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ESTRUCTURA LEGAL DE UNA EMPRESA

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Natalia Betancourth

on 27 October 2015

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ESTRUCTURA LEGAL DE UNA EMPRESA
APRENDICES:
Natalia Betancourth
Vanessa López
Alejandra Narvaez
Son las normas que todas las empresas deben cumplir y tienen por objeto garantizar el funcionamiento ordenado de las actividades empresariales de un país.
MARCO LEGAL
IMPORTANCIA DE UN MARCO LEGAL
Radica en sentar las correctas bases de la empresa para forjar – justamente a partir de cimientos legales sólidos – toda una estructura acorde a ello, que le permita funcionar sin inconvenientes en el futuro.
¿QUÉ ES UNA EMPRESA?
Es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias inversiones.
ESTRUCTURACIÓN LEGAL DE LA EMPRESA
El tipo de estructura legal que se seleccione para la empresa nueva puede ser crucial para su éxito. La habilidad para tomar decisiones con rapidez, competir en el mercado y obtener el capital cuando sea necesario, se relaciona en forma directa con la estructura legal de la empresa.
TIPOS BASICOS DE ESTRUCTURA LEGAL
LA PROPIEDAD EXCLUSIVA:
la mayoría de los negocios con uno o más empleados escogen ser de propiedad única, pero esta estructura legal aunque es la más escogida tambien tiene sus desventajas.

LA SOCIEDAD:
la principal ventaja de una sociedad es que le permite integrar uno o más socios para invertir en el negocio. Esta también evita dobles impuestos y una de sus principales desventajas es que cada socio es responsable por todo lo que ocurra, incluso si no tuvo nada que ver en lo sucedido.

Existen dos tipos de socios: estan los socios generales que son responsables de todo aquello que suceda y los socios limitados en donde solo su inversion inicial es afectada.

LA COORPORACIÓN:
una corporación se forma emitiendo acciones a sus dueños, quienes son entonces conocidos como accionistas. La corporación es una entidad legal separada de sus accionistas, por consiguiente no hay responsabilidad personal por las pérdidas del negocio.
CREACIÓN DE UNA EMPRESA
Lo primero que se debe tener claro para Crear una Empresa es:

- La idea y la convicción de querer ser empresario.

- Saber que es un proceso duro lleno de permanentes retos.

- Desarrollar la misma en un Plan de Negocios.

- Realizar un trabajo serio en esta etapa previa.

- Hacer una detallada Investigación de Mercado.

- Diseñar la Estructura Operativa y organizacional.

- Evaluar y analizar financieramente el proyecto.

Procedemos a elegir qué tipo de sociedad vamos a constituir ya que esta determina los pasos siguientes de registro y matricula, de manera breve mencionaremos los tipos de sociedades y empresas, con sus respectivas características teniendo en cuenta que se debe revisar el propósito de nuestra empresa, el número de socios, el grado de obligación y responsabilidad a asumir.

Cuando tengamos claro qué tipo de empresa vamos a constituir damos inicio a los tramites ante las diferentes entidades.

TIPOS DE SOCIEDADES
¿qué es una sociedad?
Se entiende como sociedad a un contrato que se realiza entre dos o más personas con el objetivo de realizar un negocio.



5) Sociedad civil:
esta sociedad está regulada por el código civil y se caracteriza por no tener fines comerciales.


6)Sociedad comanditaria simple (S.C.S):
se define por la existencia de socios colectivos que aportan capital y trabajo y responden subsidiaria, personal y solidariamente de las deudas sociales, y de socios comanditarios que solamente aportan capital y cuya responsabilidad estará limitada a su aportación. Minimo 2 socios.

Sociedad comanditaria por acciones (S.C.A):
es una sociedad que, teniendo todo el capital social dividido en acciones, deberá encargar de la administración social a uno o más accionistas que responderán personal y solidariamente de las deudas sociales contraídas durante el periodo de su administración. Minimo 2 socios.


Persona Natural o Persona Jurídica
Para constituir legalmente nuestra empresa, lo primero que debemos hacer es determinar si la vamos a constituir como Persona Natural o Persona Jurídica:
PERSONA NATURAL
Al constituir una empresa como persona natural, la persona asume a título personal todos los derechos y obligaciones de la empresa. Eso implica también que la persona es personalmente responsable para las deudas u obligaciones que puede tener la empresa.
PERSONA JURÍDICA:
Al constituir una empresa como persona jurídica, es la empresa y no el dueño quien asume todos los derechos y las obligaciones de la empresa. Lo que implica que las deudas u obligaciones que pueda tener la empresa se limitan sólo a los bienes que la empresa tiene a su nombre. La persona jurídica puede ser formada por una o más personas naturales o jurídicas
El Registro

El Registro Mercantil permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante.

Además, les permite a los empresarios tener acceso a información clave para que amplíen su portafolio de posibles clientes y proveedores.

La Matrícula

La Matrícula Mercantil hace pública la calidad de comerciante, en la medida que hace visible al empresario frente a potenciales clientes que consultan los registros. Contiene información sobre los datos generales de los comerciantes y de las sociedades.

