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Auditoria a Almacenes Exito; en el área de proveedores y cuentas por pagar

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by

lina idarraga

on 14 June 2014

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Transcript of Auditoria a Almacenes Exito; en el área de proveedores y cuentas por pagar

Fecha de finalización:
03 mayo del 2014
Hora:
2:00 p.m
Lugar:
Sala de juntas Almacenes Éxito
Con la presencia de:
*Administrador actual del almacén
*Contador público de la empresa
*Asistentes contables
*Auditor principal
*Asistentes del auditor
En esta reunión se plantearon todas las evidencias encontradas en la auditoría, las debidas recomendaciones, el informe final y el respectivo dictamen.

Seleccionamos las partidas más representativas y revisamos con las facturas y otros documentos originales del proveedor o acreedor.
• Respecto a aquellos proveedores que aparezcan en las facturas seleccionadas y que no sean conocidos, tratar por el medio más conveniente de cerciorarse de su existencia, a través del directorio telefónico, Cámara de Comercio, etc.
• Solicitar una relación de cuentas por pagar diferentes a proveedores a una fecha determinada, seleccione algunas cuentas y hágale un seguimiento a las facturas registradas en el libro auxiliar para comprobar su correcto registro, compruebe su necesidad y si el trabajo o servicio fue recibido por la empresa y si el valor pagado correspondía al valor acordado.
• Obtener al final del período una relación de los proveedores que tienen saldos por pagar y que no tienen saldo, hacer una selección y enviar una confirmación, solicitándoles a estos una relación de las facturas pendientes de pago a esa fecha.
*Verifique que las cuentas por pagar se presentan correctamente, respecto a importes, períodos, conceptos, etc.

Almacenes Éxito
NIT: 890900608-9
LOCALIDAD: Envigado, Antioquia (Sede principal)
Sector terciario o de servicios

REUNIÓN INICIAL
Fecha de inicio:
se realizó el 02 de mayo del 2014
Hora:
9:30 a.m
Lugar:
sala de juntas almacenes Éxito
con la presencia de:
*Administrador actual del almacén.
*Contador público de la empresa.
*Asistente contable
*Auditor principal.
*Asistentes del auditor.

Objetivos generales

*Verificar la existencia de un adecuado control interno dentro de la empresa.
*Revisar exhaustivamente las cuentas asignadas desde el punto de vista contable y financiero


Objetivos específicos
Alcance
Realizar una auditoría contable y financiera dentro del área de cuentas por pagar y proveedores, verificando las posibles inconsistencias que en estas se puedan encontrar, comprendiendo un periodo de tiempo del 02 de enero al 30 de abril del año 2014.
Equipo auditor
* Auditor Principal
*2 asistentes del auditor
Técnicas utilizadas
Inspección: Examinar todos los documentos contables y soportes que respalden todos aquellos movimientos o transacciones que se realicen en un periodo determinado dentro de la empresa.

Investigación: Verificar que todos los saldos existentes en el área de cuentas por pagar y proveedores sean reales.

Confirmación: Realizar las entrevistas necesarias a todos aquellos proveedores; corroborando así, que la información suministradas de los registros contables coinciden con el saldo real.

• Esperar 15 días y enviar nuevamente la segunda confirmación a aquellos proveedores que no contestaron en la primera.
• Con los proveedores que no contestaron ni en la primera ni segunda confirmación, solicitar a contabilidad el movimiento durante el año de estos y observar los registros créditos contra las facturas y los registros débitos contra el comprobante de pago.
• Hacer un resumen de la confirmación realizada de los proveedores y de las cuentas por pagar y clasificar las diferencias de acuerdo a su importancia.
• Hacer una revisión global de los gastos acumulados y otros pasivos a la fecha del balance e investigar y comentar los cambios importantes en relación con el período anterior. Verificar que los pasivos hayan sido tratados en forma uniforme al principio y final del período.

PROCEDIMIENTOS
1. En cuanto al área de compras no existe la debida segregación de funciones, es decir, la persona que da la autorización es la misma que firma la recepción de mercancía y que lleva la contabilidad del inventario.
2. No existe los debidos procesos para la selección y evaluación de proveedores la cual nos permite verificar la calidad y el precio favorable que brinde a la compañía, logrando así realizar una negociación satisfactoria para ambos entes económicos.
3. No se realiza continuamente copias de seguridad en la base de datos de los proveedores; la cual me informa todas las obligaciones que tiene la empresa con cada uno de ellos.
4. No existe una vigilancia adecuada y control la cual verifique los vencimientos y los saldos pendientes que tenga la empresa en las cuentas por pagar.
5. No existe un control adecuado sobre los productos que nos venden los proveedores, es decir, no existe una evaluación que se realice ni al momento de comprar ni al momento de almacenar la mercancía.
6. Existe una gran inconsistencia en la contabilización de los pagos realizados a los proveedores y demás obligaciones, ya que al momento de comprobar los saldos en libros con el proveedor hallamos diferencias significativas en los valores registrados.
7. Se presenta una irregularidad significativa en el amplio catálogo de proveedores que poseía almacenes Éxito

