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Errores mas comunes en una auditoria

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by

Manuel Macias

on 18 June 2016

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Transcript of Errores mas comunes en una auditoria

Error 1
Conocimiento insuficiente de la norma

Una de las áreas de importancia critica en la preparación del auditor es el
entendimiento de la norma ISO que se esta auditando
.
Es importante leer la norma y sobre todo el punto que se va a auditar
Error 2
Un cuestionamiento y escucha defectuosos
Para prepararse para la entrevista hacer un check list de auditoría previo.





Como se logra?
Escriba el requerimiento.
Escriba las preguntas para obtener evidencia de que el requerimiento esta siendo cumplido.
Error 2
Un cuestionamiento y escucha defectuosos
Error 2
Un cuestionamiento y escucha defectuosos
Error 2
Un cuestionamiento y escucha defectuosos
Preguntas de sondeo
El auditor pregunta a nivel superficial
Escuche cuidadosamente y haga preguntas de sondeo y seguimiento.
Comience con preguntas generales.
Las respuestas los guiaran a preguntas mas especificas,
Error 2
Un cuestionamiento y escucha defectuosos
Las preguntas Abierta y Cerradas
Cerradas
.- Se contesta con un si o no o se limita a una sola respuesta.
Abiertas
.- No se limitan a una sola respuesta.
Error 2
Un cuestionamiento y escucha defectuosos
Error 2
Un cuestionamiento y escucha defectuosos
Meta!
Auditoría Efectiva
Errores mas comunes en una auditoria
ISO 9001:2008
Error 2
Un cuestionamiento y escucha defectuosos
Preguntas Cerradas

Para que el auditado
confirme sus suposiciones
"Parece ser que esos 3 artículos no fueron marcados propiamente como producto no conformante, es lo que se esta viendo?".
"No veo ningún récord o evidencia de que un entrenamiento fue dado en el primer cuatrimestre, es eso correcto?".
Escucha efectiva

No brinque a conclusiones, haga a un lado sus opiniones, ideas o percepciones. Sea abierto a nueva información.
No parezca estar desinteresado, evitando el hacer garabatos en el papel, cambiando paginas, etc.
Sea Paciente. No interrumpa al auditado prematuramente.
Error 2
Un cuestionamiento y escucha defectuosos
Escucha Efectiva
Manténgase inexpresivo (pokerfaced). No haga expresiones con las respuestas del auditado, incluso si están revelando una no conformidad en flagrancia.
Deje que la respuesta a una pregunta lo lleve a la siguiente pregunta. siga indagando hasta que entienda la situación.
Error 3
Hacer la auditoría una experiencia dolorosa
Error 3
Haciendo la auditoría una experiencia dolorosa
Error 3
Hacer de la auditoría una experiencia Dolorosa
No actué como el policía de la Calidad
Error 3
Haciendo la auditoría una experiencia dolorosa
Presentarse al auditado
Preséntese.
Comenzar con una pequeña platica para romper el hielo.
Confirmar la duración de la auditoría.
Explicar el propósito de la auditoría.
Explicar como las no conformidades serán manejadas.
Explicar que se estará tomando notas.
Error 3
Haciendo de la auditoria una experiencia dolorosa
Trate al auditado con el mismo respeto con el que trata a un cliente.

No hablar de una manera condescendiente al auditado.
Mantener el ego a raya
Su rol no es el de meter a la gente en problemas
Error 3
Hacer de la auditoría una experiencia dolorosa
Enfocarse en la No Conformidad no en la persona

"
Te tienes
que asegurar que
no estas
olvidando firmar todas las ordenes de compra"
"
Tu
fallaste en hacer los entrenamientos trimestrales en el manejo de los materiales peligrosos"
"Voy a tener que citarte
a ti
por no documentar este cambio en el proceso"
Error 3
Hacer de la auditoría una experiencia dolorosa
En lugar de apuntar con el dedo a la persona, apuntar a la no conformidad en el proceso.

"
4 de 10 ordenes de compra
revisadas no contenían las firmas requeridas o apropiadas."
"
El entrenamiento trimestral requerido
en el manejo de materiales peligrosos no fue llevado a cabo."
"
Un cambio en el proceso
no fue documentado como es requerido."
Otros errores comunes que la mayoría de los auditores cometen
Tratar de solucionar problemas en lugar de reportarlo como hallazgo (Por ejemplo Consultoría).
Estar a la defensiva durante la auditoría.
Seguimiento insuficiente a las acciones correctivas.
Falta de objetividad.
Dar marcha atrás en hallazgos legítimos.
Haga de la auditoría una experiencia positiva
El auditado casi siempre se siente nervioso, intimidado o a la defensiva.
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