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Ferias Comerciales

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by

Natalia Thoma

on 14 June 2014

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Transcript of Ferias Comerciales


FERIAS COMERCIALES
Cinco Etapas en la organización de
Consideraciones respecto a la organización de las ferias comerciales
Feria Comercial Virtual
Facilita la
promoción
,
comercialización
y
posicionamiento del producto
(Público
TARGET
)
Aumenta la rotación de ventas
Evaluar el
nivel
de interés
Conocimiento del mercado (
Competidores
)
Actualización
Conclusión
Ferias Comerciales
Segunda etapa
Diseñando la estructura organizacional
Pasos para organizar
Comité Organizador
Coordinación General
Las comisiones
Dirección de la feria
Presidente
Secretario
Tesorero
Definirá
Constitución de trabajo
COMISIONES
Capacidad administrativa
Capacidad profesional y técnica
Organizador
Promotor
Dinámico
Comisión de ADMINISTRACIÓN
Comisión de FINANZAS
Comisión de MARKETING
Comisión de STANDS
Comisión de FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Comisión de CULTURA
Comisión de GASTRONOMÍA
Comisión de PROTOCOLO
Comisión de RUEDA DE NEGOCIOS
Comisión de LOGÍSTICA
Comisión de MONITOREO Y EVALUACIÓN
Comisión de SEGURIDAD
comisiones
cuARTA ETAPA
EJECUCIÓN DEL EVENTO
Inauguración
Seleccionar un lugar apropiado
Contar con representantes
Elaborar un programa
Considerar un acto cultural
actividades de atracción
Conferencias o foros magistrales
Talleres educativos
Premiación a empresa
Ruedas de negocios
supervisión de las actividades
Ubicación de materiales y equipo
Lista de actividades
Grado de satisfacción de los expositores
Ventas directas
Expectativas de negocios
Nuevos contactos
Visitantes extranjeros
Opiniones
Clausura
Estadística de visitantes y expositores
Perfil de visitantes y expositores
Cantidad de negocios realizados
comité organizador
coordinación general
Entrevistas a expositores y visitantes
Cuestionarios
Análisis y evaluación de información
¿Qué son las ferias comerciales?
Fases para preparar la participación en las ferias comerciales.
¿Cómo organizarlas?
¿Dónde?
¿Qué debemos tener en cuenta?
Contenido
¿Cómo lo vamos a hacer?
Primera Fase
: Proceso de decisión para participar en una feria comercial.
Segunda Fase
: Planeación
Tercera Fase
: Preparación para la participación
Cuarta Fase
: Operación en las feria.
Quinta Fase
: Análisis y Evaluación.
Sexta Fase
: Seguimiento a contacto de negocios.
Conceptos básicos
Clasificaciones
Criterios que se deben tomar
Como organizarlas?
Importancia de planear la participación
Como prepararla
Evaluación de la participación
Proceso de decisión para participar en una feria comercial.
No menos de un año de anticipación.
Definir los objetivos que pretende alcanzar.
Decidimos cómo vamos participar.
Aspectos a considerar de la participación en las ferias
¿Quién las organiza?
¿Para quién?
Importancia de planear la organización
Etapas para la preparación
Evaluación de la organización

Criterios para seleccionar la Feria Comercial
Ayuda para los expositores
Ferias comerciales como herramienta estratégica
Objetivos para participar
Al aproximarse al stand el visitante hecha un vistazo
Del vistazo inicial depende en gran parte si se atrae o no la atención del visitante hacia elementos de información visual y auditiva
Si la información es atrayente para el visitante este procederá a presenciar demostraciones o indagar información mas detallada.
Se produce comunicación solicitando y proveyendo información.
Al visitante le gusta ser el centro de atención
CINCO ETAPAS EN LA ORGANIZACIÓN DE FERIAS COMERCIALES
PRIMERA ETAPA:
PROCESO DE DECISIÓN PARA ORGANIZAR UNA FERIA COMERCIAL
SEGUNDA ETAPA:
DISEÑANDO LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
TERCERA ETAPA:
LA PLANEACIÓN
QUINTA ETAPA:
POST FERIA
Ferias comerciales
Clasificación
CUARTA ETAPA:
OPERACIÓN DE LA FERIA
Gastos
PRIMERA ETAPA
Aspectos a considerar para la participación
Fuentes de información
Ferias virtuales
Conducta del visitante
Personalidades
PROCESO DE DECISIÓN PARA ORGANIZAR UNA FERIA COMERCIAL
En el proceso de decisión, las instituciones deberán definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar mediante la organización de una feria comercial para un determinado sector.
Respecto a la ubicación
Respecto a la arquitectura
Respecto a los servicios
Respecto a los gastos
Respecto a la seguridad
Respecto a los elementos de atracción
antes de tomar la decisión, debemos tener en cuenta dos elementos fundamentales
Accesibilidad
Infraestructura
Debe ser amplio
Estacionamiento
Seguridad
Iluminación
Ventilación
Sonido
Expositor
Comprador
1) Que exista un número suficiente de expositores para participar en determinado tipo de feria comercial, en cierta ubicación y en fechas o periodos definidos.

