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#1 구글앱스로 강소기업 만들기_오리엔테이션_2014

구글앱스로 강소기업 만들기
by

서 명석

on 25 October 2016

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Transcript of #1 구글앱스로 강소기업 만들기_오리엔테이션_2014

Google Apps for Business
CBSW SmartWork Consulting Groups
구글앱스로 강소기업 만들기
아이디어나 보고 들은 것들, 당신이 좋아하는 것들을 모두 담아두세요.
Evernote는 거의 모든 컴퓨터, 휴대폰 및 모바일 기기에서 사용
키워드, 태그 또는 이미지에 있는 글씨나 인쇄물에 있는 글씨도 스캔하여 검색이 가능
업무

혁신
을 통한 중소기업의

스마트워크
실현
Google apps
학습
/ 업무적용
회장 : 김동호 (주)인포빌 대표
회원 : 서명석 (주)블루소프트 대표
권순옥 아이티드림 대표
김재문 상상 디자인&포토 대표
이현석 소셜코디 대표
구글앱스로 강소기업 만들기 소개
문의 : edu@cbsw.kr
https://www.facebook.com/googlesmw
2012.2
Start
11개 기업 적용
그린광학
예원타스
정광기계
유스투게더
신화아이티
태정기공
에스아이이씨
유진테크놀러지
새힘정보기술
벤스코리아
우진폼테크
열심히 하겠습니다.
Smratwork 도입절차
1차 : 오리엔테이션, 클라우드 및 스마트워크 개요, 구글앱스 도입
2차 : 스마트워크 환경설정 - 크롬 브라우저, 스마트 장비 세팅
3차 : 이메일 중심의 업무 통합, 업무 프로세스 정리
5차 : 공용 캘린더를 통한 일정관리 및 자원 공유
6차 : 기업 문서의 공유, 협업을 위한 드라이브
7차 : 새로운 회의 방식 - 화상회의 / 에버노트, 드롭박스, 알리미, 마인드맵
학습은 변화로 이어져야
변화의 방향은 협업으로
클라우드 환경
앞으로 경제생활에서
제러미 리프킨의 『소유의 종말』중 (2001)
접속의 시대가 올 것이다.
소유권의 시대는 막을 내리고
서비스와 경험에 대한
접속
이 될 것이다.
물건에 대한
소유
가 아니라
우리의 의식을 지배하는 것은
Cloud Services (cloud computing)
인터넷 기반 소프트웨어 서비스.
그때 그때 컴퓨터나 휴대폰 등으로 불러와서 사용하는
인터넷 상의 서버에 프로그램을 두고
스마트워크 환경
창의적
이고 효율적으로 하자는 것!
일을 많이 하는 것이 아니라
말 그대로 똑똑하게 일하기!
스마트워크의 도구
구글 앱스
HOW
합의된, 공통의 도구 사용

기존의 여러 소통 방법(전화, 메일, 메신저, 직접 대면) -> 이메일 중심으로

언제, 어디서나, 누구에게나 정확한 의사전달

한꺼번에 다수에게 동시에 의사 전달

기록이 남는다.(오해의 여지가 없고, 누락이 없고, 나중에 다시 찾아볼 수 있다)

실시간 소통이다.(스마트 폰은 소통의 도구)

중요한 정보부터 확인한다.
1.업무 의사소통의 방법의 통합
스마트폰 = 내 컴퓨터

스마트폰 스마트패드 등으로 언제 어디서나 업무에 참여

구글 앱스로 진행하는 모든 업무을 스마트폰으로

실시간으로 의사 결정 및 전달
2. 스마트장비 제대로 활용
기존에 업무는 개개인마다 자신의 방식으로 처리. 이는 비 효율적이고

사람이 바뀌면 업무를 지속할 수 없고, 공유하지 않고...

