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Organigrama Concesionario Automotriz

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by

Alejandro Burbano

on 20 November 2015

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Transcript of Organigrama Concesionario Automotriz

Junta de socios
Revisor fiscal
Gerente administrativa
Gerente comercial
Gerente pos venta
Auxiliar contable
Director comercial
Alistador
Jefe de taller
COTEC
Técnico Líder
Electro mecánico
Técnicos Mecánicos
Hombre Calidad
Asesor de servicio
Jefe de almacén
Analista de garantías
Auxiliar de almacén
Jefe de taller L&P
Asesor de servicio
Latonero
Pintor
Lavador
Asesores Comerciales
$150,000 de básico, mas una comisión del 0.8%sobre el valor de las ventas antes de IVA.
Objetivos a cumplir:
Debe establecer los objetivos de los contactos a realizar.
Debe realizar un plan de trabajo semanal.
Debe establecer objetivos de ventas anuales y mensuales.
Exhibición de vehículos y material POP:
Es responsable de la exhibición de los vehículos en la sala de ventas.
Es responsable del material POP(fichas técnicas, porta precios, etc.).
Materiales y elementos de trabajo:
Debe mantener un dossier actualizado y bien presentado.
Debe tener un computador personal para poder desarrollar sus tareas.
Atención al publico:
Debe atender a los clientes en sala.
Debe atender a los clientes telefónicamente.
Debe atender a los clientes en ferias y eventos.
Debe visitar a los clientes en empresas.
Debe visitar a los clientes en frío.
Debe visitar poblaciones.
Productos:
Debe ofrecer os vehículos comercializados por el concesionario.
Debe ofrecer las piezas y accesorios comercializados por el concesionario.
Debe ofrecer la financiación de los financiación de los vehículos con los bancos aliados.
Debe promocionar los productos del intermediario de seguros aliado.
Nota: Como contraprestación a las funciones de producción 3 y 4 el banco aliado y el intermediario de seguros aliado pactara con el empleador un porcentaje sobre la prima neta de todos los negocios nuevos que se cierren y se recauden, el cual se le comunicara al asesor comercial y se le cancelara quincenal mente por parte del banco o intermediario de seguros aliado.

Informes para los clientes:
Debe cotizar los productos comercializados por el concesionario a los clientes por escrito.
Debe enviar las cotizaciones por correo electrónico a los clientes.
Debe realizar licitaciones con entidades oficiales.
Debe tomar los pedidos de los clientes.
Informes para la compañía:
Debe entregar el reporte diario al director comercial correspondiente.
Debe realizar reporte de seguimiento en el sistema de la compañía.
Debe entregar los objetivos Vs. realizaciones semanalmente al Director Comercial correspondiente.
Debe entregar los pedidos tomados a los clientes con todos los soportes que corresponden a dicho pedido.
Debe archivar la carpeta de los vehículos vendidos.

Seguimientos:
Debe realizar el contacto y seguimiento a los clientes atendidos.
Debe realizar el seguimiento y cierre de los pedidos tomados para la venta de productos comercializados.
Debe realizar el seguimiento a la facturación de los productos comercializados.
Debe realizar el seguimiento a la matricula de los vehículos vendidos.
Debe ordenar la instalación de accesorios para los vehículos vendidos y hacer seguimiento de dichas instalaciones.
Debe realizar el seguimiento al desembolso de los bancos que le prestan a los clientes para la compra del vehículo.
Debe realizar la programación para la entrega de los vehículos.

Entrega de productos:
Debe realizar la entrega de los vehículos nuevos a los clientes según las políticas de la compañía.
Debe realizar la entrega de la documentación correspondiente a los productos vendidos a los clientes.
Promoción y publicidad:
Debe conocer la promociones de la marca y darle buen manejo a dichas promociones.
Debe realizar volanteo con promociones del mas en centros comerciales, condominios, sectores, poblaciones, etc.
Debe realizar el envío de promociones a los clientes de acuerdo a las políticas de la compañía.
Formación:
Debe asistir a toda la formación programada por la marca y la empresa.
Se debe auto formar en todo lo referente a los productos que se comercialicen.
Debe actualizarse permanentemente con los productos de la competencia.
Indicadores y cumplimiento de presupuestos: Debe cumplir con los indicadores propuestos por el fabricante o distribuidor en los siguientes puntos.
Satisfacción del cliente, CSI y QVN, dependiendo la marca y establecidos por dicha marca.
Tasa de intervención con las financieras aliadas de la marca.
Calificación en conocimiento de producto y técnicas de ventas de acuerdo a lo acordado por la marca.
Cumplimiento con el promedio de ventas y contactos mínimos propuestos por la marca y negociados cada mes con el asesor y establecido en el informe de objetivos Vs. Realización.
Nota: El cumplimiento de las metas comerciales de la compañía es requisito indispensable para la continuidad del contrato laboral.
Así mismo las demás funciones que el Director Comercial, bajo el cual se encuentre subordinado el asesor comercial, considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor, y que este expresamente lo ordene de forma verbal o escrita.
Cajeras
Líder Kaizen
Tesorera
Recepcionista
Operativas: Desarrollar planes de mejoramiento que contribuyan a la estandarización y optimización de los procesos.
Ser líder del grupo Kaizen.
Revisar la documentación de las ordenes de trabajo.
Realizar actividades de seguimiento a los estándares para buscar que las labores de mejoramiento se vuelvan costumbre.
Velar por la aplicación de la 5's en la empresa.
Mantener y hacer seguimiento al cumplimiento de las certificaciones y revisiones, bi anual, en el proceso de mejora en el área pos venta.
$1.800.000
Salud ocupacional: Liderar los asuntos relacionados con salud ocupacional del área de pos venta:
Realizar y llevar a cabo el programa de salud ocupacional.
Realizar y llevar a cabo las políticas de salud ocupacional.
Realizar y llevar el plan de emergencia.
Conformar la brigada de primeros auxilios.
Realizar rondas de inspección.
Realizar capacitaciones constantes con base en el plan de formación establecido por la ARP.
Medio ambiente:

Optimización del manejo de los residuos:
Coordinar las actividades del manejo de los residuos.
Verificar el seguimiento de las actividades implementadas.
Definir e implementar la disposición final de los residuos.

