Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Osmanlı Dönemi Arşiv Malzemelerinin Dijitalleştirilmesi Projesi

A virtual presentation of the collections and exhibits of Lewis Library's Suber Archives & Special Collections.
by

esra g kaygısız

on 22 November 2012

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Osmanlı Dönemi Arşiv Malzemelerinin Dijitalleştirilmesi Projesi

Kültürel Mirasın Yönetimi
Üzerine Uygulama Örnekleri:

Osmanlı Dönemi Arşiv
Malzemelerinin
Dijitalleştirilmesi Projesi
Nizamettin OĞUZ
nizamettin@oguz.gen.tr Devlet Arşivleri Osmanlı Arşivi Cumhuriyetin ilanına kadar olan
Osmanlı Devleti dönemi


Cumhuriyetin ilanından itibaren devam
eden dönem

Kitap, rapor, tez vb. dokümanlar; seminer, sempozyum, kongre ve benzeri toplantılarda sunulan tebliğler ile süreli yayınlarda yayınlanan makale ve haberlere ait bibliyografik bilgiler Dokümantasyon Daire
Başkanlığında Cumhuriyet Arşivi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Divân-ı Hümâyûn,
Bâb-ı Defterî
Bâb-ı Âsafî (Bâb-ı Âli)
Çeşitli daire ve kalemlerine ait sicil, defter ve vesikaları
3473 sayılı
“Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin
Yok Edilmesi Hakkında Kanun”
kapsamındaki kurum ve kuruluşlar bünyesinde yer alan
arşiv malzemelerinden oluşmaktadır İleri arşivcilik standart ve teknikleri uygulanmaktadır.
Mikrofilm sistemi kuruldu.
Belgeler sayısal ortama aktarılmaktadır.
Tasnif edilen belgelere ait katalog bilgileri oluşturulan veri tabanına aktarılmaktadır.
Kataloglar tamamlandıkça (Ankara ve İstanbul)araştırma salonlarında bilgisayar ortamında ve eszamanlı internette araştırıcıların hizmetine sunulmaktadır.
Araştırıcılara sayısal kopyalar verilmektedir. Millî Mücadele,
T.B.M.M. Hükümeti
Cumhuriyet dönemine ait, Amaç Belgelerin sayısal ortama aktarılması
ile birlikte, arşiv malzemelerinin
taşınması,
kullanımı
kopyalanması

sonucunda oluşan
belge tahribatının önlenmesi Belgelerin tek nüsha olmaktan kurtarılması Master kopyaların
Fiziki şartlar,
Savaş,
Doğal afetler,
Nükleer felaketler,
Sabotaj,
... vb.
farklı coğrafi bölgelerde
korunma amaçla yapılmış depolarda korunması
ve
gelecek nesillere
en sağlıklı bir şekilde aktarılmasının sağlanması! Kataloglara ve belgelerin
sayısal görüntülerine
çok hızlı bir şekilde
erişim temin edilmesi! Yerli ve yabancı araştırıcıların
belge kopya taleplerinin
hızlı bir şekilde karşılanması, Yurt içindeki kurum ve kuruluşlarda,
ve
diğer devletlerde bulunan
Osmanlı Dönemi arşiv belgelerinden
mikrofilm olarak veya sayısal ortamda alınacak kopyalar
Osmanlı Arşivi’nin belge ağı içerisine kolaylıkla adapte edilerek
Arşivin bütünlüğü sağlanarak bunlardan yararlanılması Osmanlı dönemi arşiv belgeleri ile ilgilenen
40’a yakın devletten
bir kısmı ile imzalanmış olan
ve
gelecekte imzalanacak arşiv protokolleri gereği
taahhütte bulunulan
belge mikrofilmi veya kopya taleplerinin yerine getirilmesi, UZUN DÖNEM
ARŞİV KAYITLARININ
DİJİTAL DÖNÜŞÜMÜ
İÇİN KILAVUZ DOKÜMAN PROJE PLANLAMASI
1: Elektonik arşivleme sistemini seçmeden önce,
kurumdaki kayıtları ve iş akışlarını analiz ederek
mevcut doküman tiplerini ve iş adımı içinde yer alan
rollerin bilgi ihtiyaçlarının belirleyiniz

