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Organización de Eventos

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by

Noemí Melgarejo Morales

on 12 February 2015

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Transcript of Organización de Eventos

II. Organizar un evento exitoso


¿Cómo se clasifican?
Se desarrollan dentro de la empresa o institución y pueden ser reuniones sociales desde cumpleaños hasta aniversarios.

Para planificar, desarrollar y ejecutar correctamente un evento y acertar con la propuesta, necesitamos tener en cuenta que los anillos que estén a su alrededor sean los siguientes:

- Creatividad (la idea)
- Comunicación (los objetivos)
- Protocolo (el cómo)
- Producción (la forma)
- Seguridad (la prevención y/o protección de invitados)
- Presupuesto (la viabilidad económica)


La organización de un evento exitoso requiere tener objetivos debidamente detallados, con la finalidad de medir su eficiencia.
Asimismo, existen tres etapas en la organización de eventos:

Etapas en la planificación de eventos

Clasificación estándar:
Otros criterios de
clasificación
Educativos
Empresariales
Deportivos
Sociales
Turismo
Culturales
Religiosos
Políticos
Eventos internos:
Son organizados por la empresa o institución para la interrelación con el público objetivo.

Eventos externos:
¿Por qué hacemos eventos?
Para conocer y relacionarnos con el público objetivo
Para obtener reconocimiento social
Para comunicar hechos importantes
Para ofertar y vender nuestros productos y servicios
Para optimizar nuestra imagen institucional

Puesto destacado en la ordenación.
Su presencia es relevante, y en ocasiones, fundamental, para el evento.
Ocupa un puesto preferente en la presidencia del acto.
¿Cómo ordeno a mis invitados?
El invitado de honor:
Es el responsable de todo el evento
Recibe a los invitados
Decide los cambios de última hora
Es la máxima autoridad de la institución o quien esta designe.

El anfitrión:
La ley de la derecha en invitados
El lugar de honor es ocupado por la máxima jerarquía en el sitial de la derecha del anfitrión.
Siempre se considera la derecha y la izquierda a partir de la ubicación del anfitrión (en el escenario / mesa de honor), mirando desde atrás de él al público y no desde la platea al escenario.
Invitados principales:
A quienes se dedica el evento.
Compromisos:
Aquellos invitados por relación profesional o personal del anfitrión
Corporativos:
Incluidos en la misma actividad.
Sociales:
Representantes sociales
Protocolo oficial:
autoridades.
Comunicadores:
representantes de medios de comunicación
Colaboradores:
Personas que han colaborado en la plasmación de hecho que motiva el acto.
Internas:
personas internas de la institución.
Personales:
amigos, familiares o próximos que asisten en virtud a una relación especial con el anfitrión.

¿Cómo clasificarlos?
Recepción de invitados (hecho por el anfitrión)

Atenciones para los invitados
Línea de Saludo
Antesala (para invitados VIP)
Seguridad integral de tus invitados
Otras preguntas clave
¿Qué hacer con invitados problema?
¿Cuándo asignar asientos fijos a los invitados?

No preparar más sillas que el número de invitados, salvo que sea abierto al público general.
Solicitar confirmación previa a la asistencia.
Identificar a los públicos es la clave del éxito
Invitados y sus niveles
Elaborar una relación sistémica de grupos e individuos.
Determinar niveles de representación para representar simetría en la presencia institucional.
Determinar instituciones públicas y autoridades a invitar.
Diferenciar a personalidades según mérito o representación en Organizaciones privadas.
No recortar o ampliar la representación, puede provocar descontento y/o desconfianza.

Consejos útiles
III. Impacta con tu escenario
¿Cómo estructurar el concepto de un proyecto?
La esencia de un evento
Análisis del espacio
Compartir y contrastar la idea escenográfico.
Analizar el público al que va dirigido
Códigos de ordenamiento
Marketing y estrategias
Branding
Backing
Photo call
Precedencia de banderas
Número par
Número impar
Consejos útiles
Habilitar un espacio que sea el foco preferente de atención para los medios de comunicación.


No sobrecargar de elementos la escenografía
I. ¿Qué es un evento?
Un evento hace referencia a un acontecimiento o suceso que tiene una cierta temporalidad. Los eventos, entendidos como una actividad de comunicación programada de hechos importantes para un grupo de personas o una entidad, tienen un significado y una serie de objetivos comunicativos.
V. Optimizando el proceso
Presupuesto
Honorarios
Programa técnico
Cronograma de actividades
Cartas de invitación y confirmación

Documentos de elaboración necesaria
Base de datos
Una buena base de datos en protocolo debe tener al menos los siguientes campos:
- Tratamiento
- Nombre y apellidos.
- Cargo
- Institución, empresa o similar.
- Dirección.
- Orden protocolario asignado.
- Título
- Grupo asignado (autoridad, deportista), pudiendo ser incluido en varios.
- Profesión
- Efemérides
- Datos biográfico
- Atenciones protocolarios
- País, comunidad, región, provincia, ciudad.
- Teléfono fijo, móvil, fax.
- Nombre y apellidos de su consorte y tratamiento.
- Seguimiento de la relación con la institución.

