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EFICIENCIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA CERO PAPEL

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by

Carolina Vargas

on 30 May 2015

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Transcript of EFICIENCIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA CERO PAPEL

EFICIENCIA ADMINISTRATIVA PROGRAMA
Secretaria General
Reciclar
Porque es importante ahorrar papel?
Cultura AHORRO DEL PAPEL
Analicemos!!!
Cero Papel es la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.

...Buenas practicas....
Fotocopiar e imprimir a doble cara
Lectura y Revisión documento en Pantalla
Elegir el tamaño y
fuentes pequeñas

Configuración correcta de las páginas

Evitar copias e impresiones
innecesarias
medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos
Correo electronico
Intranet
Correo Exchange
communicator
Guardar archivos no impresos en el computador
Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadores
Reutilizar el papel usado por una cara
Reciclar Papel
El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos contaminantes
Utilización del Sistema Radicar
Con el fin de optimizar los tiempos de recepción, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales, asegurando su trazabilidad, seguimiento y consulta.
Cultura de aprobación y revisión de los documentos en medio digital.
...PROGRAMAS AMBIENTALES EN DESARROLLO...
1. Utilización de los medios electrónicos Microsoft Outlook, Office Communicator, Correo Electrónico Institucional, Radicar para el direccionamiento de las solicitudes o requerimientos internos de unidad, así como impartir órdenes y dar comunicados informativos.
Policía Nacional
Oficina de Telemática.
3. Publicar en la Suite Vision Empresarial, las tareas y actividades a cumplir, respecto al Programa Cero Papel, además de realizar el seguimiento, aprobación de dichas áreas y llevar el consolidado de las mismas.
Oficina de Planeación
4. Realizar la medición del consumo del papel en las unidades policiales, tomando como referencia la asignación de papelería en cada unidad.
Dirección Administrativa y Financiera
5. Realizar campañas con nuestros clientes internos y externos, para que acepten recibir los documentos de manera electrónica.
Oficina de Telemática en coordinación con la Oficina de COEST
6. Desarrollo del proyecto bandera de Digitalización, Restauración, Microfilmación e Indexación de los documentos en custodia del Archivo General que busca agilizar el trámite y disminuir la distribución de documentos físicos
Secretaria General
Modificación e instalación del Logo Impresión o No impresión en la parte inferior derecha de los diferentes documentos de la Suite Vision Empresarial.
Oficina de Planeación
Oficina de Planeación
Modificación de Instructivo “PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICÍA NACIONAL”
Secretaria General
Establecer propuesta sobre la revisión de todos los procesos y procedimientos en las diferentes unidades a Nivel Pais con el fin de establecer los formatos que no requieran impresión
Creación de la NUBE PONAL programa seguro que guarde los documentos en forma digital sin que permita modificar por parte de la Unidad de creación y del cual tenga dominio Telemática, la cual mediante revisión de Control Interno no exija documentación física sino la Revisión Digital-
Oficina de Telemática.
11. Instalación pantallas led de bajo consumo de energía que permitan reemplazar las carteleras informativas
Oficina Telemática-Dirección Administrativa y Financiera.
12. Estudio, análisis y aplicación del cambio de Gramaje del papel a utilizar acatando la normatividad y las políticas de calidad requeridas.
Secretaria General, Oficina de Planeación y Dirección
Hagamos la diferencia!!!!
Unidad ganadora del Programa Cero Papel a Nivel Nacional
Comparendera Ambiental Policial
1 Falta
Notificación Digital al correo Institucional
2 Faltas
Actividad de sensibilización Cero papel
Afectación en el Folio de vida en el Item 3.6 Actividades de Servicio y apoyo- Eficiencia en el Empleo de los Recursos.

3 Faltas
Responsable Gestión Ambiental de la unidad
Contribución Cero Papel
Consecuencias del Impacto Ambiental
Todas nuestras acciones que impactan el medio ambiente, tarde o temprano, van sumándose a las de otras personas y acaban por manifestarse como problemas ambientales verdaderamente serios.
Cambio climatico
Deforestación
Extinción de Especies
Escasez de Agua
Exceso de basura
La contaminación en el mundo ha desequilibrado por completo las condiciones ambientales y climatológicas del planeta.