HALLAZGOS
REUNIÓN FINAL
De nuestro examen podemos concluir que la empresa no presenta un efectivo manejo en el control interno de las áreas de cuentas por pagar y proveedores lo cual se prestaría para que los asientos contables o registros presenten irracionabilidad en sus saldos, no permite una buena selección de proveedores y conllevaría a que la empresa negocie con empresarios que no le brinden un excelente producto a la empresa, que se destaque por su calidad y buen precio, ocasionando que al momento de que la empresa transforma esa materia prima que adquiere para poder procesar sus productos o servicios no alcance o supere los parámetros de calidad acordados lo cual afectaría significativamente a la empresa, ya que sus productos no cubrirían totalmente la satisfacción del cliente.
Es necesario que en la empresa realice una copia de seguridad a la base de datos que contiene las obligaciones que posee actualmente la empresa, y que esta información sea manejada por una sola persona para evitar que existan modificaciones en ella.
En cuanto al amplio catálogo de proveedores que manejaba almacenes Éxito S.A se presentó una gran disminución en este, por tal motivo realizamos la inspección e investigación necesaria para poder verificar cual era la causa de este desequilibrio en el área mencionada; Se pudo evidenciar que existía inconformidades por parte de los antiguos proveedores del Éxito ya que la negociación con este almacén no les generaba una buena rentabilidad para sus negocios y nos expusieron los siguientes puntos:
• Para poder proveer nuestros productos a los almacenes Éxito S.A deberíamos suministrar el primer pedido gratis.
• En las temporadas o fechas especiales de aniversario Éxito todos los descuentos que se realizaban a los productos debían ser pagados por los proveedores.
• Todas las averías o daños que se presentaran en los productos, causados por un mal almacenamiento proporcionado por los almacenes éxito, afectaría al proveedor, el cual debería reconocer los daños.
• Al momento de entregar nuestros productos al éxito, deberíamos esperar 90 días para recibir el dinero acordado en la venta del producto, sin poder ser reconocido ningún tipo de interés, si por el contrario acordábamos con el Éxito en que nos pagara antes debíamos generarles un descuento en la venta del producto.
INFORME FINAL
He examinado los asientos contables registrados en la empresa de almacenes ÉXITO S.A., en un periodo de tiempo acordado, el cual comprende desde el 02 de enero al 30 de abril de 2014. Una de mis funciones consiste en examinar y expresar una opinión sobre ello.
Obtuve la información necesaria para cumplir con nuestras funciones y efectué los exámenes de acuerdo con procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas y las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Tales normas requieren planificar y ejecutar una adecuada revisión para verificar satisfactoriamente la fidedignidad de los respectivos registros contables.
Mi labor como auditor comprende, entre otras cosas, el examen con base en pruebas selectivas de las evidencias que soportan la veracidad, los montos y las correspondientes revelaciones en las respectivas cuentas; Considero que las conclusiones de las pruebas que realice proporcionan una base confiable para fundamentar el dictamen que expreso más adelante.
En mi opinión, los asientos contables registrados en las áreas anteriormente mencionadas fueron tomados fielmente de los libros y adjuntos a este dictamen, no presentan fidedignamente la posible situación financiera de la empresa ya que se encontraron grandes inconsistencias en los saldos referentes al área auditada por ende no se podría generar un dato exacto con respecto a las obligaciones que presenta actualmente la empresa.
De mi examen puedo concluir que la empresa no presenta un efectivo manejo en el control interno de las áreas de cuentas por pagar y proveedores por ende me abstengo de dar un dictamen con respecto a las cuentas mencionadas.
Dictamen suscrito el 3 de Mayo de 2013
Laura Vanesa Echeverry

Auditor responsable

DICTAMEN DEL AUDITOR
SOBRE PROVEEDORES Y CUENTAS POR PAGAR A ÉXITO S.A., DE Enero 02 hasta Abril 30
LISTAS DE CHEQUEO
AUDITORÍA EN CUENTAS POR PAGAR Y PROVEEDORES
*Revisar y evaluar la efectividad, propiedad y aplicación de los controles internos.
*verificar que se haya realizado una planeación y análisis en las cuentas por pagar y proveedores.
*verificar que se haya realizado una planeación y análisis en las cuentas por pagar y proveedores,
*Todas las transacciones o saldos que se encuentran dentro del área de las cuentas por pagar y proveedores están adecuadamente contabilizadas en los registros correspondientes.
*Evaluar la calidad del desempeño en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, en el control interno de la empresa de manera que su adecuado rendimiento se vea evidenciado en la progresión de la empresa.

ALCANCE

Realizar una auditoría contable y financiera dentro del área de cuentas por pagar y proveedores, verificando las posibles inconsistencias que en estas se puedan encontrar, comprendiendo un periodo de tiempo del 02 de enero al 30 de abril del año 2014.

EQUIPO AUDITOR


*1 Auditor principal
*2 asistentes del auditor

DOCUMENTOS DE REFERENCIA


• Manuales de control interno
• Soportes contables
• Estados financieros
• Libros Auxiliares

TÉCNICAS UTILIZADAS

Inspección: Examinar todos los documentos contables y soportes que respalden todos aquellos movimientos o transacciones que se realicen en un periodo determinado dentro de la empresa.

Investigación: Verificar que todos los saldos existentes en el área de cuentas por pagar y proveedores sean reales.

Confirmación: Realizar las entrevistas necesarias a todos aquellos proveedores; corroborando así, que la información suministradas de los registros contables coinciden con el saldo real.
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