업무가 사람에 의존하지 않고 프로세스 중심으로 바뀜

의사소통과 업무 지시 전달 처리 보고 프로세스가 확실히 정리됨

사람이 바뀌어도 프로세스와 기록이 남아 지속 가능함.
3. 업무 프로세스의 체계화
개개인의 업무 방식 변화, 마인드의 변화


4. 구성원의 변화
중소기업의 스마트워크 대안
구글이 제공하는 기업용 서비스
불필요한 시스템 구축, 저렴한 사용료
웹 어플리케이션 서비스
언제, 어디서나 일할 수 있는
업무의 중심!
지메일
- 막강한 스팸필터링과 첨부파일의 바이러스 필터링
- 주소록, 할일, 캘린더, 토크 등 앱스의 다른 서비스와 호환
- 메일보안과 개인정보에 안전
- 대화형식으로 메일을 묶어주는 스레드 기능
- 라벨, 자동분류(필터링) 메일함을 이용해 메일 관리
- 웹과 스마트폰, 패드 등과 실시간 완벽한 호환 및 동기화
- 빠른 메일 검색 : 제목과 내용, 보낸이, 첨부파일까지
개인일정+업무일정
구글 캘린더
구글캘린더 = 다중 캘린더
컴퓨터, 스마트폰 실시간 동기화
회사 부서, 팀원 간, 가족, 친구 등과 서로의 일정을 공유, 초대, 참석 여부 확인
모든 연락처를
구글 주소록
으로!
- 호환 : 다양한 다른 장비, 기능(메일, 그룹스, 전화, 일정 등)과 호환, 통합됨
- 거의 모든 필드에 대한 검색기능 제공
- 메일 수신시 주소록에 없는 사람이면 주소록 추가 기능을 제공
- 구글 사용자들간 영상 채팅 (화상회의)
- 맞춤 설정을 통해 기본필드로 지정되지 않은 정보도 추가
- 편리한 그룹핑(단체 메일, 단체 SMS), 그룹중복 허용
- 중복연락처 한번에 제거
- PC를 이용하여 간단하게 내보내기/가져오기
- 클라우드 서비스(단말기 데이터가 삭제되어도 계정만으로 가져올 수 있음)
- 동기화 : 언제나 모든 디바이스의 실시간 동기화
Address
Calendar
공유와 협업의 오피스!
드라이브
Drive
- 구글의 클라우드 방식의 오피스 도구

장점

한계

3. 기본 용량은 30GB
2. 언제 어디서나, 어떤 기기로든 접속하여 편집, 수정, 공유가 가능

1. 실시간으로 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식 등의 파일을 작성하고 수정, 공유
- PC에 프로그램이 설치되지 않아도 웹에서 바로 문서의 작성, 저장, 공유
- 워드프로세서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 양식, 그림
2. 권한설정등의 충분한 숙지가 없으면, 보안문제가 생길 수 있다
.
3. 온라인상에서 작업한다. (오프라인문서작성도 지원가능)
1. MS오피스에서처럼 디테일한 기능들을 사용할 수 없다.
4. 용량이 큰 워크시트 및 기타 문서들의 편집시 속도가 저하될 수 있다.
5. 별도의 백업이 필요없을 만큼 실시간 저장 및 백업기능이 막강
4. 공유문서의 공개범위, 사용자별 권한부여에 대해 취사 선택 가능
3. 거의 대부분의 일반 업무문서에 맞는 형식을 가짐
2. 시간과 장소에 상관 없이 협업이 가능
1. 인터넷 환경만 조성되어 있다면, 언제, 어디서나 문서를 작성, 저장, 배포, 공유
Drive
Drive
기업의 기억력이 좋아지는
그룹스
- 그룹회원관리, 그룹메일 등으로 활용할 수 있는
Groups
- 업무의 편리성과 자료의 기록이라는 관점에서 유용하게 사용할 수 있다.
- 이메일을 통해 업무를 수행하는 경우 동보전송과 함께 해당 그룹에 보관
- 별도의 조직관리를 제공하지 않는 구글앱스의 단점을 보완할 수 있는 서비스
- 권한관리를 그룹별로 적용할 수 있음
- 지메일, 구글드라이브, 구글캘린더, 구글플러스 등과 결합
- 동보메일 전송 및 회원관리 기능
- 그룹별 게시물작성이나 메일받아보기 등의 권한관리
- 구글의 그룹이메일과 웹게시판이 결합된 형태의 서비스
Plus
공동 문서작업과 화상회의
행아웃
유튜브로 저장하거나 방송할 수 있는 행아웃 온에어서비스를 제공
10인까지 지원하는 화상대화
노트와 음성, 각종 파일, 동영상, 웹 등 다양한 콘텐트를 저장할 수 있는 서비스
에버노트
언제 어디서나 사용하세요
무엇이든 기록하세요
빠르고 편리하게 찾아보세요
스마트워크를 위한 구글 외 도구
- 메일 작성창을 열어 놓고도 받은 메일을 확인할 수 있음
- 동시에 여러개의 메일 작성창을 띄워놓고 작업할 수 있음
- 구글앱스 용량은 30G, 업무용 메일의 보관은 거의 무제한
- 첨부파일 용량 25M, 10GB 대용량 전송(링크)
변화로 인해 얻을 수 있는 것은 불확실하기 때문입니다.
변화로 인해 잃는 것은 실제보다 크게 느끼고
절대적 위기의식 속에서만 시작될 수 있습니다.
혁신은 이대로 가다가는 생존이 불가능하다는
클라우드 저장
- 구글 드라이브 30G 용량이 부족할 경우
- 1. 네이버N드라이브, 2. 다음 클라우드, 3. 드롭박스
- 내 컴퓨터(PC)에 '내문서'가 아닌 클라우드 폴더 사용
- 대용량 파일을 쉽게 공유
- 컴퓨터 고장, 도난 등으로 부터 안전
- 스마트폰 사진 동기화
- URL로 파일 전송, 카톡, 메일...
모바일에 mindjet
교육 정례화
4차 : 관리자 및 임원 교육 - 관리정책 수립
2013. 11
SBC 제휴(프리미엄 리셀러)
대한민국 최고 콘텐츠
대구 청년창업교육
관리자 포럼(매월, 청주)
- 구글 코리아 세미나(분기)
Business Trends
Local
Global
Alone
Together
Size
Speed
Smart
클라우드 기반
브라우저 중심
실시간
강력한 협업
- 회사 도메인을 가진 메일 사용
자동분류 기능
-> Qucik 오피스 사용, MS 오피스와 병용
-> 폴더와 문서 권한의 정확한 이해, 관리자 능력 필요
-> 업무에 인터넷은 당연한 것!
-> 문서 통편집이 아닌 목차별 작성, 검색
6. 회사의 업무 서식을 템플릿으로 등록해 사용
7. 각종 신청, 지시, 요청, 건의 -> 응답 프로세스 데이터 구조화
사내 메신저, 그룹대화, 그룹 화상회의 시스템으로 활용


