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2013년 연수구 기록관리 담당자 교육

교육자료
by

WANJUN HONG

on 17 April 2013

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Transcript of 2013년 연수구 기록관리 담당자 교육

연수구
기록관리 담당자 교육 Contents 1. 기록관리 기본사항

2. 기록관리 방법

3. 맺음말 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는
제반 업무 (개정 기록관리법)

“기록물의 수집·보존·활용 및 이에 부수되는 제반활동” (이전 기록관리법)

기록물의 생산, 인수, 유지, 사용과 처분에 관한 능률적이고 체계적인 통제를
책임지는 관리 영역으로 업무 활동과 처리행위에 관한 증거와 정보를 기록 형태로
획득, 유지하는 과정을 포함 (ISO 15489) – “Records management”의 정의 용어정리 기록관리 생산의무 편철확정(부서 기록관리 담당자) 생산현황 접수 및 마감(자료관리시스템) 기록물관리전문요원
유효영 기록관리의 정의 기록물은 무엇일까요? 이명박대통령이
부시에게 받은 선물은? 기록의 정의 기록이란? 기록관리 기본사항
기록이란? 기록관리 필요성 기록관리 방법
용어정리 상시 기록관리 업무 기록물관리기관 연계
기록관리 업무 기록물 정리 2.편철확정 3.생산현황통보 전송 4.생산현황 접수 및 마감 기록물의 폐기 공문제출일을 준수해주세요!! 2013. 4 * 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·
카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의
기록정보자료와 행정박물을 말합니다. (법 제3조)

* 기록은 조직과 조직 구성원의 활동 과정에서
발생하는 것으로, 그 활동에 대한 증거와 정보,
지식을 제공하는 조직 정보 자산입니다. 기록관리란? (Records & Archival Management) 연수구청 기록관리 체계도 연수구청 기록관리 체계도 기록관리의 필요성 [업무활동 지원]

체계적으로 기록을 관리하여 서비스함으로써
- 정보 수집에 소요되는 시간과 노력을 감소시켜 업무 효율성 향상
- 업무 수행 또는 의사 결정에 참고할 수 있는 정보 제공
지속적으로 기록을 보존·제공함으로써 업무 수행의 일관성 유지 [책임행정 지원]

업무의 과정과 결과를 기록으로 남겨 보존함으로써
- 소송 등의 법률적 사안 발생 시 활동 증거를 제공하고 조직을 보호
- 감사 및 업무 감독에 관련된 요건 충족
기록을 국민에게 제공·공개함으로써 행정의 책임성과 국민참여도 제고 [역사/문화적 활용]

주요 정책 수립·추진, 동향에 관련된 기록을 연구자 등이 활용할 수 있도록 관리함으로써 연구개발, 역사연구, 문화컨텐츠 개발에
정보자원을 제공
역사적 기록을 보존함으로써 기관의 역사와 정체성 확립에 기여 기록관리 왜하는가? “호랑이는 죽어서 가죽을 남기고, 공무원은 죽어서 기록을 남긴다” 기록관리 효과 1) 조사·연구 · 검토서
작성대상 : 주요 정책이나 사업 등을 추진하는 경우(조례 개정사항 등)
간행물 형태로 생산되는 경우 간행물 발간등록번호 부여, 관리업무관리시스템
과 같이 업무의 입안~중간과정~결과를 모두 관리할 수 있도록 한 경우에는
별도로 작성하지 않아도 됨

2) 회의록
작성대상 : 지방자치단체장 등이 참석하는 회의
조사연구검토서 작성대상에 해당하는 사항에 대한 심의 또는 의견조정을
목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의전자기록
생산시스템을 통하여 회의록을 생산,등록하여 관리.

3) 시청각기록물
전자기록생산시스템으로 등록,관리함이 원칙 기록물의 등록 1) 비전자기록물의 등록 : 수기접수문서, 시청각기록물 등

전자문서시스템 등록 2) 첨부물의 등록(분리등록)
본문은 전자문서, 첨부물은 비전자인 경우
본문의 생산(접수)등록번호에 첨부일련번호가 추가됨
관련 해당문서(전자문서시스템)을 출력하여 분리등록한 첨부물과 함께 보관 기록물의 편철관리 2) 편철방법
전자문서시스템의 출력물은 업무참고용이므로 비전자기록물 원본과
합철하여 관리하지 말 것










