epala Instalasi Rekam Medis
a. Tugas Pokok
1) Mengatur dan mengawasi kinerja petugas yang ada di IRM dalam melaksanakan kegiatan rekam medis

b. Wewenang
1) Mengatur pelaksanaan RM agar berjalan dengan baik
2) mengatur agar pengelolaan data dapat berjalan dengan baik
3) mempertimbangkan cuti yang akan diambil petugas RM
4) Menilai kinerja petugas di IRM

c. Tanggung Jawab
1) Menjadi pemimpin yang baik dengan memberikan pengarahan dan bimbingan kepada petugas di IRM agar pelaksanaan kerja dapat berjalan dengan baik
2) Membuat perencanaan agar RM dapat berjalan sesuai dengan yang ditetapkan, dan melaksanakan perencanaan yang telah dibuat
3) Mengumpulkan data hasil pengelolaan untuk dijadikan laporan
4) Melakukan pemisahan antara berkas RM aktif dan inaktif
5) Merencanakan formulir yang dibutuhkan

2. Petugas Administrasi
a. Tugas Pokok :
1) Mengadakan kegiatan administrasi seperti membuat surat undangan, surat edaran dan pengumuman
2) Bekerja sama dengan kepala IRM menyediakan formulir RM yang dibutuhkan
3. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
a. Tugas Pokok :
1) Memberikan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di Rumah sakit.
2) Melakukan wawancara tentang data sosial pasien atau keluarganya
3) Mencatat identitas pasien dengan jelas, lengkap dan benar
4) Menulis nomor RM pada lembar poliklinik
5) Mencatat pendaftaran pasien dalam Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, pada sistem komputerisasi program SIMRS dan Buku Induk Pasien
6) Membuat KIB untuk pasien dan menyerahkan kepada pasien
7) Membuat Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) dan menyimpannya di lemari KIUP di TPP RJ

b. Wewenang
1) Mencari nomor RM pasien lama dengan sistem komputerisasi dan bila tidak ditemukan bisa dicari pada KIUP

c. Tanggung Jawab
1) Mencatat nomor RM di tracer
2) Menyiapkan formulir-formulir yang dibutuhkan untuk pendaftaran
3) Mencetak nota pembayaran
4) Mengarahkan pasien ke poliklinik sesuai dengan keluhan yang dirasakan pasien
5) Berkoordinasi dengan petugas filling dalam hal permintaan RM pasien
4.
Petugas Pendaftar
an Pasien Rawat Inap (TPPRI)
a. Tugas Pokok :
1) Menerima pasien dan melakukan pendaftaran pasien yang akan dirawat inap
2) Menjelaskan tentang kelas perawatan pasien sesuai dengan bangsal yang tersedia serta cara pembayaran yang akan dilakukan keluarga pasien
3) Mencatat data pasien yang masuk dan keluar rawat inap
4) Menyediakan formulir RM rawat inap tambahan yang diperlukan IRI
5) Melakukan komunikasi dengan bangsal rawat inap tentang nama-nama pasien yang masuk, pindah, dipindahkan atau keluar RS sesuai sensus rawat inap
6) Menerima RM pasien yang sudah keluar untuk kemudian dilakukan pengolahan datanya
7) Menyerahkan RM pasien ke bangsal yang dituju
8) Menerima sensus harian rawat inap guna pengolahan data

b. Wewenang
1) Mengkoordinasi pelaksanaan pelayanan pendaftaran, jumlah
pasien
masuk, pindah, dipindahkan dan atau keluar RS
2) Menerima pasien rawat inap berdasarkan surat permohonan mo
ndok
dari poliklinik
3) Berkomunikasi dengan keluarga pasien mengenai kelas perawatan pasien
4) Berkoordinasi dengan bangsal-bangsal IRI dalam hal kelengkapan pengisian RM
5) Berkoordinasi dengan dokter bangsal rawat inap dalam hal kejelasan penulisan diagnosa pasien

c. Tanggung Jawab
1) Mewawancarai keluarga pasien untuk mengisi identitas pasien dan keluarga serta menentukan bangsal
2) Mencetak di Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan entri data pada sistem SIMRS
3) Melaporkan pasien yang masuk rawat inap ke kasir rawat inap