<신청>
https://docs.google.com/a/cbsw.kr/forms/d/16V8WzXKwHngXpwUvpyon6-aAS1IVdULG7-JuaXXmTtI/edit

<처리>
부서장 : 메일로 신청내역 확인 > 상위(결재)권자에게 전달 >
결재권자 : 메일로 승인(경리과 담당자)
경리과 : 캘린더 등록 및 신청자 일정 초대
신청자 : 처리결과 메일로 받으며 자신의 일정에 자동 등록

<응답>
https://docs.google.com/a/cbsw.kr/spreadsheet/ccc?key=0At5_chW2EIMOdE9PakNkMGlVemwxUmJEZzdrVG93Umc#gid=0



블로그 링크 : http://googlesmw.tistory.com/88


화상회의 사례
기술자 : 외부 이동 중
현장 AS 기사
사무실 담당자,
기술자, 관리자
출장신청 및 승낙, 경비 정산,

업무보고 및 승인,

공용장비 신청 및 승인,

물품주문 및 승인 , 업무요청 및 승인 등


공용자원관리 사례
: http://googlesmw.tistory.com/87

정광기계 입출고 사례
: http://googlesmw.tistory.com/51

견적서 스마트폰에서 보내기
: http://googlesmw.tistory.com/54
일하는 문화의 변화 : 자발적, 수평적, 창의적, 협력적

장소와 시간의 제약없이 언제, 어디서나 업무를 처리

소유하지 않음으로 상대적으로 저렴한 비용부담

교육을 통한 스마트워크의 체득 > 현업에 적용

중소기업의 업무효율 및 생산성 증대

스마트워크를 통한 기업 경쟁력 확보

개인위주의 업무를 협업위주의 업무로

PC 기반을 클라우드 기반으로 공유

사람 위주의 업무환경을 프로세스 중심으로

지금 일하는 방식을 바꿔 보다 더 개선된 방법으로..

목표
업무 생산성 향상 및 고객만족도 증가
비용의 절감
우수한 인재 양성 및 활용
조직의 전문성 강화
Smartwork 기대효과
업무비용 감소
효율성 및 전문성 강화
인재 확보
일반적인 기대효과
기업경영측면에서 기대효과
일과 삶의 균형 실현
개인시간 확보
창의적 업무처리
근로자 측면에서의 기대효과
대기업과 다르다 - 규모, 전문화, 투자여력

공공부분은 딴소리 - 스마트워크센터, 재택근무

지속가능한 업무 시스템이 없다 - 업무기록, 매뉴얼, 누적된 노하우

업무 개선을 위한 공식적인 소통의 부재

방법이 없다.. or 방법을 모른다..
중소기업의 현실
- 정기교육

무조건 성실하게 야근하고
엄청난 양의 보고서로 승부하던
업무 비효율의 시대는 끝났습니다.

스마트혁명의 시대가 도래하며
기존 업무 환경과 방식은 변화하고 있습니다.


이제 '도구를 지배하는 자'가 일을 장악합니다.
변화한 시대는 '새로운 업무 능력'을 요구합니다.


