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El Proceso Administrativo

Ideas Matter
by

William Bedoya

on 8 May 2014

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Transcript of El Proceso Administrativo

Milena Flament
Características de la planeación
Permanente y Continuo.

Orientado al futuro.

Racionalidad de tomas de decisiones.

Selecciona entre varias alternativas.



Etapa de la
Planeación
Se realiza continuamente en la empresa.
Es más una actitud mental orientada hacia
el futuro, que un conjunto de planes y programas de acción.

Orientada al futuro:
Ligada a la previsión, aunque no se deben confundir relación entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implícito en el concepto de planeación.
Planeación
En esta etapa los directivos tienen el desafío de diseñar estructuras orgánicas, que permitan a las personas realizar su trabajo de manera efectiva, llevando a la compañía por la senda de la competitividad.

Se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación del nivel corporativo estratégico (misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida y actuación).

“La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella, el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento” .

“Se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas”.

¿Qué es el diseño organizacional?
Es la representación formal de las relaciones laborales de las organizaciones, donde se definen la división formal del trabajo y las relaciones de dependencia al interior de una organización.
Proceso
Organización
collaborate across times zones or on the go
Prezi Meeting
Prezi Mobile
which allows a more effective use of spatial relativity to convey meaning.
Al establecer esquemas para el futuro, la planeación funciona como un medio orientador del proceso decisorio.

Da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

Racionalidad en la toma de decisiones
Un curso de acción escogida entre varias alternativas o caminos potenciales.
Se dejan a un lado todas las alternativas que fueron rechazadas por algún motivo o razón.
Selecciona entre varias alternativas:
Puede tener duración corto, mediano o largo plazo
De la Supervisión Directa:
Control
Impersonalidad de Mando:
Importancia del Control dentro del Proceso Administrativo
Proceso
Administrativo
Proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento para el establecimiento formal de planes o proyectos, para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado.

Aplicable a los administradores de todos los niveles de la empresa.
La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.


Repetitiva
Interacción con las demás etapas
Coordina e integra
Técnica de innovación


Permanente y continúo:
Su elección debe estar siempre en función de las consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecución y realización.
Repetitiva:
Incluye pasos o fases que se suceden.
Forma parte del proceso administrativo.
Debe ser:

Flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando.

Iterativa: supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en función de los eventos inesperados que ocurran en los ambientes interno o externo.

Interactúa con
demás Etapas
Está estrechamente
ligada a las demás
funciones
Organización
Dirección
Control
Sobre las que influye y de las
que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.

Permite la coordinación e integración de
varias actividades para conseguir los
objetivos previos. La eficacia se haya
ligado al logro de los objetivos deseados.

Es necesario integrar, sincronizar y coordinar
las diversas actividades de los distintos
órganos o unidades para conseguir los
objetivos finales.
Coordina e
integra
Técnica de innovación:
Mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa.

Definidos y seleccionados con anticipación
Debidamente programados para el futuro

Componentes de la Planeación
Propósito o Misión
Las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. Generalmente es la producción y distribución de bienes y/o servicios.

Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social.


Aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente.
Investigación
Mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.

Es trascendental, porque proporciona información para que se lleve a cabo racionalmente el propósito del plan.

Premisas
Suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:

Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (F y D).

Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades (O y A).

Objetivos
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Metas
Estas consideran los puntos concretos, mesurables, establecidos en tiempos determinados para el cumplimiento de los objetivos.

Se establecen para periodos cortos, (un trimestre o menos). Pueden dejar de ser significativas, si se cambian con demasiada frecuencia y no representan un resultado bien meditado y planeado.

Estrategias
Son rutas de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos.

Nacen como unas respuestas para afrontar los retos que implican la competencia y la vida de la empresa en sí.

Políticas
Declaraciones, practicas o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.
No todas las políticas son oficializadas.


Ejemplo:

El presidente de una compañía puede seguir estrictamente (tal vez por conveniencia más que como política) la promoción de ascensos internos ante los eventos de potenciales vacantes.

Reglas y Procedimientos
Reglas:
Describen la acción o no acción (omisión) requerida y específica, no permiten discreción.
Se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar una secuencia temporal.

Procedimiento:

Establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras.

Describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
Son secuencias cronológicas de acciones requeridas.

Presupuestos
Estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos.
Proyecciones con expresión monetaria.
Al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces "plan de utilidades".

Puede expresarse en términos:

•Financieros
•Horas-hombre
•Unidades de producto
•Horas-máquina

Cualquier otro término numéricamente mensurable.

Programas
Conjunto de:
•Objetivos y Metas
•Políticas
•Reglas y Procedimientos
•Recursos a emplear
•Otros elementos necesarios
Estableciendo las fechas de inicio o finalización y los responsables de llevar a cabo un curso de acción.

Tipos de Planeación
Planeación personalizada
Planeación operativa
Planeación estratégica
Planeación sistémica
Planeación para el “mejoramiento de la calidad de vida”.
Planeación táctica
Planeación ecológica
Planeación participativa con fines operativos
Planeación polarizada
Planeación normativa
Planeación prospectiva

Principios de la Organización:

Un subordinado sólo deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio, se generan
fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.
Unidad de mando

Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la
especialización en la ejecución de las mismas.
Especialización
Paridad de autoridad y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte; por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de Dirección–Control
Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.
Definición de puestos
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos con relación a los objetivos de los mismos.
Factores que afectan el Diseño Organizacional
Las estrategias definidas para el logro de los objetivos.
El tamaño de la organización.
La disponibilidad y el uso de tecnología por parte de la organización.
Los cambios del entorno.
Los mercados a quienes se atiende y el grado de calificación de las personas.

