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GESTION ET VALORISATION DES FONDS D'ARCHIVES

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on 23 October 2014

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Principes et concepts de base
Mise en place d'une politique de gestion des archives
Séminaire animé par:
Mme. MENSOUR Ibtissam

GESTION ET VALORISATION DES FONDS D'ARCHIVES
- Principes et concepts de base de la gestion des archives

- Gestion des archives courantes (documents actifs)

- Tri et procédures de versement et d'élimination

- Communication des archives

- Gestion du projet de réorganisation d'un fonds d'archives

- Gestion électronique des documents

Objectifs du séminaire:
Plan du Séminaire:
- Maîtriser les principes fondamentaux de la gestion des archives ;

- Disposer du savoir faire requis pour la mise en œuvre d’une politique (efficace et évolutive) de gestion des archives courantes, selon les réglementations et les normes en vigueur

- Maîtriser les techniques d’analyse du contenu et de classement des archives ;

- Adopter des instruments de repérage et d’accès aux archives ;

- Appréhender les processus et les techniques de gestion électronique des documents.

o Définitions des concepts de base
o Théorie des 3 âges
o Principe de respect des fonds

o Les éléments de base
o L'approche préliminaire
o La planification du projet GDA
LE CONCEPT "ARCHIVES":
"Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale, et par un organisme public ou privé, dans l'exercice de leurs activités.
Ces documents sont organisés et conservés pour leur valeur archivistique, en vue d'une utilisation éventuelle."
AUTRES SENS DU MOT ARCHIVES:
- Les administrations, institutions ou services responsables
qui gèrent les archives ;



- Les bâtiments ou les locaux
affectés à la conservation, au traitement et à la communication des archives.
THEORIE DES 3 AGES
Principe archivistique selon lequel chaque document doit être placé dans le fonds d'archives dont il provient et, dans la mesure du possible, à sa place d'origine dans ce fonds.
PRINCIPE DE RESPECT DES FONDS
Un document particulier ne prendra sa signification qu'au sein d'un ensemble.
un fonds d’archives se décompose en :
•série organique:
ensemble de dossiers résultant d’une même activité, se rapportant à une même fonction ou à un même sujet ou revêtant une même forme.

•dossier:
ensemble de documents qui concernent un même sujet ou une même affaire.

•pièce:
la plus petite unité documentaire, indivisible à la fois matériellement et intellectuellement.
NIVEAUX D'ORGANISATION
L'INTERÊT DE LA GESTION DES ARCHIVES
- La gestion des affaires ;

- La justification des droits et obligations;

- La sauvegarde d’une mémoire institutionnelle stable et authentique ;

- L’information de ses gestionnaires, collaborateurs et clients.
LES ELEMENTS DE BASE D'UNE POLITIQUE GDA
ELEMENTS CONSTITUTIFS
ELEMENTS DE SOUTIEN
- Sensibilisation du personnel
- Sélection des documents administratifs
- Contrôle de la création des documents
- Modalités et procédures d'acquisition
- Analyse et classement
- Communication et diffusion
- Conservation et préservation
- Gestion des documents semi-actifs et inactifs
- Structures réglementaires;
- Structures administratives et matérielles;
- Structures humaines.
APPROCHE PRELIMINAIRE POUR LA MISE EN OEUVRE D'UNE GDA:
Constitution d'un comité de pilotage.
Mission: Assurer la cohérence et le suivi de l'état d'avancement du projet d'archivage dans son ensemble.

- Doit être de préférence dirigé par une personne formée en techniques d'administration et de gestion des archives.

- Le comité de pilotage peut se muer par la suite en "comité" ou "Commission des archives" de l'organisme.
Désignation de personnes ressources
- Mission:

Jouer le rôle d'intérmédiaires entre leurs unités respectives et le comité projet.

- Tâches:
* Collecter les informations et les données nécessaires à l'analyse de l'existant.
* Assurer la correspondance entre leurs services respectifs et le service d'archives de leur institution.

- Les personnes choisies doivent bien connaître les attributions et les activités de leurs services respectifs et la nature des documents qu'ils génèrent.
Sensibilisation du personnel

Le personnel doit connaître :
- Les tenants et aboutissants du projet d'archivage
- Les avantages qu'ils peuvent en tirer.