2) Que haya el número suficiente de visitantes, compradores o agentes de negocios, que puedan estar interesados en asistir a la feria comercial.
Observador
Ferias Comerciales de Tecnología

Nuevas tecnologías de computación como hardware, programas de software y servicios de negocios se comercializan a los consumidores y tiendas minoristas en las ferias de tecnología.
Ferias para la Industria de salones de belleza

Las ferias organizadas por los profesionales de la industria de salones de belleza frecuentemente recibe a los profesionales de la industria y a los consumidores. Productos de cuidado persona tales como productos para el cabello, maquillaje y productos para la piel son demostrados en la feria.
Investigador
Negociador
Sistema de orientación y fácil acceso
Buen sistema de circulación
Espacio divisible y adaptable
Funcionalidad
Comunicación
Facilidades logísticas
Estética
Elemento ecológicos
Ferias Comerciales de Restaurantes

Las ferias que proveen a la industria restaurantera de alimentos específicos, equipos y proveedores de servicios. Demostraciones elaboradas por equipos especializados de ventas se realizan a menudo para atraer pedidos de los artículos presentados en este tipo de eventos.
Suministro eléctrico y de agua
Servicio sanitario, telefónico
Internet
Equipo audiovisual y de sonido
Equipo de oficina
Servicio de transporte
Área de almacenaje
Limpieza en stand
Seguridad
Alquiler del espacio
Gastos de instalación
Decoración/ambientación
Alquiler muebles y equipos
Gastos de servicios
Transporte/Seguros y tramites
Publicidad
Sueldos y viáticos
Garantizar:
Orden
Custodia bienes exhibidos
Seguridad instalaciones
Cierre y apertura de stand y feria
Controles de identidad de accesos
Suministrar credencial de identificación y acceso
Proteger contra sabotaje
tercera ETAPA
quinta etapa
Desmontaje
Empacar, embalar y trasladar equipos y productos
Desmontar stand y decoraciones del recinto
Música folclórica, típica y regional
Danza contemporánea
Fuegos artificiales
Degustaciones
Conferencias
estados financieros
Comisión de finanzas
Balance general - Estado de resultados
informe de la feria
Aspectos
Mejorar la planeación
Comisión de Administración
Eventos que se realizan periódicamente en determinadas plazas, en la cuales acuden oferentes y la demanda.
Demanda, compuesta por:
Compradores
Hombres y mujeres de negocio en
busca

de alianzas
Investigadores de inteligencia en
busca de información
Oferta, compuesta por:
Expositores que buscan
mostrar
,
cualidades
y
avances
de productos y servicios
Criterios Básicos para participar en una feria comercial
Selección de la o las ferias a asistir
Feria Comercial
Exhibición
Son periódicas
Se realizan en un determinado lugar
Siempre el mismo organizador
Son eventuales
Se realizan en lugares diversos
Organizadores múltiples y circunstanciales
No siempre el posicionamiento de un producto en el mercado de origen es el mismo en el mercado meta
• Datos  de la feria EXPOVINIS (2012):  
 
− Edición 16ª  
− Nº de expositores: 421  
− Nº de visitantes: 19.329  
− Países:  Expositores  de  Brasil,  Italia,  Francia,  Portugal,  Grecia,  España,  Australia, 
Portugal y Sudáfrica.
Perfil
CONSUMIDOR FINAL
Clase de los consumidores - A y B
Estudiantes de hostelaría, turismo, gastronomía y enología

Mejorar la balanza comercial
Promover las exportaciones
Promover la imagen del país
Incrementar la vinculación internacional
Desarrollar RRHH en comercio int.
Influir en otro países
Mejorar el nivel de vida
Actualizar la tecnología
Objetivos para el país
Incrementar las utilidades
Utilizar la capacidad ociosa
Evitar ciclos inactivos de producción
Como prueba para par el lanzamiento de productos en mercados internacionales
Localizar nuevas oportunidades de negocio en el exterior establecer contacto con especialistas en el exterior
Probar propuestas comercial a prototipo
Mantener contacto con los clientes
Realizar vacaciones de negocios
Contactar posibles representantes yo distribuidores
Acceder a beneficios gubernamentales
Examinar competitividad internacional de la empresa y de sus productos.

