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Teoria das Três Idades

Aula 6 (19jun.13)
by

Jussara Borges

on 8 May 2014

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Transcript of Teoria das Três Idades

Teoria das Três Idades
Ciclo de Vida dos Documentos
Nascidos
como instrumentos essenciais para o funcionamento dos órgãos públicos e das organizações, os documentos de arquivo por ele produzidos/acumulados,
passada a utilização
vinculada às estritas razões que lhes deram origem, depois de
avaliados
criteriosamente, segundo tabelas de temporalidade, serão preservados, em tipologias e quantidades limitadas, para que sejam destinados à
pesquisa científica
, à herança cultural e ao testemunho social.

Valor dos documentos
Valor primário
Valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe

Uso ligado a tais funções

Tem interesse para os produtores, os destinatários ou os implicados e interessados no conteúdo

Fluxo documental
O fluxo dos documentos de valor primário para secundário nem sempre foi um processo claro...
Em 1946, nos EUA, constituiu-se a Comissão Hoover – records management e archives administration
As duas áreas já não atuariam isoladamente, mas, antes, buscando ambas a possibilidade do fluxo
Arquivos intermediários – se encarregaram de gerir o desejável fluxo
Reflexo na formação do arquivista


Natureza das atividades de arquivo
Documentos

Criação Recolhimento para arquivo permanente
Três Idades
1ª idade – documentos ativos, correntes, ou de gestão, ou setoriais

2ª idade – documentos semi-ativos, intermediários ou semi-correntes

3ª idade – documentos inativos, permanentes ou históricos (ou de idade histórica)

Conclusão
A distância entre a administração e a história no que concerne os documentos, é apenas uma questão de tempo

Charles Braibant: “Arsenal da administração” para “celeiro da história”

Valor secundário
Valor informativo, social, histórico

Uso para pesquisas históricas e testemunho sócio-cultural


Arquivos históricos – destino final da documentação de valor permanente

Arquivos correntes
Corresponde à produção do documento, sua tramitação, a finalização de seus objetivos e a sua primeira guarda

Os documentos têm valor primário – a informação é vigente, em uso, e o documento vale pela razão estrita de seu conteúdo

Permanência de 1 ano, em geral

Arquivos correntes - principais atividades
Apoio à produção e à tramitação;
Controle;
Organização (classificação, arquivamento, armazenamento);
Servir à consulta administrativa (frequente);
Primeira guarda;
Conexão do documento com seus prazos de destinação; e
Destinação (avaliação, eliminação e/ou transferências e recolhimentos aos arquivos intermediários ou históricos)

1ª idade 2ª idade

A transferência indica o fim da vigência corrente do documento

Transferência
Arquivos Intermediários
Os documentos podem ainda ser usados dentro de seu valor primário, mas mais por razões jurídicas que administrativas
Trata-se de uma retenção temporária por razões de precaução e para guardar os prazos indicados pelas tabelas de retenção
Pode haver uma gradual abertura para a pesquisa, desde que autorizada
Permanência aproximada de 20 anos

Tabela de temporalidade documental

Tabela de Temporalidade Documental
Determina prazos de vigência e de vida dos documentos, segundo as respectivas tipologia e função

É redigida pela comissão de avaliação, na qual o arquivista conta com a assessoria de administradores, juristas e historiadores

Baseia-se na legislação em geral, nas normas internas do órgão e, sobretudo, na própria finalidade dos documentos em questão

Fixa critérios e justificativas para que se possam eliminar documentos desnecessários ao órgão de origem e sem interesse para a pesquisa histórica

Os que restarem são os de valor permanente, são os documentos históricos

Arquivo Intermediário - principais atividades
Administrar a eliminação


Aplicação e controle das determinações estabelecidas nas tabelas de temporalidade, assim como toda a preparação dos documentos remanescentes para o recolhimento aos arquivos permanentes

Recolhimento
1ª ou 2ª idade 3ª idade

O recolhimento é um processo definitivo

Arquivos Permanentes
Preservação definitiva

Os documentos servem mais para usos científicos, sociais e culturais

Esses arquivos têm uma função sociocultural e educativa: exposições, conferências, etc.

Arquivo Morto
Arquivo Permanente - principais atividades
Registro
Acondicionamento
Arranjo
Ordenação
Descrição
Preservação
Difusão
Serviço de referência

Localização física
Arquivos correntes – junto aos produtor / administrador, com uso reservado

Arquivos intermediários – depósito mais afastado, de manutenção barata

Arquivos permanentes – junto às universidades ou aos centros culturais; em locais de fácil acesso para seus usuários típicos, com amplas salas de consultas

Bibliografia utilizada para esta aula
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objetos, princípios e rumos. São Paulo: Associação de Arquivistas de São Paulo, 2002

ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. O ciclo de vida dos documentos de arquivo. In:_____. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998. Cap. 4

Atividade prática
(vale 1 ponto)
1) Constituir grupos de trabalho com 2 ou 3 componentes
2) Identificar do que se trata o conjunto documental recebido
3) Determinar em qual idade arquivística deveria ser classificado o conjunto documental
4) Explicar para a turma os itens 2 e 3
5) Entregar a identificação dos componentes do grupo e as informações referentes ao itens 2 e 3
Leitura preparatória para a próxima aula
VALTENTIM, Marta L. P. Gestão documental em ambientes empresariais. In: VALTENTIM, Marta L. P. (Org.). Estudos avançados em Arquivologia. Marília: Oficina Universitária, 2012. p. 11-25
Avaliação
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