La sensibilisation peut se faire:
- de manière formelle par circulaire, note de service ou l'organisation de journées d'information
- de manière informelle à travers des rencontres avec les différents responsables de l'organisation
Détermination du niveau d’analyse
Il est nécessaire de déterminer:

1. Le niveau hiérarchique ou l'unité administrative qui servira de base pour l'inventaire des documents;

2. Le niveau et l'unité de base pour la description des documents;

3. Les unités de mesure du volume des archives.
Rapport d'analyse de l'existant
1. Les producteurs des documents ;

2. La typologie, la volumétrie et le contenu des archives;

3. Les ressources normatives, matérielles, humaines, financières et techniques dédiées à la gestion des archives;

4. Les besoins des producteurs utilisateurs d'archives en termes de repérage et d'accès à l'information, leurs appréciation du système d'archivage actuel et leur attentes vis-à-vis du système projeté ;

5. Les durées de conservation des documents, leur localisation, .....

6. l'analyse SWOT du système de gestion des archives en vigueur.

PROPOSITION D'UNE POLITIQUE DE GESTION DES ARCHIVES
En fonction des problèmes recensés, un système altérnatif de gestion des archives peut être recommandé:

• Refonte du système de classement;
• Création d’un centre de traitement des documents semi-actifs;
• Elaboration d’un calendrier de conservation;
• Elimination des documents inutiles;
• Versement aux archives historiques des documents inactifs qui ont acquis une valeur secondaire;
• Contrôle des achats de classeurs;
• Création d’un programme de protection des documents essentiels;
• Recrutement du personnel qualifié ou formation des personnes impliquées dans la gestion des archives;.....


Inventaire physique des documents
BUDGETISATION DU PROJET GDA
Budget d'investissement:
les infrastructures, le gros matériel, tout ce qui doit avoir une durée de vie importante, dont l'amortissement se fait sur plusieurs années,
- Rayonnages;
- Bureaux; ....

Budget de fonctionnement:
- Personnel (une personne pour 1000ml),
- Fonctionnement du bâtiment : éclairage, chauffage, eau, consommables, dépenses pour les fournitures, maintenance, …


LA CHARTE PROJET - GDA
Réalisation d'une note de cadrage
- La finalité (origine du problème, enjeux et problèmes à résoudre);
- Les livrables et le périmètre du projet;
- Les objectifs du projet (QCD) et les contraintes;
- Les risques;
- Les parties prenantes;
- Le jalonnement prévu;
- Le pilotage;
- Les exigences particulières.
DEFINITION DES PRIORITES:
Suivant le cas, vos priorités seront :

D’ordre matériel
: des mesures d’urgence peuvent s'avérer indispensables en matière de conservation:

- désinfection,

- mise en quarantaine

- conditionnement ;

D’ordre archivistique
: Elimination puis classement d’archives définitives, par exemple.

ELABORATION D'UN ECHEANCIER:
En reprenant dans l'ordre les priorités définies, il faut mettre au point un échéancier.

L'estimation de la durée des activités se fait selon la méthode dite d'analogie ou d'expert: Mesurer le nombre de liasses conditionnées en une heure et, en fonction du nombre de liasses à conditionner, mesurer le temps qu’il faudra y consacrer.

En revanche, pour les éliminations et les classements, c’est fonction à la fois du volume, mais aussi de l’état d’organisation des archives (vrac pour ou dossiers déjà organisés qu’il faut vérifier et traiter définitivement).
Gestion électronique des documents
o Intérêt
o Processus et mise en oeuvre du projet GED
o Choix de la solution

Communication des archives
o Règles de diffusion des archives
o Procédure de communication et de restitution des documents
o Mise en place d’un calendrier de conservation
o Les techniques de tri des archives
o Les conditions d’élimination de documents
o Le versement des archives intermédiaires
Tri et procédures de versement et d'élimination
o Elaboration d’un plan de classement
o Analyse du contenu et description des dossiers
o Rangement et localisation des dossiers
Analyse et classement des archives
DEFINITIONS
L'analyse:
L'opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue dans un document ou un dossier ;

Le classement:
L'opération tant intellectuelle que matérielle qui permet de mettre en ordre des documents à l'intérieur des dossiers et d'organiser des dossiers entre eux.


