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ETAPAS Y PROCESOS DE AUDITORÍA AMBIENTAL

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GERENCIA AMBIENTAL

on 25 January 2016

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ETAPAS Y PROCESOS DE AUDITORÍA AMBIENTAL
El proceso de desarrollo de una auditoría ambiental implica una serie de actividades comprendidas dentro de una metodología especial. Las actividades propias de la auditoría consisten en:
*La búsqueda y recopilación de información *Visitas *Aplicación de cuestionarios
*Estudio de los documentos de la empresa *Entrevistas con el personal de la empresa *Observación por parte del auditor
*Toma de muestras y análisis de las mismas
PROCESO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL
2.-Definir el contrato, firmarlo y ejecutar lo convenido. El contrato deberá contener la misión y objetivos de los auditores, los controles técnicos y científicos que se efectuarán, los documentos necesarios, la cronología de las intervenciones y el presupuesto
1.-Se inicia con el establecimiento de un diagnóstico previo, con el cual se tiene una visión más o menos precisa del trabajo a realizar, pudiéndose concretar éste a través de un contrato
Estudio de la Información Recopilada
El análisis de toda la información obtenida a través de documentos, entrevistas y conversaciones, cuestionarios, normativas, controles técnicos, visitas e inspecciones, antiguos planes de gestión ambiental, etc., debe ser profundo y completo a fin de conocer el funcionamiento de la empresa y su control interno.
METODOLOGÍA
ETAPAS DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL
Esta etapa se orienta al conocimiento general de la estructura, funciones y gestión de la entidad auditada, se basa en las respuestas al pedido inicial de información, en la documentación adicional recopilada por el equipo de Contraloría y en la inspección de campo
Primera Etapa: Diagnostico General y Planificación
-comprende la materialización de la planificación.
-se recoge la evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar los hallazgos.
-Y se definen, corrigen u objetan los hallazgos de las áreas críticas identificadas. -Inicia con la aprobación de la planificación y concluye con la aprobación formal del informe.
SEGUNDA ETAPA: DESARROLLO
La comunicación de resultados provisionales, se realizará a medida que se identifiquen los hallazgos y al finalizar el trabajo de campo; preferentemente mediante documentos escritos, en los cuales se incluirán los comentarios y conclusiones relativos a los aspectos significativos detectados
.
TERCERA ETAPA: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
GRUPO N° 5
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
MUESTREO ESTADÍSTICO
TRABAJO DE CAMPO
MUESTREOS Y ANÁLISIS DE LABORATORIO
IDENTIFICACIÓN Y
JERARQUIZACIÓN
DE LOS HALLAZGOS
COMENTARIOS, CONCLUSIONES
Y RECOMENDACIONES
El tipo de información, depende de las áreas críticas evidenciadas en la planificación. En la cual, se deben identificar los factores ambientales principales, en función de lo que establecen los estudios ambientales.
Es recomendable verificar la existencia de planes de contingencia: evaluar procedimientos, capacitación del personal, frecuencia de simulacros, existencia de equipamiento requerido, intervención de terceros
Cuando se disponga de muchos registros o informes, se debe analizar la documentación y datos de los casos obtenidos a través de muestreos estadísticos. En el caso de existencia de bases de datos es necesario determinar la validez y confiabilidad de los registros.
Es recomendable iniciar el trabajo de campo con una reunión, en la cual se presentarán los miembros del equipo de Contraloría a las autoridades y técnicos del organismo auditado, se darán a conocer el alcance y objetivos de la auditoría, la agenda establecida para el trabajo de campo y se coordinarán los recursos y logística necesarios.
El trabajo de campo debe ser perfectamente diseñado, considerando el tiempo disponible y la preparación de los documentos:
- Listado de información a ser obtenida y revisada.
- Formularios de entrevistas.
- Ayudas técnicas.
- Coordinar la logística necesaria para transporte y muestreos.
- Necesidad de registros fotográficos, de geo-referenciación o de video.
- Identificar políticas y regulaciones especiales para el ingreso, autorizaciones, horarios de trabajo y equipamiento.