7: Dokümanların çözünürlüğüne karar verirken,
depolama ihtiyaçlarına,
erişim sürelerine
imajın tekrar üretilmesindeki kaliteye
bakmak gerekir.
Yüklenici firmanın kurum dokümanından örnek yaparak bunu teyit etmesini isteyin. SİSTEM ÖZELLİKLERİ VE SEÇİMİ
3: İleride başka sistemlere geçilebilecek şekilde açık sistem mimarisinin seçilmesi gerekmektedir.
4: Verilerin uzun ömürlü olması ve kayıt bütünlülüğünün önemli olduğu durumlarda, tekrar yazılabilir medyanın kullanılmaması gerekir. 5: Yaygın kullanılan görüntü dosyası formatı kullanın.
6: ITU(International Telecommunications Union)
Group 3 veya Group 4 sıkıştırma yöntemlerini kullanın. 8: Evraklarına kolay ulaşmak ve en güncel bilgileri kullanabilmek amacıyla, evrakları indekslemeniz gerekir.
Üst veri (İndeks/meta data) yapısı kurumun operasyon yapısına ve birim kullanıcıların isteklerine göre belirlenmelidir.
9: Uzun vadede arşivlenmiş belgelerin
donanımsal veya yazılımsal olarak
taşınabilirliğinin planlarını hazırlayın. SİSTEM KURULUMU
10: Kalıcı bir Dijital Arşiv Sistem yöneticisi atayın,
yüklenici firmadan da kurulumlar ve eğitimleri koordine edecek
bir proje yöneticisi atamalarını isteyin.
11: Sistemin uzun süreli kullanılabilmesi için,
teknik ve yönetim dokümanları hazırlayın.
12: Her taranan imajı ve ilişkili indeks bilgileri
kurum kalite kontrolünden geçirin. 13: Elektronik görüntülerin ve ilişkili üst bilgilerinin
güvenli kopyalarının yaratılması için
yedekleme talimatı oluşturulmalıdır.
14: Optik ve manyetik kartuşlar için uygun çevresel koşulları sağlayın.
15: Sistem güncellemesi, eğitim ve bakım için,
satın alınan sistemin %15 - %20’si kadar
yıllık bir bütçe ayırın. bu ve benzeri
Kılavuzları
Kullanamadık!
:( Dijitalleştirmede Sistem Kurulumu Süreci Mevcut arşiv malzemesi incelendi
İmkanlar değerlendirildi
İhtiyaçlar belirlendi
Var olan standartlar incelendi
Mevcut arşiv malzemesinin nasıl dijitalleştirileceği değerlendirildi
Kurumsal standart belirlendi
Fizibilite raporu hazırlandı Fizibilite raporu doğrultusunda projeler hazırlandı
Projeler yıllara bölünerek satın alınacak donanım ve yazılım ihtiyaçları belirlendi
Arşiv malzemelerinin dijitalleştirilmesi için ilk çekirdek ünite için teknik şartnameler hazırlandı Yıl 2000: ilk ihale yapıldı Büyük gün:
Haziran 2001