OBJECTIFS DU CLASSEMENT:
Le classement a des objectifs principaux, en l'occurrence :

1. La réduction du temps d’accès aux dossiers ;

2. La réduction des coûts reliés à la conservation des documents;

3. L'accélération de la prise de décision, car l'information pertinente sera facilement repérable.

LE CLASSEMENT INTERNE:
L'ordre interne de chaque dossier est le plus souvent chronologique, c'est-à-dire, les pièces doivent être classées de façon à mettre au dessus la pièce la plus récente et au dessous celle la plus ancienne.

Lorsqu'un dossier est assez volumineux, il faut le subdiviser en sous-dossiers tout en allant du général au particulier. Et au sein du sous- dossier, on suit le même classement.

Une fiche sommaire, collée au verso de la page de garde, permet un repérage rapide de l'information contenue dans les dossiers.
LE CLASSEMENT EXTERNE:
Le classement externe des dossiers est l'opération qui consiste à ordonner les dossiers dans les services les uns par rapport aux autres, en les regroupant par affinités, en unités présentant des caractéristiques homogènes.

Pour ce faire, il faut élaborer un plan de classement en mettant au point un système de références (codification) qui servent à identifier et à repérer les dossiers.
ELABORATION D'UN PLAN DE CLASSEMENT:
Le plan de classement doit être calqué sur les grandes fonctions de l'organisme (Ressources humaines, moyens généraux, Finances, Production, Commercial.....)
Alphabétique
Ce système alphabétique utilise l’ordre naturel de lettres de l'alphabet (de A à Z).

Avantages : classement aisé et n’exige pas d’instruments de recherche.

Inconvénients :

• Un dossier peut changer de nom ;
• Un dossier mal classé est difficilement retrouvable;
• Difficulté de savoir si un dossier manque dans le rangement ;
• Risque d’erreur dans l’orthographe ;
• Perte de temps et d’espace.

Plusieurs combinaisons et utilisations sont possibles, surtout quand il s'agit de dossiers confidentiels.

Pour retrouver les dossiers, il faut passer par l'intermédiaire d'un instrument de recherche, notamment un index (une liste classée par ordre alphabétique). Donc, dans ce cas, l'accès est indirect.
Consiste à classer les documents selon la date la plus récente (année, mois, jour).

Ce type de classement est plus approprié aux dossiers de comptabilité, les budgets, les correspondances (le courrier départ), etc.
Il existe différents systèmes de classement:
Numérique
Chronologique
Thématique
Les documents sont répartis par « sujet » ; chaque sujet est divisé en sous sujets, ...

Lorsqu’un document comporte plusieurs « idées », jugées essentielles, il est indispensable d’utiliser des renvois.

Les sous sujets et les subdivisions sont classés soit par ordre alphabétique soit par ordre numérique.
Structure d'un plan de classement:
Prenons le cas la gestion des ressources humaines . On va donner un code à cette classe, par exemple, « 1 ».
Chaque classe est ensuite divisée en sous-classes, auxquelles correspondent des codes:
Suivant le volume et la complexité de la masse documentaire, les sous-classes peuvent être subdivisées en sous-sous-classes ou divisions, dotées de codes
Systèmes de classement:
L'ANALYSE OU LA DESCRIPTION ARCHIVISTIQUE:
La norme ISAD (G)
International Standard Archival Description (General)
Norme générale et internationale de description archivistique
•Norme développée par le Conseil international des archives (CIA)
•1ère édition : 1994
•2e édition : 1999

–Traduction française : http://www.ica.org/10225/normes/isadg-norme-gnrale-et-internationale-de-description-archivistique-deuxime-dition.html
La norme ISAD (G)
Cette norme définit:

– La description à plusieurs niveaux
• 4 règles fondamentales

– Les éléments de description

26 éléments dont 6 indispensables
à toute description répartis en
7 zones d’information
Les 4 règles de la description à niveaux
• Description du général au particulier
– Présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et de ses subdivisions
• Informations adaptées au niveau de description
– Présenter avec précision le contexte et le contenu de l’unité de description
• Liens entre les descriptions
– Situer l’unité de description dans la hiérarchie
• Non-répétition des informations
– Éviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement.

