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Funciones y Responsabilidades Tesoreros

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by

Armando Gutierrez

on 21 May 2015

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Transcript of Funciones y Responsabilidades Tesoreros

Funciones y Responsabilidades
Tesoreros
www.rotary.org

Ingreso/Rotarios

contact.center@rotary.org




El uso de un programa electrónico de contabilidad le ayudará a automatizar muchas de las funciones relacionadas con su cargo. Pregúntele al tesorero saliente de su Club si ya se usa algún software especial para esas funciones.
Es importante comentarle al Secretario para que mantenga al día la lista de socios.
Dudas
Apuntes
El cargo de Tesorero de su Club es a partir 1 de Julio de 2015.

Responsabilidades:

Administrar los Fondos del Club y Mantener un Registro exacto de los Gastos e Ingresos.
Cobrar y Remitir Cuotas y Cargos.
Presentar Informes sobre el Estado Financiero de su Club.
Colaborar con La Fundación Rotaria.
Preparar un Presupuesto.
Preparar a su Sucesor.

En preparación para su periodo como Tesorero, infórmese sobre las expectativas que la directiva y los socios de su club, así como su Distrito y Rotary International, tienen respecto al ejercicio de sus nuevas funciones. Busque apoyo con el Tesorero saliente, también realice las preguntas siguientes:
¿Cómo están establecidas las cuentas bancarias del Club?

¿Como pagan sus cuotas los socios del Club?

¿Tiene el Club deudas pendientes?

¿Tienen una lista actualizada de Socios Activos?

¿Cuál es el Presupuesto para el Año que empieza?

¿Cómo fue establecido?

¿Cómo se distribuye los fondos a los Comités del Club?

¿Qué sistema de Contabilidad se usa?

¿Cómo se mantienen los Registros Financieros?

¿Qué documentación debe presentarse a la Directiva del Club, al Distrito, a RI y al Gobierno Local (por ejemplo, para hacer cambios en los reglamentos, o para cumplir con obligaciones impositivas)?

Administración de Fondos
Como Tesorero, usted será responsable de que se cumpla el presupuesto establecido. Esta responsabilidad implica administrar y mantener un registro de los ingresos y egresos.

Los ingresos incluyen, entre otros:
Cuotas del Club.
Donaciones.
Fondos Recaudados mediante las Actividades del Club.
Subvenciones de la Fundación Rotaria.
Patrocinios.
Otros Ingresos.


Los egresos incluyen, entre otros:
Pago de las Cuotas del Distrito y de Rotary International.
Pago de Subvenciones y los relacionados con las actividades de los comités.
Gastos con fines filantrópicos.
Materiales y Equipos de Oficina.
Gastos para Reuniones (Instalaciones, Comida, etc.).
Gastos varios.
Conforme a la visión futura de Rotary se requieren que el club mantenga partidas separadas de fondos para Subvenciones y para Gastos Operativos del Club, a fin de garantizar que los ingresos obtenidos mediante actividades de recaudación de fondos sean realmente dedicados a las Subvenciones.

Por cada Subvención se ocupará un cuenta distinta.
Cobrar y Remitir Cuotas y Cargos

Los Rotarios tienen la obligación de pagar cuotas a su Club, a su Distrito y a Rotary International.

Como Tesorero, es importante que usted entienda el tipo de cuotas que deberá recolectar de los socios y los desembolsos que efectuará a nombre del club.

Las cuotas de RI para los nuevos socios se prorratean de acuerdo a su fecha de ingreso al club.

Por ejemplo, John Smith fue admitido en su club rotario local el 4 de enero. El 1 de julio, su club debe pagar a RI las cuotas correspondientes a cinco meses, para cubrir el periodo de febrero hasta junio.

Nota: las cuotas se aplican únicamente a los meses completos de afiliación.
Cuota a Fundación Rotaria por Socio, Cada Rotario Cada Año US$100.00 (1 Julio 2015).

Cuota Internacional a Rotary por Semestre por Socio es de US$26.50 ( 1 Julio 2015 y 2 Enero 2016).

Cuota Distrital por Semestre por Socio MXP $500.00 (1 Julio 2015 y 2 Enero 2016).

Revista The Rotarian US$12.00, por cada unidad solicitada, se paga por Semestre (1 Julio 2015 y 2 Enero 2016).

