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Tesis de Postgrado Jose Lamas - Estructura Organizacional

DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL EN LA COMPAÑÍA D.E.M.S.A. Proyecto de Grado como Requisito para optar al Título de Especialidad en Gerencia Mención Gestión de Negocios.
by

Jose Lamas

on 6 April 2013

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Transcript of Tesis de Postgrado Jose Lamas - Estructura Organizacional

T.S.U José A. Lamas N. Diseño de una Estructura Organizativa para Optimizar la Gestión Empresarial en la Compañía D.E.M.S.A. BASES TEÓRICAS MARCO METODOLÓGICO RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO PROPUESTA CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES EL PROBLEMA Planteamiento Justificación Objetivos La Supervivencia de las Organizaciones Mejorar Niveles de Competitividad Permanencia y Aumento de Participación en el Mercado Diseño de Planes Dirigir los Esfuerzos Productivos y Comerciales Distribución Racional de Responsabilidades y funciones Entorno Actual Sin Precedentes Ser y Lucir Atractiva para el cliente Interno Conoce y conduce con sus Decisiones Éxito Empresarial Actualmente Coexistencia de Tendencias Cambios Mas dinámicos Necesidad de Diseño Estructural Globalización
Competencia
Desarrollo Tecnológico Enfrentar Nuevos Retos Organizaciones Unidades Formadas por Departamentos Poseen Función Única
Ocupa Lugar Especifico Interactúan para Lograr Objetivos Comunes No Actúan de Forma Aislada Son Influenciadas por su Entorno Mantenerse en el Mercado Organizaciones Estructura Indispensable Identificar Clara y Rápidamente Niveles Jerárquicos Interrelaciones Directas Deberes y Responsabilidades Lineas de Autoridad Canales de Información y Comunicación Desarrollo de Funciones de Forma Óptima y Satisfactoria Visualización Clara de Dimensión de Estructura de Organización Diversificar y Crecer Modificar y Ajustar su Estructura Tanto Como sea Necesario Carencia o Deficiencia Estructura Bien Definida Improductividad
Dualidad de Funciones
Perdida de Tiempo
Perdida de Recursos
Desconocimiento de Autoridad Inmediata
Confusión e incertidumbre Estructura Organizacional Distribución Formal del Empleo Especialización del Trabajo
Departamentalizacion
Cadena de Mando
Amplitud de Control
Concentración y Formalización Verdadera Fuente de Ventajas Competitivas Panorama de evolución
Escenarios Políticos
Escenarios Económicos
Escenarios Sociales
Escenarios de Negocios Cada Vez mas Relevante para el Éxito D.E.M.S.A No Cuenta con una Estructura Organizacional Bien Definida Ha Creado Nuevas Unidades Funcionales No Hubo Distribución ni Definición Clara No se Puede Ejercer Estrategia Clara No Establece ni Define la Linea de Mando No Permite una Política de Desarrollo Gerencial No se han Formulado ni Establecido Organigrama Formal Departamentalizacion Descripción y Evaluación de Cargo Manual de Procedimientos Garantizar Desarrollo Eficaz y Eficiente de los Procesos Brindar la Manera Optima a los Empleados de Ejecutar las Actividades OBJETIVOS ESPECÍFICOS OBJETIVO GENERAL Proponer una estructura organizativa para optimizar la gestión empresarial en la compañía D.E.M.S.A. Diagnosticar la situación actual de la estructura organizativa de la empresa D.E.M.S.A en cuanto a la necesidad del diseño estructural.
Identificar los elementos necesarios para el diseño de la estructura organizativa de la empresa D.E.M.S.A.
Diseñar una estructura organizativa que integre la gestión empresarial y la actividad gerencial en la empresa D.E.M.S.A. Importancia de Características Gerenciales Habilidades
Destrezas
Experiencias
Conocimientos
Competencias Gestión Empresarial Orienta Capacidades del Personal Procesos de Cambio Unificación de Esfuerzos Colectivos ¿Que Queremos Ser? ¿Hacia Donde Vamos? Gerentes Deben Estar Claros Misión
