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NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PRIVADO

Contabilidad Intermedia I
by

Johanna Boada

on 6 May 2013

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NORMAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL
SECTOR PRIVADO Johanna Boada AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIÓN DEL RIESGO 3. EVALUACIÓN DEL RIESGO 3.1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 3.2 PLAN DE MITIGACIÓN DE RIESGOS 2.3. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DEL TALENTO HUMANO 2.1 INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS 2.2. ADMINISTRACIÓN
ESTRATÉGICA 2. AMBIENTE DE CONTROL 1.1. DEFINICIÓN 1.3. IMPORTANCIA 1.2. OBJETIVOS NORMAS GENERALES - Permite conocer el funcionamiento interno de la empresa, así como identificar tareas y responsables.

- Aumenta la eficiencia de los empleados.

- Ayuda a la coordinación de actividades.

- Es una base para el análisis posterior del trabajo y mejoramiento de los sistemas y procedimientos Es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad.

Estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades.

La maximiza autoridad de la empresa establecerá por escrito las lineas de conducta y medidas de control para alcanzar los objetivos. La empresa implementará y actualizará un sistema de
planificación , además establecerá indicadores de
gestión que permita la evaluación de los procesos.

El sistema de planificación se regirá a la misión, visión y objetivos de la institución.

El producto de la evaluación y seguimiento de la
evaluación debe plasmarse en documentos que
serán difundidos tanto dentro como fuera de la
organización.

El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano.

El talento humano es lo mas valioso que posee
cualquier empresa.

La administración del talento humano debe fomentar
un ambiente ético desarrollando el profesionalismo
en las prácticas diarias. financieras de la empresa. La máxima autoridad establecerá los mecanismos para identificar y analizar los riesgo a los que esta expuesta la empresa.

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar adversamente a la entidad.

Las unidades administrativas identificarán, analizarán y trataran los riesgos que pudieran afectar a la ejecución de sus procesos y logro de sus objetivos. Los directivos identificarán los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales y emprenderán medidas para afrontarlos.

La identificación de los riesgo es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificación mediante un mapa de riesgos.

Los perfiles de riesgo y controles relacionados serán continuamente revisados para asegurar su vigencia. Los directivos realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando una estrategia clara para identificar y valorar los riesgos.

En el plan de mitigación de riesgos se definirán objetivos y metas asignando responsabilidades para cada área.

Se desarrollara un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Instrumento diseñado con
el objeto de proporcionar
fiabilidad con respecto
al logro de los objetivos
de la entidad. - Eficacia y eficiencia en las operaciones

- Medir el cumplimiento de los reglamentos y políticas de la empresa

- Garantizar la confiabilidad de los informes contables y administrativos

- Proteger los recursos contra pérdidas, fraudes e ineficiencia 1.4. RESPONSABLES - Es un proceso efectuado por la dirección y el resto de personal de la entidad.

-La dirección es la responsable de la creación de las normas de control interno. Son elementos esenciales del ambiente de control, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno.

La dirección del organismo mediante su ejemplo y otros mecanismos debe buscar crear una cultura de control interno.

La máxima autoridad emitirá formalmente un
documento que recoja los valores y principios
éticos que promueven a la organización. 2.4. ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA Debe ser adecuada para cumplir con la misión
y los objetivos de la empresa.

La empresa deberá contar con una estructura organizativa que manifieste claramente la relación jerárquico funcional existente.

El organigrama debe ser difundido a toda la organización y plasmado con un manual de operaciones. 2.5. DELEGACIÓN DE AUTORIDAD La asignación de responsabilidad y delegación de autoridad ofrecen una base para el seguimiento de actividades y objetivos.

Cada funcionarios debe conocer sus deberes y responsabilidades, además deberán rendir cuenta de las mismas.

La delegación de funciones debe conllevar a que los funcionarios ejecuten su trabajo de manera eficaz. 2.6.COMPETENCIA PROFESIONAL La dirección reconocerá como elemento esencial las competencias profesionales de los empleados.

Todos los funcionarios deben poseer un nivel de competencia acorde a las responsabilidades resumidas.

Los directivos especificarán una lista de competencias que deben tener los empleados y realizaran programas de capacitación continua. 2.7. COORDINACIÓN DE ACCIONES ORGANIZACIONALES La máxima autoridad de la empresa establecerá las medidas propicias para que los empleados acepten la responsabilidad que les compete.

