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Cartera de Proyectos de TI en la Universitat d'Alacant

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Transcript of Cartera de Proyectos de TI en la Universitat d'Alacant

Equilibrio entre
Nuevas Iniciativas y Mantenimientos
Gobernanza TI
ISO 38500
GTI4U
PAGTI4U
Responsabilidad
Estrategia
Adquisición
Desempeño
Cumplimiento
Conducta Humana
2013
2012
2011
Participantes en el PAGTI en el SUE
Gestión de TI
Gobierno de TI
El Gobierno de las TI
*No es la gestión de las TI
Toma de decisiones
Arquitectura TI
Infraestructura TI
Equipo de Gobierno
Director TI
Técnicos TI
¡¡PERO QUÉ ES ESO DEL GOBIERNO DE LAS TI??
Paciencia, ya llegamos, antes un pequeño cuestionario
¿Cuánto gastó su universidad en TI el año pasado?

¿Cuánto está previsto que gaste en los próximos tres años?

¿Decide el Equipo de Gobierno cuáles son las inversiones y gastos relacionados con las TI?

¿Podría citar los tres últimos grandes proyectos de TI llevados a cabo en su universidad, por orden de importancia, y su presupuesto?

¿Podría citar los que se van a llevar a cabo en un futuro inmediato?

¿Existe una estrategia de TI para toda la universidad?

¿Ha establecido el Equipo de Gobierno que dicha estrategia fuese: anárquica, conservadora, imitadora de buenas prácticas, innovadora, visionaria o líder?
¿Conoce el Equipo de Gobierno la legislación relacionada con las TI?

¿Cree que su universidad cumple con ella?

¿Conoce el Equipo de Gobierno los riesgos asociados a las TI?

¿Cree que su universidad está preparada para gestionarlos?

¿Conoce el Equipo de Gobierno cuál es el nivel de satisfacción de los clientes/universitarios con los servicios soportados por las TI?
4. El gobierno de las TI es de aplicación a cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño, antigüedad, localización, finalidad, o de su naturaleza pública o privada
3. El gobierno de las TI incluye estrategias, políticas, responsabilidades, estructuras y procesos para la utilización de las TI en una organización
2. El principal objetivo del gobierno de las TI es conseguir la alineación entre la estrategia del negocio y la estrategia de las TI
1. El gobierno de las TI es responsabilidad de los miembros del Equipo de Gobierno (Board)
Definición
ISO 38500 (2008)

“El Gobierno de las TI es el sistema por medio del cual se dirige y controla el uso actual y futuro de las TI.

Supone la toma de decisiones estratégica por parte de los Directivos, el diseño de los planes de TI que dan soporte a la organización y la monitorización de su despliegue para asegurarse que alcanzan los objetivos de la organización.

Incluye las estrategias y políticas de uso de las TI dentro de la organización”
Ventajas
Razones
Cuestionario “Seis decisiones sobre TI”
Ross y Weill (2002)
Cuestionario “Seis decisiones sobre TI”
Proyecto de Arranque de Gobierno TI
Definición
Definición
Ventajas
Razones
de aquellos que ya implantaron GTI
MODELO DE GOBIERNO DE LAS TI
ISO 38500
Responsabilidad
Comprensión y aceptación de la responsabilidad
Estrategia
Los planes estratégicos y las políticas de TI satisfacen las necesidades actuales y futuras de la universidad
Adquisición
Las adquisiciones se basan en análisis válidos, las decisiones son transparentes y contribuyen al cambio de los procesos universitarios
Desempeño
Las TI satisfacen de manera eficiente y eficaz el propósito de soportar los objetivos institucionales
Cumplimiento
Las TI cumplen con toda la legislación externa y políticas internas
Comportamiento Humano
La implicación de las personas contribuye definitivamente a la gobernanza.
Hay que cuidar su formación y motivación para alcanzar su compromiso
Estrategia de implantación
Etapas de la implantación
Operación de TI
IMPULSANDO EL
GOBIERNO DE LAS TI
MEDIANTE UNA
CARTERA DE PROYECTOS DE LAS TI