Çekirdek Ünite Kurulumu İlk satın almalar
Ocak-2001 - Aralık 2002 Mikrofilm kameraları alımı: 3 adet
Mikrofilm banyo ve test ürünleri alımı
Mikrofilm tarayıcı alımı
İlk kamera tarayıcıların alımı: 3 adet
Arşiv Yönetim Sisteminin (OAR) hazırlanması: Ocak-Aralık 2001 arası
Arşiv malzemelerinden alınan görüntülerin araştırmaya açılması: 18 Nisan 2002 Arşiv Yönetim Sistemi
OAR Arşiv malzemesinin tasnifsiz olarak depodan çıkıp
depoya tekrar dönüşünde tasnifli olmasına
ve
tüm hayatı boyunca geçirdiği süreçleri takip etmeye yönelik olarak
Osmanlı Arşivi Arşiv Yönetim Sistemi 'OAR'
hazırlandı. Arşiv malzemelerinin tasnifi sonucu
Bilgilerin sayısal ortamda takip edilmesi,
Mikrofilmden veya sayısal kameralardan taranan
görüntülerin sayısal ortamda saklanması,
Gerektiğinde kullanılması
Tüm süreçlerin takibini sağlamaktadır. İleri arşivcilik standart ve teknikleri uygulanması.
Mikrofilm sistemi kurulması.
Arşiv malzemelerinin sayısal ortama aktarılması.
Tasnif edilen belgelere ait katalog bilgileri oluşturulan veri tabanına aktarılması.
Kataloglar tamamlandıkça araştırma salonlarımızda bilgisayar ortamında (Ankara ve İstanbul) ve aynı anda internette araştırıcıların hizmetine sunulması.
Araştırıcılara sayısal kopyalar verilmesi. Otomasyonla hedeflenenler OAR üzerinde her kullanıcı-araştırıcının araştırmasını zamana yayarak daha rahat çalışmasına imkân vermek üzere „portfoy“ (kullanıcı sepeti) sistemi geliştirildi.
Her kullanıcı-araştırıcının yeter sayıda portfoyu bulunmaktadır.
Her kullanıcı-araştırıcı incelediği ve talep ettiği görüntüleri portföyüne ekleyerek dilediği zaman CD, DVD kopya olarak,
Kullanıcıların veritabanında araştırma sonuçlarını talepleri halinde pdf olarak alabilmektedirler.
Araştırıcıların Hicri, Rumi, Miladi takvim dönüşümleri sağlandı.
Araştırıcılara kolaylık sağlamak üzere sisteme Kurumca hazırlanan muhtelif sözlükler eklendi.
Henüz dijital ortama aktarılmayan arşiv malzemelerinin talebi ve tüm takipleri tamamen otomasyon üzerinden yapılması sağlandı.
Arşiv malzemelerinin dijitalleştirilmesi ile ilgili tüm süreçler otomasyon üzerinden yapılmaya başlandı. İlkler: 2001- … Oracle veritabanı kullanıldı
Veritabanı tasarımı ile uygulamalar ihale edilen Firma tarafından Kurumda geliştirildi.
Analiz ve yönlendirmeler arşiv uzmanı arkadaşlarımız tarafından yapıldı.
Veritabanı tasarımı ve uygulamaya ait tüm kaynak kodların telif hakları ve mülkiyeti ile birlikte Kurumda alıkonuldu.
Veritabanı ve uygulamalar Kurumun ihtiyaçları doğrultusunda ve gelişmeye açık bir şekilde hazırlanmasına dikkat edildi. Çalışmaların başladığı 2001 yılından sonra dünya standartları da dikkate alınarak Ulusal Standartın geliştirilmesi sağlandı
TSE 13298 Yayınlandı
Çalışmalarımız üretilen standarta göre yapıldı Ulusal Standartın Oluşumu Mikrofilm Çekimi
İş Akışı Arşiv malzemesinin mikrofilm çekiminin yapılması
Kontrolce gerekenlerin yeniden çekilmesi
Filmin kopyasının çıkarılması, Arşiv Malzemesinin Çekime Hazırlanması Veritabanındaki kayıtlarla eşletirilerek araştırmaya açılması Filmin banyo edilmesi Yenilenen
çekimlerin
montajı Filmin dijitalleştirilmesi
(400 dpi, jpeg) Filmin veritabanında
kayıt edilmesi Dijitalleştirme
İş Akışı Arşiv malzemesinin dijital kameralarda taranması (TSE 13298’e göre:
en az 300 dpi tiff) Veritabanındaki
kayıtlarla
eşletirilerek
araştırmaya
açılması Görüntülerin tek tek kontrol edilmesi, gerekenlerin yeniden taranması Arşiv malzemesinin çekime hazırlanması Master kopyadan kullanım kopyası (jpeg) elde edilmesi Veritabanındaki kayıtlara ve malzemeye göre bilgi sayfasının hazırlanması Yenilenen çekimlerin kontrolü
ve
tamamlanması Kameralarda çekimi yapılacak her arşiv malzemesi için “bilgi fişi” düzenlenir.
Bu bilgi fişinde:
Arşiv malzemesinin katalog bilgileri,
Boş-dolu sayfa sayıları,
Malzemenin fiziki durumu
gibi tanımlayıcı ve yol gösterici bilgiler yer alır! Arşiv malzemeleri kameralarda
mikrofilm ve sayısal ortama aktarılmak üzere hazırlanır.
Sayfaları kontrol edilir,
Envanter bilgileri veritabanı ile karşılaştırılır
Eksikler varsa giderilir
Bilgi fişi düzenlenir
İlgili kamera tarayıcıya gönderilir.
Tüm süreçler OAR üzerinden takip edilir Belgelerin sayısal ortama aktarılması