5. Assembling
a. Tugas Pokok :
1) Menyusun atau merakit RM agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku dari unit-unit yang ada di RS
2) Meneliti kelengkapan isi berkas
3) Mengendalikan berkas yang belum lengkap
4) Menata berkas agar rapi
6. Filing
a. Tugas Pokok :
1) Menyiapkan RM yang disimpan di rak penyimpanan dan menggantikan RM dengan tracer
2) Mencatat penggunaan RM pada Buku Penggunaan RM
3) Mencari dokumen yang tidak ditemukan
4) Mendistribusikan RM ke poliklinik untuk proses pelayanan pasien


b. Wewenang
1) Bersama tim pemusnah melakukan pemusnahan RM
2) Melakukan retensi dan penyortiran RM yang dilestarikan

c. Tanggung Jawab
1) Menerima tracer dibagian TPPRJ untuk mencari RM pasien
2) Mencari RM di rak penyimpanan dan menggantikan RM tersebut dengan tracer
3) Melacak dokumen yang tidak ditemukan di rak penyimpanan dengan melihat di buku poenggunaan RM
4) Menjaga kerahasiaan dan keamanan RM dengan cara tidak membolehkan siapa pun kecuali tenaga medis untuk masuk ke ruangan fiilling
5) Menyimpan kembali RM dengan menggunakan sistem penjajaran berkas Terminal Digit Filing
6) Melakukan retensi berkas

STRUKTUR ORGANISASI
7. Koding dan Indeksing
a. Tugas Pokok :
1) Mengkode diagnosis dokter sesuai ICD-X dan tindakan medis sesuai ICD-9 CM
2) Meneliti kode diagnosis yang ditulis tenaga medis agar sesuai dengan ICD-X dan ICD 9 CM
3) Membuat indeks penyakit, tindakan, kematian dan indeks dokter
4) Menyimpan data indeks untuk analisa data


b. Wewenang
1) Membuat daftar 10 besar penyakit dan tindakan berdasarkan indeks
2) Menyimpan Indeks secara alfabetik

c. Tanggung Jawab
1) Mengendalikan RM yang belum lengkap
2) Meneliti kelengkapan berkas, bila tidak lengkap dikembalikan ke unit pelayanan yang bersankutan untuk dilengkapi oleh petugas yang bertanggung jawab
3) Mengelola data pasien berupa sensus harian
8. Analising dan Reporting
a. Tugas Pokok :
1) Setiap bulan dan tahun menyusun laporan berdasarkan rekapitulasi data rawat jalan / rawat inap dan data tambahan lain yang diperlukan
2) Mengirimkan laporan intern rumah sakit dan ekstern

b. Wewenang
1) Meminta data rawat jalan dan rawat inap guna mengelola data

c. Tanggung Jawab
1) Membuat laporan morbiditas rawat jalan dan rawat inap
2) Membuat laporan morbiditas RS berdasarkan indeks kematian
3) Membuat laporan BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan GDR RS berdasarkan rekapitulasi bulanan
4) Membuat pemetaan cakupan pelayanan rawat jalan, rawat inap dan IGD
5) Membuat Grafik Baber Jhonson
6) Menyajikan laporan dalam bentuk grafik
Denah Instalasi Rekam Medis
Tahun 2013
Cara Pengorganisasian Pekerjaan
Instalasi Re
kam
Medis

1. Distribusi Pekerjaan
Instalasi Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi Rekam Medis lulusan D3 Rekam Medis yang membawahi 11 orang tenaga kerja dan terbagi dalam tiga shift, yaitu shift pagi, shift siang dan shift malam.

2. Pembagian Staf Berserta Fungsi-Fungsinya
a. Administrasi
1) Dihasilkannya tertib administrasi Instalasi Rekam Medis

b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
1) Dihasilkannya data identitas pasien yang tepat dan akurat
2) Dihasilkannya pelayanan pendaftaran yang cepat dan tepat
3) Dihasilkannya KIUP yang tertata rapi di lemari KIUP
4) Dihasilkannya buku induk pasien yang jelas, tepat, rapi

c. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
1) Dihasilkannya pelayanan pendaftaran rawat inap yang cepat dan tepat
2) Dihasilkannya data identitas pasien rawat inap yang tepat dan akurat
3) Dihasilkannya data pasien rawat inap yang tepat dan up to date sesuai kelas dan cara bayar
4) Dihasilkannya data kunjungan pasien rawat inap
5) Dihasilkannya data penyakit dan tindakan rawat inap

d. Assembling
1) Dihasilkan dokumen RM yang lengkap dan runtut
2) Dihasilkan penyimpanan formulir yang rapi dan mudah untuk ditemukan

e. Filing
1) Dihasilkannya DRM yang rapi dan jelas penulisan identitas pasien pada sampulnya
2) Dihasilkannya penyimpanan DRM yang rapi dan mudah untuk ditemukan kembali

f. Koding dan Indeksing
Koding mempunyai fungsi dalam mengkode penyakit dan tindakan dari dokter, sedangkan Indeksing mempunyai fungsi untuk menghasilkan laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap dan menghasilkan laporan tindakan sesuai ICD 9 CM.

