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NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

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Gaby Aguilar

on 15 May 2014

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NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
EVALUACION COSTO - BENEFICIO
El diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo-beneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro de los objetivos, entre otros.
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
Estas deben estar debidamente documentadospara asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos.
EVALUACION DE DESEMPEÑO
Según el MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL, Dado en Bogotá, D. C., a 12 SEP. 2003.
EVALUACIÓN: Proceso sistemático que delinea, obtiene y provee información útil para emitir el juicio de valor.
DESEMPENO: Forma como se cumple con responsabilidad en el trabajo, involucra las actitudes, valores, saberes y habilidades de una persona.
SEGREGACION DE FUNCIONES
La segregación de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea.
PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN
La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecución de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.
CONTROLES SOBRE EL ACCESO A RECURSOS O ARCHIVOS
Debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización o custodia de los mismos.
La utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documentoque permita llevar un control efectivosobre los recursos o archivos.

RENDICION DE CUENTAS
Acto administrativo mediante el que los responsables de la gestión de los fondos públicos o encargados informan, justifican y se responsabilizan de la aplicación de los recursos puestos a su disposición en un ejercicio económico.
Según el SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA DIRECTIVA DE TESORERIA -Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15:Titular de una entidad debe rendir cuentas ante la instancia correspondiente, así mismo debe ser debidamente documentada la que no debe exceder los tres (3) días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del país en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) días calendario.
 
PARTICIPANTES: Las autoridades y la población ,velar por el buen uso de los recursos.
VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES
REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
Es una herramienta de gestión muy útil que sirve para evaluar de qué manera los conocimientos, habilidades, comportamientos de una persona interviene respecto al cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, así como el rendimiento y aportan al logro de los objetivos de la organización o empresa. ( R. C.G. Nº 320-2006-CG .)
Da a conocer fortalezas y debilidades así mismo previene y corrige eventualidades deficiencias.
VENTAJAS  
• Mejora el desempeño mediante la retroalimentación.
• Ayudar a determinar y guiar para la toma de decisiones de ubicación del trabajador u profesionales específicos.
• Indica necesidades de formación y desarrollo.
• Detecta imprecisiones de información.
• Puede indicar errores en el diseño del puesto.
• Puede detectar factores externos de influencia en el rendimiento.
INDICADOR DE DESEMPEÑO: Es la medida sobre el logro de resultados.
¿QUÉ INFORMACIÓN CONTIENE EL INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS?
El Informe está compuesto por formatos, tales como:
Alineamiento de la misión, objetivos, programas y actividades.
Situación de los programas, proyectos y actividades.
Información financiera.
Estado de la infraestructura y tecnologías de información.
Gestión de personas, clima y cultura organizacional.
EVALUACION DE DESEMPEÑO
CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser registrados y clasificados para surpevisión posterior.
Deben ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos y políticas vigentes.
Este tipo de revisión en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.
Controles que garantizan el procesamiento de la información para el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad.
Deben estar diseñados para prevenir, detectar y corregir errores mientras la información fluye através de los sistemas
Los principales controles deben establecerse en:
- Sistemas de seguridad de planificación y gestión de la entidad en los cuales los controles de los sistemas de información deben aplicarse en las secciones de desarrollo, producción y soporte técnico.
- Segregación de funciones.
- Controles de acceso general, es decir, seguridad física y lógica de los equipos centrales.
- Continuidad en el servicio.
CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Para la puesta en funcionamiento de las TIC, la entidad debe diseñar controles en las siguientes etapas:
(i) Definición de los recursos
(ii) Planificación y organización
(iii) Requerimiento y salida de datos o información
(iv) Adquisición e implementación
(v) Servicios y soporte
(vi) Seguimiento y monitoreo.
Los controles deben estar implementados en los siguientes procesos:
Controles para el área de desarrollo:
- En el requerimiento, análisis, desarrollo, pruebas, pase a producción, mantenimiento y cambio en la aplicación del software.
- En el aseguramiento de datos fuente.
- En la salida interna y externa de datos.
Controles para el área de producción:
- En la seguridad física.
- En la seguridad lógica.
- Controles para el área de soporte técnico.

Controles o exámenes generales
Los controles generales están constituidos por la estructura, políticas y procedimientos que se deben aplicar al sistema de información, tales como mini computadoras y redes que ayuden a asegurar su correcta operación. Crean el medio en el cual los sistemas de aplicación y controles operan.
Las categorías más importantes de los controles generales, son:
1. El programa de planificación y gestión de seguridad de toda la entidad .
2. Los controles de acceso limitan o detectan el acceso a los recursos de las computadoras
3. Los controles de desarrollo, mantenimiento y cambio de la aplicación del software.
4. Los controles de sistema de software.
5. La segregación de funciones.
6. La continuidad en el servicio.
Controles o exámenes de aplicación
Los controles de aplicación son la estructura, políticas, y procedimientos que utilizan a sistemas individuales separados, tales como cuentas por pagar, inventarios, rol de pagos, garantías o préstamos y están diseñados para cubrir el procesamiento de información dentro de aplicaciones específicas de software. Estos controles son generalmente diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas de información.
Los controles de aplicación puede ser categorizados en tres fases de un ciclo del proceso:
o Entradas
o Procesamiento
o Salidas

CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Gracias por su atencion
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