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Procedimiento para la elaboración de un organigrama

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Osmar Axel Jimenez Figueroa

on 18 October 2013

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Transcript of Procedimiento para la elaboración de un organigrama

Procedimiento para la elaboración de un organigrama
1.- Concepto
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.
2.- Finalidad
-.Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.

-.Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad.

-.Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.

-.Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.
3.-Requisitos Fundamentales

Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.
3.1. Precisión.
Los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer
perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.
3.2. Vigencia.
Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.
3.3. Uniformidad.
4.- Limitaciones
-.Se expresan únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las dependencias o entidades.

-.Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho
menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos que
componen la dependencia.

-.Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas
presentar información incompleta en cuanto a la realidad.
5.- Clasificación
Los organigramas pueden ser clasificados en dos grandes grupos de acuerdo con su:

-.Contenido
-.Presentación
Este primer grupo a su vez se subdivide en organigramas generales, específicos, analíticos,
funcionales y de integración de puestos, plazas y unidades.
5.1.- Por su contenido
Consiste en presentar la estructura organizacional de una Dependencia o Entidad hasta Dirección General o equivalente.
5.1.1.- Generales:
Consiste en presentar la estructura organizacional de una Unidad Administrativa hasta jefatura de Departamento o equivalente.
5.1.2.- Específicos:
Se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional en forma más detallada.
5.1.3.- Analíticos:
Indican, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan los órganos representados.
5.1.4.- Funcionales:
Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, así como el número de plazas ocupadas, vacantes y en su caso las que se cubren por honorarios.
5.1.5.- De integración de puestos, plazas y unidades:
Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y circulares.
5.2. Por su Presentación:
5.2.1.- Verticales:
En este tipo de organigrama, la ramificación de los órganos representa de arriba hacia abajo, colocando al titular en el nivel superior, en tanto que las demás jerarquías de la organización, se ubican en renglones cuyo distinto nivel traduce diferenciación en sus rangos.

Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano superior al extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas horizontales.
5.2.2.- Horizontales:
Se representa la estructura de una organización utilizando combinaciones verticales y horizontales, con el objeto de superar las limitaciones que la utilización de un solo tipo trae consigo.
5.2.3.- Mixtos:
Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de los órganos ubicados en los últimos nivel.
5.2.4.- De Bloque:
Son los organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad de la gráfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus unidades, es decir, los diferentes niveles forman círculos concéntricos a la más alta jerarquía.
5.2.5.- Circulares:
Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de los organigramas:
6.- PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS:
-.Autorización y apoyo de los niveles superiores.
-.Acopio de la información.

-.Clasificación y registro de la información.

-.Análisis de la información.

-.Diseño del organigrama.
6.1. Autorización y Apoyo de los Niveles Superiores.
La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento.
Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.
6.2.- Recopilación de la Información:
6.2.1.- Información Básica:
Determinando lo anterior, se realizará el acopio de la información correspondiente a:
Los datos que se han de reunir están en función directa de las áreas que se desea representar, así como del contenido específico del organigrama.

-.Los órganos que integran dicha (s) área (s).
-.El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
-.Las relaciones que guardan entre ellos.
-.La naturaleza de estas relaciones.
-.Las funciones que realizan y, en su caso,
-.Los puestos y el número de plazas que los integran.
Para elaborar el organigrama de una dependencia o entidad, se tendrán como principales fuentes:
Los archivos y centros de documentación, que concentren la información requerida (reglamentos, manuales administrativos, etc)

Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.
6.2.2.- Fuentes de Información:
A continuación se señalan los principales métodos para reunir la información básica ya descrita:
6.2.3.- Métodos de Recolección:
La investigación proveniente de este método, es producto de la consulta bibliográfica y las principales fuentes de consulta pueden ser las leyes y reglamentos que citan las atribuciones y obligaciones de la Dependencia o Entidad.
Investigación Documental:
Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la unidad sujeta a investigación, aplicando cuestionarios, para así obtener la información requerida.
Investigación de Campo:
permite también verificar la información documental o complementaria con datos proporcionados por los titulares de las diversas unidades.
6.3.- Clasificación y Registro de la Información:
Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y selecciona la información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observación adecuadamente presentada y concentrada.
6.4.- Análisis de la Información:
La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma.
Antes de dar una interpretación personal aclaratoria, deberá buscarse la confirmación de los datos que así lo requieran, por parte de los responsables de las áreas sometidas a estudio.
Una vez que la información haya sido analizada, interpretada y confirmada, se procederá al
diseño del organigrama.
6.5.-Diseño del Organigrama:
Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son:
-.Figuras para representar los órganos.
-.Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos.
-.El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas.
En el siguiente apartado, se señalan algunas de las principales reglas para el diseño de los organigramas, debiéndose tener siempre encuentra que no existen normas rígidas, puesto
que el propósito, el contenido y el ámbito de cada organigrama, influyen de manera significativa en la representación gráfica.
7.- R E C O M E N D A C I O N E S P A R A E L D I S E Ñ O:
7.1.-Figuras:
Las Figuras se utilizan para representar los órganos, pueden ser: directivos, operativos o
sustantivos, de apoyo, de asesoría, desconcentrados y descentralizados.
7.1.1.-Forma:
Se recomienda, usar un solo tipo de figura para simbolizar a cada uno de los elementos que integran el organigrama.
7.1.2.-Dimensión:
Aunque existe la tendencia a relacionar el tamaño de las figuras con la importancia del órgano, no deben reducirse progresivamente sus dimensiones para establecer diferencias de nivel jerárquico, ya que estas se establecen por la posición de las unidades en el gráfico
7.1.3.- Colocación de las Figuras:
La ubicación de las figuras en el gráfico debe atender los siguientes aspectos:
A).- Diferente Nivel Jerárquico.
La colocación sera de acuerdo a los diferentes niveles jerárquicos de la organización.
B).- Dentro del mismo nivel jerárquico:
Se recomienda que la organización aparezca estructurada de acuerdo a la participación o secuencia de actividades.
Se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica, se presentan por líneas. A continuación, se proporcionan criterios específicos con el objeto de uniformar su presentación.
7.2.- Líneas de Conexión:
7.2.1.-Relación Principal de Autoridad, (relación lineal).
Es aquello que implica una relación de subordinación entre los responsables de las unidades y subalternos.
7.2.2.-Relación de Autoridad Funcional:
Es aquella que representa la relación de mando especializado, no la de dependencia jerárquica. puede existir en forma paralela a la autoridad de línea, o entre un órgano especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de línea (como personal, programación y presupuesto, etc. ).
7.2.3.-Relación de Asesoría o Staff:
Es la relación que se da entre los órganos que proporcionan información técnica o conocimientos especializados a los órganos de mando de línea y suelen representarse por medio de líneas de trazo discontinuo, colocadas perpendicularmente a la autoridad principal del órgano al que asesoran.
7.2.4.-Relación de Coordinación:
Es aquella que tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la organización, podrá darse entre unidades de mismo nivel jerárquico.
7.2.5.-Relación con los Órganos Desconcentrados:
Es conveniente disponer los órganos desconcentrados en el último nivel del organigrama. Entre esta última representación y el gráfico de la dependencia, deberá trazarse una línea de eje que permita establecer la distinción entre ambos.
7.2.7.-Relación de las Comisiones:
Por la relación que guardan las comisiones con el órgano central, pueden ser clasificados en:
-.Comisiones Interinstitucionales:
Son aquellas integradas por los representantes de las diversas instituciones gubernamentales
y que tienen por objeto coordinar determinadas acciones de dos o más organismos.

-Comisiones Desconcentradas:
Estas tienen facultades de decisión, pero siguen sujetas a la planeación y control que de sus actividades realice el órgano superior, cuentan con cierta autonomía: la relación de autoridad de línea no desaparece, por lo que deberán colocarse en el último nivel de gráfico de la misma manera en que fueron situados los órganos desconcentrados.
7.2.8.-Comisión Interna de Administración y Programación:
Dado que esta comisión o unidad depende directamente del titular de la dependencia, aparecerá inmediatamente después del mismo utilizando rectángulo de trazo discontinuo.
8-.- REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
La revisión de los organigramas habrá de realizarse de manera continua y en función de los cambios que sufra la dependencia o entidad en su estructura orgánica. El titular de cada órgano será responsable de señalar los cambios correspondientes a su área, reportándolos al área administrativa, o personas de la misma dependencia.
9.- DIVULGACIÓN :
Los organigramas constituyen un instrumento de orientación e información para el personal de la dependencia o entidad, y para aquellas personas o instituciones con los que se guarda alguna relación.
Gracias por su atención
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