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Juntas Efectivas

Como hacer una junta de trabajo efectiva
by

Rafael Segoviano

on 23 July 2013

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Transcript of Juntas Efectivas

JUNTAS EFECTIVAS
COMO HACER UNA JUNTA EFECTIVA?
DEFINE UN PROPOSITO
DETERMINA EL MEJOR MOMENTO
DISTRIBUYE LA ORDEN DEL DIA
PREPARA EL ESPACIO
RESPETA LOS TIEMPOS
HAZLA PRODUCTIVA
ESTABLECE ACCIONES Y COMPROMISOS
QUE ES UNA JUNTA EFECTIVA?
Una junta efectiva es aquella que:
Tiene un objetivo claro y definido
Inicia a Tiempo y en un lugar adecuado
No tiene Interrupciones
Se establecen acciones y compromisos
QUE ES UNA JUNTA?
Una junta o reunión es el acto de juntar o congregar a un número determinado de personas para tratar uno o varios temas sobre los más diversos aspectos
Una junta de trabajo es una reunión entre colaboradores (empleados y jefes) con un objetivo común, en un mismo espacio y a un determinado tiempo. Las juntas de trabajo pueden llevarse a cabo para solucionar algún problema, revisar resultados, darle seguimiento a planes anteriores o generar algún nuevo plan
QUE ES UNA JUNTA DE TRABAJO?
Qué asunto(s) se va(n) a tratar?
Es Importante?
Es Urgente?
Es para establecer un plan de trabajo?
Es para darle segumiento a una reunión anterior?
Es para dar una noticia?
Es una reunión establecida periódicamente?
Dependiendo del asunto a tratar, revisa y determina quienes son las personas adecuadas para asisitr a esta reunión, tomando en cuenta los resultados que se esperan de esta reunión
Verifica la disponibilidad de los participantes, principalmente de los responsables de los temas
Notifica a todos
Dependiendo de la Importancia y la Urgencia se debe elegir el día y la hora para la realización de la junta
Entre más tiempo se tenga para la realización de la junta, se tendrá más tiempo de preparación
Dependiendo del número de asistentes esperado, selecciona el lugar adecuado
Reserva con tiempo
Si la reunión es por medios alectrónicos, se deben verificar los medios de comunicación previos a la junta
Algunos elementos para que la reunión sea productiva, en todas las mesas debería haber:
Folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas
Bolígrafos
Micrófono (si la reunión es grande)
Intercomunicadores
Puede haber botellas de agua, café o té
Carpetas con documentación que puede ser entregada a la entrada a la reunión
Si las reuniones son muy largas es habitual que haya algún tipo de buffet
La junta debe iniciar a la hora establecida
Todos los involucrados deben estar presentes al inicio de la reunión
La agenda establecida debe ser seguida en el orden indicado
Para que los participantes a una junta puedan llegar al objetivo propuesto, deberán estar en un ambiente cálido y a su gusto
Durante el desarrollo de la reunión, deberá haber una persona que facilite dicha junta.
Facilitar significa hacer que los participantes lleguen a cumplir el objetivo propuesto
Hay que evitar las conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar nada al grupo
Hay que cuidar las opiniones mal expuestas que pueden irritar a otros asistentes a la reunión.
Hay que ser educados y respetuosos, aunque no estemos de acuerdo.
Tenemos que procurar la participación de todos los asistentes
La conclusión es el resumen dónde se comenta lo que se hizo en la junta, y cuál será el siguiente paso
Junto con la conclusión deberá elaborarse una minuta para consolidar los acuerdos a los que se han llegado durante la reunión
Hay que evitar terminar la reunión sin lograr unas conclusiones claras
Las reuniones son muy productivas y exitosas, si sabemos dirigir y lograr que todos los asistentes participen.
Todas las reuniones deben tener unos objetivos perfectamente definidos y si estos no se cumplen, la reunión no habrá sido satisfactoria.
Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño de la reunión y de algún que otro factor (alguna de las veces de carácter estratégico) las mesas pueden ser:

1. Herradura.

También se la conoce como "U" invertida. Suele utilizarse cuando se congregan tres grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la cabecera de la misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la reunión.

2. Circular.

Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja de ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cordialidad.

3. Polígono.

Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos o delegaciones. Son ideales por que delimitan en cada lado de su polígono el grupo o delegación que la debe ocupar. Son también limitadas en cuanto a su tamaño.

4. Rectangular.

Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados.

5. Oval.

Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma central o en las cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangular)
ARREGLO DE MESAS PARA JUNTAS
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