Objetivos para el expositor
Encontrar suministro seguro
Adquirir a un menor precio
Adquirir insumos o productos con mayor calidad
Adquirir insumos tecnología o bienes de capital no disponible en el país
Adquirir mejores condiciones comerciales o de financiamiento

Objetivos para el comprador
Objetivos para el observador
Analiza competencia internacional
Competitividad de productos
Definir mejoras en el producto
Definir mejoras en la
comercialización
Para proceso de inteligencia
comercial
e ingeniería de reversa
Detectar tendencias tecnológicas
Detectar tendencias de mercados modas y gustos.
Objetivos para el negociante
Localizar contactos con propósitos de coinversion (inversionistas).
Localizar contactos con propósito de representación.
Localizar contactos con propósito de franquiciamiento.
Localizar contactos con propósito de distribución.
Ámbito geográfico
Procedencia de los expositores
Sector comercial/industrial
Tipo de cliente
Tecno-logia
Acceso
Local
Regional
Nacional
Internacional
Globales
Local
Regional
Internacional
Mundial
Industriales
Comerciales
Unisectoriales
Plurisectoriales
Multisectoriales
Productores
Organizaciones
Instituciones
Consumidores Finales
Tradicionales
Presenciales
Virtuales
Abierta
Cerrada
¿Que tipo de ayuda?
pasos a seguir para una exportación eficiente y eficaz
Organizaciones gubernamentales
organizaciones privadas

Nacionales:
- Ministerios, o secretarias de economía.
- Banca de desarrollo
- Agencia de promoción de las exportaciones
PLANEACIÓN
Definición de criterios
básicos de la ferIa
LA PLANEACIÓN del proyecto
El plan del proyecto es una excelente herramienta para lograr con eficiencia lo que el organizador pretende, el cual se mide en función al volumen de resultados, costo y tiempo.

¿ existen otras razones para las cuales es útil desarrollar un plan del proyecto?
Elección de los productos
a promover

Se le puede recomendar que descarte los productos que tienen escasa probabilidad de ser atractivos para los compradores.

Recordemos que los que asisten a las ferias comerciales esperan descubrir nuevos productos, avances tecnológicos o diseños originales y atractivos

Otra consideración para la selección de los productos es la presunción de la existencia de una demanda insatisfecha en el mercado meta

Los artículos "paraguas"( causan impacto en cuanto a la imagen corporativa), aunque no poseen un alto foco de interés en la promoción de ventas, pueden ser seleccionados como elementos de atracción y generación de confianza entre los visitantes.
Publicidad y promoción
de la feria
Contratación y arreglo del recinto ferial
Debemos contar con un producto o servicio vendible en el mercado internacional
Analizar la competitividad
Identificar mercados atractivos
Prospección de mercados
Gestionar la venta de nuestros productos y/o servicios en el mercado meta
Promocionamos las exportaciones
Entrega y cobro de la mercancía
Logística de exportación
Objetivos
como vendedor, comprador investigador como negociante
Nivel de competitividad de la empresa
¿Soy competitivo?
Sector del mercado que corresponde la feria.
¿A que mercado?
Puedo acceder a la feria?
¿Tengo la capacidad económica, logística y administrativa?

CONCEPTOS GENERALES SOBRE LA ORGANIZACION

De otros países
: brindan información cuando se producen ferias en esos países
-ministerio de comercio
-agencia de comercio
-agencia de cooperación
Quien organiza las exhibiciones comerciales
Alquiler del espacio
Gastos de instalación
Decoración/ambientación
Alquiler muebles y equipos
Gastos de servicios
Transporte/Seguros y tramites
Publicidad
Sueldos y viáticos
La mezcla promocional a utilizar
La feria comercial a la cual asistir
Acciones previas a nuestra participación
Los productos a exhibir
El local de exhibición stand
Los exhibidores
La atención a los visitantes argumentos de venta y negociación
La ambientación arreglos e imagen corporativa
Seguimiento
Aprender de éxitos y errores.
Multinacionales:
- organizaciones surgidas de acuerdos binacionales.
- organizaciones sugeridas deacuerdos regionales
Se puede recurrir a secretarías o Ministerios de Economía o Comercio, instituciones encargadas de promover exportaciones e internet
Trade show news network
www.tsnn.com
Internactional trade shows
www.biztradeshows.com
www.eventseye.com
www.evenntsinamerica.com

Organizaciones del gremio
- Empresarial
- Cámaras
- Comités
son mas selectivas, eficientes y agresivas
-Instituciones gubernamentales
Firmas de consultoría y consultores individuales
Fuente: www.tsnn.com
Ministerios , secretaria , comités de desarrollo económico.