Les 7 zones d’information
- Zone d’identification
- Zone du contexte
- Zone du contenu et de la structure
- Zone des conditions d’accès et d’utilisation
- Zone des sources complémentaires
- Zone des notes
- Zone de contrôle de la description
ISAD(G)-Zone d’identification
- Référence : identifiant unique
•Code du pays, selon la norme ISO 3166
•Identifiant national du lieu de conservation
• Cote ou tout autre élément d’identification spécifique
- Intitulé / analyse
- Dates
•Dates de création ou de rassemblement des documents
- Niveau de description
•Fonds, série, etc.
- Importance matérielle et support
•nombre d’unités matérielles et unité de mesure
•support(s) spécifique(s)
Tous ces éléments sont essentiels
ISAD(G)-Zone du contexte
• Nom du producteur

(élément essentiel)
– Sous une forme normalisée
• Histoire administrative / Notice biographique
– Tout renseignement important sur le producteur de l’unité de description.
•Historique de la conservation
–Changements successifs de propriété, de responsabilité et/ou de conservation des documents avant leur entrée dans l’établissement
•Modalité d’entrée
–Origine, date et modalités de l’entrée
ISAD(G)-Zone du contenu et de la structure
•Présentation du contenu
– Portée (géographique, chronologique…) et contenu de l’unité
• Évaluation, tri et éliminations, sort final
• Accroissements
– Quantité et fréquence des accroissements prévus
• Mode de classement
– Structure, ordre ou plan de classement de l’unité de description
– Modalités du traitement effectué par les archivistes
ISAD(G)-Zone des conditions d’accès et d’utilisation
• Conditions d’accès
– statut juridique et dispositions restreignant l’accès à l’unité
•Conditions de reproduction
–dispositions relatives au droit d’auteur, etc
•Langue et écriture des documents
–Principale(s) langue(s), systèmes d’écriture, symboles, abréviations
•Caractéristiques matérielles et contraintes techniques
–contraintes liées à la préservation des documents (papier fragile, etc.)
–logiciel ou matériel requis
•Instruments de recherche
–Inventaire plus ancien, fichier, etc. détenu par le service d’archives ou le producteur et qui peut être utile à l’usager
ISAD(G)-Zone des sources complémentaires
• Existence et lieu de conservation des originaux
– lieu de conservation, référence, conditions d’accès des originaux, lorsqu’on décrit une reproduction
•Existence et lieu de conservation de copies
–lieu de consultation et cote d’éventuelles copies, lorsqu’on décrit un document original
•Sources complémentaires
–Autres unités de description conservées, soit dans le même service d’archives, soit ailleurs, ayant un lien avec l’unité décrite soit en raison de leur provenance, soit pour un autre motif
•Bibliographie
–Référence des publications utilisant ou étudiant l’unité de description
ISAD(G)-Zone des notes
• Notes
– renseignements particuliers et/ou importants qui n’ont pas été mentionnés dans d’autres zones.
ISAD(G)-Zone du contrôle de la description
• Notes de l’archiviste
– sources consultées pour établir la description
– auteur de la description

• Règles ou conventions
– règles ou conventions internationales, nationales ou locales suivies

• Date(s) de la description
– Date de création ou de révision de la description
LE CALENDRIER DE CONSERVATION:
LE TRI:
L'ELIMINATION:
LE VERSEMENT:
La règle de conservation:
- Une norme fixée, à partir de l’évaluation de la valeur primaire et secondaire des archives et sur la base de leurs fonctions administrative, légale, financière et de témoignage.
La durée de conservation:
- Elle détermine: ►
* La durée d’utilité administrative (DUA)
* Le sort final du document : qui est décidé au terme de la DUA et qui peut être soit sa conservation ou l’élimination intégrale ou partielle.
Elle peut être fermée ou ouverte. Une période fermée: lorsque le temps de conservation est délimité (par exemple, 1 an actif, 5 ans semi-actif puis élimination).