Desde fines del siglo XIX, la  temperatura media mundial ha ido en aumento y llego a niveles que no tienen precedentes en por lo menos 10000 años. Esta transformación se debe en gran parte a las emisiones de gases de efecto invernadero que se incrementaron a partir de esa época.

Vídeo
Spot Calentamiento Global
EFECTO INVERNADERO
El efecto invernadero es el fenómeno que se produce cuando las radiaciones solares que absorba la Tierra no pueden liberarse nuevamente al espacio y se quedan atrapadas en la atmósfera, provocando un aumento de temperatura. Esto es causado por la acumulación de ciertas sustancias que crean una capa gruesa, que es la que impide que el calor del sol se libere. Estos gases de efecto invernadero incluyen sustancias como el dióxido de carbono, los CFC (derivados de los hidrocarburos), el metano, el ozono y los óxidos de nitrógeno.
El calentamiento global no solo implica un aumento en las temperaturas del planeta, sino una serie de cambios que son consecuencia de esto, como la alteración de los cielos de lluvias, el desarrollo de fenómenos como “El Niño” o “La Niña”, o la intensificación de numero y la fuerza de huracanes, entre otros.
Como resultado de todos estos cambios climáticos, se calcula que la e
xpansión térmica de los océanos y la perdida de masa de los campos de hielos y glaciares
pueden provocar un aumento anual del nivel del mar de entre 8 y 88 cm.
Video
Los Seres Humanos
Video
Los niños del Futuro
Mesa de Trabajo con OFITE, ARCOI y OFPLA para modificar lineamientos Directiva 009 DIPON Ofite del 17/07/2012
OFPLA-SEGEN
Presentar propuesta de ajuste a la Directiva
OFITE -SEGEN - OFPLA
Socializar la Videoconferencia la campaña sobre reducción del consumo papel
Secretaria General-
Oficina de Planeación
Realización de videoconferencia para la Socialización del Instructivo
Secretaria General
Reporte trimestral de cada Dirección a SEGEN, sobre el consumo de papel a nivel de despliegue
Direcciones Despliegues
Informe consolidado semestral sobre linea base de consumo de instalaciones policiales
OFPLA-SEGEN
Estudio y viabilidad de introducir en documento Marca de Agua Escudo Policía Nacional.
Dirección Administrativa y Financiera
Creación de programa Huella Digital para el recibido de la facturación de entrega de elementos a los funcionarios de la Policía Nacional por parte de Intendencia
Oficina de Telematica
Estudio y modificación de concertación de la gestión de los comandantes a Nivel Nacional para el ingreso del item de Eficiencia Administrativa y Programa Cero papel
Dirección de Seguridad Ciudadana
Publicación mensual en la Polired del gasto de Papel a Nivel Nacional , a traves de la medición del aplicativo
Comunicaciones Estrategicas
Estudio de la creación de una aplicación que permita medir la cantidad de impresiones que tiene el computador por funcionario.
Oficina de Telemática.