Mejorar la calidad de vida de los trabajadores:
Coordinar actividades que permitan asegurar óptimas condiciones de trabajo para todo el personal.
Crear una cultura de seguridad y limpieza en la empresa.
Llevar indicadores mensuales de ausentismo, accidentalidad, e incidentalidad y tomar contramedidas para reducirlos.

Elaboración y actualización de la cartilla medio ambiental:
Mantener actualizada la cartilla de sistemas de gestión ambiental.
Mantener legislación actualizada, permisos o licencias del proveedor de transporte, almacenamiento y disposición.

Sugerir mejoras en los procedimientos de trabajo:
Participar activamente en las actividades Kaizen de la empresa.
apoyar la implementación, ejecución y el mantenimiento de las certificaciones.
Realizar el mantenimiento continuo en los procesos relacionados con el medio ambiente y la salud ocupacional.

Utilizar los elementos de protección entregados por el empleador, tener en cuenta que el uso apropiado de los elementos de protección previene la ocurrencia de accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales. Utilizarlos durante la jornada laboral en cada una de las áreas donde sean requeridos (taller, zona de recepción de vehículos).

Mantener el porto de trabajo en completo orden y aseo de acuerdo con el programa de las 5's, estipulado por los requisitos de la marca.
Así mismo las demás funciones que el gerente pos venta considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor y que este expresamente lo ordene de forma verbal o escrita.
Salario: Una comisión de $6.800 por hora producida según informe realizado por el jefe de taller y el asesor de servicios.
Misión:
Reparar los vehículos de los clientes con la más alta calidad, desarrollando su habilidad técnica con el conocimiento adquirido en los cursos de formación adelantados con entidades de capacitación certificadas.
Contribuir al logro del trabajo en equipo, prestando apoyo constante y de manera oportuna.
Mantener las buenas relaciones con los compañeros de trabajo mediante el respeto, el trato amable y cordial.
Funciones:
Reparar y dar mantenimiento a los vehículos, haciéndolo en el tiempo estimado y adecuadamente desde la primera vez.
Anotar la descripción de cada una de las intervenciones sugeridas por el cliente en la instrucción de trabajo.
Anotar todas las inconformidades que aparezcan en el vehículo, durante la intervención.
Al terminar el trabajo, debe limpiar el puesto de trabajo y colocar los repuestos cambiados dentro del vehículo.
Cumplir con el programa de auto formación establecido por el concesionario.
Estudiar y prepararse permanentemente para los exámenes de certificación.
Mantener siempre ordenado y limpio el taller, los manuales, el equipo, las herramientas del taller, el centro de acopio de basuras y el cuarto de lubricación, teniendo en cuenta las normas ambientales.
Informar sobre los trabajos al jefe de taller para dar explicaciones tecnicas y adecuadas a los clientes.
Contribuir al cumplimiento del plan de auto formación con las capacitaciones atribuidas con base en las necesidades del equipo técnico.
Solicitar autorización de imprevistos o sobre costos de las reparaciones.
Diligenciar diariamente el cuadro del registro de horas.
Dar apoyo técnico a los vendedores en las dudas o inquietudes sobre el funcionamiento de los vehículos.
Manejar el tablero de control, actualizándolo constantemente según el avance del trabajo que se esta realizando.
Diligenciar todos los documentos que se requieran para la realización de las reparaciones (OR- Formatos de Diagnostico- Check List- PIR).
Así mismo las demás funciones que el jefe de taller considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor, y que este expresamente lo ordene de forma verbal o escrita.
Salario: $500.000 de básico, mas una comisión de 0.6% sobre el valor de las ventas de repuestos a clientes antes de IVA, menos devoluciones; el 0.4% sobre el valor de ventas mano de obra a clientes antes de IVA, menos devoluciones.
Misión:
Garantizar el cumplimiento del proceso de atención al cliente.
Apoyar la gestión del jefe de taller mediante la correcta realización de las actividades relacionadas con la atención al cliente tanto interno como externo.
Efectuar en conjunto con el jefe de taller, controles sobre indicadores puntuales que pueden verse afectados por la encuesta de satisfacci´øn a los clientes.
Funciones:
Programar las citas con base a los lineamientos de la marca.
Asegurar el funcionamiento del tablero de citas.
Recepcionar la entrega de vehículos en el taller.
Manejar atentamente la relación con los clientes.
Realizar actividades tendientes a aumentar el nivel de confianza del cliente hacia el concesionario.
Escuchar a los clientes en todas sus inquietudes con relación al desempeño de los vehículos.
Asegurar la oportuna entrega del vehículo l cliente.
Explicar claramente a los clientes el diagnostico, el presupuesto y la facturación.
Entregar el vehículo al cliente explicándole todos los servicios realizados y su precio.
Asistir en coordinación con los contratistas externos para la instalación de accesorios.
Solucionar inquietudes e inconformidades de los clientes.
Asegurar el funcionamiento del programa para controlar las entradas repetidas.
Informar al jefe de taller acerca de las quejas y reclamos que se presentan con mayor frecuencia respecto de los servicios prestados.
Seguimiento de las OTS en la recepción.
Crear clientes en el sistema contable.
Diligenciar las Ordenes de Reparación cumpliendo con todos los lineamientos de la marca.
Informar a los clientes sobre los imprevistos en la realización del trabajo, solicitar la autorización, reprogramar fechas y hora de entrega el vehículo; comunicándoselo al taller para su cumplimiento.
Realizar el proceso de facturación.