Involucra aspectos como:
•La división y la especialización del trabajo.
•Las jerarquías administrativas.
•Las líneas de autoridad o cadenas de mando .
•Amplitud del control.
•La departamentalización.

Organización formal
Es la que ha sido conscientemente definida para hacer frente a los objetivos de la empresa y sitúa a cada uno de los miembros que la integran (la que está en el papel).
Una estructura organizacional oficialmente diseñada para reflejar la jerarquía de control, que planea las relaciones interpersonales y establece canales de comunicación.
Expresada en el: organigrama, normas, descripción de gastos.

Organización Informal
Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección y organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre si.
Se encuentran de manera paralela a la organización formal de la CIA.
Ejemplo:
El equipo de microfutbol, asiduos asistentes a la cafetería, etc.

Factores que influyen en la estructura organizacional
Factores internos

1. Enfoque conceptual adoptado: toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.

2. Espacio de control: el número de empleados que reportan a un supervisor.

3. Diversidad de productos y clase de operación.

4. Tamaño de la organización.

5. Características de los empleados: profesionales, empleados de oficina, operarios.

Factores externos
1. Tecnología: cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción.

2. Características del mercado: estabilidad, extensión, tipos de clientes.

3. Dependencia del medio ambiente: competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero.

Organigrama
Un organigrama es la representación gráfica que muestra como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o empresa. Este permite conocer la ubicación que se da de los distintos departamentos, secciones, oficinas, etc. , que conforman la institución.
¿Qué expresa un organigrama?
•Los niveles jerárquicos.
•Las líneas de autoridad y responsabilidad.
•Los canales formales de comunicación.
•La naturaleza lineal o staff del departamento.

Administrativo.
Direccción
y
Control
Dirección
Esta etapa del proceso administrativo llamada también ejecución, comando o liderazgo.

Al dirigir es cuando se ejercen más representativamente las funciones administrativas de manera que todos los dirigentes pueden considerarse administradores.

La Dirección
Concepto de Dirección
Es la acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y la coordinación de esfuerzos.
Funciones de la Dirección:

Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar los planes y lograr los objetivos de la organización.

Elementos de la Dirección
Ejecución de los planes apoyándose en su estructura organizacional.
Motivación.
Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicación.
Supervisión.
Apoyar el logro de las metas de la organización.

Importancia de la Dirección
Principios de la Dirección
Principios
de la
Dirección

De la Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses:


La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa
Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden, esta sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad y debilitamiento de la autoridad de los supervisores inmediatos.
De la Vía Jerárquica:
De la Resolución del Conflicto:
Aprovechamiento del Conflicto:
Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea, puede originar que este se desarrolle y provoque problemas colaterales.
Experiencia
Experimentación
Investigación
Aplicar la Decisión

Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivación.
Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicación.
Supervisión.
Alcanzar las metas de la organización.

Elementos de la Dirección
La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
En conclusión, podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos, contra los resultados esperados originalmente, asegurando además, que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.


El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función, que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar las causas y corregir dichos errores.

Tipos de Control
Control preliminar
, este tipo de control tiene lugar antes de que inicien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En lugar de esperar los resultados y compararlos con los objetivos, es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de encontrar.

Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada empresa puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mejor funcionamiento.
Control concurrente
, este tipo de control tiene lugar durante la fase de ejecución de los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
Control de retroalimentación,
este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando, de manera que puedan hacerse correcciones.
Áreas de
Desempeño
Dentro del área de producción se encuentra el
control de calidad.
Este consiste en la verificación de los atributos de calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas.
También existe el
control de la información.
Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador, se debe tener una información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organización debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados y eficaces, ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud.


Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el
control de costo.
Otra de las labores de un buen administrador es el ahorrar en costos, es decir, no incurrir en elevados gastos en la producción. El control de costos consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por unidad.
BASES DEL CONTROL
Planear y organizar.
Priorizar actividades en pro de los objetivos que desea la empresa, las que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse, cómo y cuándo.

Hacer.
Es aplicar en la práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.

Evaluar.
El evaluar no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida, con los objetivos trazados, para así poder decidir acerca de qué medidas deben ser necesarias tomar.


Mejorar.
La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

REGLAS DEL PROCESO DE CONTROL
Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:

La primera, y la última de estas etapas son esencialmente propias del administrador.
La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate.
La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.


FINES DEL CONTROL DE GESTIÓN
Informar:
es necesario transmitir y comunicar la información para la toma de decisiones e identificar los factores críticos de la organización, para así determinar cuál es la información clave.
Coordinar:
encamina las actividades a realizar eficazmente para la obtención de los objetivos.

Evaluar:
La consecución de las metas u objetivos se logra gracias a las personas y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

Motivar:
El impulso y la ayuda es de mucha importancia para alcanzar las metas.

CONDICIONES
FASE DINAMICA DEL P.A.
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