Antonio Fernández Martínez
Rector Universidad Politécnica de Madrid (2004-2012)
Presidente Sectorial TIC de la CRUE (2006-2012)
Presidente del Consejo Asesor de la Cátedra UNESCO de Gestión y Política Universitaria (UPM)
Director Científico del PAGTI en la UZ y UA
Director del Servicio TIC de la Universidad de Almería (1999-2008)
Tesis "Análisis, Planificación y Gobierno de las TI en las Universidades" (2010)
Coordinador del estudio UNIVERSITIC (2006-2013)
Diseñador del modelo de Gobierno TI para Universidades (GTI4U)
Director del Proy. de Arranque del Gobierno de las TI en 10 universidades (2011-2013)
www.gti4u.es
afm@ual.es
Grupo de investigadores que colabora con CRUE-TIC en el estudio UNIVERSITIC
Desarrollan los catálogos de indicadores
Diseñan las herramientas que permiten realizar las encuestas
Analizan los resultados y escriben el informe final
CRUE es la asociación que engloba a las 73 universidades españolas
CRUE-TIC es una subcomisión con más de 120 participantes que integran a Vicerrectores de TI y Directores de Área de TI de todas las universidades
www.crue.org/TIC
afm@ual.es
Javier Uceda Antolín
Principales Proyectos:
UNIVERSITIC Estudio anual que analiza la situación de las TI en las universidades
(8 ediciones en España y 1 Latinoamérica)
también...
Proyecto de implantación del Gobierno de las TI en 9 universidades.
12 investigadores de 7 universidades diferentes
2 con experiencia como Rector
2 con experiencia como Vicerrector de TI
3 con experiencia como Director del Área TI
Resto del Equipo
Conocemos las TI...
Conocemos la Universidad
Jose P. Gumbau
josepascual.gumbau@sg.uji.es
Grupo de Trabajo que emana de la CRUE-TIC.
Compuesto por alrededor de 15 responsables de TI
Diseñan iniciativas, colaboran con el Equipo GTI4U en su ejecución y finalmente analizan y publican los resultados (UNIVERSITIC, PAGTI, Formación de directivos, etc.)
Coordinador del Grupo:
Grupo de Análisis, Planificación y Gobierno de las TI
coordinamos la implantacion de la Cartera de Proyectos de TI en 4 de ellas.
y...
IMPLICACIÓN
1.
Configurar

¿Que es una
Cartera de Proyectos TI?

Proyectos TI
¿Qué es un Proyecto TI?
SON
proyectos que tienen como objetivo poner en marcha un servicio universitario que podrá ofrecerse gracias a que cuenta con soporte tecnológico.
Por ejemplo:



NO SON solo
aquellos proyectos que tienen como objetivo poner en marcha un servicio puramente tecnológico.
Por ejemplo:
Automatrícula web
Gestión web de Erasmus
wifi
¿Qué es una
Cartera de Proyecto TI?
Colección de proyectos/programas y otro tipo de iniciativas que se encuentran agrupadas con el objetivo de facilitar su gestión efectiva de cara a conseguir las metas estratégicas de la organización

Elementos de una Cartera de Proyectos TI
Alcance de una Cartera de Proyectos TI
Proceso de Gestión de una Cartera de Proyectos TI
Beneficios estratégicos
de una Cartera de Proyectos TI
Alinear la estratégia de TI con la estrategia global de la Universidad:
Determinar cuales son los objetivos estratégicos en los que invertir en TI
Establecer cuales son las necesidades tecnológicas de la universidad
Establecer cuales son los proyectos TI prioritarios para invertir en ellos (evitar invertir en proyectos TI poco estratégicos aunque necesarios)
Determinar cómo el éxito de los proyectos TI contribuyen a alcanzar los objetivos estratégicos de la universidad
1.
Configurar
2.
Confeccionar
3.
Priorizar
4.
Ejecutar
1.1. Con que recursos financieros contamos?
Responsabilidades
del Equipo de Gobierno
Recursos Humanos
1.2. Con que recursos humanos contamos?
Numero total de horas :
106.000 horas
Horas disponibles para la Cartera de Proyectos:
16.829 horas
Responsabilidades
del Equipo de Gobierno
Criterios estratégicos
1.3. Cuales son
los criterios de evaluación
de los Proyectos TI?
1.4. Qué información
debe aportar cada
propuesta de Proyecto TI?
Responsabilidades
del Equipo de Gobierno
Contenidos de los proyectos
1.5. Qué contenidos
debe tener la carta del Rector?
Justificación estratégica de la Cartera de Proyectos TI
Cuantía de la Cartera de Proyectos TI
Periodo abierto para concurrir a la cartera de Proyectos TI
Los interesados contactar con la Oficina de Proyectos para obtener ayuda
Mas información en la siguiente página web