Así mismo las demás funciones que el jefe de taller considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor, y que este expresamente lo ordene de forma verbal o escrita.
Salario: $1.000.000 de básico, mas una comisión del 0.5% sobre el valor de mano de obra antes de IVA, menos devoluciones de repuestos colisión clientes, mas el 3% sobre el valor ventas netas antes de IVA, menos devoluciones de lamina clientes- pintura clientes- trabajos externos clientes.
Misión:
Apoyar en la ejecución de todas las actividades del taller de lamina y pintura dando los soportes técnicos y administrativos para lograr la eficiencia del área.
Garantizar el buen servicio mediante la calidad de los trabajos.
Mantener actualizados a los técnicos en su formación.
Apoyar a la Gerencia Posventa en su gestión.
Funciones:
Asignar y programar el trabajo en el taller.
Verificar que cada técnico tenga la herramienta necesaria para desempeñar el trabajo.
Verificar y controlar el buen estado de los equipos y herramientas especializadas teniendo en cuenta su uso y distribución en el taller.
Establecer todas las necesidades del taller previendo su dotación oportunamente.
Dar soporte para atender a los clientes que llegan al taller o llaman a formular sus quejas y reclamos, y pasar la información a la Gerencia Posventa para su solución y seguimiento.
Mantener informados a los técnicos sobre notas técnicas, circulares de servicios y disposiciones de operaciones especiales en el área de lamina y pintura.
Tramitar oportunamente las garantías.
Mantener actualizados los manuales facilitárselos a los técnicos para autofomación y agilizar el trabajo.
Propiciar un buen ambiente laboral.
Controlar la cartera del taller.
Informar a la Gerencia Posventa cualquier anomalía que ocurra en el desempeño d sus funciones o en el funcionamiento del taller.
Controlar los costos de las actividades asociadas a la operatividad del taller.
Verificar y aprobar los pagos a contratistas y proveedores.
Realizar el control de calidad a la totalidad de los vehículos.
Medir productividad, eficiencia técnica y utilización de mano de obra mensual al personal técnico.
Realizar estadísticas de control de ventas, retornos y reprocesos.
Colaborar al asesor de servicios en la recepción y entrega de los vehículos en horas pico, o si se requiere.
Participar en actividades de mejoramiento continuo (Kaizen).

Así mismo las demás funciones que el Gerente Posventa considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor y que este expresamente lo ordene de forma verbal o escrita.
Salario: $100.000 de básico, mas una comisión del 17% sobre lo facturado antes de IVA por lamina.
Misión:
Reparar lo vehículos de los clientes con la más alta calidad, desarrollando sus habilidades con el conocimiento adquirido en los cursos de formación adelantados con entidades de capacitación certificadas.
Contribuir al logro del trabajo en equipo, prestando apoyo constante y de manera oportuna.
Mantener las buenas relaciones con los compañeros de trabajo mediante el respeto, el trato amable y cordial.
Funciones:
Reparar y dar mantenimiento a los vehículos haciéndolo en el tiempo estimado y bien desde la primera vez.
Anotar la descripción de cada una de las intervenciones sugeridas por el cliente en la instrucción de trabajo.
Anotar todas las inconformidades que aparecen en el vehículo durante la intervención.
Al terminar el trabajo debe limpiar el puesto de trabajo.
Estudiar y prepararse permanentemente para los exámenes de certificación.
Mantener siempre ordenado y limpio el taller, equipos y herramientas del taller, y centro de acopio de basura, teniendo en cuenta las normas ambientales.
Informar sobre los trabajos al jefe de taller para dar explicaciones técnicas y adecuadas a los clientes.
Solicitar autorización de imprevistos o sobre costos de las reparaciones.
Así mismo las demás funciones que el Jefe de Taller L&P, considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor y que este expresamente lo ordene de forma verbal o escrita.
Salario: $100.000 de básico, mas una comisión del 17% sobre lo facturado antes de IVA por pintura, pero antes se le debe descontar el 15% por concepto de insumos.
Misión:
Pintar lo vehículos de los clientes con la más alta calidad, desarrollando sus habilidades con el conocimiento adquirido en los cursos de formación adelantados con entidades de capacitación certificadas.
Contribuir al logro del trabajo en equipo prestando apoyo constante y de manera oportuna.
Mantener las buenas relaciones con los compañeros de trabajo mediante el respeto, el trato amable y cordial.

