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Sistemas de Información

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by

Gustavo Hernandez

on 22 January 2015

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Sistemas de Información
Sistemas de Información en las Empresas
Toda empresa, grande o pequeña, necesita una infraestructura para poder desarrollar sus actividades. Esta estructura organizativa suele descansar en una red de funciones que hay que desarrollar y que, entre otras, incluye las siguientes:

• Controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros, del dinero, a través de la función (o sistema) contable y de gestión económica.

• Comercializar de manera óptima los productos o servicios en los que la empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas.

• Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: Se trata de la función o departamento de producción.
¿Cómo se Define un SI?
Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes para desempeñar su actividad de acuerdo a una estrategia de negocio.

Por lo tanto, el objetivo del SI es ayudar al desempeño de las actividades en todos los niveles de la organización, mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato más útil para el receptor.

Elementos de un SI
Pero es muy difícil que todas estas funciones y actividades se puedan realizar con eficacia sin coordinarse entre sí mediante la gestión y la intercomunicación de información de buena calidad. Por ello, las organizaciones incluyen una estructura para coordinar los flujos y registros de la información necesarios para desarrollar sus actividades de acuerdo a su planteamiento o estrategia de negocio, que dedicado a este cometido es el que se denomina Sistema de Información de la empresa.

Hoy en día, cuando se piensa en un sistema de información, la mayoría de las personas suele concebir una imagen repleta de computadoras, programas e instrumentos sofisticados pertenecientes a lo que se suele llamar Tecnologías de la Información. Sin embargo los sistemas de información existen desde el mismo día en que se creó la primera organización humana: una estructura compuesta por un conjunto de personas distribuidas en departamentos o funciones con arreglo a ciertos criterios de división de trabajo y coordinación.


Los procedimientos y las prácticas habituales de trabajo
que se siguen al ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. Los directivos y los técnicos de organización suelen marcar unas guías o procedimientos básicos para coordinar a los distintos elementos de la compañía.

La información.
Es el elemento fundamental del sistema y su razón de ser. Se debe adaptar a las personas a que manejen y al equipo disponible, según los procedimientos de trabajo que la empresa ha creado para que las actividades se realicen de forma eficaz.

Las personas o usuarios
. Se trata de individuos o unidades de la organización que introducen, manejan o usan la información para realizar sus actividades en función de los procedimientos de trabajo establecidos.


El equipo de soporte
para la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de información. Constituye la parte más viable del SI, su realidad física y tangible. (papel, lápiz, máquina de escribir, computadora, cintas magnéticas, etc.)
Estructura de un SI
• Operaciones y transacciones. Este nivel incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que afectan la organización: facturación, pagos, entrega de productos, etc. Las transacciones constituyen la mayor parte de las actividades cotidianas y suelen contar en todas las empresas con características similares.
• El nivel operativo de dirección se preocupa del análisis de los resultados, esencialmente respecto de los recursos (dinero, tiempo, personal, etc.) consumidos en las transacciones para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas (reprovisionamiento de materiales, ordenamiento de la producción, etc.). Se suele trabajar con información procedente del registro de transacciones cuyas características son:

o Es repetitiva (informes periódicos de ventas, pagos, etc.).
o Centrada en el pasado (resultados históricos).
o Con datos originados internamente.
o Los datos cuentan con un formato bien estructurado.
o Los datos son detallados y precisos.
• El nivel táctico de dirección se suele preocupar de la asignación efectiva de recursos a medio plazo (suele ser típico actuar a un mínimo de un año) para mejorar el rendimiento de una empresa. Habitualmente se concentra en el análisis de informes de los tipos siguientes:

o Resúmenes con medidas estadísticas: medias de ventas por departamento, total de horas extras, etc.
o De excepciones: aquellos departamentos que han consumido más de la media, centros con pérdidas, etc.
o Específicos: que no se habían pedido antes, y que los directivos necesitan normalmente con rapidez para resolver un problema muy concreto (que se suele detectar gracias a algún informe de excepciones).
• El nivel estratégico de dirección trabaja con plazos largos (mínimo 3-5 años) para acometer la difícil tarea de decidir las líneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro. La información que se maneja debe aparecer en un formato muy resumido, con el objetivo de predecir qué será lo mejor para el éxito futuro de la compañía. Se incluyen información en formatos muy variables y de las fuentes externas más inesperadas. Las decisiones que se deben tomar a éste nivel están poco formalizadas y tienen un fuerte componente subjetivo.
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