Responsabilidades
del Rector
Apoyar la Cartera de Proyectos TI desde el máximo nivel
Comunicar la iniciativa y promover la participación
Velar por que se cumplan los principios y los procedimientos propios de la Cartera de Proyectos TI
Dar el visto bueno a las prioridades asignadas y las inversiones propuestas a los Proyectos de TI
Supervisar la ejecución y llevar a cabo el seguimiento del éxito de los proyectos incluidos finalmente en la Cartera de Proyectos de TI

2.
Confeccionar

2.1. Publicar la agenda
de la Cartera de Proyectos TI
Responsabilidades
del Vicerrector de TI
2.2. Periodo de
presentación de propuestas
Durante mes y medio
Al comienzo, la Oficina de Proyectos TI ofrece una formación para los redactores de propuestas
La Oficina ayuda a los directores de proyecto a redactar las propuestas con criterios estratégicos (evitando los técnicos)
Revisan cada propuesta para asegurarse de que esta madura antes de presentarla
2.3. Evaluación
de las propuestas
Responsabilidades
del Equipo de Gobierno
Agenda de la
Cartera de Proyectos TI
Responsabilidades
del Equipo de Gobierno
Recursos Financieros
Roles
Equipo de Gobierno (todo)
Oficina de proyectos (Vice. TI y apoyo)
Promotor de un proyecto (Vice.)
Director del proyecto (Resp. funcional)
Apoyo técnico (Resp. Serv. Inf.)
Responsabilidades
de la Oficina de Proyectos TI
La Oficina evalua cada proyecto en base a los criterios y ponderaciones diseñados por el EG
La Oficina eleva al Vice de TI su propuesta de evaluacion
3.
Priorizar

3.1. Priorización
e inversión
El Vice. TI elabora una propuesta de priorización en base a la evaluación de la Oficina de Proyectos TI y la eleva al EG
El EG en una sesión única revisa la propuesta de priorización y le da el visto bueno
Se consigue un listado de proyectos aprobados y por tanto financiados y otros rechazados.
3.2. Rector publica
los proyectos aprobados
El Rector publica la lista de proyectos aprobados
pero insistiendo en su importancia estratégica
4.
Ejecutar

4.1. Seguimiento del
éxito de los proyectos TI
Durante el año siguiente la Oficina de Proyectos TI, junto con el Director de cada proyecto realizaran un seguimiento de su ejecución.
Estos informaran periódicamente al Vicerrector de TI que a su vez elevará informes al EG cuando lo considere oportuno
En cualquier caso, al final del periodo de ejecución el Vicerrector TI elevará un informe al EG valorando el éxito de cada proyecto en función de los indicadores diseñados a tal efecto.
Para finalizar
La Cartera de Proyectos es solo una herramienta que sirve para afianzar una cultura previamente adquirida

Esa cultura y los elementos que la componen es lo que hemos llamado...

Buen gobierno (en general)
y gobierno de las TI en particular!!!
Cartera UA: 925.000 €
Ejemplo:
Hasta 30/9
30/9 al 15/10
15/10 al 1/11
1/11
Periodo de presentación de propuestas
Evaluación de las propuestas por Oficina Proy.
Priorización por parte del Vic. TI y EG
Publicación de Proyectos que conforman la Cartera de Proyectos TI (financiados)
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