Cuota Anual Consejo de Legislación por Socio US$1.00 (1 Julio 2015).
Administrar los Fondos del Club.
Cobrar y Remitir Cuotas y Cargos.
Presentar Informes sobre el Estado Financiero de su Club.
Colaborar con La Fundación Rotaria.
Preparar un Presupuesto.
Preparar a su Sucesor.
Debemos reportar el Numero de Socios Activos, es importante mantenerlo actualizado. Para cada Semestre.
Formato para el Pago a la Fundación Rotaria.
Rotary envia un informe semestral (SAR) a cada Secretario de Club a finales de Junio para el periodo de Facturación de Julio, y a finales de Diciembre para el periodo de Facturación de Enero.

Celular
(33) 1280 90 04
Gracias,
Cese y Readmisión

Los Clubes que no abonen sus cuotas y cargos a Rotary serán cesados y no recibirán servicios de parte de RI

o del Distrito.

La afiliación se cancela cuando el saldo pendiente a RI es superior a US$250.00 durante 6 meses, y en los casos que la antigüedad del saldo mencionado, sea de mas de 12 meses, pierden su carta constitutiva y no podrán ser readmitidos.

Para el caso de Readmisión, después de Cese, se debe cubrir una cuota de US$10.00 por cada Socio, dentro de un plazo de 90 días; En caso de Clubes que tengan menos de 10 socios, deben cubrir una mínimo de 10 socios, adicionalmente cubrir el saldo pendiente con RI.

Si transcurre mas de 90 días y menor a 365 días, sin cubrir la cuota de Readmisión, la cuota a Pagar es de US$15.00
Presente ante la Directiva reportes mensuales, de la situación que guardan las cuentas comparadas contra el presupuesto
Baja de un Socio

Si un socio no paga su cuota dentro de los 30 días posteriores al plazo establecido, el Secretario del Club le enviara una notificación por escrito informándole de la cantidad pendiente y dándole un plazo absoluto para su pago.

De no cumplir con las cuotas pendientes dentro de los diez días siguientes a la fecha de la notificación, su calidad de socio podría cesar, a discreción de la junta directiva.

El Socio podrá reincorporarse al Club una vez saldadas todas sus deudas pendientes, con previa solicitud y autorización de la directiva.
Colaboración con la Fundación Rotaria

Exhortar a los socios del club a efectuar donaciones directas a la Fundación en la página.
http://www.rotary.org/es/Contribute/Pages/ridefault.aspx


Si los socios no desean donar en línea, cerciórese de incluir el “Formulario de notificación universal de contribuciones” (123-ES) o el “Formulario para notificar aportaciones de varios donantes” (094-ES), a fin de agilizar la tramitación.
Preparación del Presupuesto

Una de sus funciones como miembro de la directiva de su club es la de colaborar en la preparación del presupuesto para el año entrante.

Antes de establecer el presupuesto, analice el historial financiero del club para determinar las posibles fuentes de ingresos y las áreas de gastos, y revise los planes para el año junto a los funcionarios entrantes del club. Los ingresos y gastos deben registrarse en dos categorías separadas en el presupuesto:

Fondos Operativos y Fondos para fines Filantrópicos. Se recomienda también establecer un fondo de reserva para cubrir cualquier gasto imprevisto.

El presupuesto final debe ser aprobado por la directiva.
Formación de su Sucesor:

Converse con su sucesor tan pronto como éste sea nombrado e infórmele sobre las funciones del cargo, de manera que el nuevo tesorero esté debidamente preparado para asumir su puesto el 1 de julio.

Pasen revista a los procedimientos contables y de presentación de informes, y ofrezca sugerencias para la elaboración del presupuesto y la administración de los fondos del club.

Si es posible, pídale al Tesorero entrante que lo ayude con sus responsabilidades habituales. Tras la última reunión del club en junio, entréguele todos los fondos, libros de contabilidad y demás materiales del Club que tenga en su poder.
Al final la sesión los participantes podrán:

Comprender las funciones y responsabilidades del Tesorero.

Determinar la mejor manera de colaborar con los otros dirigentes del Club.
Muchas Gracias por
tu Participación!!!!!!
Alex Cervantes
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