Une période ouverte: lorsque le temps de conservation n'est pas délimité (par exemple, conservation tant qu'utile).
Qui fixe les délais?
- Le législateur: Certains délais sont fixés par le législateur qui s'imposent à tous (Etat, entreprises, etc.).

- L'administration productrice des documents: Elle fixe les délais d'utilité administrative en fonction des nécessités de sa gestion.

- L'Administration des archives (chez nous Archives du Maroc): l'Administration des archives fixe le sort des documents à l'issue de leur durée administrative: conservation dans les centres de préarchivage ou élimination.

- L'archiviste : Il doit collaborer avec un interlocuteur de l'administration productrice des documents. L'interlocuteur peut être la personne ressource, ou un responsable de l'administration (chef de service).
Le calendrier de conservation:
un document qui regroupe les règles de conservation dont se dote une organisation ou un service pour rationaliser la conservation des ses archives.

Outil fondamental d’une politique de triage active et volontariste, par opposition à une politique passive et attentiste, le calendrier de conservation permet de contrôler la masse des archives en amont.

Le calendrier de conservation concrétise et met en pratique la théorie des trois âges. Il permet l’administration des règles de conservation en les diffusant et en veillant à leur application, leur suivi et leur mise à jour
Processus d'élaboration d'un calendrier de conservation
1ère étape : l’analyse de l’existant et des besoins

- Situer les archives dans leur contexte de production en répondant aux questions suivantes :

* Qui a produit ? Pourquoi ? Quand ?dans quelles circonstances ? Comment ? Et à quelles fins ?


- Collecter des données et des informations sur les archives : Volumétrie et consistance, typologie, nature, support, dates de production, usage et fréquence d’utilisation, pertinence, document principal ou secondaire, document essentiel, original ou copie.
2ème étape : Compilation des données collectées :
Dresser un répertoire des documents inventoriés au sein de chaque entité ou service.

Ce répertoire peut être sommaire ou analytique : sommaire lorsqu’il s’agit de dossiers homogènes, détaillé et analytique dans le cas de dossiers hétérogènes.

3ème étape : Constitution d’un comité du calendrier de conservation
- Un archiviste qui doit avoir une vision prospective lui permettant d’évaluer la valeur des documents. Il assure la coordination et le secrétariat du comité;

►- Un juriste qui sera appelé à déterminer les délais de conservation légaux fixés par les textes réglementaires.

►- Un responsable de l’entité concernée (l’administrateur) qui sera appelé à déterminer la durée de conservation des archives dans les locaux administratifs pour satisfaire les besoins de gestion et l’expédition des affaires.

- Des professionnels du domaine (historiens, démographes, statisticiens, géologues, médecins, etc..) peuvent s’adjoindre au comité en cas de besoins.

4ème étape : Détermination des priorités
le comité identifie les archives des services qui seront dotés en priorité de calendriers de conservation. Les priorités seront fixées en fonction du volume des archives constituées.

Les archives des services qui produisent le plus de documents et qui sont confrontés à des problèmes de conservation et de repérage de l’information seront traités en premier.
5éme étape : Elaboration des règles de conservation :
6ème étape : Validation des règles de conservation:
Une fois élaborées, les règles de conservation doivent être validées et signées au plus haut niveau de la hiérarchie afin de leur donner un caractère officiel et obligatoire.

Dans le cas des archives publiques, et avant leur mise en œuvre, les règles de conservation doivent être éventuellement soumises à l’approbation de l’instance chargée des archives à l’échelle nationale lorsque la législation et la réglementation archivistique l’exigent.
7ème étape : Elaboration du calendrier de conservation
Une fois approuvées et validées les règles de conservation sont réunies dans un calendrier de conservation.
8ème étape : Diffusion et application du calendrier de conservation
- Des brochures, des affiches, des circulaires ou via intranet
- Des entretiens, des journées d’information .etc.
- Des formations du personnel aux techniques et aux procédures de mise en oeuvre des règles de conservation.
- L'intégration du calendrier de conservation aux applications informatiques et au système de gestion des archives quand ils existent.
Définition:
Le tri est la fonction archivistique qui consiste à déterminer le sort des documents à partir de leur valeur primaire ou secondaire, présente et future.