La dirección de la empresa debe tener un compromiso permanente con el sistema de control interno, el mismo que puede manifestarse a traves de reuniones o cursos.

Existe una actitud positiva hacia la función de rendición de cuentas. 2.8. ADHESIÓN A LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES. Los empleados de la empresa observarán las políticas institucionales, específicamente las aplicables a su área de trabajo.

Las políticas serán emitidas y divulgadas por los directivos.

La dirección asegurará la adhesión a las políticas institucionales mediante el establecimiento de controles y mecanismos de motivación 2.9 UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva que tiene como fin mejorar las operaciones de una organización evaluando el sistema de control interno.

La unidad de auditoría interna estará integrada por personal multidisciplinario que evaluara la eficiencia del sistema de control interno y los riesgos institucionales.

Los auditores internos actuarán con criterio independiente respecto a las operaciones auditadas. 3.3. VALORACIÓN DE LOS RIESGOS El objetivo de la valoración del riesgo es obtener suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia.

La estimación de riesgos debe hacerse a través de 2 variables: probabilidad e impacto.

Se consideran factores de alto riesgo las actividades complejas, manejo de efectivo, el crecimiento del personal. 3.4. RESPUESTA AL RIESGO Los directivos identificarán las opciones de respuesta al riesgo y su relación al costo beneficio.

Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.

Evitar el riesgo implica prevenir las actividades que los originan y debe incluir métodos y técnicas específicas para tratar con ellos. 4. ACTIVIDADES DE CONTROL 4.1. SEPARACIÓN DE FUNCIONES Y ROTACIÓN DE LABORES La máxima autoridad tendrá cuidado al definir las funciones de sus empleados y de procurar la rotación de sus tareas.

No se asignará a un solo empleado o equipo para que controle todas las etapas clave de un proceso ya que puede constituir un riesgo.

La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica de la empresa. La dirección esttablecerá políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales.

Las actividades de control permiten a los directivos mitigar los riesgos y deben ser ejecutadas en todos los niveles de gestión.

La implantación de cualquier actividad de contol debe ser precedido por un análisis costo-beneficio. 4.2. AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN DE TRANSACCIONES La máxima autoridad establecerá por escrito los procedimientos de autorización que aseguren la ejecución del control de las operaciones administrativas y financieras.

Los empleados que reciban autorizaciones serán conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no realizarán actividades que no les corresponda. 4.3. SUPERVISIÓN Los directivos establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones para medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales.

La supervisión delos procesos se realizará constantemente.

La supervisión permitirá determianr acciones oportunas en caso de riesgo. 4.4. DOCUMENTACIÓN La estructura de control interno y todas las transacciones deben estar claramente documentados y disponibles para su control.

Deben existir documentos escritos acerca de la estructura de control interno de la empresa.

Estos documentos deben estar disponibles y al alcance de todos los funcionarios. 4.5 NIVELES DEFINIDOS DE AUORIZACIÓN Los hechos significativos de la empresa deben ser autorizados y realizados por funcionarios que actúen dentro el ámbito de su competencia.

La Dirección deberá autorizar los hechos significativos a realizar y los funcionarios deberán ejecutar las tareas que les han sido asignadas.

La delegación de tareas se encuentra dentro de los
lineamientos establecidos por la Dirección. 4.6. REGISTRO ADECUADO DE LAS TRANSACCIONES Las transacciones que afecten a la empresa deben ser registradas oportuna y adecuadamente.

Las operaciones de egreso se registrarán en tiempo y forma, cualquiera sea la etapa del gasto en las que se encuentren.

Lo mismo sucede con las operaciones de ingreso. 4.7. ACCESO RESTRINGIDO A LOS RECURSOS, ACTIVOS Y REGISTROS El acceso a los recursos, activos y registros debe estar protegido por mecanismos de seguridad, que permitan asignar responsabilidad en su custodia.

La responsabilidad por custodiar y rendir cuentas por
esos recursos está asignada a determinadas personas.

La Tesorería debe tener las medidas de seguridad correspondientes.

Los formularios como recibos, órdenes de compra y
otros importantes deben estar prenumerados y guardados adecuadamente. 4.8. CONTROL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Con el objetivo de lograr su correcto funcionamiento, el sistema de información debe ser controlado periódicamente.

La toma de decisiones se respalda en los sub -sistemas de información.

Deben existir procedimientos que aseguren el acceso autorizado a los sistemas de información 4.9. CONTROL DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Los recursos tecnológicos deben ser regularmente testeados, a los efectos de lograr cumplir con los requisitos del sistema de información.

