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Descrição arquivística

Aula 14 (17jul.2014)
by

Jussara Borges

on 17 September 2014

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Transcript of Descrição arquivística

Recuperação da informação


Instrumentos de pesquisa


Descrição


Necessidade de padronização


Norma Isad(G) / Nobrade
Arranjo e descrição
A classificação torna o arquivo organizado e lógico, mas a descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas séries e unidades documentais cheguem até os usuários
Objetivos da aula
Compreender o conceito e finalidade da descrição arquivística;

Delimitar a importância de padrões de descrição arquivística

Identificar os principais instrumentos de pesquisa utilizados em arquivos permanentes.

Descrição arquivística
conceito
“A elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo, o contexto e o sistema de arquivo que os produziu”
Distinção entre descrição em arquivos
permanentes e correntes
Arquivo permanente
objetivo é permitir a pesquisa;
necessidade de mais elementos informativos sobre os documentos;
proporciona o encontro entre documento e
pesquisador (por outro lado, pode esterilizar uma
pesquisa, uma vez que o consulente não tem acesso ao acervo).
Arquivo corrente
o usuário já tem conhecimento da estrutura da
organização produtora dos documentos
Evolução do conceito de descrição arquivística
Com o advento das bases de dados e dos documentos eletrônicos, muitos documentos já “nascem” com elementos de descrição – Arquivística integrada

A descrição é atualmente definida não somente como um processo que permite a elaboração de instrumentos de pesquisa tradicionais, mas como um processo de tratamento da informação global
Descrição arquivística
e instrumentos de pesquisa

Qual a diferença e quais as relações entre arranjo e descrição arquivística?
Considere um arquivo permanente que está em processo de arranjo e ainda não dispõe de nenhum instrumento de pesquisa. É conveniente montar algum instrumento de pesquisa? Qual você indicaria? Por quê?
Explique qual a utilidade e como funciona a utilização da ficha que aparece na p. 34.
Considerando o texto de Lopez (2002), a aula sobre Descrição e seus conhecimentos…
O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmo.

Isso é alcançado pela criação de representações precisas e adequadas e pela organização dessas representações de acordo com modelos predeterminados

A sequência lógica e ideal da produção de instrumentos de pesquisa num arquivo permanente é a que conduz do guia aos inventários e destes aos catálogo
Notas finais
Profª Jussara Borges
A descrição envolve a representação de dados:

Objetivos/físicos (representação descritiva) – relacionados à autoria, data, local, etc.
Intelectuais/subjetivos (representação temática) – necessita de análise interpretativa do conteúdo , apresentando como ponto de acesso à temática contida no documento

Descrição é representação (metadados!)
Profª Jussara Borges
SANTOS, João Tiago; REIS, Leonardo. Microfilmagem. In: ____
Arquivologia facilitada
. 2. Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012. Cap. 6

SANTOS, João Tiago; REIS, Leonardo. Automação/GED. In: ____
Arquivologia facilitada
. 2. Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012. Cap. 7

SANTOS, João Tiago; REIS, Leonardo. Preservação, conservação e restauração. In: ____
Arquivologia facilitada
. 2. Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012. Cap. 8

Leituras para a próxima aula
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006.
HAGEN, Acácia Maria Maduro. Algumas considerações a partir do processo de padronização da descrição arquivística. Ciência da Informação, Brasília, v. 27, n. 3, 1998
LOPEZ, André P. A. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado : Imprensa Oficial do Estado, 2002.
Bibliografia básica
Profª Jussara Borges
A edição de textos históricos ou fontes documentais compreende a publicação do texto integral, acrescido de estudos introdutórios e fontes paralelas

É necessário que haja uma boa política de publicação de fontes (o que, quando e por que) e conhecimentos paleográficos, diplomáticos, de gramática, de identificação de datas e nomes, históricos, etc.

Os critérios podem variar: documentos mais danificados, mais antigos, de leitura difícil, mais demandados, etc.
Edição de fontes
Podem ser parte complementar de inventários ou catálogos analíticos, ou ter personalidade própria, indexando diretamente os documentos

Os índices podem ter entrada por nomes, lugares ou assuntos e são organizados em ordem alfabética, remetendo o usuário às respectivas notações de localização
Índices
Profª Jussara Borges
É um instrumento de pesquisa que traz uma relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente

Sua elaboração se dá quase sempre em virtude de efemérides e eventos ou como catálogos de exposições temporárias. Frequentemente é feito por pessoa não pertencente ao quadro do arquivo
Catálogo seletivo
(antigo Repertório)
É o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos

Destina-se à descrição de:
Todos os itens de um fundo; ou
Todos os itens de uma série; ou
Todos os itens de um conjunto de séries
Catálogo
Profª Jussara Borges
É o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais

O inventário pode contemplar um fundo inteiro, um só grupo ou alguns deles, uma série ou algumas delas

Inventário para a descrição coletiva (sumária), catálogo para a unitária (analítica)
Inventário
Finalidades
Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os instrumentos de pesquisa de que dispõe e as fontes complementares

Divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares, administrativos e culturais em geral (linguagem acessível, fotos)
Guia
Genéricos e globalizantes – guias

Parciais, mais detalhados e específicos – inventários, catálogos, catálogos seletivos e índices