Analizar las diferentes instalaciones y áreas de la organización o del proyecto, sus interacciones con el ambiente y la confirmación de las áreas críticas.
Las siguientes actividades y controles son necesarios:
- Verificar si las medidas para prevenir, mitigar, controlar los riesgos ambientales han sido implementadas adecuadamente, y si éstas cumplieron el efecto preventivo deseado.
- Identificar si los procesos implementados corresponden a prevención, corrección, compensación o remediación.
- Evaluar las acciones correctivas implementadas, en caso de efectos inesperados.
- Identificar impactos o problemas ambientales no considerados.
- Identificar y discutir recomendaciones técnicas.
- Revisar la vigencia de informes, permisos, licencias y aprobaciones ambientales requeridas.
- Examinar los planes de contingencias. Entre otros
IMPORTANCIA
La institución auditada es responsable de reunir los datos sobre las condiciones ambientales mediante muestreos en campo; Sin embargo, en ocasiones puede ser necesaria la realización de muestreos propios de la auditoría, por no disponer de esta caracterización o cuando se tenga dudas sobre la confiabilidad de los resultados.
En el manejo y transporte de las muestras recolectadas se deben respetar las especificaciones determinadas por el laboratorio y cumplir los plazos determinados para la realización de los análisis respectivos.
Una vez realizado el registro, la descripción e identificación de la constancia documental, la determinación de los responsables, las cuantificaciones y valoraciones pertinentes; Se revisará los hallazgos para organizarlos y establecer su jerarquización.

Al concluir esta etapa, es necesario verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos en la planificación de la auditoría ambiental. Los respaldos documentales obtenidos, los registros de las actividades realizadas, los protocolos y ayudas técnicas utilizadas, de ser el caso, deben ser certificados y debidamente archivados en los papeles de trabajo, cuyo manejo debe responder a lo establecido en las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental
-Los comentarios son la exposición de las condiciones, criterios, causas y efectos de los hallazgos obtenidos en la ejecución de la acción de control, con relación a los hechos que afectaron al ambiente, objeto de la auditoría.
-Las conclusiones, son pronunciamientos profesionales del auditor ambiental sobre la materia objeto de la auditoría, se sustentan en el análisis de la evidencia de la auditoría e identifican a los sujetos responsables de las inobservancias de carácter técnico, legal o económico, describen las normas de auditoría inobservadas y las consecuencias o efectos para la institución.
-Las recomendaciones son las acciones que se requieren para corregir los incumplimientos detectados.
CONCEPTO DE AUDITORÍA AMBIENTAL
La Codificación de la Ley de Gestión Ambiental, establece que la auditoría ambiental “Consiste en el conjunto de métodos y procedimientos de carácter técnico que tienen por objeto verificar el cumplimiento de las normas de protección del medio ambiente en obras y proyectos de desarrollo y en el manejo sustentable de los recursos naturales.
3.-Se contempla el análisis y la discusión crítica de los resultados en función de los objetivos planteados en un principio.
El informe final está sujeto a los procesos de control de calidad institucionales.
Una vez concluida la auditoría, se sugiere realizar una autoevaluación del proceso y los resultados, a fin de identificar aspectos que pueden ser mejorados.
CUARTA ETAPA: SEGUIMIENTO
*El seguimiento de las recomendaciones, parte de una estrategia informativa orientada a difundir los resultados de la auditoría hacia sectores involucrados con su cumplimiento.
*Una vez receptado el informe final aprobado por la Contraloría General del Estado, las instituciones auditadas deberán elaborar un plan que permita aplicar las recomendaciones emitidas
*En función de esta planificación, la Contraloría General del Estado diseñará las labores de seguimiento en la institución auditada.
DIAGNÓSTICO GENERAL
A más de la documentación e información recibida y recopilada, es necesario realizar reuniones de trabajo con las personas vinculadas con la auditoría, y de ser el caso, inspecciones de campo a las instalaciones de la entidad, a los programas o proyectos a evaluar
-
Visualizar la naturaleza de la entidad, proyecto o actividad auditada
- Identificar las funciones de las unidades y personas responsables del diseño, ejecución y control de aspectos ambientales.
- Elaborar y distribuir las notificaciones de inicio de la auditoría ambiental,
- Verificar la emisión y difusión de políticas ambientales relacionadas con la acción de control
.