Funciones:
Pintar y dar mantenimiento a los vehículos, haciéndolo en el tiempo estimado y bien desde la primera vez.
Anotar la descripción de cada una de las intervenciones sugeridas por el cliente en la instrucción de trabajo.
Anotar todas las inconformidades que aparecen en el vehículo durante la intervención.
Al terminar el trabajo, debe limpiar el puesto de trabajo.
Estudiar y prepararse permanentemente para los exámenes de certificación.
Mantener siempre ordenado y limpio el taller, equipos y herramientas del taller y el centro de acopio de basuras, teniendo en cuenta las normas ambientales.
Informar sobre los trabajos al jefe de taller, para dar explicaciones técnicas y adecuadas al cliente.
Solicitar autorización de imprevistos o sobrecostos de las reparaciones.
Asi mismo las demás funciones que el jefe de taller L&P, considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor y que este expresemente lo ordene de forma verbal o escrita.
Salario: $500.000de básico, mas una comisión del 2% sobre el valor de las ventas antes de IVA de accesorios de clientes, y una comisión del 0.5% en Bonos sobre el valor de ventas antes de IVA de accesorios por Cesión; reportados por el Jefe de almacén y Gerente Posventa
Misión:
Planear, coordinar, y ejecutar acciones tendientes a la venta de piezas y accesorios para vehículos nuevos y para aquellos que ingresen al taller para servicios.
Funciones:
Apoyar a los asesores comerciales en el momento de las ventas de vehículos, con la asesoría al cliente sobre los posibles accesorios para instalar.
Contactar a los clientes que han separado vehículos nuevos y enviar al correo imágenes de come se vería el vehículo que separo con los accesorios instalados, también realizara la cotización de los mismos.
Slicitar al director comercial la relación de los vehículos separados en la sala dos veces a la semana para contactar a los clientes.
Asistir a la reunión que la gerencia comercial organiza semanalmente con el fin de revisar el cumplimiento de objetivos, estrategias de ventas y acciones puntuales a desarrollar con el área comercial.
Alimentar el cuadro de objetivos de ventas de accesorios que se lleva conjuntamente con comercial, donde se encuentran establecidos los objetivos por asesor y por número de unidades vendidas.
Alimentar diariamente el cuadro de ventas de accesorios.
Enviar tanto el cuadro de objetivos de accesorios de vehículos nuevos, como el de, ventas de accesorios en general el día lunes de cada semana a primera hora al gerente posventa.
Abrir las ordenes de reparación de los vehiculos a los que se les instalaran accesorios.
Hacer seguimientos del proceso de la instalación de accesorios de los vehículos en el taller, suministrar los accesorios a los instaladores.
Liquidar la mano de obra de los accesorios instalados e ingresarla en el istema en la orden de reparación.
Actualizar la lista de preciós de accesorios, crear combos y enviar estos listados dentro de los cinco primeros días de cada mes a las sedes.
Crear ayudas de ventas que dinamicen la venta de accesorios las cuales deben ser exhibidas en vídeo.
Hacer las entradas en el almacén de repuestos de compras de mercancías, y prestar apoyo al jefe de almacén.
Estar pendiente en el almacén para ayudar a recibir la mercancia que llega de la marca.
Coordinar con el director comercial las instalaciones semanales de accesorios para los vehículos nuevos con el fin de cumplir y no afectar la QVN.
Garantizar la exhibción de accesorios en las salas de ventas por lo menos de tres vehículos, como lo exige la marca.
Lidera la creación de series especiales en los vehículos, por lo menos tres veces al año.
Organizar y mantener en perfecto estado de limpieza, con precios actualizados las vitrinas de exibición de accesorios que se encuentren en las salas de ventas.

Así mismo las demás funciones de el jefe de almacén considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor y que este expresamente lo ordene de forma verbsl o escrita.
Salario: $500.000 de básico, más una comisión del 0.6% sobre el valor de las ventas antes de IVA, menos devoluciones de repuestos colisión cliente, más una comisión del 0.4% sobre el valor ventas antes de IVA, menos devoluciones de lamina y pintura clientes- trabajos externos clientes.
Misión:
Garantizar el cumplimiento del proceso de atención al cliente.
Apoyar la gestión del jefe de taller mediante la correcta relización de las actividades relacionadas con la atención al cliente tanto interno como externo.
Efectuar en conjunto con el jefe de taller, controles sobre indicadores puntuales que pueden verse afectados por la encuesta de satisfacción a los clientes.
Funciones:
Programar las citas.
Recepcionar la entrega de vehículos del taller.
Manejar atentamente la relación con los clientes.
Realizar actividades tendientes a aumntar el nivel de confianza del cliente para con el concesionario.
Escuchar al cliente en todas sus inquietudes con relación a la reparación de su vehículo.
Asegurar la oportuna entrega del vehículo al cliente.
Explicar claramente al cliente los diagnósticos presupuesto y facturación.
Entregar el vehículo explicando todos los servicios realizados y su precio al cliente.
Solucionar inquietudes e inconformidades de los clientes.
Asegurar el funcionamiento del programa para controlar las entradas repetidas.
Informar al jefe de taller acerca de las quejas y reclamos que se presenten con mayor frecuencia por parte de los clientes acerca de los servicios prestados.
Crear clientes en el sistema contable.
Diligenciar las Ordenes de Reparación cumpliendo con todos los lineamientos de la marca.
Informar a los clientes de los imprevistos en la realización del trabajo, solicitar la autorización, reprogramar la fecha y hora de entrega del vehículo.
Actualización de las páginas de compañias de seguros.

