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Présentation Process reengineering

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by

essaid outmoulait

on 13 April 2018

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Transcript of Présentation Process reengineering


Reengineering des processus

Processus
obsolètes
,
longs
et
inefficaces
;
Risque d'
erreur
important ;
Coûts
supplémentaires pour la banque ;
Implication de beaucoup de parties/personnes pour la réalisation de tâches simples ;
Recrutement de
nouveaux profils
, formés à l'analyse et à la conception plutôt qu'à des tâches manuelles et répétitives ;
Alignement sur l'évolution technologique afin de permettre la sécurisation des fonds de la banque.
Pourquoi le reengineering des processus comptables de la banque ?
Description du processus actuel, dysfonctionnements et manques à gagner
Description du processus cible, apports et gains
Prérequis nécessaires à l'implémentation du processus cible
Plan
Pourquoi le reengineering des processus comptables de la banque ?
“Sans théorie révolutionnaire, pas de mouvement révolutionnaire”
Vladimir Ilitch Lénine
Du côté de la théorie :
"L'action de reconfiguration d'un système d'organisation ayant pour objectif une amélioration déterminante de ses performances en termes de rapport coût/efficacité et/ou en termes de rapport coût/satisfaction."
DRHF
Succursale/siège
DFS
Service émetteur de la note
Secrétariat de la DRHF
Etablissement manuel de la note
Signature manuelle de la note
Réception de la note en provenance du S.E.N

Transmission de la note à la DFS

(Cahier de décharge entre les deux directions)
Secrétariat de la DFS
Service Contrôle Interne
Service Comptabilité Générale
Description du processus actuel des notes de règlement :

Réception de la note en provenance de la DRHF
Transmission de la note au service Comptabilité Générale
Réception (décharge) de la note
Etablissement manuel de l'état et insertion d'un N° de test et d'une clé
Vérification des
conditions de forme
de la note
Saisie comptable de la note par un agent de saisie
Imputation comptable de la note par un deuxième agent
Contrôle des états et impression en deux copies
Validation de l'état
Envoi par mail du borderau et de l'état scannés à la succursale/siège
Accuser la réception de l'état par mail
Règlement effectif au bénéficiaire
Description des processus comptables actuels
DA
Succursale/siège
DFS
Secrétariat de la DFS
Service Contrôle Interne
Service Comptabilité Fournisseurs
Description du processus actuel du règlement des factures fournisseurs :
Réception de la facture (et annexes) en provenance de la DA
Transmission au service Comptabilité Fournisseurs
Réception de la facture
Saisie des éléments du règlement sur oracle (N° de chèque, virement...)
Saisie des données de la facture sur un fichier de suivi sur excel
Saisie de la facture sur Oracle
Validation de la saisie sur Oracle
Validation de l'état/câble
Envoi par mail de l'état scanné à la succursale/siège
Envoi par mail de l'accusé de réception de l'état
Règlement effectif au fournisseur
Réception de la facture (version papier) en provenance du fournisseur
Transmission de la facture, du BC et du PV de réception à la DFS
DRHF
DFS
Service Comptabilité Générale
Description du processus cible des notes de règlement (Premier scénario) :
Réception d'une notification et téléchargement de la note
Lecture automatique de la note sur le LAD
Test de règlement pour identification du mode de paiement & établissement des titres de paiement et des chèques le cas échéant
Etablissement de la note sur un modèle de note déjà existant
Signature électronique de la note
Signature 2ème et 1er rang de l'état
Envoi électronique de la note au SCG
Service émetteur de la note
DRHF
DFS
Service Comptabilité Générale
Description du processus cible des notes de règlement (Deuxième scénario) :
Imputation de l'opération
Edition sous format PDF des sorties de l'opération
(Titres de paiements et chèques)
Renseigner les informations du règlement au niveau de "l'interface règlements"
(déjà paramétrée)
Service émetteur de la note
DA
Succursale/siège
DFS
Service Contrôle Interne
Service Comptabilité Fournisseurs
Description du processus cible du règlement des factures fournisseurs :
Réception d'une notification et téléchargement de la facture
Règlement de la facture sur Oracle (envoi vers BACETE)
Insertion de la facture au niveau du lecteur automatique ds documents
Saisie automatique de la facture sur Oracle
Validation de la saisie sur Oracle
Génération de l'opération de règlement sur le workflow de validation (signature électronique)
Validation du règlement sur le workflow d'approbation
Envoi par mail de l'état/câble scanné à la succursale/siège
Envoi par mail de l'accusé de réception de l'état/câble
Règlement effectif au fournisseur
Réception de la facture (version papier) en provenance du fournisseur
Scan et envoi électronique de la facture à la DFS