Planeación
Presupuesto
Recurso valioso para la toma inteligente de decisiones. Mantenerlo actualizado.

Presupuesto
Ingresos proyectados
Egresos:
gastos publicitarios y promocionales
Gastos conferencistas
Gastos hospedaje y transporte
Gastos logísticos (auditorios, salones, ayudas audiovisuales)
Gastos material impreso y papelería en general
Recursos humanos
Servicios profesionales (fotógrafos, camarógrafos, maestro de ceremonias)
Servicio de correos
Servicio de Catering.
Imprevistos.
Requerimientos
¿Qué se debe presupuestar?
Factores necesarios, importantes y deseables al formular un proyecto

Presupuesto
Honorarios
Programa técnico
Cronograma de actividades
Cartas de invitación y confirmación

Documentos de elaboración necesaria
VI. 10 consejos inesperados para lograr el éxito de tu evento

Preparar con anticipación las actividades del día siguiente para prevenir contratiempos. Siempre confirmar lo planificado: conferencistas, ponentes, personal involucrado.

1.
Confeccionar un programa y cerciorarse que se cumplan los objetivos planteados.

2.
Identificar a los públicos es la clave del éxito.

3.
Gestionar correctamente la base de datos con la que se trabaja.

4.
Comprobar la correcta distribución de asientos para evitar molestias entre invitados enfrentados.

5.
Convocatoria de Invitados
Según los objetivos planteados para la organización de evento.
No olvidar la logística. Prever sistemas de estacionamiento y vías de acceso para discapacitados.


6.
Trabajar con buenos proveedores.
7.
Prever riesgos: evitar caer en improvisación y anticipar o enfrentar si hay peligro de que algo no salga como lo planeado.
8.
Ejecución
Facilite el registro a sus invitados, de forma ágil y sencilla, de modo que los invitados no se pierdan el inicio del evento.
9.
Lugar y Escenografía
Haga sentir cómodos a sus invitados, ya que ellos son quienes recomendarán su gestión en la organización de eventos.
10.
Lista de invitados
Invitaciones
Oficio a personalidades
Distribución y envío
Seguimiento y confirmaciones
Lista de confirmaciones de asistencia
El banquete
Expositores y participantes.
IV. Gestión de Invitados
Puedes medir los resultados de un evento través de los objetivos planteados inicialmente, ya que verificas si fueron planteados correctamente o no.


Evaluación
“El evento no es un objetivo, sino un medio. Un evento exitoso será aquel que tenga objetivos específicos que el organizador sepa conducir y medir, finalmente, en la evaluación del evento”
Fecha y lugar del evento
Diseño del evento.
Infraestructura (iluminación, instalación de plataformas y palcos, movilización, sonido, elementos de apoyo, ornamentación, señalización)
Carlos Fuente, Protocolo para eventos.
- Planeación
- Ejecución
- Evaluación
VII. Conclusiones
Un evento es comunicación viva. Todo comunica: la gestión de invitados, la escenografía.
Para tener un evento exitoso se requiere tener objetivos debidamente planteados.
En un evento se comparte comunicación, hechos importantes, reconocimiento social, imagen institucional.
Es fundamental considerar las etapas de planeación, ejecución y evaluación.
Trabajo Final
No hay mejor forma de demostrar lo aprendido por medio de un proyecto final que consiste en la elaboración de un plan para la organización de eventos que se caracteriza de la siguiente manera:

Descripción y el concepto del evento (comercial, oficial, protocolar, etc).
Objetivos generales y específicos.
Gestión de Invitados (estrategias de comunicación).
Desarrollo de un montaje para la organización de dicho evento.

Estructura el concepto de tu evento.
Optimiza el proceso: base de datos, presupuesto, logística.
No olvides de gestionar correctamente a tus invitados (ordenamientos, atenciones), ya que de eso dependerá su satisfacción y comodidad, además recomendarán como buen organizador de eventos.
¿Qué objetivo tiene un evento?
Comunicar, ofertar y vender productos y/o servicios.
Conocer y relacionarnos con los públicos objetivos.
Obtener reconocimiento social.
Optimizar la imagen institucional.
El objetivo define el tipo de evento.
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