Visión Conocer Estructura Tendencia al Mejoramiento de Procesos Confusiones en el Desempeño de Funciones
Visión Clara de la Estructura de la Organización
Manifiesto de Deficiencia en el Cumplimiento de Funciones
Información de Cambios en la Estructura Proporcionaría Estructura que Abriría el camino a los cambios Estructura
Organizacional Gestión
Empresarial Pauta que Siguen los Puestos de Trabajo Realizar Funciones
Cumplir Deberes
Responsabilidades
Posiciones Jerárquicas Coordinación
Comunicación
Decisión
Control
Canalizar Esfuerzos y Objetivos de la Organización Contribuye a... Creadas Para... DIMENSIONES Complejidad Formalización Centralización ELEMENTOS Tamaño y Nivel de Crecimiento Lineamientos, Reglas y Procedimientos Formales para Ejecutar Actividades Unidad Donde Radica la Toma de Decisiones AUTORIDAD Derecho de una Persona Exigir a Otra Cumplir Ciertos Deberes Conocimiento
o Cargo PODER Se fundamente en el Puesto Capacidad de Influir en la Toma de Decisiones RESPONSABILIDAD Obligación de Responder a la Ejecución de los Deberes Deben Fijarse por Escrito Se identifican como "Atribuciones del Cargo" (En los Manuales) Los Directivos son los Primeros en Formularla Contribuye a Mantener Jerarquía Autoridad Disciplina AMBITO DE CONTROL Cantidad de Personas y Departamentos que Dependen Directamente de un Jefe > Ambito = Mayor Grupo = Mayor Dificultad al Establecer Relación Entre Ellos COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Coordinación de Trabajo es Imposible Cooperación se Dificulta Comunicar Necesidades y Sentimientos Intercambio de Información Entre Empleados Formal Informal Fluye Dentro de la Cadena de Mando Medios Escritos Manuales
Organigramas
Memorándum Responsabilidad en la Tarea Definida Fuera de los Canales Formales No Sigue Jerarquía Ni Autoridad Surge de la Relación Actividad Empresarial Busca a Través de Personas Directores
Consultores
Productores
Gerentes
Expertos Productividad Examinando los Objetivos Principales de la Organización Competitividad No Busca Solo Hacer Mejor las Cosas Hacer Mejor las Cosas Correctas Factores Influyentes en el Éxito de la Gestión ENFOQUES TRADICIONAL Estudia Estructura y Define Papeles de la misma Define y Analiza Tareas Necesarias Crear Potenciar La Empresa Crea Marco de Referencia Diseña Tareas Las Divide en Otras Coordina las Mismas RELACIONES HUMANAS Resultado de lo que Acontece en la Organización Como son las Personas que Trabajan en la Organización Como la Organización Informal Existe Dentro de la Estructura Formal Aporte de los Grupos en la Conducta Humana SISTEMÁTICO Estudia el Progreso de la Organización Interrelación e Interdependencia de los Elementos que la Componen Relación de la Organización Con su Entorno METODOLOGÍA POBLACIÓN Y
MUESTRA RECOLECCIÓN DE DATOS TIPO Documental y
De Campo NIVEL Descriptiva MODALIDAD Proyecto Factible DISEÑO No Experimental UNIVERSO 40 EMPLEADOS SUBCONJUNTO Administrativo
Operacional
Gerencial 23 EMPLEADOS “Cuando los estudios son descriptivos la muestra puede ser de al menos un 10% de la población para que los resultados puedan considerarse como válidos.” Hurtado y Toro (1999) Técnicas Instrumentos OBSERVACIÓN DIRECTA ENTREVISTA ENCUESTA CUADERNO DE NOTAS GUIÓN DE ENTREVISTA CUESTIONARIO Calidad de la Información Forma de Comunicación Toma de Decisiones Responsabilidades Fluidez en la Ejecución de Actividades Coordinación Departamentalización Organización Funciones Realizadas Descripción de Puestos Organigrama Modelo Estructural Conocer Actividades y como se Realizan Organigrama Propuesto Pieza Clave en el Diseño y Adecuación de la Estructura Mejoramiento del funcionamiento de la Organización Asignación de Recursos Identificación de Tareas Entrevista Estructurada Categorías Nombre del Puesto

