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DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

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Yoeli Albarrán

on 18 April 2015

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Transcript of DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

El diagnóstico de necesidades de capacitación es el factor
orientador que permite principalmente:

• La estructuración y desarrollo de planes y programas.

• El establecimiento de las acciones de seguimiento y
evaluación del proceso capacitador.
PRESENTACIÓN
CONSIDERACIONES PREVIAS


La tarea del especialista en capacitación es analizar y
enfrentar la problemática de su entorno, y determinar
alternativas de solución.

Los responsables de capacitación actúan como agentes de cambio, ya que al contar con los medios adecuados moldean la conducta de los trabajadores, con el propósito de incrementar sus conocimientos, habilidades y actitudes.

El DNC, como de ahora en adelante se referirá al diagnóstico de necesidades de capacitación, forma parte fundamental del proceso técnico de la capacitación, el cual es secuencial y cíclico compuesto por diferentes fases. Cada fase a su vez está compuesta por procesos, metodologías y características particulares.
Proceso de la capacitación
OBJETIVO
GUÍA DE CAPACITACIÓN
DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
Proporcionar los elementos técnicos
necesarios para la aplicación de la
metodología e instrumentos utilizados
en el diagnóstico de necesidades
de capacitación.
La clave del éxito de una buena administración empresarial lo constituye una adecuada planeación operante y efectiva.
Permite determinar si cada uno de los problemas que se detectan son posibles de ser resueltos con capacitación, y entonces realizar un análisis más detallado para su clasificación, priorización y tratamiento.
El realizar un análisis situacional de la empresa implica una investigación sobre la productividad esta.
Debe ser realizado por personal especializado que analice a la organización en conjunto, tome decisiones, evalúe objetivos y establezca estrategias de atención.
Se puede realizar a través de distintos procedimientos e instrumentos elaborados para ese fin.

PRODUCTIVIDAD: Aprovechamiento inteligente de los recursos disponibles para producir un bien o un servicio determinado, a través de un proceso ordenado y sistemático de trabajo.

Ambientales
Humanos
Tecnológicos
Factores que provocan necesidades de capacitación.


• Expansión de la empresa e ingreso de nuevos empleados.
• Trabajadores transferidos o ascendidos.
• Implantación o modificación de métodos y procesos de trabajo.
• Actualización de tecnología, equipos, instalaciones y materiales de la empresa.
• Producción y comercialización de nuevos productos o servicios.


Capacitación proactiva

Se adelanta a los problemas,
Prevee resultados que fortalecerán a la organización
Cambios que efectúa la empresa
Provoca necesidades de capacitación
Análisis situacional de la organización
Diagnóstico de necesidades de capacitación

Organizacionales.
Ocupacionales.
Individuales.

• Métodos y técnicas.
• Procedimientos e instrumentos.
Elaboración de planes y programas

Objetivos de aprendizaje.
Selección de contenidos.
Evaluación de aprendizaje.
Material de apoyo didáctico.
Técnicas de enseñanza.
Técnicas grupales.
Evaluación del aprendizaje.
Ejecución de planes y programas

Organización y logística
Coordinación y supervisión
Selección de instrumentos de evaluación
Selección y formación de instructores
Análisis situacional de la organización


Objetivos empresariales
Proceso productivo
Estructura organizacional
Estrategias
Recursos disponibles
Clientes y proveedores
Fuerzas y debilidades
Evaluación y seguimiento


Aplicación de instrumentos de evaluación
Evaluación de los resultados de capacitación
Análisis e informe
Propuestas
DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN


Es un estudio específico que se realiza en cada puesto de trabajo para establecer la diferencia entre los niveles preestablecidos de ejecución y el desempeño real del trabajador, siempre y cuando tal discrepancia sea de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes.

Se traducen en conocimientos, habilidades o actitudes que deben ser adoptados, desarrollados o modificados para mejorar la calidad del trabajo y la preparación integral del individuo.
Una necesidad de capacitación es la diferencia cuantificable o medible que existe entre los objetivos de un puesto de trabajo y el desempeño de la persona que lo ocupa.
El DNC

Proporciona información completa sobre el estado en que se encuentra el personal respecto a sus habilidades, actitudes y conocimientos, lo que permite establecer objetivos y acciones concretas en el plan de capacitación.