Así mismo las demás funciones que el jefe de taller de lamina y pintura, considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor y que este expresamente se lo ordene de forma verbal o escrita.
Misión:
Brindar una atención a los clientes para el procesamiento de pagos, facturación y demás, de acuerdo a las políticas de la empresa, recibido y custodiando los valores recibidos, con el propósito de cumplir con las metas y estándares definidos para el cargo.
Funciones:
Mantener en orden el archivo.
Manejar el fondo de caja menor.
Realizar notas varias y notas bancarias.
Cuadre diario de facturación, RC y demás documentos.
Confirmar los cheques.
Realizar el cuadre de caja.
Revisar los Bancos.
Cuadrar los pagos de la marca.
Realizar consignaciones.
Funciones 2:
Revisar que los clientes y la empresa se encuentren a paz y salvo antes de autorizar las salidas de los vehículos.
Autorizar la salida de los vehículos nuevos y del taller.
Facturar las ordenes del taller.
Recaudar los dineros que pagan los clientes por concepto de compra de vehículos, piezas, accesorios y servicios.
Realizar una plantilla diaria (administrativa, del taller, del almacén, y los recibos) esta plantilla debe tener el cierre del datáfono, el arqueo de caja, el cuadre de caja, los consecutivos de factura y de recibos, los baucher's y consignaciones realizadas en el día.
Confirmar cheques recibidos como medio de pago con FENALCHEQUE.
Realizar los recibos.
Confirmar las transacciones (transferencias y consignaciones)
Hacer facturas.
Hacer el tablero de bordo.
Contestar el las llamadas internas de la empresa que se requieran.
Realizar la consignación para entregar al mensajero, referente al efectivo que se recibió en el día inmediatamente anterior.
Crear en el sistema de la empresa a terceros que realicen transacciones por primera ves con la empresa.
Realizar la expedición de SOAT's.
Recaudar el dinero de los SOAT's expedidos.
Salario: $800.000 de básico.
Funciones:
Explicar y liquidar la declaración del IVA bimestralmente.
Explicar y liquidar declaración del impuesto al consumo bimestralmente.
Controlar el consecutivo de facturación, y solicitar ante la DIAN la resolución de facturación.
Retirar del inventario de mercancías los activos fijos (vehículos).
Facturar las ventas de activos fijos (vehículos).
Así mismo las demás funciones que la gerente administrativa considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor y que esta expresamente lo ordene de forma verbal o escrita.
Líder NIIF
Salario: $1.000.000 de básico
Funciones:
Analizar los estándares de las NIIF aplicables a la entidad, de acuerdo con la naturaleza del negocio y las características especiales de la organización.
Elaborar y definir las etapas del proyecto de convergencia, sus actividades, el cronograma correspondiente, los responsables y los recursos que se requieran para llevarlo a cabo.
Elaborar el proyecto y los recursos requeridos por parte del máximo órgano social.
Capacitar en los estándares internacionales a los empleados de la compañía que tengan relación con el tema, en los de su competencia.
Evaluar los impactos en el recurso humano involucrado.
Determinar los impactos más relevantes en los estados financieros.
Establecer las acciones necesarias para mitigar los impactos.
Elaborar el plan de acción requerido para mitigar los impactos por parte del órgano social competente.
Evaluar el impacto operacional y tecnológico.
Modificar o diseñar nuevos sistemas de información y mejoras en el proceso de presentación de los informes financieros.
Revisar, analizar y ajustar las politicas contables para adecuarlas a los principios y directrices delas NIIF.
Ajustar los manuales de funciones y procedimientos internos, teniendo en cuenta los efectos operacionales y funcionales en los procesos y estructuras.
Analizar cada cuenta de los estados financieros para llevar a cabo los ajustes o reclasificaciones requeridas para la implementación de las NIIF.
Elaborar el balance de apertura aplicando la reglamentación de las NIIF.
Evaluar el correcto funcionamiento en la aplicación de las NIIF.
Así mismo las demás funciones que la Gerencia administrativa considere necesarias para el efectivo cumplimiento de la labor y que esta expresamente lo ordene de forma verbal o escrita
Secretaria
Misión:
Dar apoyo constante a toda el área en la coordinación y ejecución de todas las labores de Posventa y comercial.
Realizar los informes necesarios para la verificación del cumplimiento de objetivos y desarrollo del negocio.
Funciones:
Elaborar la facturación diaria del taller.
Elaborar y tramitar los SOAT's.
Elaborar, realizar el seguimiento y cobro de la cartera clientes.
Revisar la cartera de garantías.
Elaborar y enviar toda la correspondencia del talle.
Enviar la encuesta diaria al autsorcing para la realización del seguimiento postservicio y realizar la tabulación de la misma en las fechas establecidas.
Enviar el libro diario mensual al centro de consultas en las fechas establecidas.
Realizar los cobros de los apoyos de mercadeo y servicios a la marca.
Mantener en orden el archivo de pos venta.
Elaborar el listado de requerimientos de papelería y elementos de aseo del taller.
Manejo del fondo de caja menor.
Consultar diariamente el EXTRANET.
Elaborar las actas de las reuniones compartidas.
Pasar el informe de las horas facturadas por los técnicos al departamento contable para el pago de la nomina y todas las novedades que deban ser reportadas para el pago de la misma.
Causar los trabajos exteriores, y entregarlos al departamento contable para el pago, en las fechas establecidas.
Participar en las actividades del grupo kaizen de servicio.