Departamento

Resumen del Puesto

Jefe Inmediato

Supervisa A

Responsabilidades

Relación con Otros Puestos

Características Organigrama Propuesto Vertical Mas Tradicional Pirámide Jerárquica Unidades van de Arriba hacia Abajo Degradación Jerárquica Mas Popular
Mas Utilizado Representación Gráfica Indicar Aspectos mas Importantes de la Estructura Principales Funciones y sus Relaciones
Canales de Supervisión
Autoridad Relativa de cada Empleado Modelo En Trébol Según Análisis Necesidad Contexto Interno/Externo Máxima Concentración de Actividades Respuesta a Situaciones Complejas del Entorno Competitivo Actual FASE I FASE II 3 Hojas Hoja 1 Hoja 2 Hoja 3 Directivos y Trabajadores que Configuran la Organización Define la Cultura y el Estilo de Dirección Actividades que no Necesitan Integrarse a la Organización Subcontratadas Diferencia del Nivel Profesional Reglas de Funcionamiento Distintas Hacer mas Dinámica la Organización 4ta Hoja del Trébol Buscar Innovación Tecnológica Brindar Autonomía al Cliente Actividades que Pueda o Prefiera Realizar el Cliente Núcleo Profesional 3 Niveles Presidente
Vice-Presidente
Gerente General Decisiones Estratégicas Papel de Mayor Responsabilidad y Autoridad Staff de Gerentes Alta Comunicación con 1er Nivel Responsables de todas las Actividades Operativo-Administrativas Contador
Coordinador de Tecnología
Coordinador de RRHH Brindan los Aspectos Rutinarios de Ejecución y Control Actividades SubContratadas Desarrollo de Software Administrativo Agente Aduanal Servicios Generales Limpieza Mantenimiento Encomiendas Recepción Choferes Cocina Buen Diseño Organizacional Hacer Mejor las Cosas Hacer Bien las Cosas con el Mínimo de Recursos y Esfuerzos Cumplir con los Objetivos Previstos Eficaz Eficiente Efectiva Diagnostico de la Situación Análisis de la Información Recabada Resultados Evidenciaron Problemas Organizacionales Cambio de Estructura Identificar Elementos Necesarios para el Diseño de la Estructura Estructura y Procesos Informales Formalizar para Mayor Consistencia Rigidez y Centralización en la Toma de Decisiones Empleados no Aportan su Conocimiento Grandes Ideas NO Siempre son de Grandes Directivos Comunicación Informal Formalizar Para Mayor Disponibilidad y Apertura a Todos Comunicación Unidireccional Confianza y Motivación Retroalimentación y Sugerencias por parte de la Base Múltiples Lineas de Mando Recibe Ordenes de Distintas Personas Confusión al Ejecutar Tareas Definir Lineas de Mando Diseñar La Estructura Manual de Puestos Organigrama Modelo de Estructura Guía Desarrollar Eficientemente Actividades
Evitar Confusiones
Perdida de Tiempo Sintetizar Áreas Funcionales
Interrelaciones
Niveles de Autoridad Adapte a las Necesidades No tiene porque ser Permanente Revisado Periódicamente Estructura Organizacional Flexibilizar la Organización Responder Rápidamente a la Necesidades Internas Externas Asegurar Buen Flujo de Información Adecuar Delegación de Actividades Reducir la Jerarquía Ajustar Hacia Estructuras Planas y Adaptables MUCHAS GRACIAS Hasta que no te valores a ti mismo no valoraras tu tiempo. Y hasta que no valores tu tiempo no harás nada con él. –M.Scott Peck
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