g. Analising dan Reporting
Bagian ini mempunyai fungsi terciptanya laporan untuk keperluan manajerial, baik untuk ekstern maupun intern

3. Pengaturan Pekerjaan
Jam dinas di Instalasi Rekam Medis adalah sebagai berikut :
a. Senin – Kamis
1) Pagi : 07.00-14.00 WIB
2) Siang : 14.00-20.00 WIB
3) Malam : 20.00-07.00 WIB

b. Jumat
1) Pagi : 07.00-11.00 WIB
2) Siang : 14.00-20.00 WIB
3) Malam : 20.00-07.00 WIB

c. Sabtu
1) Pagi : 07.00-12.30 WIB
2) Siang : 13.30-20.00 WIB
3) Malam : 20.00-07.00 WIB

D. Sistem dan Subsistem Instalasi Rekam Medis
1.
Penyimpanan berkas yang dilaksanakan menggunakan cara

penyimpanan sentralisasi
2.
Jenis penyimpanan
numerik
3.
Sistem penjajaran berkas rekam medis dengan cara
Terminal Digit Filing (TDF).
2. Sistem Pengolahan Data
1. Sistem Penyimpanan Data (Filing)
Subsistem yang menyusun berkas rekam medis sesuai dengan
urutan yang telah ditetapkan
. Berkas yang diassembling adalah berkas rekam medis untuk
pasien rawat inap
dan
rawat jalan.

Assembling juga melakukan
pengecekkan terhadap kelengkapan berkas.
Assembling yang dilakukan dimulai dari
pengembalian berkas
rekam medis oleh petugas poliklinik setiap pelayanan di poliklinik.
a. Subsistem Assembling
b. Subsistem Koding
Pengkodean dilakukan pada
lembar sensus harian penyakit
menggunakan
ICD-10
(International Statistical Classification of Disease and Related Health Problem Tenth Revision) dan
ICD 9 CM
(International Classification of Disease 9th Revision) atau
ICOPIM
. Sedangkan untuk gangguan jiwa dipakai
buku PPDGJ III (Pedoman Penggolongan Diagnosis Gangguan Jiwa ke III tahun 1993)
berdasarkan ICD-10 dan DSM IV.
c. Subsistem Analising
Kegiatan analisis dilakukan setelah berkas selesai dikoding. Petugas analisis akan melakukan pengecekan kelengkapan pengisian data pada formulir rekam medis.
d. Subsistem Indeksing
diantaranya meliputi Indeks Utama Pasien, Indeks Penyakit, Indeks Tindakan, Indeks Kematian, dan Indeks Dokter. Kegiatan indeksing dilakukan setiap hari atau per tanggal.
3. Surat Keterangan Medis
Ada beberapa macam SKM yang dilayani di RSJD Dr. RM Soedjarwadi Klaten Provinsi Jawa Tengah yaitu :
a. Surat Keterangan Sehat Fisik
b. Surat Sehat Jiwa
c. Surat Keterangan Bebas Narkoba
d. Surat Viseum et Repertum
e. Surat Keterangan Dokter
f. Surat Keterangan Sakit
g. Surat Keterangan Dirawat
h. Surat Keterangan Kematian.