Productos:

En qué capacitar: Objetivos generales y contenidos.
A quién: Identificación clara y precisa del universo a capacitar y sus características.
Cuánto: Con qué cantidad y profundidad se darán los conocimientos.
Cuándo: Con qué urgencia/ prioridad es necesaria la capacitación.


Necesidades de capacitación
Clasificación

Por su origen
Por la forma en que se presentan
Por su circunstancia
Planeación del diagnóstico de necesidades
Necesidades de capacitación
Plan de acción

1. Determinar el objetivo del DNC: todas las áreas críticas localizadas, algunas de ellas o una sola.
2. Hacer el inventario de los puestos - personas que abarcará el DNC.
3. Precisar los recursos humanos, materiales, financieros y tiempo con que se cuenta para la investigación.
4. Definir la metodología y técnicas para recopilar información.
5. Elaborar el programa de actividades y responsables de su cumplimiento.
6. Elaborar instrumentos de control - formatos, para: registrar las actividades, los recursos y la duración prevista.
7. Capacitar a los recursos humanos que fungirán como investigadores.
8. Sensibilizar y comprometer a los jefes en el proyecto.
Metodología
El DNC se realiza en 5 fases fundamentales:


Establecimiento de la situación ideal. Situación de las necesidades ocupacionales.
Definición de la situación real, también conocidas como necesidades individuales y evaluación individual.
Análisis comparativo de la situación ideal y real.
Establecimiento de estrategias.
Informe de resultados.
Situación ideal

Es aquella en la que los recursos materiales son los adecuados y suficientes, optimizados en su utilización y las actividades laborales se desarrollan de manera eficiente para obtener el máximo de productividad.

• Recopilación de información documental.
• Técnicas e instrumentos de investigación.
• Descripción del puesto.
• Requerimientos de capacitación del puesto.
a) Revisión de la documentación administrativa, en relación a:
- Descripción de puestos.
- Manuales de procedimientos y de organización.
- Planes de expansión de la empresa.
- Registro de contratación.
- Necesidades de producción (planes).

b) Recopilar información correspondiente del puesto por parte del jefe inmediato, supervisores y personal involucrado estratégicamente con el puesto. Estas personas deberán aportar datos actualizados y de relevancia acerca de la situación más deseada que esperan del puesto, deben ser datos verídicos y viables.
Recopilación de información documental.
Técnicas e instrumentos de investigación para determinar la situación ideal.

Deberá permitir revisar y analizar la siguiente información:
Actividades fundamentales y secundarias.
Contenidos de capacitación requeridos, en términos de: conocimientos, habilidades y actitudes.
Recursos materiales. Condiciones de equipo de higiene y seguridad.
Requisitos generales del perfil que ha de cubrir el aspirante: idioma, escolaridad y experiencia.
Situación real
“…implica investigar lo que es y se hace en la empresa actualmente, esto es, definir a cada trabajador en su puesto”. Una vez que se han determinado las necesidades organizacionales y ocupacionales, se determina “qué persona” necesita “qué capacitación”.

• Revisión de información.
• Técnicas e instrumentos de evaluación
• Evaluación individual.
• Identificación del personal para capacitación.
• Formación de grupos con necesidades similares de capacitación.
Identificación de necesidades individuales =
evaluación
Edad.
Escolaridad.
Experiencia laboral.
Cualquier otro elemento importante para elaborar un programa de capacitación.

