Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Archivo inactivo o archivo muerto

No description

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Archivo inactivo o archivo muerto

Equipos y materiales de transferencia
Archivo inactivo o archivo muerto
este tipo de archivo representa el penúltimo eslabón de la cadena constituida por los diversos niveles de conservación de documentos.
Son aquellos documentos que ya no se consultan con frecuencia a diferencia de los activos
Un archivo inactivo se nutre de :
El archivo activo que le envía directamente aquellos documentos que sean necesarios pasar a archivos semiactivos
el archivo semiactivo que le envía la mayor parte de la documentación según las normas de cada empresa
Transferencia y eliminación de documentos
Perez (2005) argumenta que la transferencia de archivos o de protocolo de cambio de archivos es una convención o una norma que controla o permite el movimiento de archivos entre dos computadoras o carpetas.
.Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas realizan los analizan y clasifican de acuerdo a las siguientes leyes.
Documentos vitales
documentos importantes
documentos útiles
documentos no esenciales
Una vez determinado el valor de los documentos es necesario saber el tiempo que se va a conservar (periodo de retención)
Los factores que influyen para determinar el tiempo de retención del documento son :
La naturaleza del negocio
el tipo de documentos que se manejan
la información que contienen

6 a 7 años informes de accidentes y reclamaciones (casos fallados)
Cuentas por pagar
cheques cancelados
certificados de acciones y bonos cancelados y opciones expiradas
facturas a clientes
2 a 3 años solicitud de empleo
póliza de seguro
informes de auditoría interna
recibos de caja menor
bonos de ahorro de empleados

1 año o menos
conciliación bancaria
libretas de taquigrafía
tarjetas de tabulación



para que un documento pase a ser un archivo inactivo
primero en una fecha señalada el responsable del archivo semiactivo extraerá de las carpetas de documentos los documentos que ya no ofrecen utilidad inmediata
el envío de la documentación al archivo inactivo se regula de tal modo que se distribuye gradualmente las tareas de este servicio.
Para facilitar la extracción de los documentos que ya no ofrecen mas interés es aconsejable marcarlos con símbolos, caballetes etc.
estas reglas permiten al responsable seguir una secuencia de los archivos y evitar revisar el archivo completo al momento de la depuración
para realizar una transferencia adecuada de los documentos se requiere:
a) tarjeteros que indican el contenido de los archivos de transferencia y la fecha de destrucción de los documentos.
b) accesorios para archivo de transferencia tales como rotulos, separadores de gavetas
c) unidades de estantería abierta que encajan unas en otras para el almacenamiento de tarjetas perforadas
cuando los documentos se transfieren las guías generalmente se dejan en los archivos activos y las carpetas misceláneas antiguas se colocan enfrente de las carpetas individuales en los archivos de transferencia para que sirvan como guías

TRANSFERENCIA PERPETUA
dominguez corona (2003) define transferencia perpetua como un archivo muerto.
los documentos se transfieren de los archivos inactivos a los de transferencia perpetua (archivo muerto) cuando se a completado un trabajo o un caso
para efectuar la transferencia :
se prepara una lista de los nombres que requeriran nuevas carpetas
preparar los nuevos rotulos
preparar las cajas de transferencia
descartar los papeles de los archivos muertos

métodos de eliminación:

algunos documentos se destruyen introduciéndolos en una maquina diseñada para este fin la cual las corta en tiras, otro método es quemarlos o venderlos como desperdicio. (la cantidad de los papeles determina la manera en que deben eliminarse)
BIBLIOGRAFIA :
dominguez corona T .(2003).clasificacion de archivos. en archivonomia. (109-119) mexico: Mc Graw Hill

Perez garay E. (2002) archivonomia. (63-72) mexico: Trillas

Full transcript