Objectifs du tri:
Quand procéder au tri des archives?
Le tri intervient généralement à deux moments importants du cycle de vie des documents :

- A la fin du premier cycle lorsque les documents passent du bureau au dépôt de préarchivage;

- A la fin du second âge au moment du passage au dépôt d’archives historiques .
* Diminuer la masse des archives ;
* Réduire les coûts de conservation;
* Sauvegarder les documents ayant une valeur administrative, légale ou historique ;
* Assurer la traçabilité des documents en balisant leur cheminement et la durée de leur conservation;
* Eviter les pratiques d’élagage arbitraires et anarchiques préjudiciables aux intérêts des organisations ;
* Se conformer aux exigences de qualité en matière de gestion des documents par l’élaboration et la mise en œuvre d’un référentiel pour la sélection des archives.
Techniques du tri:
Pour être productif, le tri doit se faire par masse. Par ailleurs, on peut procéder à un tri:
- Pièce par pièce
- Par collections
- Par type de documents.
Le tri selectif:
Il repose sur la détermination d’un ou plusieurs critères dont la présence ou l’absence déterminera la conservation ou l’élimination systématique d’un document ou d’un dossier.

Il consiste à garder, dans une série de documents ou de dossiers ceux qui sont les plus « intéressants » ou ceux qui concernent les personnalités les plus importantes ou les affaires les plus « représentatives».
Le tri aléatoire ou d'échantillonage:
Il est basé sur un attribut extrinsèque aux documents et qui est déterminé totalement au hasard.

Il permet à tous les documents ou dossiers d’être représentés de la façon la plus proche de la réalité.

Il peut prendre diverses forme:
- L'échantillonage alphabétique;
- L'échantillonage chronologique;
- L'échantillonage topographique ou géographique;
- L'échantilonage statistique (sondage).
L’élimination des documents doit se faire conformément aux délais prescrits par le
calendrier de conservation.

En l’absence de calendrier, et afin de résorber l’arriéré et d’assainir la situation des archives, les durées de conservation des archives peuvent être déterminées
conjointement par le service des archives et le service producteur des documents.

Cette gestion des tris ou coup par coup doit être l’exception et non la règle.
Sur quelle base éliminer?
Le contrôle des éliminations:
Afin de faciliter la gestion des éliminations, le service des archives et les administrateurs doivent élaborer et tenir à jour un fichier des éliminations.

Classé par ordre chronologique (année), ce fichier regroupera, selon leurs délais d’élimination les cotes des documents arrivés à terme.

Le bordereau d'élimination:
En fonction de la nature des informations qu’ils renferment (confidentielles, nominatives), les documents sont soit incinérés ou broyés avec leur vente aux sociétés de recyclage du papier.

Après destruction des documents, un exemplaire du bordereau des documents éliminés doit être conservé au sein du service des archives de l’organisation.
Définition:
Le versement est défini comme étant l’opération matérielle et administrative par laquelle des archives sont transférées du service qui les a rassemblées (produites ou reçues) au service d’archives compétent pour les recevoir.
Opérations préliminaires au versement:
►- Avant de verser, il faut vérifier si les documents sont classés à l’intérieur des dossiers et si les dossiers sont complets (on verse les dossiers clos et complets);

►- L’archiviste oeuvrant dans le dépôt de préarchivage doit préalablement élaborer avec l’aide du responsable de l’organisme versant un calendrier de versement;

►- Le conditionnement se fait dans des contenants normalisés, papiers solides KRAFT, fournis par le dépôt de préarchivage;
Les modalités de collecte et de versement des archives
>> L
e bordereau de versement
: L'élément essentiel du transfert des archives intermédiaires est le bordereau de versement : un relevé détaillé énumérant les documents ou les dossiers remis à un service d'archives par un service versant.
Le bordereau de versement est rédigé en 2 exemplaires dont un est retourné à l’administration versante.
>> Il est préférable d'ajouter
une note introductive
au bordereau afin de déterminer:
- Les circonstances du versement;
- L'historique du service versant;
- Son organigramme;
- Le classement à adopter pour les documents versés;
- Les conditions de leur conservation et leur communication;
- Les modalités d’élimination; ....
Les modalités de collecte et de versement des archives
Les modalités de collecte et de versement des archives
>> La réception des versements:
le service de préarchivage élabore
un registre
où sont consignées toutes les informations relatives à chaque versement:
- Le numéro de versement;
- La date;
- Le service versant;
- Le nombre d’articles;
- La cote;
- Le genre des contenants.
Assigner un code distinct à chaque espace disponible dans les meubles de conservation (exemple étagères, rayons, etc.) en tenant compte des éléments suivants:

1. La pièce ou le magasin (exemple magasin n° 1, 2, etc.);
2. L’épi ou rangée d’étagère (exemple épi 01, 02, 03, etc.);
3. L’étagère (exemple étagère 1, 2, 3, etc.);
4. La position en avant (A) ou en arrière (B), s’elle a lieu.
Topographique
LES MODES DE REPERAGE DES ARCHIVES:
- Accès direct:
Le repérage des documents se fait sans recours à aucun instrument de recherche: documents classés par ordre alphabétique, géographique .....

- Accès indirect:
Les systèmes de classement par sujets, par fonction, par type de document ou par provenance, ne peuvent être efficaces s'ils ne sont pas appuyés par les instruments de repérage adéquats.
LES INSTRUMENTS DE RECHERCHE:
Un cadre de classement doit être complété par un index alphabétique des sujets (classes, sous-classes, divisions, et subdivisions) tout en indiquant le code correspondant qui tient lieu de cote (adresse du dossier).

L'indexation se fait par le choix des mots-clés dits aussi descripteurs ou vedettes empruntés à l'analyse (titres des dossiers) pour en caractériser le contenu et en faciliter le repérage.
- L'index:

- Le cadre de classement;
Index Type >>>
LE CONTROLE DE LA CIRCULATION DES DOCUMENTS
Les procédures de circulation des documents dans un organisme permettent aux usagers de repérer, consulter ou emprunter les informations qu'ils recherchent. Elles assurent un contrôle des documents consultés et un mode de rappel des documents empruntés.
Les fiches de prêt:
Une fiche en papier à remplir en deux exemplaires: La première fiche est classée par date de retour des documents (un délai de 15 jours). Le deuxième exemplaire doit être agrafé sur le dossier ou le(s) document(s) qui va sortir. l'idéal serait d'automatiser cette opération.
Les fiches de réclamation:
Au cas où un document ou dossier ne serait pas de retour à la date prévue, le responsable doit communiquer avec l'emprunteur pour effectuer le rappel ou prolonger la durée de prêt. Dans ce dernier cas, Il faudra modifier la date de retour prévue initialement sur les outils de suivi du prêt et reclasser la fiche de prêt en fonction de cette nouvelle information.
Les fiches fantômes:
Appelées aussi fiches-témoin ou ou fiches de sortie, ces fiches doivent être en carton et d'une couleur vive. Leurs hauteurs et largeurs doivent être les mêmes que celles d'une chemise à sangle. Elle doit être rangée à la place du dossier prêté.
- Les bordeaux de versement (archives intermédiaires)
DEFINITION:
Ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d’applications informatiques dans le cadre normal des activités de l'organisation.
OBJECTIFS:
- Suivre et contrôler les documents dans leur cycle de vie ;

- Gérer et mettre à disposition plusieurs fonds documentaires ;

- Assurer la pérennité des documents par le respect des normes et des standards du marché ;

- Assurer la diffusion multi-support et multi-site.
SCHEMA DE LA GED:
CRITERES POUR LE CHOIX D'UN OUTIL GED
Critères généraux:
- La convivialité et l'érgonomie du progiciel en fonction du profil de ses utilisateurs;

- Le concepteur de l'outil et l'entreprise qui assure sa maintenance;

- L'assistance apportée au client (documentation, formation, service utilisateurs, la langue, ...).
Le matériel d'exploitation:
- Le système d'exploitation requis;

- La taille de mémoire de stockage;

- Les périphériques nécessaires;

- La compatibilité import/export avec d'autres progiciels;