Técnicas e instrumentos de investigación para determinar la situación real
Análisis comparativo
El análisis comparativo es el procedimiento para realizar una confrontación entre la situación ideal y la real. Se compara lo que se debe realizar en el puesto y lo que realiza el individuo.
Sus procedimientos son
Establecimiento de estrategias


Permiten conocer con objetividad:

• Quién requiere capacitación. • En qué se capacitará y • Cuándo se debe capacitar a los trabajadores: prioridad y orden.
• Establecer las prioridades de capacitación
• Definir los contenidos de capacitación.
• Determinar las tareas y actividades que se realizarán para llevar a cabo la capacitación.
• Establecer los recursos humanos (perfil y funciones) y financieros (presupuesto) que se necesitan para desarrollar las acciones de capacitación
Estrategias:
Informe
El informe es el documento que presenta el resultado de la investigación. Sirve de guía para tomar las decisiones que más convengan .
Se debe considerar:

• Título
• Elaboró
• Índice
• Introducción o antecedentes
Resumen o sumario Desarrollo de la investigación (cuerpo del informe)





Conclusiones y recomendaciones


− Datos generales: es conveniente partir de información general del departamento, sección o área donde se realizó el D.N.C., como son:
a) Número de empleados por nivel y puesto ocupacional.
b) Escolaridad; clasificación por nivel.
c) Antigüedad en el puesto (promedio).
d) Población masculina y femenina.
− Evaluación de los objetivos presentes del departamento y de la organización, los puntos a analizar y a evaluar pueden ser: causas del incumplimiento de los objetivos organizacionales y de los puestos (problemas presentes).
a) Repercusión del incumplimiento de objetivos presentes.
b) Previsiones del sistema para alcanzar objetivos futuros (causas de problemas futuros y estimación del incumplimiento de éstos).
c) Clasificación y jerarquización de las causas.
− Evaluación de los individuos respecto a su puesto: Es la población objetivo para capacitación, de la cual se definirán las actividades o funciones requeridas y prioridades. Los puntos que deben especificarse son:
a) Definición del personal que presenta necesidades de capacitación, datos administrativos y características.
b) Descripción de los conocimientos, habilidades y actitudes para efectuar eficientemente las actividades del puesto.
c) Presentación de las evidencias que justifiquen las necesidades (exámenes, evaluación del desempeño, cuestionarios, etc.). d) Jerarquización de las necesidades por prioridad de atención al puesto y a los objetivos organizacionales, según sea el caso.

Se incluyen deducciones desprendidas de la investigación efectuada, descubrimientos logrados, políticas a seguir en el futuro. Supone:

Propuestas de cambio o modificación a la situación administrativa y de proceso de la empresa, departamento o sección estudiada.
Definir el plazo en que se llevará a cabo la capacitación y las estrategias a seguir en el desarrollo de las acciones.
Enlistar las causas de los problemas que no se solucionan mediante capacitación y encauzarlos a las áreas responsables para su solución.


Para aplicar la metodología descrita o cualquier otra, es necesario auxiliarse de métodos, técnicas e instrumentos que permitan recopilar información durante la detección de necesidades de capacitación.
Métodos y técnicas auxiliares
Métodos para la detección de necesidades de capacitación.
Análisis de una actividad
Análisis de un equipo utilizado
Análisis de problemas
Análisis del comportamiento
Análisis de la organización
Evaluación del trabajo
Análisis grupales o participativos
Lista de verificación
Análisis y descripción de puestos
Técnicas para la detección de necesidades
Entrevista
Corrillos
Tormenta de ideas
Inventario de habilidades
Observaciones y análisis de tareas
Cuestionario
Autoanálisis
Los siguientes aspectos permitirán realizar un adecuado diagnóstico de necesidades de capacitación:
• Enfocar todos los esfuerzos en áreas críticas
• Evaluar los recursos, esto permitirá medir el alcance y las posibilidades de acción.
• Analizar cuidadosamente el (las) área (s) en donde se aplicará el DNC
• La participación directa de supervisores y jefes, quienes deberán diagnosticar y determinar las necesidades de capacitación
• Establecer y preparar reuniones con las más altas autoridades de la organización para efectuar una ardua labor de sensibilización, hasta convencerlos de los beneficios redituables que les aportará la capacitación.
• Invertir suficiente tiempo en el plan de acción, en definir la metodología que servirá de guía, así como en la elaboración de instrumentos, esto evitará errores, confusiones y desperdicio de recursos

CONSIDERACIONES FINALES
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