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an Information Architecture Workshop

information architecture. version 1.0
by

Joerg Glasauer

on 26 February 2013

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Transcript of an Information Architecture Workshop

IA Brain Storming:
IT: Tech (Web 2.0, Sharepoint,)
O: WM - Strategie
Konz: IA (Metadaten)
O: Organisation und Organisationmittel / Kompetenzen. Anlaufstelle /n bilden. Anforderungen koordinieren.
Konz: Überblick schaffen (Welche Daten entstehen wo und gehen nach wo) und Übersicht bewahren, .
Was sind wir? => "Enterprise" (verteilte Verantwortungen und Themenvielfalt) - eine besondere Herausforderung! Trend zur Autonomie und gleichzeitig Zentralisierung (single point, das Mangement)
Linkosophy
Welche Themen / Inhalte? Was wollen die Leute? / Was müssen die Leute haben? / Was brauchen Sie?: Zielgruppen
Literatur / Zitate / Consulting (http://www.slideshare.net/lrosenfeld/enterprise-information-architecture-because-users-dont-care-about-your-org-chart?src=related_normal&rel=82542)
Beispiele für Existierendes und nicht Existierendes
Was bedeutet bei uns Intranet (s.l.)?
Intrant vs. Internet
Zielgruppen (Intranet (prim, secund, tert), Extranet (Partner), Internet (registriert, anonym)
Prioritäten setzen
Umfrageergebnisse beachten
Interaktion mit Kunden (Polls (kleine mit Ja/Nein zu beantwortende))
Datenbezogene Prozesse: Input, Throughput/Decision, Output, Maintain, Update, Archive, Delete
Welche Zusammenhänge gibt es? Kontext: IA ist stark vom Geschäftskontext abhängig. Wie ist die Information organisiert? Prozesse laufen oft nicht nach Linienorganisation ab.
Portale: Herausforderungen: 1.) Wer ist verantwortlich für ein zentrales Portal (,das unterschiedliche Quellen zusammenführt) [LR21]? 2.) Taxonomien sind, je zielgerichteter die Inhalte sind, meist zu komplex! 3.) Portale gehen zuwenig in die Tiefe. 4.) Wird Personalisierung überhaupt verwendet werden?
Homepages sind nicht das einzige, das zu diskutieren ist - was sind die Alternativen / Unterstützende Navigationsmöglichkeiten? Entwicklung von Linien- zu Benutzerzentriertem Design. Verdichtete Site-Maps. Taxonomien fürs Navigieren. Site-Index - durchsuchbar machen oder speizelle Indizes aufbauen (Themen, Produkte,..) oder aus Ergebnissen von Suchanalysen "produziert". Guides (Spezialthemen) und FAQs. Zeitbezogenes Navigieren (Saisonal, Events, News,...)
Abgehen von der Linien-orientierten Inhaltsaufbereitung / Navigation.
Personalisierung forcieren
Integration (Datenanzeige, DeepLink) von neuen, bisher nicht integrierten Systemen: Exchange, SAP
Weiterentwicklungen: Regelungen, Organisation, Vorschlagssystem, Budget, Technische Aspekte, Umsetzung, Zielgruppen
QM-Tools: Aeneis vs. Lintra (http://www.lintra.net/deutsch/download/)
SAP (Teamkoordination und Inhalte)
ROI: Finanz und Effizienz und Effektivität
Informations-Kultur etablieren
Randgruppen stärken. Freiwillige Beiträge Wert schätzen. Kulturelle Beiträge (Vereine xanxverein mp3, gallerien für künstler...).
Usability Tests
Design
Wie kann man einen verbesserten (einfachen, übersichtl.) Informationzugang bewerten?
Nicht Ziel = fixiertes Portal. => Frei Wahl
------
Modellierungsrichtlinie Intranet: Prozess (intanetprozess) definiert wie auf Basis von Metadaten ein Datum er/be, abgearbeitet wird . Dokumente können sein: Metadatentyp, Metadatenwert und Freitext (Entscheidungen,...)
=> Umsetzung mittels Aufbauorgansiation und IT Voraussetzungen für "collaboration from an information architecture perspective:"
[http://www.fishbowlsolutions.com/fishbowl/groups/public/documents/white_papers/024382.pdf]