- La Modularité du système;

- Paramétrages nécessaires.
Les coûts:
Si un coût élevé n’est pas une assurance qualité, il faut reconnaître qu’un progiciel libre, n’a pas les mêmes performances qu’un progiciel qui coûte des milliers de dirhams. Dans le prix d’un progiciel, il faut tenir compte du coût de la formation qui est indispensable.
Les fonctionnalités:
• Type de documents traités;
• Les modalités de recherche et la performance de la recherche multicritères;
• Possibilité d’annotation du document sans intervention dans son contenu.
• Possibilités de liens entre documents;
• Possibilité de reprise des documents d’une autre base de données.
• Le degré de compression.
• Sécurité et confidentialité
• Conformité aux normes internationales (Z42-013, ISO 15489);
• Circulation automatique des documents (possibilité de schéma de circulation)
• Messagerie (interne, ouverte).

DEMARCHE DE MISE EN OEUVRE D'UN PROJET DE GED
Analyse des flux et de l’environnement:
- Typologie des documents & volumétrie annuelle;

- Description des flux de traitements & cartographie des postes de travail;

- Analyse de l’environnement technique : faire le point sur les périphériques (scan, copieur / Fax), réseau et postes de travail.
Définition du projet GED:
- Définir le type de GED à mettre en place (GED Statique ou intégrée à des déclenchements automatiques de processus de traitement)
- Définir le périmètre fonctionnel : les différents degrés d’automatisation aux WorkFlow existants,
- Définir la structure organisationnelle: le nombre et le nom des bannettes virtuelles, les règles de transfert inter bannettes, les règles d’accès aux bannettes par les agents,
- Définition du plan de classement, les règles de conservation, les visas d'élimination et de transfert, ....
Mise en oeuvre itérative:
- Réaliser une étude comparative, choisir et se procurer une solution GED;

- Faire des tests des outils de scan et d'OCR;

- Paramétrer la solution;

- Déployer la solution et accompagner le changement.

- Apporter des corrections au plan de classement et aux processus de traitement si nécessaire.
Conduite de projet:
Un projet de GED doit être conduit par un Chef de projet chargé d'assurer le bon déroulement de l'implantation d'un projet de GED.
- Il servira de référant pour l'équip technique;
- Il assurera le suivi du déploiement de la GED et la liaison entre les différents acteurs du projet.
- Il devra impliquer au plus tôt dans l’équipe l’ensemble des chefs de services et agents qui vont utiliser le système.
Un projet de GED est avant tout un projet organisationnel
Budget d'un projet GED:
- Coût des Infrastructures et des matériels
- Coût des logiciels et le coût des licences de progiciels
- Coût des ressources humaines extérieures (consultants techniques, consultants fonctionnels, développements spécifiques, formateurs, etc)
- Coût des ressources humaines internes
- Budget par phase(s) (études préalables, développement, paramétrage, préparation et réalisation des tests, formation des utilisateurs finaux, mise en production, contrôle de reprise des données)
Le marché de la GED
Des solutions payantes:
- Doctumentum d'EMC;

- FileNet d'IBM;

- Sharepoint de Microsoft;

- Opentext d'éponyme
Des solutions open sources:
- Alfresco;

- Maarch;

- Nuxeo;

- JAHIA.
Structure d'un plan de classement:
Structure d'un plan de classement:
Expériences marocaines en gestion des archives
PROJET MARSA MAROC
Assainissement et réorganisation des archives
- Assistance à la réalisation du Cahier de prescriptions spéciales;

- Dépoussiérage, désinsectisation et épuration du fonds d’archives;

- Tri, classement et reconditionnement des archives;

- Réalisation de l’inventaire détaillé des archives;

- Mise en place d’une politique de gestion des archives en interne.
PROJET MAROC SOIR
Externalisation de la gestion et de l'entreposage des archives
- Transfert de documents

- Tri, classement et inventaires de fonds documentaire

- Conditionnement de documents archives

- Stockage et gestion des documents

- Entreposage et conservation des documents dans des conteneurs Archivex

- Consultation de documents (recherche, livraison et retour)

- Mise à jour des inventaires (versement, élimination) et gardiennage.
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