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Transcript

Reconnaissance Vocale

Xintax

Who we are?

Nathalie WATTEAU

Référente-Adjointe à la coordination/Secrétariat Médical

Jordan SAINT-GHISLAIN

Agent de support aux utilisateurs/Informatique

Pourquoi ?

Pourquoi ?

Pourquoi la reconnaissance vocale ?

Pourquoi la reconnaissance vocale ?

Utilisation de systèmes de dictée différents au sein du CHwapi

Utilisation de systèmes de dictée différents au sein du CHwapi

Dictée numérique SpeechMike

(orthopédie).

Dictée numérique SpeechMike (orthopédie)

Dictée numérique d’OMNIPRO (imagerie médical)

Dictée numérique d’OMNIPRO (imagerie médicale)

K7

(autres services) : 2 types

(micro et mini).

K7 (autres services) : 2 types (micro et mini).

Volonté institutionnelle d’uniformiser le système

Volonté institutionnelle d’uniformiser le système de dictée en modernisant les outils tant à disposition des médecins que des secrétaires.

Diminuer les délais de dactylographie

Diminuer les délais de dactylographie pour se concentrer davantage sur les tâches d’accueil et de prise de rendez-vous.

Pourquoi intégrer ​Xintax à Omnipro ?

Xintax seul

= manque de sécurité

Xintax seul

=

manque de sécurité

Pas de login, pas de mot de passe

Risque d’utilisation du profil d’un autre utilisateur

Données auto-complétées par le DPI

Limite le risque d'erreur

Augmente la traçabilité des actions

Historique

Quand ?

2016

2017

Janvier

Janvier 2016

Démo G2 Speech

Mars

Mars 2016

Présentation et Démo Xintax

Avril

Avril 2016

Décision choix Xintax

=> Négociation du Contrat par la DG - DM - DSI

Mai

Mai 2016

Début des tests avec le chef de service et enregistrement des profils acoustiques des radiologues

Juin

Juin 2016

Intégration Xintax/Omnipro

Juillet

Juillet 2016

Mise en production en imagerie médicale

Octobre

Octobre 2016

Constat = 45% d’utilisation de la reconnaissance vocale

en imagerie médicale

Novembre

Novembre 2016

Mise en place d’un accompagnement personnalisé

et d’une ligne prioritaire au Helpdesk informatique

Janvier

Janvier 2017

Utilisation en imagerie = 80%

Décision institutionnelle d’étendre la reconnaissance vocale à l’ensemble des services

Comment ?

Comment ?

Créer la discipline dans Xintax

par la firme Intégration du dictionnaire

- Dossier partagé sur un serveur de fichier

( 2Gb par discipline )

Pré-requis

Création des profils utilisateurs de la discipline

Configuration PC

Configuration adéquate des PC

Systéme d'exploitation :

Windows® 10

Windows® 8 - 32 and 64 bits

Windows® 7 - 32 and 64 bits

Configuration minimale requise :

=> Processeur > 2 GHz, 4 GB RAM

Configuration recommandée :

=> Processeur > 2 GHz, 8 GB RAM

Matériels

Achat de matériels

Un microphone pour chaque PC

Un kit casque/pédale pour chaque secrétaire

et/ou

Pour chaque PC où une secrétaire pourrait utiliser la reco

Déploiement logiciel

Automatisé via SCCM

  • Ciblage des postes utilisateurs
  • Installation du package SCCM : Xintax

-> Installation de Xintax via .msi ou setup

Déploiement logiciel

-> Enregistrement de la discipline dans les registres

-> Enregistrement du chemin d'accès à l'application

dans le path

ACCOMPAGNEMENT

Formations

Formation médicale

+/- 30 minutes

Réglage du microphone

Entrainement acoustique

Utilisation dans Omnipro

Tutoriel papier

Médecin

Formation secrétaire

+/- 30 minutes

Secrétaire

Chemin d’accès des dictées

Prise en charge des dictées

Intégration dans Omnipro

Générer le courrier

Adaptation du vocabulaire pour chaque médecin

Tutoriel papier

Impacts

Impacts

Difficultés rencontrées

  • Support aux utilisateurs constant et chronophage :

-> 1 seul référent informatique

-> 1 seul référent secrétariat médical (médecins + secrétaires)

  • Réticence et/ou résistance aux changements

  • Manque de stabilité du programme -> nombreuses versions

  • Un seul interlocuteur chez Xintax = commercial + technicien

-> Problème de réactivité

Difficultés rencontrées

Contraintes

Contraintes

  • Xintax hors contexte : un PC = une discipline.

  • Pas de solution mobile

-> obligation pour les médecins de dicter devant un PC.

  • Possibilité de dicter à partir du domicile existante

mais configuration très difficile.

