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DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

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TAIRA NIETO

on 16 November 2013

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DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES
DEFINICIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos contables Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
DEFINICIÓN DE LOS DOCUMENTOS NO CONTABLES
Son documentos informativos y son de carácter solamente de soporte los cuales, proporcionan la información necesaria sobre la posible transacción. Es importante para la toma de decisiones Ejemplo sobre una compra la cotización permite poder escoger en base a las alternativas de varias cotizaciones sobre el mismo producto.
NORMATIVIDAD DE LOS DOCUMENTOS
Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993
TITULO III ART. 123. — Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Art. 615 - Obligación de expedir factura.
Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.
PAR. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.
PAR 2. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.
En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del Estatuto Tributario.

Art. 617. Requisitos de la factura de venta.
Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. *- Declarado Inexequible Corte Constitucional-
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.







Art. 618. Obligación de exigir factura o documento equivalente.
A partir de la vigencia de la presente ley los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan




Procedimiento contable Clasificación:
Análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:


• En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
• Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
• Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Utilidad:
• Son una constancia de las operaciones realizadas.
• Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación:
• Externos
• Internos De uso interno

De uso externo:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos:
son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

DOCUMENTOS CONTABLES
1. Recibo de caja
2. Recibo de consignación bancaria
3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorro
4. Factura de compra-venta
5. Cheque
6. Comprobante de pago
7. Letra de cambio
8. Pagaré
9. Nota Débito
10. Nota Crédito
11. Recibo de caja menor
12. Comprobante diario de contabilidad



DOCUMENTOS NO CONTABLES

Cotización
Orden de compra
Remisión
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