4. Sistem Pelaporan
a. Subsistem Pengumpulan Data
b. Subsistem Pengolahan Data
Sensus harian digunakan untuk mengetahui jumlah pasien pindah pada Instalasi Rawat Inap, jumlah pasien meninggal, dan untuk mengetahui banyaknya kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap setiap harinya.
Kegiatan pengolahan data melibatkan beberapa hal, yaitu pengumpulan data, analisis, interpretasi data, dan presentasi data. Seluruh kegiatan ini bertujuan untuk membuat sajian data yang komunikatif dan efektif, data hasil olahan ini disajikan dalam bentuk tabel, grafik, statistik, serta dalam bentuk presentasi.
E. Penggunaan dan Pelaksanaan Informed Consent
1. Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Medis
2. Surat Pernyataan Penolakan Tindakan Medis
3. Surat Pernyataan Penolakan Rawat Inap
4. Surat Pernyataan Penolakan Rujukan
F. Fungsi dan Tugas Unit Terkait
1. Instalasi Gawat Darurat (IGD)
a. Fungsi Instalasi Rawat Darurat adalah menerima pasien dengan kasus gawat maupun darurat
b. Tugas Instalasi Gawat Darurat adalah mengisi data identitas setiap pasien yang dilayani dengan tepat dan benar
Hubungan Instalasi Gawat Darurat dengan Instalasi Rekam Medis yaitu petugas IGD wajib mencatat data pasien yang dilayani setiap hari dalam bentuk sensus harian IGD

2. Instalasi Rawat Jalan (IRJ)
a. Fungsi Instalasi Rawat Jalan yaitu melaksanakan pelayanan rawat jalan di Poliklinik
b. Tugas Insatalasi Rawat Jalan adalah mencatat data medis dan data sosial pasien yang mendapatkan pelayanan

Hubungan antara Instalasi Rawat Jalan dengan Instalasi Rekam Medis yaitu petugas Instalasi Rawat Jalan wajib melaporkan data pasien dan data hasil pelayanan pasien dalam bentuk sensus harian rawat jalan ke Instalasi Rekam Medis

3. Instalasi Rawat Inap (IRI)
a. Fungsi Instalasi Rawat Inap adalah melaksanakan pelayanan kepada pasien yang dirawat inap di RSJD Dr. RM. Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah
b. Tugas dari Instalasi Rawat Inap adalah mengisi data pasien dan pelayanan yang diterima oleh pasien rawat inap di RSJD Dr. RM. Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah

Hubungan antara Instalasi Rawat Inap dengan Instalasi Rekam Medis yaitu petugas di Instalasi Rawat Inap wajib melaporkan data pasien dan data hasil pulang pasien yang di rawat inap dalam bentuk sensus harian rawat inap ke Instalasi Rekam Medis.

a. Instalasi Farmasi
1) Fungsi dari Instalasi Farmasi yaitu menyediakan obat dan melayani resep dari Poliklinik rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat
2) Tugas Instalasi Farmasi yaitu mencatat nama obat, dosis obat, serta jumlah obat yang diberikan kepada pasien

Hubungan antara Instalasi Farmasi dengan Instalasi Rekam Medis yaitu petugas di Farmasi harus mencantumkan nama obat, dosis obat, serta jumlah obat yang diberikan kepada pasien pada lembar yang telah disediakan pada berkas rekam medis.
4. Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP)
b. Instalasi Laboratorium
1) Fungsi Instalasi Laboratorium adalah melayani pemeriksaan cek darah, urin, feses, dan cairan tubuh
2) Tugas Instalasi Laboratorium adalah mancatat hasil pemeriksaan laboratorium yang dijalani pasien

Hubungan antara Instalasi Laboratorium dengan Instalasi Rekam Medis yaitu Instalasi Laboratorium wajib mencantumkan hasil pemeriksaan laboratorium pasien yang menjalani pemeriksaan laboratorium pada lembar yang telah disediakan di berkas rekam medis dan juga membuat sensus harian.

PENUTUP
B. SARAN
1. Sebaiknya syarat dan kualifikasi masing-masing jabatan disesuaikan dengan Kepmenkes 377 tahun 2007 tentang Standar Profesi Rekam Medis.

2. Sebaiknya adanya revisi Surat Tugas Kepala Instalasi Rekam Medis tahun 2012 tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab pimpinan dan Staf Instalasi Rekam Medis di bagian pendaftaran pasien rawat jalan, assembling, dan filing.

3. Sebaiknya ada penambahan petugas di Instalasi Rekam Medis pada bagian assembling.


b. Wewenang
1) Merakit RM sesuai prosedur
2) Meneliti kelengkapan RM
3) Meminta pihak yang bersangkutan untuk melengkapi RM apabila belum lengkap

c. Tanggung Jawab
1) Menyediakan RM baru dan kelengkapan formulirnya
2) Menyediakan RM yang rapi, mudah dibaca dan ditelusuri
Full transcript