Fuente: http://www.argentinatradenet.gov.ar/sitio/eventos/_ferias.asp
Fuete: http://www.embajada-argentina.org.py/V2/economia-y-comercio/ferias-en-argentina/
Organizaciones que se integran a la misma empresa en una exhibición comercial especifica

KOREA TRANDING PROMOTION AGENCY
-Promueve el comercio bilateral entre naciones
-Ofrece a las empresas y promueve la exportaciones
Agencia brasilera de promociones de exportaciones e inversiones
-Promueven las exportaciones
-Apoya la participación de empresas en las ferias internacionales
-Misiones comerciales
-Ronda de negocios
Es un evento que tiene lugar en la Web y trata de reproducir una feria pero a través de la red.
- Diseño de apariencia y similitud a instalaciones o entorno real
- Centro de información donde se explica el funcionamiento del evento
- Buscador interno y externo
- Acceso a todos los stands.
- Actualización on line de la información de la empresa
- Sala de chat y foros
- Tienda virtual
- Posibilidad de diferentes idiomas.

Ventajas para el expositor
- Costo relativamente bajo por participar
- Difusión de los productos con amplia cobertura geográfica
- Contacto con posibles cliente potenciales

Beneficios para visitante
-
Eliminación de costos
al no asistir físicamente
- Contacto con oferentes potenciales
- Reducción del tiempo en el contacto con nuevas proveedores
- Obtención de catalogo de productos en forma electrónica o virtual
- Información de ofertas en formatos digitales.

¿Qué debemos tener en cuenta?
¿Qué debemos tener en cuenta?
-Organizaciones privadas
Privada o nacional
Asociaciones empresariales , cámaras de comercio , despacho privado con giro a las ferias internacionales .
E.J. KRAUSE
¿Para que se organizan ferias internacionales ?
Objetivos de las instituciones publicas
Objetivos de las instituciones privadas
ORIENTACION PRODUCTIVA DEL PAIS
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA PARTICIPACION EN LAS FERIAS
EL DISEÑO DEL STAND
-Proyectar una imagen visible de la compañía
-Debe presentarse la información de manera visual y con el mínimo esfuerzo
Diseño grafico
-La información debe ser clara y precisa
- Se debe asegurar la exacta transferencia de información a los visitantes
Desarrollo de presentaciones y demostraciones
-Presentar una demostración y aclaración de dudas
- Dar una breve explicación de lo exhibido
Consideraciones respecto a la inteligencia comercial en Ferias
-Los expositores esta deseosos de informar sus prospectos de negocios
-La empresas desean comunicar en detalle sus productos

Planeación
Realizar una investigación inicial.

Definición de tareas y programación del tiempo.

Armar el presupuesto.
Investigación inicial
Datos secundarios
In situ
Definición de tareas y programación
del tiempo
Saber lo que vamos
a presentar en la feria.
Establecer plazos y poder ahorrar costos gracias a la planificacion.
Saber lo que vamos
a presentar en la feria.
Establecer plazos y poder ahorrar costos gracias a la planificación.
Operación en la Feria
Durante la feria
Después de la feria
Atención a los visitantes.
Realizar presentaciones.
Realizar demostraciones.
Actividades de investigación.
Durante la Feria
Después de la Feria
Desarme y guardado del stand.
Revisión de la facturación y cobranzas.
Opiniones del Personal de Contacto.
Preparación de un informe.
Contactos (se amplia en Fase 6)
1) OBJETIVOS
2) ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES
3) NOMBRE DE LA FERIA
4) LOGOTIPO
5) FECHA DEL EVENTO
6) MERCADO META
7) EXPOSITORES
8) DISEÑO DEL PLAN DE TRABAJO
9) FORMAS DE FINANCIENTO
10) PROYECCIÓN DE VENTAS Y BENEFICIOS
11) coordinación CON GREMIOS PRODUCTIVOS
12) LUGAR DE REALIZACIÓN DE LA FERIA
13) RESERVACIÓN DEL RECINTO FERIAL
14) LOS STANDS ( ASPECTOS GENERALES)
15) promoción O PUBLICIDAD DEL EVENTO FERIAL
16) PROCESO DE INSCRIPCIÓN
17) LA FIRMA DEL CONTRATO