Requirement #1: Combination of Human & Machine Oriented Information
Requirement #2: Automatic Aggregation
Requirement #3: The Importance of Usage and Context Patterns
Requirement #4: Human revision, annotations and classifications of information must be
enabled and preserved
Requirement #5: Data Portability and Referencing
Requirement #6: Data Accessibility for People and Computers
Requirement #7: Tracking the Change and Evolution of Information
Requirement #8: The Changing Patterns of Information Relationships
Requirement #9: Tapping Information Creation Patterns
Requirement #10: Toward a Collaborative Information Architecture http://www.enterprise20.tv/BlogPost/313:
"Typically the best place for that to start is the Human Resource department. If they can implement an Enterprise 2.0 solution that works for all employees across all their many HR processes (onboarding, transfers, salary changes, benefit enrollment, etc.), then this should be a model that works well for the entire enterprise. And the benefit to HR for being the first to tread this path would be to avoid ending up in a perceived legacy ghetto where other groups are doing the "cool stuff" while they stuck processing transactions on other peoples behalf." [http://www.oracle.com/profit/opinion/030310_navarro_qa_2.html] "Companies send non-verbal clues through their websites and blogs. How should smart executives use technology to seem more personable to clients?" http://blog.handelsblatt.com/management/2010/03/10/haben-sie-mal-rasch-die-telefonnummer-ihres-kollegen-fur-mich/ EIA-Rosenfeld http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_businessportals/index.html Betroffene Systeme:
Oracle Portal
KDM
Aeneis
Einzubindende Systeme:
SAP
MS Exchange
Filesystem Prozess gibt Basisregel vor Für Metadaten (Typ + Wert) {"Newsletter" =Typ
"Veranstaltungs-News" = Wert} Aufbauorganisation neue Regeln neue Daten http://searchunifiedcommunications.techtarget.com/news/article/0,289142,sid186_gci1482220,00.html

"We stopped organizing content around our organizational chart and started organizing it around common work projects, key processes and roles," Gleba said. "Making this move lets an intranet be much more flexible. After all, organizations change, but what the company is doing and the type of [people] who come together to do it -- that tends to stay the same. That tends to be the heart of the business."
Beth Gleba - Corporate Information Manager, IKEA North America (http://www.linkedin.com/in/bethgleba)

...
"All users are different, and we may never come up with a design that is perfect for everyone," Richards said. "[But] making assumptions about user needs and habits is a big mistake. Creating a site design based purely on rules of thumb and assumptions equals failure." Knowledge Management Informationstechnologie Inhaltlicher Bestand und Informationsarchitektur Erheben Verteilen Wiederverwenden Lernen / Wissen aneignen Bereitstellen von passenden Systemen Mitarbeit aller PROZESSE BESTAND SYSTEME STEUERUNG Lebenszyklus von Einzelinhalten Etablierung einer Wissensmanagement-Kultur und Notation derselben.
Einsatz von bewährten Methoden für's Kodieren und die Wissensweitergabe IT Systeme sollen die Geschäftsprozesse unterstützen Enterprise Suchtechnologien
(inkl. Textanalyse und Metadatennutzung)
Content Management
Metadaten- und Taxonomieverwaltung
Datawarehouse bzw Datenanalyse
Benutzeroberflächen - Usability
Dashboards

=> Neues Intranet auf neuen Plattformen Ziele:
Metadaten Schemata zur Unterstützung von Entscheidungsfindungen und Systemintegration
Erstellen von Aspekten und Entwicklen von Taxonomien
Datenbereinigung und Datenpflege (inkl. Verbesserungen)

=> Entwickeln einer IA Vision und Kultur Mehrschichtige Vorgehensweise bei:
Datenlenkung
Metadaten und Taxonomien
IT- und Geschäftsprozesse zur Unterstützung der IA
Der Inhalt an sich. Rollen und Verantwortlichkeiten
Dokumentensicherheit
Besitz und Änderungskontrolle
Betrieb und Weiterentwicklung
Information als wertvolles Geschäftsziel anzusehen. Die 3 wichtigen Elemente "do housekeeping"
- im Sinne von Ordnung halten und Variablenverwaltung -
als "missing Link" zwischen KM und IT [http://en.wikipedia.org/wiki/Information_architecture] Inhalt Arbeitspakete:
IA-Steuerung (Ablauforg + Basisprozess + Metadatum) implementieren.
Anwendungsgebiete (Geschäftsprozesse für div. Zielgruppen) und Wissensmanagementthemen erheben und vorschlagen.
IT-Implementierung vorbereiten und einleiten.
=> Koordinationsarbeit für einen Meilensteinplan (grober Umsetzungsplan), der die drei Bereiche IA, KM und IT in einem gemeinsamen Bild darstellt ausarbeiten. Umsetzungsplan zu einem neuen IST (Intranet-Nachfolge) und einem Weg zur weiteren Weiterentwicklung desselben. http://searchunifiedcommunications.techtarget.com/news/article/0,289142,sid186_gci1482220,00.html
"An employee ought to know how the corporate hierarchy works and what department is related to what other department," he said. "That's abstract knowledge that doesn't have anything to do with putting together an intranet that supports employees in the accomplishment of work tasks."
Intranet design best practices also require the intranet team to resist territorial battles over intranet real estate, Walters said. These territorial battles have nothing to do with simplifying intranet navigation. Color schemes shouldn't be determined by the department manager's favorite color, nor should executives pull rank to get prime homepage placement, he added. http://www.businessweek.com/managing/content/mar2010/ca20100326_853735.htm