Misión: Planear, coordinar, ejecutar y controlar todas las actividades del área de pos venta del concesionario buscando la optimización de los recursos.
Funciones:
Elaborar planes de mejoramiento del servicio y repuestos, velando por su cumplimiento.
Elaborar planes y estrategias de mercadeo en servicio y repuestos para incrementar las entradas al taller, la facturación de servicios y las ventas de repuestos.
Establecer las metas y objetivos para servicios y repuestos a partir de análisis estadísticos del área.
Hacer seguimiento continuo de los indicadores de gestión y retroalimentación al personal de su cumplimiento.
Verificar y aprobar la calidad de los informes y documentos que se tramitan a la marca (ICD, tasa de llenado, garantías, RTN, pedidos de repuestos, PSU, etc).
Mantener contacto con los clientes institucionales y mayoristas buscando su fidelidad a la marca y al concesionario, con apoyo de las acciones de mercadeo.
Desarrollar el recurso humano a través de capacitación y auto capacitación, buscando la estandarización de los procesos.
Controlar los costos de las actividades asociadas a la operación pos venta del concesionario.
Desarrollar y participar en las actividades del grupo de kaizen en la parte de servicio.
Hacer seguimiento y control de la cartera del taller y almacén de repuestos.
Hacer seguimiento mensual de las Ordenes de Reparación liquidadas y el proceso, para tomar decisiones a tiempo y corregir condiciones anómalas.
Hacer seguimiento de las soluciones de quejas y reclamos y los indicadores de satisfacción del cliente.
Programar los inventarios del almacén de repuestos y la logística para llevarlos a cabo.
Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la marca para la gestión de las garantías.
Velar porque se realicen los inventarios de herramientas y equipos del taller y porque éste cuente con el mínimo de equipamiento y dotación de personal operativo.
Preparar y disponer del tiempo necesario para atender las visitas de gestión del personal de la marca.
Promover la comunicación entre las áreas del concesionario, buscando una mayor sincronización en el desarrollo de los procesos.
Analizar la habilidad de los técnicos teniendo en cuenta resultados de la gestión de productividad de cada uno y definir las necesidades de formación de los mismos.
Mantener informada a la gerencia de los resultados de la gestión pos venta y demás temas que sean de interés de ella.
Liderar los programas de mejoramiento presentados por la marca y monitorear permanentemente su cumplimiento (kaizen)
Verificar y aprobar los pagos a contratistas y proveedores.
Aprobar lo procedimientos y políticas definidos para la pos venta del concesionario.
Desarrollar el plan de motivación al personal de pos venta, buscando el mejoramiento continuo de las habilidades del personal y de los procesos.
Realizar el proceso establecido para la selección del personal nuevo de posventa y la capacitación del mismo.
Velar por el mantenimiento de las instalaciones del concesionario.
Aprobar las novedades para la nómina del personal de servicios (horas técnico- comisiones asesr de servicios- jefe de almacén).
Analizar las habilidades de los técnicos teniendo en cuenta los resultados de la gestión de productividad de cada uno, y definir las necesidades de formación de los mismos.
Técnicos en sistemas
Coordinadora de facturación y matriculas
Mercadeo y CRM
…Recibos de caja.
…pagos efectivo
Realizar consignaciones, manejo de caja y pago a proveedores.
Realizar las notas bancarias y las notas varias.
Elaborar cheques pago d proveedores y demás…
Planilla caja sistema con consecutivo RC y FRAS y demas DTOS OK.
Realizar el cuadre de caja.
Confirmar cheques si son de gerencia o esperar canje para que comercial facture el vehículo. firma de desglose para facturar VH para cheques de almacén y taller se deben confirmar con Fenalcheque.
Entrega de cheques posfechados a la gerencia administrativa.
Entrar diariamente a la pagina de a la marca para confirmar las facturas y valor a pagar. …
Realizar el pago de repuestos a la marca…
Digitar consignaciones en el sistema.
Recibir los cheques que traen cheques, siempre y cuando sea 1 cheque X50% al día, y otro cheque X50% a 30 días, se recibe cuando contabilidad haya revisado la carpeta de usado, y este dodo correcto con la firma de quien recibe los datos en el pedido del VH nuevo.
Cuadre pagos a la marca, anotando todas las consignaciones de las sedes.
Consultar saldos de bancos.
Recibir dineros de matriculas, elaborar transferencias a los bancos, registrar en le transito matriculas de todas las sedes y elaborar nota bancaria.
Realizar transferencia pago de matriculas antes de radicar en transito de todas las sedes.
Revisar solicitud cheque de SOAT para colocar el RC que cada cliente pago matricula y cuadro de excel.


Entrada del vehículos al inventario y a la contabilidad.
Manejo de certificados para empadronamiento e improntas.
Facturación de vehículos
activación en extranet.
Registro de factura en el inventario.
Matriculas.
Apoyos por extratent y regionales.
Informes contables y gerenciales.
Cobro de financieras.
Abogados
Colorista
Ayudante
Misión:
Realizar la mezcla de las pinturas para los vehículos de los clientes con la mas alta calidad, desarrollando su habilidad con el conocimiento adquirido en los cursis de formación de la marca.
Contribuir al logro de trabajo en equipo, prestando apoyo constante y de manera oportuna.
mantener las buenas relaciones con los compañeros de trabajo mediante el respeto, el trato amable y cordial.
Funciones:
Mezclar las pinturas.
Alimentar el sistema para llevar el control de consumo y controlar el inventario de insumos.
Pintar los vehículos, haciendolo en el tiempo estimado y bien desde la primera vez.
Anotar la descripción de cada una de las intervenciones sugeridas por el cliente en la instrucción de trabajo.
Anotar todas las inconformidades que aparecen en el vehículo durante la intervención.
Al terminar el trabajo, debe limpiar el puesto de trabajo.
Estudiar y prepararse permanentemente para los exámenes de certificación.
Mantener siempre ordenado y limpio el taller, equipos y herramientas del taller, centro de acopio de basuras y cuarto de lubricantes, teniendo en cuenta las normas ambientales.
Informar sobre los trabajos al jefe de taller, para dar explicaciones técnicas y adecuadas al cliente.
Solicitar autorización de imprevistos o sobre costos de las reparaciones.
Misión:
Apoyo en los procesos de pintura con la mas alta calidad.
Contribuir al logro de trabajo en equipo.
Prestar apoyo constante y de manera oportuna.
Mantener las buenas relaciones con los compañeros de trabajo mediante el respeto, el trato amable y cordial.
Funciones:
Apoyar en el proceso de pintura a los vehículos, haciéndolo en el tiempo estimado y bien desde la primera vez.
Al terminar el trabajo, debe limpiar el puesto de trabajo.
Estudiar y prepararse permanentemente para lograr ser un profesional en pintura.
Mantener siempre ordenado y limpio el taller, equipos y herramientas del taller, centro de acopio de basuras y cuarto de lubricación, teniendo en cuenta las normas ambientales.
Misión:
Apoyar e la ejecución de todas las actividades del taller de servicio, dando los aportes técnicos y administrativos, para lograr la eficiencia del área de servicio.
Garantizar el buen servicio mediante la calidad de los trabajos. Mantener actualizados a los técnicos en su formación.
Apoyar a la gerencia de pos venta en su gestión.
Funciones:
Asignar y programar el trabajo del taller.
Verificar que cada técnico tenga la herramienta necesaria para desempeñar el trabajo.
Verificar y controlar el buen estado de los equipos y herramientas especializadas, teniendo en cuenta su uso y distribución en el taller.
Establecer todas las necesidades del taller previendo su dotación oportunamente.
Dar soporte para atender a los clientes que llegan al taller o llaman a formular sus quejas y reclamos, y pasar la información de ellas a la gerenci pos venta para su solución y seguimiento.
Mantener informado a los técnicos sobre notas técnicas, circulares de servicio y disposiciones de operaciones especiales.
Verificar que los reportes técnicos elaborados por el técnico líder estén con todos los requisitos ordenados por la fabrica.
Mantener actualizados los manuales y facilitárselos a los técnicos para agilización de trabajos y auto formación de los técnicos.
Tramitar oportunamente las garantías y mantenimientos, teniendo en cuenta todos los procedimientos y normas establecidas por, así mismo el despacho de ellas.
Propiciar un buen ambiente laboral.
Controlar la cartera del taller.
Informar a la gerencia pos venta, cualquier anomalía que ocurra en el desempeño de sus funciones o en el funcionamiento del taller.
Controlar los costos de las actividades asociadas a la operación del taller.
Verificar y aprobar los pagos a contratistas y proveedores.
Realizar el control de calidad a los vehículos establecidos según la política de la compañía.
Medir productividad, eficiencia técnica y utilización de mano de obra mensualmente al personal técnico.
Llevar estadísticas de citas.
Colaborar al asesor de servicio de horas pico o si se requiere.
Participar en actividades de mejoramiento en el grupo KAIZEN de repuestos.
Misión:
Planear, coordinar ejecutar y controlar todas las actividades de repuestos del concesionario buscando la optimización de recursos, control eficiente del inventario y rentabilidad de las operaciones en plena cooperación con el gerente de pos venta.
Dar apoyo necesario en la ejecución de campañas y actividades para e concesionario de mercadeo, tendientes a mejorar el volumen de ventas.

