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Departamento De Logistica y Despacho

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by

yojana marcelina

on 21 November 2013

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Transcript of Departamento De Logistica y Despacho

Departamento De Logística y Despacho
Descripción de Actividades
Los vendedores deben de entregar a la analista de logística todas las notas de devolución, dicho documento debe ser llenado por completo sin tachaduras, firmado por el supervisor y el vendedor, deben de contener el sello de ventas.

La nota de devolución se debe relacionar en el formato: control de notas de devolución y el mismo debe de ser firmado por el vendedor en conformidad de entregado.

Una vez recibida por la analista procede a verificar que la información suministrada sea la correcta. Si el producto se le ha vendido al cliente se verifica por sistema de ventor.

Una vez consultada la información del producto anotar en la nota de devolución el siguiente: fecha en la cual fue facturado el producto devuelto, y el número factura

Luego consultar en ventor la factura.

Una vez consultada la factura, Incluir en la nota de devolución precio de precvent del producto y si tiene algún descuento colocar el porcentaje.

Luego verificar si se le facturo al cliente para enviar a retirar la mercancía con el nuevo pedido. (Para enviar a retirar un producto bueno o malo el vendedor tiene que pasarle un pedido al cliente).

En la tarde cuando lleguen las guías, anexarle la nota de devolución a la factura y anotar manualmente en la guía original, el número de documento y el código del cliente de la nota. Esto es para que al momento que llegue chofer pedirle la nota que se le entrego.










Descripción de Actividades
Luego de organizadas todas las rutas, los jefes de almacén entregan las guías originales a las analistas para proceder a imprimir las guías sadas.

Una vez impresas las guias sada se sellan las dos copias y se le entregan a cada chofer. (Ningún chofer se puede ir sin guía sada ya que estos pueden incurrir a sanciones.

Asignación de guías al sistema de ventor, ingresar al sistema: entregada al despachador.

Levantar informes: Se toman todas las guías las despachadas y las pendientes por despachar .Se procede a levantar el informe:
Novedades de guías
en el cual se le informa a crédito y cobranza, facturación y mercadeo. todas las rutas que salieron y las pendientes por despachar. Este informe es enviado a vía correo electrónico.

Una vez terminada la liquidación correspondiente al día anterior, La analista de logística procede a levantar el informe
Novedades de guías detallados
en donde se refleja si hubo alguna devolución total o parcial de productos, si hay reenvíos y facturas anuladas y el porqué. Este informe es enviado a crédito y cobranza, mercadeo.





Descripción de Actividades
El chofer, luego de respectivo despacho Entrega las facturas de acuerdo a la ruta asignada a los jefes de almacén verifican si trajo mercancía devuelta, averías, y reenvíos.

Luego proceden a llenar los formato: devoluciones totales parciales reenvíos y averías de acuerdo a la mercancía recibida.

Las analistas reciben las facturas, ubican la guía son su respectiva ruta. Se procede a contar las facturas dicha cantidad tiene que coincidir en el total de facturas de la guía.
Verificar si hay un reenvió, si hay montarle una guía nueva para enviar a despachar otra vez. Escribir la ruta que pertenece y anexar al despacho del día siguiente.
Se debe verifica que el cliente haya firmado y sellado la factura original. El cliente debe de hacer entregar de la blanca y celeste, verificar si el cliente coloco alguna nota en la factura, si coloco algún faltante proceder a realizar la solicitud de nota de crédito.

Luego se deben de ingresar las facturas por fecha de recepción.




MUCHAS GRACIAS!!

Una vez recibida por la analista procede a verificar que la información suministrada sea la correcta. Si el producto se le ha vendido al cliente se verifica por sistema de ventor.

La nota de devolución se debe relacionar en el formato: control de notas de devolución y el mismo debe de ser firmado por el vendedor en conformidad de entregado.

Los jefes de almacén le entregan la nota a la analista la misma verifica que todo esté bien y se la entrega al jefe de facturación para su respectivo procesamiento y firma el formato control de notas de devoluciones en conformidad de entrega.

La nota de devolución se le entrega a los jefes de almacén, para que las firmen y selle en conformidad de haber recibido la mercancía de igual manera debe de colocar si el producto es bueno o malo, si es bueno colocar el motivo de la devolución y si el producto se pesa colocar el peso y la cantidad recibida.