Arşiv malzemeleri bu amaçla üretilmiş kameralarda
sayısal ortama aktarılır.
Osmanlı Arşivi’nde mevcut arşiv malzemesinin durumu
(kâğıt, mürekkep, estetik) dikkate alındığında, malzemeye zarar vermeyecek sayısallaştırma cihazlarının kullanımı gerektiği anlaşılmıştır.
Dokümanı yatay konumda mikrofilm ve sayısal ortama aktarabilecek tarayıcı kameralar tercih edilmiştir. Dijital fotoğraf makinesi gibi standard dışı tarayıcı sistemler kullanılmadı! Belgelerin sayısal ortama aktarılması Tarayıcı kameralar Belgeler boyutlarına göre
uygun kameralarda mikrofilm veya sayısal ortama aktarılır.

Her belgenin altına, belgenin kimliği yazılmaktadır.

Bu sayede arşiv malzemesinin fiziki durumu ile sayısal kopyası arasında paralellik sağlanmaktadır. Mikrofilm veya sayısal ortama aktarılan arşiv malzemelerinin kalite kontrolü yapılır. Sayısal ortama aktarılan arşiv malzemeleri, kalite kontrolleri yapıldıktan sonra katalog bilgileri ile eşleştirilerek araştırıcıların hizmetine sunulmaktadır.
Cumhuriyet dönemi arşiv malzemesinden sayısal ortama yaklaşık 2 milyon,
Osmanlı dönemi arşiv malzemesinden Sayısal ortama yaklaşık 8 milyon
görüntü aktarılmıştır. Görüntülerin Kullanılması Araştırma Hizmetleri Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nde araştırma yapmak üzere yapılan müracaatlar aynı gün değerlendirilip sonuçlandırılmaktadır.

Araştırma izni almış araştırıcılar İstanbul ve Ankara’da bulunan araştırma salonlarımızdan hafta içi ve Cumartesi günleri mesai saatleri içinde yararlanabilmektedirler. Kataloglar 18 Nisan 2002'de sonuçlandırılarak araştırma salonlarımızda ve internet yoluyla hizmete sunulmuştur.
Arşiv kataloglarından, ücretsiz üyelik sistemiyle http://www.devletarsivleri.gov.tr adresinden erişilerek tarama yapılabilmektedir.
18 Nisan 2002 tarihinden bu yana katalog taraması yapmak üzere kayıt olan üye sayısı 125.000’in üzerindedir.
Katalog taraması yapan günlük ziyaretçi sayısı 250’nin üzerindedir.
Web sitemizin günlük ziyaretçi sayısı yıllık ortalama 350 binin üzerindedir. Araştırma Salonlarında Arşiv malzemelerine ait kataloglar incelenebilmektedir,

Bilgisayar ortamında bulunan görüntüler incelenebilmektedir,

İstenilen belgelerden kağıt veya sayısal ortamda kopyalar alınabilmektedir. Arşivlerden Nasıl Yararlanılır? Türk arşivlerinde araştırma ve inceleme yapmak isteyen gerçek veya tüzel kişilerden Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olanlar ve bunların vekilleri ile Türkiye’ye yasal yollardan girmiş yabancılar ve bunların vekilleri arşiv araştırması için başvuru yapabilmektedir.

Yurt dışında Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilik veya başkonsolosluklarına da müracaat edebilmektedir.