Publicação de documentos na íntegra – “edição de fontes”

Instrumentos de uso interno, que orientam e subsidiam o trabalho do arquivista (listagens de recolhimento, organograma dos órgãos, quadro de fundos, grupos e séries, tabelas de temporalidade, controle de vocabulário)
Tipos de instrumentos de pesquisa
“A massa de informações contidas em um arquivo só tem utilidade quando instrumentos de pesquisa que permitam o acesso a ela são difundidos entre os usuários” (BAUDOT, 1970)
Instrumentos de pesquisa
Profª Jussara Borges


A descrição “alimenta” os instrumentos de pesquisa que constituem a via de acesso ao documento

A otimização dos instrumentos depende de que se saiba como trabalha o usuário e que vocabulário usa em suas indagações
Descrição arquivística
Estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas, independente do suporte ou forma do documento
Cada nível do arranjo corresponde a um nível de descrição
A informação sobre os documentos permanece dinâmica e pode ser submetida a alterações à luz de maior conhecimento de seu conteúdo ou do seu contexto de criação
A norma não define formatos de saída ou modos nos quais esses elementos serão apresentados
ISAD (G)
O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Isto é alcançado pela criação de representações precisas e adequadas e pela organização dessas representações de acordo com padrões predeterminados:

Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística - ISAD (G);

Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade).
Finalidade da descrição arquivística
O marco teórico da Norma é a relação hierárquica, denominada estrutura multinível – cada nível do arranjo corresponde a um nível de descrição, do geral para o particular

Permite uma descrição proporcionalmente detalhada e facilidade de acesso e entendimento mútuo entre os arquivos
Isad (G)
Tecnologias de informação e comunicação

Possibilidade de troca de informações por
meio de redes nacionais e internacionais

Padronização da descrição

ISAD (G)/Nobrade
Importância dos padrões
Profª Jussara Borges
Alguns arquivos que disponibilizam seus instrumentos de pesquisa on-line
Visite-os! Explore os instrumentos de pesquisa! Compreenda como funcionam
a) Archivo General de la Nación Colômbia -http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

b) Archivo General de la Nación Peru - http://www.agn.gob.pe/portal/

c) Arquivo Nacional do Brasil - http://www.an.gov.br/sian/inicial.asp

d) Arquivo Público Mineiro - http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/

e) Arquivo Público do Paraná - http://www.arquivopublico.pr.gov.br/

f) Arquivo Público do Estado de SP- http://www.arquivoestado.sp.gov.br/

g) Arquivo da Unicamp - http://www.unicamp.br/sahu/index.html
Área de identificação (informação essencial para identificar a unidade de descrição)

Código(s) de referência
Título
Data(s)
Nível de descrição
Dimensão e suporte
Nobrade: Áreas de descrição
Nobrade: áreas de descrição
Área de contextualização (informação sobre a origem e custódia da unidade de descrição)

Nome(s) do(s) produtore(s)
História administrativa/biografia
História arquivística;
Procedência ou origem do recolhimento/aquisição.
Nobrade: áreas de descrição
Área de conteúdo e estrutura (informação sobre o assunto e organização da unidade de descrição)

Âmbito e conteúdo
Avaliação, eliminação e temporalidade
Incorporações
Sistema de arranjo
Nobrade: áreas de descrição
Área de condições de acesso e uso (informação sobre a acessibilidade da unidade de descrição)

Condições de acesso
Condições de reprodução
Idiomas
Características físicas e requisitos técnicos
Instrumentos de pesquisa
Nobrade: áreas de descrição
Área de fontes relacionadas (informação sobre fontes com uma relação importante com a unidade de descrição)

Existência e localização dos originais
Existência e localização de cópias
Unidades de descrição relacionadas
Nota sobre publicação
Nobrade: áreas de descrição
Área de notas (informação especializada ou que não possa ser incluída em nenhuma das outra áreas)

Notas sobre conservação
Notas gerais
Nobrade: áreas de descrição
Área de controle da descrição (informação sobre como, quando e por quem a descrição arquivística foi elaborada)

Nota do arquivista
Regras ou convenções
Data da descrição
Nobrade: áreas de descrição
Área de pontos de acesso e indexação de assuntos

Pontos de acesso e indexação de assuntos
Bibliografia complementar
CARDOSO, Julio C.; LUZ, André R. Os arquivos e os sistemas de gestão da qualidade.
Arquivística.net
, v.1, n. 1, p. 51-64, jan./jun. 2005
FLORES, Daniel. O armazenamento de documentos arquivísticos digitais na nuvem: cloud computing. In: Congresso Nacional de Arquivologia, 5.
Anais
. Salvador, 2012.
HOLLÓS, Adriana C.; SILVA, Rubens R. Parâmetros de atuação do conservador na área de preservação documental. In: SILVA, Rubens R. G. et al.
Cultura, representação e informação digitais
. Salvador, Edufba, 2010.
MATOS, M. A microfilmagem e a digitalização de documentos sobre o Brasil colonial: experiências do Aquivo Público da Bahia. In: SILVA, R. et al.
Cultura, representação e informação digitais
. Salvador, Edufba, 2010
Fazer atividade em duplas, entregar por escrito, vale 1 ponto.
Atenção para a redação!
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