- Seleccionar los indicadores ambientales a ser evaluados.
- Establecer los porcentajes que representa la gestión ambiental,
- Evaluar el control interno ambiental,.
- Describir de manera general el proceso, actividad o proyecto auditado y su entorno socio-ambiental.
- Identificar de manera general actividades o sectores que registren impactos ambientales negativos y cumplimiento de normas de seguridad.


En la planificación se establecerá el enfoque propuesto para la auditoría ambiental, detallando las actividades a desarrollar, la estrategia a emplear, las fechas programadas y los recursos necesarios

PLANIFICACIÓN
ANTECEDENTES
.- Descripción general de la entidad auditada y otras instituciones relacionadas
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA AMBIENTA
L.- Exposición de los objetivos generales y específicos de la auditoría ambiental,
ALCANCE
.- Definición del período a ser analizado, extensión y delimitación del proceso, actividad o proyectos a ser auditados,
PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES.
- Identificación de las disposiciones legales que rigen la gestión de cada institución analizada,
SISTEMA DE ARCHIVO
.- Ubicación física y descripción de la información relacionada.

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
.- Identificación de las áreas críticas de los procesos en función de la revisión de la documentación preliminar
ÁREAS CRÍTICAS.
- Descripción general de las áreas críticas identificadas.
RECURSOS
.- Definición de recursos humanos, materiales y económicos necesarios para la ejecución de la auditoría.
PROGRAMA DE ACTIVIDADES.
- Listado de actividades específicas y tiempos asignados por integrante del equipo.
CRONOGRAMA
.- Representación gráfica de las actividades y tiempos programados.

ESTRUCTURA DEL INFORME
El contenido y estructura mínima del informe final debe ser el siguiente: 


El informe final será entregado al Comité Técnico quien dará su visto bueno dentro del marco de las funciones que le compete y la dirección respectiva dará aprobación al informe final, para su envío, entrega y presentación a la Administración.


ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN UNA AUDITORIA AMBIENTAL

AUDITORES AMBIENTALES

La participación de profesionales en diferentes disciplinas; deben tener conocimiento de procesos de tratamiento de emisiones, vertidos líquidos y sólidos, modelos de simulación, uso de equipos e instrumentos que permitan evaluar los medios biótico y abiótico; entre otros.

Para la ejecución de las auditorías ambientales los profesionales deben cumplir con los requisitos establecidos en las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental.


PLANIFICACIÓN ANUAL DEL CONTROL AMBIENTAL

La Contraloría General del Estado, dentro del marco del Plan Estratégico Institucional, establece el Plan Anual de Control, en el cual se programan las auditorías de aspectos ambientales atendiendo los siguientes criterios:

Metas de desarrollo sostenible establecidas en convenios internacionales.
Principales problemas ambientales del país.
Prioridad estratégica del control, relacionada con los ejes del Plan Nacional para el Buen Vivir.
Implementación y desarrollo de sistemas de gestión ambiental.
Proyectos y programas de trascendencia, por la magnitud de las inversiones comprometidas.
Daños y afectaciones ambientales reiterativas.
Entre otros



ORDEN DE TRABAJO
Los Directores de las Unidades de Control o Delegados Provinciales emiten la orden de trabajo, documento que determina:


NOTIFICACIÓN DE INICIO A LAS MÁXIMAS AUTORIDADES DE LAS ENTIDADES AUDITADAS E INSTITUCIONES RELACIONADAS
La emisión de la orden de trabajo, el Director de la Unidad de Control o Delegado Provincial pertinente, comunica el inicio de la acción de control a la máxima autoridad de la entidad auditada.
Estas instituciones tienen interrelaciones y responsabilidades ambientales, en función de la emisión de permisos de funcionamiento, prestación de servicios públicos, monitoreo, seguimientos, control, supervisión, entre otros.