EVENTOS AMBIENTALES POR CONOCER
En los últimos 50 años, nueve de cada diez desastres naturales en el mundo  han sido por causa de los cambios climáticos extremos.
El más reciente derrame petrolero en el Golfo de México alteró irreversiblemente el ecosistema del lugar; su flora y fauna nativa desaparecerán
La temperatura global y el nivel de los mares han aumentado de forma acelerada, durante el último siglo.
En el 2030 más del 50 % de la población mexicana estará en riesgo de vivir en estrés hídrico grave, según Comisión de Cooperación Ambiental (CCA) de América del Norte.
En 1986, la explosión de la central nuclear de Chernobil (Ucrania) dejó cantidades excesivas de radiación en la atmósfera que continuarán afectando alrededor de 300 años más
Al año se pierden cien mil  kilómetros de bosques debido a la contaminación ambiental (lluvia ácida), la tala descontrolada de árboles e incendios forestales
Para producir una tonelada de papel, se tienen que cortar 17 árboles grandes.
El Amazonas, la Isla de Madagascar, las selvas tropicales de África Central y el sudoeste Asiático; son cuatro zonas privilegiadas por su diversidad ecológica en peligro de desaparecer debido a la devastación de sus bosques.
Un ordenador contiene 1.5 kilos de cobre; reciclando estos ordenadores se recuperaría alrededor de 360.000 toneladas de cobre, el equivalente a la producción de una mina durante un año
Como podemos contribuir a cuidar el Medio Ambiente
PAPEL Y CARTON
Al reciclar una tonelada de papel se salvan 17 árboles
El reciclado del papel disminuye el consumo de agua en un 86% y el de energía en un 65%
Si tan sólo 100.000 personas eliminaran sus nombres de los listados de las agencias que envían publicidad facturas por correo tradicional podríamos salvar 150.000 árboles cada año
ENERGÍA
Reemplazar las lamparas comunes, por las lámparas compactas fluorescentes Estas usan el 60% menos de energía. Este simple cambio puede evitar emanar alrededor de 300 libras de dióxido de carbono al año
Conocimiento General
Los aparatos como televisores, ordenadores o vídeos en estado de espera consumen el 15% de su consumo total. En algunas viviendas, el consumo de estos aparatos en ‘stand-by’ puede llegar a sumar el 10% del consumo del hogar.
Apagar completamente los aparatos eléctricos cuando no se utilicen.
Utilizar las escaleras en lugar del ascensor
Un recorrido de 15 segundos en ascensor equivale a mantener encendida una bombilla de 60 vatios durante 1 hora. Sube andando en lugar de tomar el ascensor, es bueno para el medio ambiente y para ponerte en forma.
No dejar la plancha encendida.
Una hora de plancha equivale a 20 horas de televisión o a siete de ordenador. Intenta planchar grandes cantidades de ropa y apágala si no la estás utilizando.
Reutilizar las bolsas de plástico.

Supermercados
Evitar el uso de aerosoles; contienen agentes químicos y gaseosos causantes de la destrucción de la capa de ozono y que contribuyen al efecto invernadero.

PLÁSTICO
Los envases de plástico tardan en bio-degradarse 150 años.

Por cada botella que se recicla se ahorra la energía necesaria para tener un televisor encendido durante 3 horas
Se calcula que un millón de aves y 100.000 tortugas, a parte de otros animales marinos, mueren cada año de hambre, debido a la ingestión de bolsas de plástico que bloquean sus conductos digestivos
PILAS
El mercurio de una pila de reloj puede contaminar 600.000 litros de agua, es decir el equivalente al agua que necesita un pueblo de 3000 habitantes en un año o una familia de 4 personas durante toda una vida
VIDEO

Utilización de los medios electrónicos Microsoft Outlook, Office Communicator, Correo Electrónico Institucional, Radicar para el direccionamiento de las solicitudes o requerimientos internos de las unidades, así como impartir órdenes y dar comunicados informativos.
Asignación de la llave pública (PKI) a los señores Directores, Jefes de Oficinas Asesores, Comandantes de Región de Policía, Comandantes de Metropolitanas y Departamentos.
Aplicación de la cultura Buenas Practicas en el Uso del Papel
Recolección de Pilas en Puntos estratégicos
Reciclaje de Papel
Uso de los pocillos Mugs para reducción del empleo de vasos desechables
Uso racional de la Energía a través de buenos hábitos de los Funcionarios a Nivel Nacional


Estricto control realizado por la Dirección Administrativa y Financiera en el gasto y consumo de la Energía a Nivel Nacional
Manejo adecuado de los Residuos Solidos
Recolección de tapas plásticas para la ayuda a niños con cáncer de la Fundación Sanar
Alianza para la Prevención y el Tratamiento del Cáncer en el Niño

Se atienden pacientes con cáncer con edades desde recién nacido hasta los 18 años de vida y sus familias. Prestándole asistencia acerca de 7.000 niños con cáncer en Bogotá y a Nivel Nacional
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