Arşiv idaresi en geç bir gün içerisinde müracaatı değerlendirerek araştırma izni verir.
Araştırma yapmak için gerekli belgeler;
Bir adet vesikalık resim
Araştırma Müracaat Formu
Nüfus cüzdanı veya kimlik fotokopisi
Araştırma izni verilen kişiler istedikleri fonlarda araştırma yaparak talep ettikleri belgelerin fotokopisi veya sayısal kopyasını alabilmektedir. Dr. Yücel Dağlı Yaşar BIYIKCI Zeki YAĞMURDERELİ A.Kenan HARUNOĞLU Ali KARATOPRAK Gökseven İLHAN Gültekin OZAN Habibe TOPALOĞLU İbrahim GÜÇLÜ İbrahim KARABULUT İsmet MİROĞLU Lütfi COŞKAN M.Niyazi MAHMUTOĞLU Mehmet GÜDEN Mehmet ÖZBİL Mustafa KOZANOĞLU Osman ULUÇAY Öztürk ETESAN Ramazan ÇOLDUR Samim ERGÜN Sebahattin ATAHAN Sultan KONAKÇI Süleyman TAKKECİ Tevfik TEMELKURAN Tülay CAMADAN Veli TOLA Dosya Formatı Ne Olmalı? Fon seçimi sonrasında arşiv malzemesi üzerinde dijitalleştirme esnasında kullanılacak analiz Belgelerin Dijitalleştirilme Sürecine Hazırlanması Arşiv malzemenin türü
(belge, kitap, defter, gazete, harita, plan, mikroform …) Arşiv malzemenin fiziksel durumu (renkli olup olmadığı, boyutu, yıpranmışlık durumu, cilt durumu, depolama şekli ...) Envanter bilgileri (katalog bilgileri) Dijitalleştirilmede kullanılacak
uygun kamera tarayıcı
gibi durumlar tespiti Dijitalleştirilecek arşiv
malzemesinin
tespitinde restoratörlerin
bulunması Arşivleme uygulamalarına göre bir belgenin dijital
ortamda da arşiv niteliği taşıyabilmesinin ilk koşulu;
orijinal boyutlarında dijital ortama aktarılmasıdır.
Amaç: En az kayıpla belgeyi dijital ortama alabilmektir.
Genel uygulamalar 3 ayrı dosya formatı üretimi ile dijital arşivlemenin tamamlanması eğilimindedir. Orijinaldeki bilgileri ve belgesel özelliklere en yakın kopyadır,
Herhangi bir sıkıştırma yapılmadan üretilir ve depolanır,
Üzerinde herhangi bir düzeltme yapılmaz,
Uzun dönemli saklama ve türevler üretmek amacına yöneliktir,
Orijinal kopyanın yerine veya yedeği olarak kullanılır,
Yüksek kaliteli bir görüntüdür,
Dosya boyutu büyüktür,
Röprodüksiyonlar için kullanılır,
Günümüz teknolojilerinde genelde sıkıştırmasız TIFF formatında saklanır. MASTER KOPYA:
SIKIŞTIRILMAMIŞ TIFF Mikrofilm ve sayısallaştırma sürecine ait iş akışı Sıkıştırılmamış TIFF formatı, internet üzerinden kullanıma sunulamaz.
JPEG ya da PDF formatları tercih edilir. (Kullanım kopyası olarak kabul edilirler).
Genelde web sayfalarında mastır kopya yerine kullanılır,
Bilgisayar ekranlarına sığacak şekilde boyutlandırılmıştır,
Dosya boyutu büyük değildir,
Ağ üzerinden iletmek için uygundur,
Bilgi ve araştırma amaçlı görüntülemek için kabul edilebilir kalitedir, KULLANIM KOPYASI:
JPEG veya PDF Mini Kopya Görüntünün küçültülmüş halidir.
Genelde bibliyografik amaçla kullanılır,
Kullanıcının görüntüyü açmadan ya da bilgisayarına indirmeden önce içeriği hakkında bilgi verir,
GIF ya da JPEG formatında saklanır,
Metin içeren belgeler için uygun değildir. Çözünürlük Dijitalleştirilen belgenin daha sonra olası kullanım şekline bağlı olarak mümkün olan en yüksek çözünürlükte taranması ve daha küçük çözünürlükteki görüntülerin bu nüshadan üretilmesi en makul çözüm olarak görülmektedir.

Dijitalleştirilmiş bir nesneyi kayıpsız olarak sıkıştırmak mümkün değildir. DPI (Dots Per Inc): Görüntülenen malzemenin yeniden baskı çıktısı alındığındaki çözünürlülük yoğunluğunu ifade eder.
PPI (Pixels Per Inc): Görüntülenen malzemenin tarama esnasında hangi yoğunlukta taranacağını ve bilgisayar ekranında hangi çözünürlülükte görüntüleneceğini ifade eder. Çözünürlülük Değerleri Ne olmalıdır? Teşekkürler Kataloglar
18 Nisan 2002'den beri
araştırma salonlarında ve internet yoluyla
dünyanın her yerinden
tüm araştırmacıların erişimlerine açılmıştır.

http://www.devletarsivleri.gov.tr Çözünürlük Değerleri Ne olmalıdır? Veritabanındaki kayıtlara ve malzemeye
göre bilgi sayfasının hazırlanması
Full transcript