Dysfonctionnements et manques à gagner au niveau des processus actuels
- Risques énorme d'erreur (établissement manuel des chèques) ;
- Retard de paiement ;
- Risque de fraude ;
- Risque de perte de documents ;
- Manques à gagner :
En termes de temps ;
En termes de coût ;
En termes d'effectif.
Quelques chiffres :
750 notes/mois
60 minutes/note
750 heures
94 jours de travail/mois
1500 factures/année
1h30/facture
135.000 minutes/mois
2.250 heures
Pourquoi Janvier n'a pas 32 jours ?
Consommation énorme de papier (environ 100 000 feuilles par mois )
Effectif mobilisé pour le traitement de tâches pouvant être automatisées
Non respect des délais fournisseurs engendrant des amendes de retard
En termes de coûts pour la banque :
Processus cibles: apports & gains
Signer à distance les documents ;
Automatiser les schémas comptables, éliminant ainsi le risque d'erreur lié à la saisie manuelle ;
Sécuriser les fonds de la banque (plus de risque de fraude) ;
Permettre un meilleur suivi des chèques émis par la banque ;
Éviter les retards de paiement et les amendes qui en dérivent ;
Automatiser l'ensemble des tâches manuelles & raccourcir le processus ;
Éliminer à long terme certains postes et en créer d'autres à plus grande valeur ajoutée ;
Consacrer plus de temps à l'analyse.

Apports et gains des processus cibles
Prérequis nécessaires à l'implémentation du nouveau processus
Outils existants :
GED pour échange de documents entre entités ;
BDD du personnel/partenaires au niveau de la DRHF
Workflow d'approbation sur Sharepoint
Outils à mettre en place
:
Logiciel de LAD ;
Modèle de note ;
Signature électronique sécurisée (Loi 35-05)
Outils managérials
Accompagnement des équipes comptables dans la maîtrise des nouveaux processus.

Etablissement manuel de l'état et insertion d'un N° de test et d'une clé
Règlement par chèque :
Renseigner manuellement le chèque
Apposer les cachets "Non endossable" & "Administration centrale"
Signature manuelle en deuxième et en premier rang des chèques
Montant < 2 MDH : signature d'un agent du SCG habilité à signer
Montant > 2MDH : signature du responsable SCG
Signature 2ème rang:
Signature 1er rang:
Montant < 2 MDH : signature du responsable SCG
Montant > 2MDH : signature du responsable du département Comptabilité
Règlement par virement :
Saisie manuelle des N° de RIB des bénéficiaire sur l'état des virements
281 jours de travail
45.000 minutes/mois
Attribution d'un numéro de test
État de virement/chèque établi
Calcul d'une clé télégraphique de règlement
La note ne respecte pas l'une des conditions de forme
La note remplit l'ensemble des conditions de forme
Etablissement manuel d'un bordereau d'envoi
Rien qu'au niveau du SCG, 5 agents sont mobilisés pour la réalisation du processus (l'ensemble des agents métiers du service)
Contrôle de la saisie et envoi du règlement vers BACETE
Signature 2ème et 1er rang de l'état/câble
Edition automatique de l'état
Etablissement manuel des chèques pour les règlements en chèque
Règlement par chèque :
Renseigner manuellement le chèque
Apposer les cachets "Non endossable" & "Administration centrale"
Signature manuelle en deuxième et en premier rang des chèques
Montant < 2 MDH : signature d'un agent du SCG habilité à signer
Montant > 2MDH : signature du responsable SCG
Signature 2ème rang:
Signature 1er rang:
Montant < 2 MDH : signature du responsable SCG
Montant > 2MDH : signature du responsable du département Comptabilité
Le processus de règlement des factures fournisseurs mobilisent plus de 10 personnes rien qu'au niveau du SCF
Insertion des soties au niveau du workflow d'approbation
Scan du borderau avec la copie signée de l'état
Insertion des titres de paiement (PDF) et des chèques dans le workflow d'approbation (sharepoint)
Signataires du Département Comptabilité
Service Contrôle Interne
Succursale/siège
Règlement passé

Signataires du Département Comptabilité
Service Contrôle Interne
Succursale/siège
Règlement passé

Au niveau du SCG, une seule personne peut finir le processus en quelques clics.
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