SOLICITUD INICIAL DE INFORMACIÓN

Se emiten las solicitudes iniciales de información, con los siguientes objetivos:

Recopilar la información básica que le permita al equipo de Contraloría alcanzar un nivel de conocimiento general del proyecto y entidades a ser auditadas.
Identificar los aspectos significativos, relevantes y sensibles que pasarán a constituir las áreas críticas.
Elaborar la planificación de la acción de control.

En el oficio se determinará el plazo de diez días, desde la fecha de recepción del requerimiento, para emitir la respuesta correspondiente

METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL


La presente guía se elaboró en base a las orientaciones de Auditorías Medioambientales, a través de la Organización Internacional de Normalización ISO en las series ISO 14010, 14011, 14012 y 19011, la experiencia práctica tanto en la gestión ambiental, la ejecución de auditorías ambientales a los diferentes instituciones del sector público y privado.

En la ejecución de la auditoría ambiental, se tienen las siguientes etapas concatenadas y secuenciales:

Diagnóstico general y planificación.
Desarrollo.
Comunicación de resultados.
Seguimiento.



Estudio de las Áreas Fuertes y Débiles de la Empresa:
Se persigue en esta fase la verificación del cumplimiento por parte de la empresa de la normativa y reglamentación existentes, por lo que el auditor deberá ser riguroso, evaluando objetivamente, sector por sector, los riesgos, fallos y deficiencias detectadas. Se debe tomar en cuenta los siguientes criterios de evaluación:
Formación y experiencia del personal.
Definición clara y precisa del reparto de tareas y responsabilidades. 
División de las funciones para minimizar los conflictos de poder.
Sistema de autorización eficaz.
Existencia de control interno.
Existencia de medidas de seguridad.
Existencia de documentos que determinen las gestiones a seguir.
Recopilación de Evidencias
El resultado de la aplicación de las pruebas obtenidas constituye el material de evidencia de auditoría que determina la situación legal de la empresa y en las que se apoya el informe final de la auditoría. Por lo tanto, las deficiencias e incumplimiento de la normativa detectados han de fundamentarse rigurosamente sobre estas pruebas.
Los métodos para la obtención de pruebas, en general, son: cuestionarios, test, entrevistas y reuniones, observaciones, visitas técnicas o inspecciones, análisis de datos disponibles, análisis de muestras, de emisiones, de residuos.
Evaluación de las Evidencias
Las evidencias obtenidas se analizan cuidadosamente para detectar todas las fallas y deficiencias del funcionamiento de la empresa o entidad y los riesgos que supone el no solucionar dichos problemas.
Informe sobre los resultados de la auditoría (o informe final)
Una vez recopilada y analizada toda la información se estará en condiciones de redactar un informe dirigido en principio a los directivos de la empresa, quienes decidirán si lo hacen extensivo a los técnicos y demás personal que crean oportuno.
En el informe se mostrarán todas las deficiencias encontradas en el funcionamiento interno, así como los riesgos medioambientales, jurídicos, económicos y financieros que amenazan a la empresa. Normalmente se realiza una reunión entre el auditor y los directivos y técnicos con el objeto de discutirlos resultados, plantear y responder interrogantes, formular dudas o realizar críticas.
PROCESO DE EJECUCIÓN
Con el fin de lograr mayor comprensión, el proceso de ejecución de la auditoría medio ambiental se ha concordado con las fases normales en el ejercicio de toda auditoría, estas son: de planeamiento, ejecución e informe, seguimiento, en las cuales se distinguen los siguientes elementos específicos enfocados y dirigidos al control ambiental.
Planeamiento
Comprende las actividades siguientes:

Conocimiento de la entidad auditada.
Análisis general.
Estudio preliminar.
Ejecución
Comprende las actividades siguientes:

Elaboración detallada del plan de auditoría.
Preparación del programa de auditoría.
Aplicación de pruebas y obtención de evidencias y hallazgos.
Desarrollo de observaciones y hallazgos de auditoría.
Recomendaciones.
Preparación del informe preliminar.
Informe
Comprende las actividades siguientes:

Informe por proyecto.
Informe final.

Seguimiento
Comprende las actividades siguientes:
Acciones de seguimiento.
Verificación del cumplimiento de las recomendaciones.
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