En la tarde cuando el chofer llegue debe de entregar la nota de devolución Con el producto que se le envió a retirar. Y firmar el formato de control de guías, en conformidad de entrega.

En la mañana cuando se haga entrega de la guía al chofer, el debe de firmar el formato de control de guías de devolución como recibida la nota.

Verificar si hay un reenvió, si hay montarle una guía nueva para enviar a despachar otra vez. Escribir la ruta que pertenece y anexar al despacho del día siguiente.

Las analistas reciben las facturas, ubican la guía son su respectiva ruta. Se procede a contar las facturas dicha cantidad tiene que coincidir en el total de facturas de la guía.

Luego verificar si se le facturo al cliente para enviar a retirar la mercancía con el nuevo pedido. (Para enviar a retirar un producto bueno o malo el vendedor tiene que pasarle un pedido al cliente).

Una vez consultada la factura, Incluir en la nota de devolución precio de precvent del producto y si tiene algún descuento colocar el porcentaje.

Una vez consultada la información del producto anotar en la nota de devolución el siguiente: fecha en la cual fue facturado el producto devuelto, y el número factura.

5. Levantar informes

6. Relación de pago de choferes y ayudantes

Descripción de actividades

Misión

Luego de haberse ido todos los choferes, las analistas proceden a ingresar a sistema de ventor las asignación de guías por chofer:

Garantizar la distribución de nuestros productos de forma oportuna con la calidad y prestando siempre un buen servicio, a fin de contribuir al buen cumplimiento de cada una de nuestras funciones. Asimismo; formular, controlar, administrar, planificar, organizar y evaluar cada uno de los procesos para así asegurar el eficiente funcionamiento del departamento de logística y despacho.
Misión
Visión
Descripción de Actividades
Ser un departamento consolidado en el área de despacho y logística, con el fin de optimizar los procesos y aumentar los niveles de eficiencia, y seguridad en las actividades, cubriendo así las exigencias y expectativas de la organización y de nuestros clientes.
Las analistas de logística, proceden a retirar las guías con las respectivas facturas, luego se debe de llenar el formato:
Control de guías el cual debe ser firmado por facturación y logística.

1. Recibir guías de facturación y entregar a despacho.

Luego se procede a hacerle entrega de las guías a los jefes de almacén de la misma manera deben de contar y firmar el formato de control de guías en señal de conformidad.

Una vez recibidas las guías por los jefes de almacén, hacen la distribución de los 3 juegos: 1 copia es para almacén del caliente. 1 copia es para almacén del frio, y la guía original es entregada a las analistas logística.

Con las guías originales se procede a montar a guías sadas por rutas

Una vez terminado el proceso de armar las guías de carga.

Al día siguiente en la mañana se les entrega a los jefes de almacén todas las guías con todas las facturas, para asignarle a cada chofer sus rutas, estos mismo deben de llenar los datos de las guías tales como: nombre y apellido del chofer y los ayudantes, numero de cédula de chofer y placa del camión.




2. Emitir guías sadas y levantar informes.
4.Notas de Devolución.
3.Liquidacion
Luego Elaborar las solicitud de nota de crédito la cual debe llenar todos los campos correctamente, dicha solicitud debe de estar firmada y sellada por los jefes de almacén en señal de conformidad.

La solicitud de nota de crédito consta de 2 juegos la celeste y la blanca. La blanca se debe de anexar junto a la factura que aplique. Y a la guía original se le debe de sacar una copia, a esa copia anexarle la copia celeste de la solicitud de nota de crédito.

Las analista de logística deben de colocar en la guía original la cantidad de facturas despachas, facturas a reenvíos y el numero de la guía nueva asignada, facturas en otra guías con el numero de la nueva guía asignada, facturas anuladas y facturas para anular.

Las analistas de logística procede a realizar la entrega de las guías originales con sus respectivas facturas al departamento de facturación, estas guías será relacionadas en el formato:
Guías entregadas.
para que se han procesadas las notas de crédito. Con la guía original también se entrega una copia de la guía con las copias celeste de la solicitud de nota de crédito, dicha copia debe de ser firmada como recibida por los analista de facturación y devuelta al dpto. de logística, este mismo será el soporte que le quede al departamento de logística para cualquier consulta.
Descripción de Actividades
3.Liquidacion
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