Funciones:
Cumplir con los objetivos de ventas y compras de repuestos del concesionario.
Apoyar a la gerencia de pos venta en el desarrollo de las proyecciones del negocio en cuanto a compra y venta de repuestos.
Elaborar estrategias de mercado y comercialización con el fin de cumplir los objetivos establecidos por la empresa.
Revisión semanal de cartera.
Efectuar revisiones a los informes económicos del área de repuestos y aplicar las acciones correctivas del caso.
Contribuir al mejoramiento de los indices de satisfacción.
Hacer seguimiento a los pedidos pendients de repuestos.
Controlar las diferentes categorias del inventario, que permitan nivelar la rentabilidad, el stock y la satisfacción de clientes.
Estandarizar procesos y difundirlos a todo el personal a través de reuniones periódicas y monitoreo continuo para efectuar los ajustes correspondientes.
Hacer Kaizen de almacén.
Recepción de repuesto. Preparación y gestión de repuestos especiales. Citas - Mostrador- Taller.
Ejecutar el ingreso de repuestos al sistema de inventario.
Dar ubicación y mantenimiento a los repuestos en sus estantes, manejando procesos de kaizen y aplicando las 7 técnicas de almacenamiento.
Aplicar las 5S en las vitrinas y mostrador dando orden en la exhibición de repuestos.
Ingresar ventas perdidas y hacer seguimiento.
Apoyar en los inventarios físicos.
Apoyar en los diferentes procesos entre sincronización de repuestos y servicios.
Elaborar informes a la marca (tasa de llenado y tasa de servicio)
Contribuir a la elaboración de planes e mercadeo en servicio y repuestos para incrementar las entradas al taller, la facturación de servicio y las ventas de repuestos.
Super numeraria
Misión:
Reparar los vehículos de los clientes con la mas alta calidad, desarrollando su habilidad técnica con el conocimiento adquirido en los cursos de formación adelantados con la marca.
Liderar el grupo técnico en cada una de las actividades para lograr mejores resultados técnicos, contribuir al logro de trabajo en equipo, prestando apoyo constante y de manera oportuna.
Mantener las buenas relaciones con los compañeros de trabajo mediante el respeto y el trato amable y cordial.

Funciones:
Reparar y dar mantenimiento a los vehículos, haciéndolo en el tiempo estimado y bien desde la primera vez.
Anotar la descripción de cada una de las intervenciones sugeridas por el cliente en la instrucción de trabajo.
Anotar todas la inconformidades que aparecen en el vehículo, durante la intervención.
Al terminar el trabajo, debe limpiar el puesto de trabajo y colocar los repuestos cambiados dentro del vehículo.
Cumplir con el programa de auto formación establecido en el concesionario, basandose en los manuales de la marca.
Estudiar y prepararse permanentemente para los examenes de certificación.
Mantener siempre ordenado y limpio el taller, los manuales, equipos, y herramientas del taller, centro de acopio de basuras y cuarto de lubricación, teniendo encuenta las normas ambientales.
Informar sobre los trabajos al jefe de taller, para dar explicaciones técnicas y adecuadas al cliente.
Realizar pruebas de ruta para diagnosticar y pruebas finales para verificar la calidad del servicio.
Realizar RTN.
Contribuir al cumplimiento del plan de auto formación con las capacitaciones atribuidas con base en las necesidades del equipo técnico.
Solicitar autorización de imprevistos o sobre costos de las reparaciones.
Diligenciar diariamente el cuadro del registro de horas.
Dar apoyo técnico a los vendedores en las dudas o inquietudes sobre el funcionamiento de los vehículos.
Manejar el tablero de control, actualizándolo constantemente según el avance del trabajo que se esta realizando.
Diligenciar todos los documentos que se requieren para la realización de las reparaciones (OR- Formatos de diagnostico- Check list- PIR).
Encuestas QVN y QSA
Seguridad
Aseo
Mensajero
Cama Baja
Preguntas, quejas y reclamos
Junta de Socios
Junta Directiva
Gerente General
Gerente Comercial
Directora Comercial
Asistente Comercial
Asistente Administrativa
Gerente administrativa
Se toman decisiones de gobierno.
Se toman decisiones de gobierno
decisiones de administración
Contador
Preparar y certificar los estados financieros
Dictaminar los estados financieros
Debe tener suplente.