우리에게 필요한 것은
환경의 변화를 이해하는 '혜안'과
앱의 홍수 속에서 트렌드를 읽고
내게 딱 맞는 앱을 골라내는 '감각'입니다.
김지현의 이것이 스마트워크다(동영상)
어떻게 가능한가?
중소기업의 스마트워크
기업 내/외부 업무의 기록과 전달을 위한 그룹스
회의를 하며 공동 문서작업
업무에 있어 협업과 공유 일상화
CEO, 임원이 할 일
종이문서 보고 포기
각자 자신의 업무를 지속적으로 개선할 방법을 연구
실시간 동시 협업과 공유의 경험
정확하고 빠르고 피드백 - 업무에 속도 유지
유연한 통제 : 예, 휴가제한, 근무장소 제한, 잦은회의, 너무 상세한 목표
CEO(임원)은 일에 종착지가 아니라 과정 - 확인은 본인 책임
공유
Google

Apps
for
Business

스마트워크 환경 클라우드
협업
기업문화 변화
업무혁신
공유
구글
앱스

강소
기업

만들기

중소기업의 스마트워크
중소기업의 Smartwork
완벽성, 신속성, 정확성 역동성, 창의성, 자율성

스마트폰, 스마트 패드의 일상화

클라우드 시대 : 소유가 아닌 접속의 시대

작은 규모 큰 영향력

전통적, 수직적, 군사문화=조직문화 수평적 조직문화

필요성 : 시대의 변화
학습과정
스마트워크란?
why Google Apps ?
구글앱스 도입 사례
구글앱스 영상
구글앱스란?
메일 화면 설명
메일 영상
캘린더 공유 / 일정 공유 / 다양한 권한 관리
SMS(문자메시지), 팝업, 메일 등 다양한 알람
할일관리도 캘린더와 통합 - To do list history
막강한 일정 검색
다중 캘린더란?
사람의 일정이 아닌 부품이나 서비스 일정을 위한 캘린더
AS 캘린더
구글 캘린더 UCC
-> 500페이지 도서도 공동 작업 했음

양식(form)의 응용 사례


양식(form)의 사례 :부서별 휴가 신청과 처리 프로세스

학교에서 구글Drive 활용
구글 드라이브로 협업
공동작업의 장점
구글 드라이브 영상
그룹스의 기업적용 사례
회사전체 공지 그룹
검토기능을 이용한 업무보고와 승인
외부홍보, 협력업체용 메일링 리스트
고객지원 및 FAQ
공용 이메일
사내 부서별 공개/비공개 게시판
아이디어 제안 그룹
권한관리를 위한 그룹
그룹스 홍보 영상
행아웃 영상
행아웃 공동작업
알리미
특정 키워드 검색 결과를 정해진 시간에 메일로
구글 사이트
기업의 업무 포털 : 업무보고, 문서, 양식, 일정 등이 모인 웹사이트
피카사 등 그 외 구글 서비스와 서드파티 앱(Streak, AutoCAD 360)
Mind Map : Xmind.net
구글 캘린더 영상
1. 업무 의사소통의 방법의 통합
2. 스마트장비 제대로 활용
3. 업무 프로세스의 체계화
4. 구성원의 변화
변화에 가장 민감한 사람들이다. - 찰스 다윈 -
영리한 사람들이 아니라,
가장 힘이 센 사람이나
최후까지 살아남는 사람들은
가치의 중심을 물질에서 정보로
가치의 중심을 노드에서 링크로
연결이 지배하는 세상에서는 가치의 중심이 물질에서 정보로 이동되었다.
링크의 가치가 중심이 되었다는 것은
세상을 네트워크의 관점에서 보는 것을 말한다.
구글은 콘텐츠, 콘텐츠 생산자, 소비자를 연결하는 네트워크를 만든다.

아마존은 제품, 판매자, 구매자를 연결하는 네트워크를 만든다.

페이스북은 친구와 친구의 소식을 연결하는 네트워크를 만든다

[윤지영, “미디어 네트워크의 진화” 오가닉 미디어, 2014]
제조업이건, 서비스업이건 연결의 가치를 활용하고
네트워크라는 자산을 쌓지 못하면 살아남을 수 없다.
스마트워크는
연결이 모여 네트워크를 만들고 이 네트워크의 가치가 노드 가치의 합보다 더욱 중요해지는 것이다.
노드는 연결의 대상일 뿐이다.
이제 정보가 물질의 부산물이 아니라 물질이 정보의 부산물이 되었다.
모든 비즈니스가 네트워크 비즈니스다
- 복제가 불가능하다
- 네트워크 효과를 가진다
- 공짜다
- 무한대의 규모를 가진다
- 유기적으로 성장하고 진화한다
네트워크(소통)의 가치를 기업 내부에 도입하는 것!
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