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AGRUPACIONES DOCUMENTALES

NOS HABLA DE LA IMPORTANCIA DEL SABER LLEVAR UN ARCHIVO
by

MARCELA ORTIZ GONZALEZ

on 11 May 2013

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Transcript of AGRUPACIONES DOCUMENTALES

INTEGRANTES : YESICA DUARTE
ANYI ESPINOZA
VIVIANA FONTECHA
NINI LOPEZ
MARCELA ORTIZ G. AGRUPACIONES DOCUMENTALES Son el conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama , originan

Los Fondos.
Las Secciones
Las Subsecciones
Las Series Documentales y las subseries
Los Tipos Documentales. AGRUPACIONES DOCUMENTALES El Fondo Documental es la totalidad de la documentación producida o recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades FONDOS DOCUMENTALES Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar la información sobre el origen y evolución del organismo productor a partir de:
Fecha de creación
Fecha de destrucción si es el caso
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas
Organismos que heredan competencia

El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad productora. Sin embargo cuando la documentación es transferida a otra entidad , adquiere la categoría de un fondo más de la entidad que lo recibe. De acuerdo con la vigencia administrativa pueden encontrarse los siguientes fondos. Ejemplos:
Fondo Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal
Fondo Secretaría de Gobernación
Fondo Instituto Mexicano del Seguro Social
Fondo Secretaría de Energía Ejemplos:
Sección Recursos Humanos
Sección Recursos Materiales y Obra Pública
Sección Comunicación Social
Sección Planeación y Desarrollo SECCIONES:
Son subdivisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. Subsección :
Es una subdivisión de la sección documental (división Administrativa) En algunos casos llamadas oficinas o Divisiones

Las Secciones y Subsecciones
Documentales pueden equivaler a la gestión documental de un archivo de oficina, están limitadas a funciones o actividades específicas y dependen de la vigencia de las mismas , ya que éstas no son estables ni permanentes, pues se modifican con los cambios organizacionales. Varias unidades documentales conforman una serie documental si comparten el mismo origen funcional, Esto es, son producto de la misma autoridad que actúa en cumplimiento de la misma función administrativa y responden a un trámite común. Ejemplos:
Serie nóminas
Serie licitaciones
Serie expedientes de personal
Serie programas operativos anuales Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en Series Series Son una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes. Subseries subseries la Clasificación

Identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión La clasificación documental es una labor intelectual mediante la cual se establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Clasificación Separador de Series SERIE:
ACTAS DEPENDENCIA: Asistencia
De Presidencia 130.01. SUBSERIE:
Actas de Juntas Separador de Subseries DEPENDENCIA:
Asistencia de Presidencia 130.01.03 SERIE:
Actas Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han asignado y conforman un expediente

Ejemplo: Factura , Póliza UNIDADES DOCUMENTALES La unidad documental el simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental.
Ejemplo: El Acta , La Resolución.
La unidad documental compleja, esta conformada por varias piezas documentales que se han agrupado en desarrollo de un mismo asunto, formando un expediente

Ejemplo: Unas Historial Laboral, Un Proceso disciplinario, un Contrato. documentales Simples y Complejas GRACIAS
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