  • Création en interne d’un outil de gestion du

vocabulaire des disciplines pour

les secrétariats médicaux

Bénéfices

Bénéfices

  • Fichiers indépendants par utilisateur

-> diminution de l’impact sur l’ensemble des utilisateurs.

  • Amélioration du profil acoustique automatique.

  • Gestion aisée de l’adaptation du vocabulaire par les secrétaires

  • Gestion couleur des corrections en fonction

du profil utilisateur.

  • Utilisation de macros

-> aide efficace à la dictée et à la prise en charge.

  • Toutes les secrétaires peuvent prendre en charge les dictées

de toutes les disciplines quel que soit le site

=> Mutualisation des ressources

Etat d’avancement

du projet

Résultats

Imagerie médicale

Imagerie médicale

22 médecins + 3 assistants

Service pilote

Juillet 2016 : mise en production

Octobre 2016 : mise en place du support utilisateurs

Juin 2017 : avis aux utilisateurs décision institutionnelle arrêt système alternatif au 01/09/2017

Arrêt du système alternatif au 01/09/2017

Orthopédie

Orthopédie

16 médecins

Mise en production :

06/02/2017 = consultations

02/05/2017 = protocoles opératoires et rapports d’hospitalisation HDJ

Statistiques d’utilisation :

Période de référence : du 01/09/2017 au 30/09/2017

  • Nombre de courriers tapés par les secrétaires : 3063

=> 2656 courriers = consultations

=> 407 courriers = lettres de sortie HDJ + CRO

 

  • Nombre de courriers dictés en reco = 2661, soit 86.8% des courriers tapés par les secrétaires
  • Sur les 2656 courriers de consultations tapés par les secrétaires, 2498 ont été dictés via la reco, soit 94%

=> 6% des courriers de consultations sont dictés via un système alternatif (dictée numérique ou K7)

  • Sur les 407 lettres de sortie HDJ et des CRO, 162 ont été dictés via la reco, soit 39%

=> 61% des lettres de sortie HDJ et des CRO sont dictés via un système alternatif (dictée numérique ou K7)

  • Date d’arrêt du système alternatif ? -> souhait des médecins de garder un système de dictée numérique mobile

Médecine nucléaire

Médecine nucléaire

4 médecins

Mise en production en deux phases :

Union : 24/02/2017

ND : 13/06/2017 (regroupement)

01/07/2017 : 100% reconnaissance vocale

01/10/2017 : arrêt du système alternatif

Infectiologie

Infectiologie

1 médecin

Mise en production : 01/05/2017

Simultanément, 100% reconnaissance vocale

01/10/2017 : arrêt du système alternatif

Dermatologie

Dermatologie

3 médecins

Mise en production : 01/05/2017

Simultanément, 100% reconnaissance vocale

01/10/2017 : arrêt du système alternatif

Néphrologie

Néphrologie

3 médecins

Mise en production : 08/05/2017

01/06/2017 : 100% reconnaissance vocale

01/10/2017 : arrêt du système alternatif

Gastro-entérologie

Gastro-entérologie

11 médecins

Mise en production : 19/05/2017

01/07/2017 : 100% reconnaissance vocale

01/10/2017 : arrêt du système alternatif

Chirurgie urologique

Chirurgie urologique

5 médecins et 1 assistant

Mise en production :

13/02/2017 = consultations.

02/05/2017 = protocoles opératoires et rapports d’hospitalisation

01/06/2017 : 100% reconnaissance vocale

01/10/2017 : arrêt du système alternatif

Endocrinologie

Endocrinologie

3 médecins

Mise en production : 29/05/2017

01/10/2017 : 100% reconnaissance vocale

01/10/2017 : arrêt du système alternatif

Chirurgie générale

Chirurgie générale,

digestive et vasculaire

8 médecins + 8 assistants

Mise en production : 12/06/2017

Assistants = 100% d’utilisation

6 médecins séniors/8 = 100% d’utilisation

Date arrêt du système alternatif ?

-> réaccompagner les 2 médecins séniors « réticents »

Cardiologie

Cardiologie

10 médecins

Mise en production : 01/05/2017

3 médecins/10 = 100% d’utilisation toute activité confondue

7 médecins/10 =

Examens techniques =100% d’utilisation

Consultations = - de 50% d’utilisation -> « prend trop de temps »

Date d’arrêt du système alternatif ?

-> si pas de système de dictée mobile, impossible pour certains cardiologues …

Planning

Septembre à décembre 2017

Impact sur les secrétariats médicaux

Constat

1

Changement de méthode de travail -> plus de concentration

2

Diminution significative des dictées sur systèmes alternatifs

3

Respect des délais de dactylographie

Mise en place reconnaissance vocale

4

Réorganisation des postes

en imagerie médicale.

5

Mise en place du projet CAP2

au 1er trimestre 2018

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