Los recursos tecnológicos deben corroborar el cumplimiento de los requisitos de los sistemas de información. ACTIVIDADES DE CONTROL 4.10. INDICADORES DE DESEMPEÑO La empresa debe contar con métodos de medición de desempeño que permitan la elaboración de indicadores para su monitoreo y evaluación.

La información será utilizada para monitorear y poder corregir los desvíos oportunamente detectados.

Los indicadores deben ser apropiados ajustarse a la realidad de la organización. 4.11. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS La empresa debe contar con manuales de procedimientos, en los cuales se desarrollará la forma óptima de llevar adelante los procesos de negocio.

Es fundamental que todos los funcionarios tengan documentada, la forma de desempeñarse en la empresa. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 5. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Los directivos de la empresa deben identificar, capturar y comunicar información pertinente y oportuna que facilite aq los empleado cumplir con sus responsabilidades.

Deberá existir una comunicación eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la empresa, de arriba hacia abajo y a la inversa.

El sistema de comunicación permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos. 5.1 CONTROLES SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información y comunicación contarán con controles adecuados para garantizar su confiabilidad.

Los sistemas de información establecerán métodos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de la empresa.

Los empleados que administren los sistemas de información establecerán los controles pertinentes para garantizar la calidad de la información y comunicación. 5.2. CANALES DE COMUNICACIÓN ABIERTOS Se establecerán canales de comunicación abiertos que permitan trasladar la información de manera segura. correcta y oportuna a los destinatarios.

Deben existir canales de comunicación adecuados con terceros interesados y partes externas (sociedad, prensa, entre otros).

La comunicación debe proyectar una imagen positiva de la entidad. SEGUIMIENTO 6. SEGUIMIENTO Los directivos establecerán procedimientos de seguimiento continuo y evaluaciones periódicas.

Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que verifique la vigencia del sistema de control interno a lo largo del tiempo.

El seguimiento evalúa la calidad del funcionamiento del control interno. 6.1. SEGUIMIENTO CONTINUO O EN OPERACIÓN Los directivos efectuarán un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita aplicar medidas oportunas frente a riesgos potenciales.

El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones de la empresa.

El resultado del seguimiento brindará las bases necesarias para el manejo de riesgos. 6.2. EVALUACIONES PERIÓDICAS Los directivos promoverán y establecerán una evaluación periódica de la gestión y control interno de la entidad para prevenir y corregir desviaciones en los planes.

Las evaluaciones periódicas responden a la necesidad de identificar las fortalezas y debilidades de la entidad respecto al sistema de control interno.

Los directivos determinarán las acciones preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados. NORMAS DE PRODUCCIÓN, COMERCIALIZACIÓN Y CALIDAD 7. PRODUCCIÓN El "control de producción en fábrica" se define como un control interno continuo efectuado por el fabricante.

Se deberá documentar sistemáticamente en forma de medidas y de procedimientos escritos los elementos del sistema y las medidas adoptadas para el control de la producción.

La documentación del sistema de control de producción deberá reunir las siguientes condiciones: Garantizar el aseguramiento de la calidad, permitir comprobar que se han conseguido las características requeridas para el producto y permitir comprobar la eficacia del sistema del control de producción. 8. COMERCIALIZACIÓN La comercialización puede verse desde el punto de vista del deseo de colocar un producto persuadiendo a los consumidores o bien del que estudia el mercado para comprender su mecanismo, detectando nuevas oportunidades de negocio.

Dentro de está área se involucra la investigación de mercados, desarrollo de productos, fijación de precios, comunicación, promoción, venta y distribución de productos y servicios.

Las políticas comerciales son fundamentales ya que las mismas se crean con la intención de generar un orden que facilita la comercialización y la encarrila por conductos seguros y estables. 9. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Las normas de calidad constituyen especificaciones técnicas voluntarias en las que han participado las partes interesadas y se han aprobado dentro de un comité técnico de normalización del organismo correspondiente.

La calidad de un producto o servicio es efectuada por numerosas actividades ligadas entre sí tales como el diseño, la fabricación, el servicio de post-venta, otros.

La gestión de la calidad incluye la planificación estratégica, la asignación de recursos y otras actividades sistemáticas, tales como los planes de calidad.

Para asegurar la calidad de sus productos, la empresa se someterá a los procesos necesarios para obtener certificaciones internacionales que avalen sus productos.
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