Exhibición de los vehículos.
Debe mantener en la vitrina la gama de vehículos ordenada por tipos y variedad de colores disponibles, lo mas completa posible.
Debe asegurarse de que los porta precios, porta colores y porta fichas; se encuentren en buen estado limpios y actualizados.
Debe ordenar los vehículos de la vitrina de forma octagonal.
Debe asegurarse de que cada vehículo en la vitrina debe ser exhibido con:
La ficha técnica
el precio de lista.
Placa delantera y trasera.
Las llantas deben estar alineadas con el chasis.
Sin ningún strikes (golpe).
Sin documentos.
Sin plásticos.
Sin tapetes de papel
Hora cuadrada.
Con las emisoras programadas.
Con el testigo de gasolina apagado.
Deben estar sin seguro.
Vidrios arriba.
Sin huellas.
El motor limpio.
Las sillas deben estar sin abatir.
Las llantas deben estar limpias incluyendo las huellas.
Presentación de los asesores y personas a cargo.
Debe asegurarse de que el equipo comercial este debidamente uniformado, portando la escarapela todo el tiempo y bien presentado.
Debe asegurarse de que todo el material POP de el equipo comercial este en buen estado y actualizado.

Estado de la sala
Debe velar porque las vitrinas de los accesorios estén limpias y actualizadas con los precios de cada accesorio.
Debe velar porque la sala de espera y la cafetería permanezcan limpias y agradables a la vista. también debe velar que los baños permanezcan limpios y con papel.
Debe solicitar el cambio del botellón de agua cuando se termine y solicitar el mantenimiento del filtro del botellón como minió cada 6 meses.
Debe tener a disposición de los clientes, en la sala de espera varias opciones de revistas actualizadas.
Debe asegurarse de que los escritorios del equipo comercial permanezca limpio, y ordenado; Cada escritorio debe tener 3 sillas y deben estar ordenadas por color.
Asegurarse de que los vidrios de la sala estén limpios; incluso los de las divisiones del equipo comercial.
Debe asegurarse de que la recepción permanezca limpia y ordenada.
Debe asegurarse de que los Pisos permanezcan limpios.
Debe asegurarse de que los ventiladores permanezcan limpios.
Debe asegurarse de que los parqueaderos estén disponibles para los clientes.

Comercialización de pólizas todo riesgo de seguros generales (varios ramos).
Cotización y expedición de pólizas todo riesgo de seguros generales.
Legalización de documentación de las pólizas de seguros expedidas.
Seguimiento, acompañamiento y legalización de siniestros y/o reclamaciones presentados por los clientes.
Seguimiento pos venta.
Renovación de pólizas (todo el proceso de expedición, cartera, legalización de la documentación).
Analizar y seguir la participación comercial de la agencia respecto a los concesionarios aliados.
Presentar los informes comerciales a la gerencia.
Plan de capacitación para los asesores comerciales de los concesionarios aliados.
Atención de preguntas quejas y reclamos de los aliados, clientes, y aseguradoras.
Atención y seguimiento de solicitudes cancelación anticipada de pólizas por parte de los clientes.
Alimentar y administrar e software de la agencia en los rangos de expedición, siniestros, renovación, seguimiento pos venta, de la sede Chipichape.
Atención de cotizaciones y expediciones de los programas de seguros de la aseguradora(salud, autos, generales, vida grupo).



ATRIBUCIONES:
Autorizar la reforma de los estatutos sociales
Nombrar al gerente y su suplente o los cargos que se creen.
Decretar la venta total de los bienes sociales.
Crear agencias, sucursales o filiales.
Acordar las reservas para la protección del capital social.
Decretar la disolución y liquidación de la sociedad.
Aprobar la cesión Cuotas o partes de interés social.
Las demás funciones que le corresponden como suprema autoridad directiva y administrativa de la sociedad.

FUNCIONES:
Representar legalmente a la sociedad y celebrar toda clase de actos o contratos sin limite de cuantía.
Custodiar los bienes sociales.
Constituir apoderados y mandatarios que representen a la sociedad judicial, administrativa o extrajudicialmente.
Realizar los actos de disposición y administración concerniente al giro ordinario de las operaciones de la sociedad.
Gerente Suplente
Remplazar al Gerente en sus faltas absolutas, temporales o accidentales con las mismas facultades y atribuciones de este.
MISIÓN
Seguimiento de Cartera.

FUNCIONES
Seguimiento, mantenimiento y reporte de cartera de las pólizas emitidas.
Presentar informes de cartera y facturación.
Seguimiento y reporte de la facturación de las aseguradoras para el pago de comisiones a nuestra agencia.
Seguimiento pago de comisiones asesores concesionarios.
Alimentar y administrar el software dela agencia en el rango de cartera y facturación.
Revisar las comisiones del SOAT (cajeras de los concesionarios)
Atender los requerimientos de los puntos SOAT.
Atención de los requerimientos de las aseguradoras respecto del área de cartera.
Mantener control sobre los pagos efectuados en el concesionario para hacerlos efectivos a cada aseguradora.
Atender la cartera y facturación delos programas de seguros de la compañia (salud, autos, generales, vida grupo)


Cotizar cada negocio nuevo que tenga el equipo comercial del concesionario y apoyar el proceso de venta de la póliza.
Asistir operativamente a la dirección comercial.
Brindar el respectivo asesoramiento técnico a los clientes guiándolos a la fidelización con la agencia.
Alimentar el software de la agencia con cada producto expedido en la sede que le corresponda.
Realizar el seguimiento pos venta.
Realizar el proceso de renovación de pólizas.

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