by CORPORATE EXECUTIVE BOARD CO (EXBD:NASDAQ)
[http://investing.businessweek.com/research/stocks/snapshot/snapshot.asp?ticker=EXBD:US]


1. Clearly state the outcome your company needs to achieve through its intranet.

2. Select a short set of metrics that reflect that outcome.

3. Review the group of people and processes that govern your intranet. Make sure an information architect plays a leading role and that processes support an agreed-on information architecture.

4. Identify the most common employee information needs that are unmet in your organization and look for technologies you have available on your intranet that will meet these needs.

5. Look for commonalities across the user population that may serve as personas for different kinds of use.
---
Most intranets' shortcomings are due to a lack of two things: oversight and intent. Too many companies rely on loose councils of representatives from IT, HR, and Communications to manage the content and functionality of their intranets. However, few of these people have expertise in online information flow and use. Furthermore, they often bring functional biases to the table that move intranets in unproductive directions.

If good oversight is rare, stated intent for intranets is even rarer.

The best companies understand the importance of oversight and intent. They use simple governance models that empower the best information architect the company has—regardless of that person's "home" function. These information architects are more likely to have a background in web design or digital strategy than in Communications or IT.
...They see intranets as tools for enabling employee productivity first and driving engagement second. That clarity drives metrics and simplifies content and functionality decisions.
...To help its 60,000 employees get their jobs done efficiently, the company began by clustering employees around their information needs. Employees in groups like, "New Talent," or, "On the Road," access and use information differently and the intranet needed to reflect those differences. These insights informed the technologies the company now uses, such as personalization, to drive its intranet goals—rather than the company starting first with technology. Beispiel:
Lieber Herr Glasauer,
Ich muss Sie leider schon wieder nerven ...
Anbei ein Aufruf für ein Charity-Projekt in Bezug auf HIV-Betroffene. Können wir dieses PDF im Intranet irgendwo hingeben - laut VD ok.
Danke!!
Und ein schönes Wochenende,
Karin Hammerschlag Prozess, Verantwortlichkeiten Ablageort <= Metadaten <= Zielgruppennalyse <= Fallanalyse Werkzeug für Lebenslauf: Publikationsprozessworkflow + Publikationsorte + Ablauf Betroffene Personen - besser Rollen: Collektor / Informationsgenerierer + Implementieren der Publikation + eigentliche Zielgruppe Konzeption und Steuerung der Umsetzung Beispiel 2 Heinz Granitzer an Walgram:
Bitte setze die u.a. Themen bei einem der nächsten Workshops auf die Agenda.

Thema:
Koexistenz / Integration Exchange 2010 mit Sharepoint 2010 Insbesondere Möglichkeiten und Stragegie für die Ablöse der "Öffenlichen Ordner" von Exchange in Hinblick auf zentralen Posteingang für Fachteams und Sekretariate, Aufgabenplanung , Terminplanung , Adressenverwaltung (Kontakte).

