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ECM SHOW RS 2012

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by

Marcio Teschima

on 22 September 2014

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Transcript of ECM SHOW RS 2012

Como obter redução
de custos com a
Gestão de Documentos
em Papel Márcio Teschima Onde tudo começou ! Presente O mercado Futuro O papel vai acabar? Construindo um melhor Workflow Tendências As políticas e processos de RM são aplicadas para garantir a encontrabilidade e a recuperação da informação, essas políticas contemplam:
Recuperação rápida : repositório imagem
Recuperação sem prazo determinado : repositório caixa
Recuperação com prazo curto : repositório file
O processo conjunto de RM envolve os vários estágios da recuperação e está intrinsecamente ligado à atividade base da informação do cliente
A reuperação da
informação Desafios
Mobile Content Management
BPO
Cloud Computing
Data Mining
Big Data ou Big Content
Formalística
Green ECM
KPO
A importância do Records Management Terceirizar o acervo com empresa especializada
Indexar e Digitalizar prontuários para agilizar o busca
Mão de obra especializada cuidando do acervo
solução
Valor
Necessidade
Timming percepção Payback da Operação: 2 meses
5 salas de aula com 40 alunos em cada
Mensalidade aproximada de R$ 1.200,00
Receita Mensal Faculdade: R$ 240.000,00 $$ Transformação das salas com arquivo para salas de aula
Tempo de recuperação: de 1 semana para 4 horas (físico) ou 5 segundos (digital)
Foco dos professores nas aulas e não no acervo
resultado custódia de documentos Uma caixa 20 kg comporta em média
2.000 documentos. A custo da guarda de
uma caixa é de ~R$ 0,70 / mês
Para 10 anos de guarda temos
R$ 0,70 x 120 = R$ 84,00
Assim, teremos um custo de
R$ 0,042 para ter um documento
guardado por 10 anos.
* R$ 84,00 / 2.000 = R$ 0,042 www.interpublicis.com D
I
G
I
T
A
L Seu Toninho, o maior conhecedor do arquivo.... *Pesquisa - AIIM 10/11 O volume de papel teve um crescimento menor
que o volume de dados
digitais Cerca de 40 milhões de caixas terceirizadas, o que corresponde a cerca de 120 bilhões de documentos
Cerca de 50 milhões de caixas não terceirizadas
Empresas Públicas – 80%; Empresas Privadas – 20%
Faturamento anual estimado do setor: R$ 1.2 Bi
São geradas cerca de 3 bilhões de imagens por ano
Legislação ainda não permite, para a maioria dos casos, o descarte do original de documentos digitalizados (Evolução: Cheques; SPED; Justiça)
O mercado Brasileiro
Conhecimento dos Processos e do Negócio
Mão de obra qualificada
Alto investimento em TI
Links de acesso cada vez mais rápidos
Contingências mais abrangentes
Utilização de software, infra e plataforma como serviços
Passado X Presente X Futuro
RM tem como fundamento a guarda de documentos com segurança e sua recuperação com rapidez, e engloba um conjunto de atividades que se complementam, otimizando diretamente o processo.

Devido à legislação a guarda dita inativa é sempre o elo final de todo um processo que se inicia na geração do documento
Dados do setor e o papel não vai acabar, então o que fazer?
Entre 3% e 5% dos arquivos em papel são perdidos ou extraviados dentro da empresa;
67% dos dados perdidos são diretamente relacionados a erros dos usuários;
30% de toda a papelada é inútil e poderia ser eliminada;
37% das fotocópias ou impressões são desnecessárias;
Grandes organizações perdem um documento a cada 12 (doze) segundos. Como reduzir os custos? Arquivos ativos crescem 25% ao ano;
Gestores gastam quatro semanas por ano procurando informações;
90% das informações, uma vez arquivadas, nunca serão consultadas novamente;
95% das consultas são de informações com menos de 3 (três) anos;
No mínimo 2/3 das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas de onde estão;
Dados do setor Espaço (custo do metro quadrado); erro comum “área própria não tenho custo”
Terceirização
Sistema de Gestão de Informações
Gestão Caixa X Documento + BPO
Digitalização: Consultas Físicas X Digitais
SLA QTD Como reduzir os custos? Criação de Tabela de Temporalidade
Destruição Segura de Documentos
Indexação dos Documentos
Taxonomia: permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema de maneira lógica.
Prontuários dos Alunos ocupando 5 salas inteiras (custo “mascarado”)
Demora ou extravio na recuperação dos documentos (atrasos nos Diplomas)
Professores cuidavam desse acervo
problema CASE - Faculdade obrigado ! Márcio Teschima www.interpublicis.com www.teschima.com BPO = Processos + Pessoas + Tecnologia
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