Seguimiento a contacto de negocio
18) EL REGLAMENTO FERIAL
19) ENTREGA DE CREDENCIALES Y PASES
20) SERVICIOS ADICIONALES
21) LANZAMIENTO DE LA FERIA
Selección de la feria en función al producto
En función al producto
Hay diversas maneras de mantener contacto para lograr una relación a través del tiempo.
En función de las características y competetividad
Productos industriales.
Productos de consumo.
Servicio

Volumen exportable.
Especificaciones.
Fuerzas competitivas.
ELEMENTOS BÁSICOS DEL PROYECTOS PARA LA REALIZACION DE UNA FERIA COMERCIAL
INTRODUCCIÓN
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVOS
PLAN DE TRABAJO
PRESUPUESTOS
Información clave de los mercados.
Datos básicos
Facilidades logísticas
Normatividad cultura, usos y costumbres
Segmentación.
Volumen.
Tendencias.
Factores estrategicos.
Transportes y fletes.
Seguros.
Respaldo crediticio.
Aranceles.

Envase, normatividad, comercialización.
Aspectos Culturales.

Selección de productos para presentar en las ferias.
Armar el presupuesto
Suprimir los articulos que no pertenece al segmento al cual apunta la feria comercial.
Descartar aquellos productos que están las últimas estapas de ciclo de vida.
Commodities.
Presunción de la existencia de una demanda insatisfecha.
Productos Paraguas.
Preparación para la participación
1. Reservación y registro en la feria comercial.
2. Integrar el equipo de trabajo.
3. Gestionar el apoyo institucional.
4. Construir, comprar o rentar el stand.
5. Comprar o construir los exhibidoresl.
6. Desarrollar y probar las demostraciones.
7. Realizar la promoción y publicidad.
8. Imprimir catálogos, carteles, folletos, etc.
9. Obtener visas y hacer reservaciones.
10.Transportar y almacenar Materiales.
11. Ensamblar y poner a punto el stand.
12.Contratar servicio (seguro, aseo, etc.)
13. Realizar prueba final.
Análisis y evaluación
Análisis estadístico cuantitativo de resultados.
Análisis cualitativo.
Evaluación de resultados contra estándares generales.
Evaluación de resultados contra los objetivos fijados.
Análisis de fuerzas y debilidades.
Adición del informe final.
Presentación del informe final.
Análisis de información.
En el proceso de selección de productos el organizador puede orientar al expositor suprimiendo los artículos que no pertenecen al sector correspondiente a la feria comercial que se organiza.
El comité de marketing se ve en la necesidad de considerar publicidad, relaciones públicas y promoción.
La contratación del recinto ferial es un convenio celebrado entre el organizador y la administración del recinto ferial, el cual tiene el objetivo de establecer las condiciones en que la administración autoriza el uso de las instalaciones y las obligaciones y pago económico que tendrá que hacer
el organizador del evento.
Respecto a los visitantes
EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA FERIA
Información relevante de la feria.
Información relativa a la competencia, sus productos y estrategias.
EVALUACIÓN
EL ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA MEDIR EL EXITO DE LA ORGANIZACIÓN DE UNA FERIA COMERCIAL, LO CONSTITUYE EL GRADO EN QUE SE LOGREN LOS OBJETIVOS QUE SE FIJARON AL DECIDIR ORGANIZAR LA FERIA.

MUCHOS DE LOS RESULTADOS NO SUELEN CONCRETARSE DE INMEDIATO, POR ESO LA EVALUACIÓN DEBE HACERSE EN VARIAS ETAPAS, LAM PRIMERA AL CONCLUIR LA FERIA, Y POSTERIORMENTE A LOS SEIS MESES Y AL AÑO.


SEGUIMIENTO POSTERIOR A LA FERIA
EL SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS SE PUEDE REALIZAR EN DOS FORMAS:

1) Analizar el incremento de las ventas de las empresas participantes después del evento. Se puede realizar por medio de encuestas enviadas a las empresas para su posterior análisis

2) se enfoca al ámbito territorial, observando el desarrollo del sector y su impacto económico en la localidad causado por el crecimiento de las empresas después de su participación en el evento
Tips para lograr una buena atención a los visitantes
POTENCIALES EXPOSITORES
¿ QUE DEBO TENER EN CUENTA SI ORGANIZAR UNA FERIA EN EL EXTERIOR?
Características
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