Thema:
Virenschutz => Strategiefrage [8.4.2010] Wir brauchen die Information zu:
Was Informationsstrategie auf KABEG-Ebene und was ist die daraus abgeleitete Informationsstrategie auf KABEG-IT-Ebene?
Was ist die Informationsstrategie auf KLU-Ebene und was ist die daraus abgeleitete Informationsstrategie auf KLU-IT-Ebene? Louis Rosenfeld: Folie 196 ff. "EIA Framwork" in "enterprise-information-architecture-because-users-dont-care-about-your-org-chart-2758.ppt" Louis Rosenfeld: Folie 159 ff. "EIA Research Methods" in "enterprise-information-architecture-because-users-dont-care-about-your-org-chart-2758.ppt" BPM-Tool als Schlüsselwerk zur Verwaltung des IA-Layers Grunddatenmanagement Rollen-WF Rollen-WF V1 (Startversion) Rollen-WF V2 Rollen-WF V3 OE-WF V2 OE-WF OE-WF V1 (Startversion) OE-WF V3 Pers-WF V2 V3 V1 (Startversion) V1 (Startversion) Ressourcen-WF V2 V3 DGx-WF V1 (Startversion) V3 V2 Grunddatenlieferanten SAP AD NN Rollen-WF V1 (Startversion) Rollen-WF Rollen-WF V2 Rollen-WF V3 OE-WF OE-WF V2 OE-WF V3 OE-WF V1 (Startversion) Pers-WF V1 (Startversion) V3 V2 V2 "Ressourcen"-
WF V1 (Startversion) V3 DGx-WF V2 V3 V1 (Startversion) BP1
(QM-Dok-lenk) BP2
(Bescheid-lenk) BP3
(Pers-einstellen) BP4
(...) Rollen-
Liste OE-
Liste Person-
Liste BP1-Freigabe BP-Freigabe BP-Freigabe BP-Freigabe BP-Freigabe BP-Freigabe BP-Freigabe BP-Freigabe BPx
(...) BPx
(...) BPx
(...) BPx
(...) BP3
(Pers-einstellen) BP1
(QM-Dok-lenk) BP2
(Bescheid-lenk) BP-Freigabe V1 (Startversion) Pers-WF OE-WF BPx
(...) BPx
(...) BPx
(...) BP1-Freigabe Rollen-WF V1 (Startversion) Rollen-
Liste Rollen-WF V3 Rollen-WF V2 Rollen-WF BP-Freigabe Person-
Liste OE-
Liste OE-WF V1 (Startversion) OE-WF V3 OE-WF V2 V3 V1 (Startversion) "Ressourcen"-
WF V2 V2 V3 BP-Freigabe BP-Freigabe BP-Freigabe V1 (Startversion) V3 V2 DGx-WF E-Mailing
(Outlook)
Teamkom.
(Lync) BPM-GUIs
(Manager
Webclient
Outlook-PlugIn) Intranet-GUI
(Sharepoint)
DokumentenMgt.
(Sharepoint) E-Mailing
(Outlook)
Teamkom.
(Lync) BPM-GUIs
(Manager
Webclient
Outlook-PlugIn) Intranet-GUI
(Sharepoint)
DokumentenMgt.
(Sharepoint) Spezialsysteme
(ORBIS,
SAP,
pitFM,...) BPx
(...) PROZESSE Lebenszyklus von Einzelinhalten Etablierung einer Wissensmanagement-Kultur und Notation derselben.
Einsatz von bewährten Methoden für's Kodieren und die Wissensweitergabe IT Systeme sollen die Geschäftsprozesse unterstützen SYSTEME Enterprise Suchtechnologien
(inkl. Textanalyse und Metadatennutzung)
Content Management
Metadaten- und Taxonomieverwaltung
Datawarehouse bzw Datenanalyse
Benutzeroberflächen - Usability
Dashboards

=> Neues Intranet auf
neuen Plattformen BESTAND Ziele:
Metadaten Schemata zur Unterstützung von Entscheidungsfindungen und Systemintegration
Erstellen von Aspekten und Entwicklen von Taxonomien
Datenbereinigung und Datenpflege (inkl. Verbesserungen)

=> Entwickeln einer IA Vision und Kultur STEUERUNG Mehrschichtige Vorgehensweise bei:
Datenlenkung
Metadaten und Taxonomien
IT- und Geschäftsprozesse zur Unterstützung der IA
Der Inhalt an sich. Rollen und Verantwortlichkeiten
Dokumentensicherheit
Besitz und Änderungskontrolle
Betrieb und Weiterentwicklung
Information als wertvolles Geschäftsziel anzusehen. Bestand Welche Inhalte sind wichtig?
Auf Basis einer Vision / Kultur werden Taxonomien aufgebaut, verwaltet und verbessert. Diese Taxonomien dienen einerseits der Inhaltsattributtierung und andererseits können sie auch zum Aufbau einer Sitemap verwendet werden. Steuerung Mehrschichtige Vorgehensweise in Bezug auf Datenlenkung, Attribute, Prozesse und Inhalt.

Definieren von Rolen, Verantwortlichkeiten, Änderungskontrolle, Betrieb von Weiterentwicklung.

Information als Geschäftsziel etablieren. Prozesse Antwort auf die Frage: Welche Lebenszyklen (bezogen auf von Einzelinhalte) gibt es? Wie sehen diese aus?

Etablieren einer Wissensmanagement-Kultur und einer Wissensmanagement-Notation. Systeme Welche Systeme und wie werden diese genutzt für:
GUI,
Suche,
CM,
Taxonomieverwaltung
Datawarehouse, Dashboards und Analyse? Grunddatenpakete:
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