※ 전자문서출력물은 출력,편철하지 않지만 색인목록에는 포함(전자문서여부 ‘Y’)
※ 부득이 전자문서 출력물을 편철하는 경우 비고란에 ‘전자문서사본’ 기재 3) 편철량과 분철
유형별 편철량 : 문서100매, 카드 30건(매), 도면 30건 등.
첨부 종이문서가 100매를 초과하는 경우 권호수 분리를 통해 분철하는 것이
원칙이나, 상황에 따라 전자문서시스템에 1권으로 등록하고, 물리적으로는
분철하되 동일한 등록정보로 관리 1) 편철기준
단위업무별-사안별 편철 : 체계적 편철기준, 정확한 철제목 부여.
전자문서시스템의 기록물철 내에 전자문서와 비전자문서 함께 편철.
전자문서시스템의 편철과 실물의 편철이 일치해야 함. 기록물 정리 정리대상 : 전년도 기록물

방법 : 기록물의 편철, 분류를 확정하고, 생산 및 보유현황을 파악하는 절차

정리절차
- 기록물등록대장과 해당 기록물의 일치여부, 보존기간, 공개구분 필수정보
누락여부 등을 확인
- 비전자기록의 경우 색인목록 작성, 면표시, 보존상자 편성 등의 정리업무
수행 1.편철확인 미등록기록물 등록, 등록사항 일치여부 확인, 철분류 확인 및 재편철, 공개여부, 철보존기간, 특수기록물 정보 등 확인, 빈철 삭제

기록물 재편철(문서함→목록 →각 기록물철) 기록물의 정리(2월 말까지) 기록물철 변경(문서함 → 관리 → 해당 기록물철)
- 철변경 권한 : 업무담당자 및 기록관리담당자(서무id)
- 기록관리담당자 : 기록물철 담당자 변경 기록물의 정리(2월 말까지) 기록물철 변경(문서함 → 관리 → 해당 기록물철)
- 철변경 권한 : 업무담당자 및 기록관리담당자(서무id)
- 기록관리담당자 : 기록물철 담당자 변경 기록물의 정리(2월 말까지) 기록물철(빈철) 삭제(문서함 →관리 →해당 기록물철)
- 기록관리담당자에게만 삭제권한
- 기록물철 내에 기록물 건이 한 건도 없을 때 삭제 가능

문서정보 수정
- 문서함 →목록 →기록물등록대장 →수정
- 기안자 및 기록관리담당자만 변경 권한 기록물
정리절차 기록물의 정리(2월 말까지) 기록물 정리일정 기록물 정리방법 편철확인(업무담당자) 기록물정리 완료 후 전년도 기록물철에 대해 업무담당자가 종결처리

권한 : 업무담당자, 기록관리담당자

문서함→관리 →기록물철 선택 →편철확인

편철사항 변경하고자 하는 경우 편철확인 취소 가능 업무담당자의 편철확인 결과를 기록관리담당자가 최종적으로 편철을 확정

권한 : 기록관리담당자

문서함 → 목록 → 기록물철등록부

기록물철이 비어있는 경우 편철확정 불가능

편철내용을 수정해야 하는 경우, 편철확정 취소 → 편철확인 취소의 순서로 처리 생산현황통보 전송(5월 말까지) 전자문서시스템 → 자료관시스템으로 생산현황내용 전송

권한 : 기록관리담당자

작업순서 : 관리자 → 자료관 → 생산현황보고 → 2012년 선택 → 생산목록보고

※ 자료관시스템에서 ‘마감’ 하기 전까지는 최종내용이 전송됨 생산현황통보 서식 작성 제출(5월말까지)

생산현황통보서식 1~13번까지 각 부서에서 작성 생산기록물관리→생산현황취합→생산현황목록접수, 생산현황접수마감작업

처리과별로 미접수/접수완료/접수오류로 상태 표시됨

7개의 파일이 모두 ‘접수완료’된 경우에만 ‘생산현황접수마감’

→ 오류가 있는 경우 반려처리 기록물의 폐기절차 기록물 평가절차 기록물 폐기절차 기록물 폐기절차 비교 잘못된 기록물 폐기 절차 평가대상 : 보존기간 만료기록물

방 법 : 보존기간이 만료된 기록물을 대상으로 평가심의서 작성 [ 평가심의서 작성 ] 폐기대상 : 기록물평가심의에서 폐기 확정된 기록물

정리절차
- 서가에서 빼낸 후 노끈으로 묶고 노끈마다 번호를 부여
- 평가심의서 “보존장소”에 노끈번호를 기재 후 민원지적과에 제출 [ 폐기대상 기록물 정리절차 ] 맺음말 상시기록관리 업무 편철확정 생산현황
통보 전송 생산현황
접수 및 마감 편철확인 맺음말 생산현황 통보절차
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