REGISTRO MERCANTIL y MATRICULA mercantil
ELECCIÓN DEL TIPO DE EMPRESA
Una vez que hemos determinado si vamos a constituir nuestra empresa como Persona Natural o como Persona Jurídica, pasamos a elegir el tipo de empresa o sociedad que vamos a utilizar:
TIPOS DE EMPRESA COMO PERSONA NATURAL
Como Persona Natural solo es posible ser una Empresa Unipersonal (Persona Natural con negocio):

Empresa Unipersonal: en este caso el propietario de la empresa asume la capacidad legal del negocio, es decir, asume las obligaciones a título personal y de forma ilimitada. Una Empresa Unipersonal tiene un solo propietario o dueño denominado micro empresario, el cual es responsable del manejo de la empresa.


TIPOS DE EMPRESA COMO PERSONA JURIDICA
Son las sociedades las que hacen parte de los tipos de empresa como persona juridica, recordemos el tema anteriormente visto en donde se nombran estas sociedades y sus definiciones.
TIPOS DE EMPRESA DE ACUERDO A SU TAMAÑO
1. Microempresa:
son aquellas que poseen hasta 10 trabajadores y generalmente son de propiedad individual, su dueño suele trabajar en esta y su facturación es más bien reducida. No tienen gran incidencia en el mercado, tienen pocos equipos y la fabricación es casi artesanal.


2. Pequeñas Empresas:
poseen entre 11 y 49 trabajadores, tienen como objetivo ser rentables e independientes, no poseen una elevada especialización en el trabajo, su actividad no es intensiva en capital y sus recursos financieros son limitados.


3. Medianas Empresas:
son aquellas que poseen entre 50 y 250 trabajadores, suelen tener áreas cuyas funciones y responsabilidades están delimitadas, comúnmente, tienen sindicato.



4. Grandes Empresas:
son aquellas que tienen más de 250 trabajadores, generalmente tienen instalaciones propias, sus ventas son muy elevadas y sus trabajadores están sindicalizados. Además, estas empresas tienen posibilidades de acceder a préstamos y créditos importantes.

TIPOS DE EMPRESA DE ACUERDO A SU ACTIVIDAD
1 Empresas del sector primario:
son aquellas que, para realizar sus actividades, usan algún elemento básico extraído de la naturaleza, ya sea agua, minerales, petróleo, etc.



2 Empresas del sector secundario:
se caracterizan por transformar a la materia prima mediante algún procedimiento.




3 Empresas del sector terciario:
son empresas en que la capacidad humana para hacer tareas físicas e intelectuales son su elemento principal.
LOS ANTERIORES TIPOS DE EMPRESA SON LOS MÁS UTILIZADOS, PERO LAS EMPRESAS TAMBIÉN SE PUEDEN CLASIFICAR POR SU TAMAÑANO Y LA ACTIVIDAD QUE ESTA PRODUZCA.
NOTA: Los tramites de DIAN y Secretaria de Hacienda, se pueden realizar en el caso de algunas ciudades directamente en la Cámara de Comercio.

1. Verificar la disponibilidad del Nombre.

2. Diligenciar el formulario de Registro y Matricula.

3. Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (También se puede hacer en la DIAN).

4. Pagar el Valor de Registro y Matricula.
1. Inscribir el RUT (Registro Único Tributario).

2. Obtención del NIT (Numero de Identificación Tributaria).
CAMARA DE COMERCIO
tramites ante la camara de comercio
En la Cámara de Comercio de Cali se cumple la función jurídica que delegó el Estado de registrar las empresas existentes en la ciudad de Cali y en los municipios de Dagua, Jamundí, La Cumbre, Vijes y Yumbo.

También llevan los registros de las empresas y profesionales independientes interesados en contratar con el Estado (Registro de Proponentes); el de las entidades privadas sin ánimo de lucro y el de las empresas del sector turismo (Registro Nacional de Turismo).

Los registros dan fe de la existencia de las empresas que impulsan la prosperidad de la región.
La Dian, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992.

Existe para ayudar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.

LA DIAN
ANTE LA DIAN


1. Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el momento del Registro)

Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen menos de 10 trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la constitución, no necesitan escritura pública para constituirse.


ANTE LA NOTARIA

ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA
1. Registro de Industria y Comercio.

2. Registro de Uso del Suelo, Condiciones Sanitarias y de Seguridad.
TRÁMITES PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que tiene la responsabilidad de aplicar la legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público; de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y aduaneras; de facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de generar y proporcionar la información necesaria para el diseño y la evaluación de la política tributaria.

Otros Factores a considerar son:

- Seguro Social

-SAR ( Sistema de Ahorro para el Retiro)

-Infonavit

¿QUÉ ES SAT?

Los trámites de constitución son aquellos que concluyen con el nacimiento de la sociedad como persona jurídica, es decir, son aquellos que realizamos para que nazca la persona jurídica. Obviamente en el caso de empresario individual, estos trámites no son necesarios, pues la persona como tal ya existe.

¿Para qué sirve?

Para informar al SAT que abrirán o abrieron un local, bodega o almacén adicional a su domicilio fiscal para realizar actividades. Nota: Los contribuyentes pueden consultar el estado que guarda el trámite del aviso presentado.

-Quiénes lo presentan? Personas físicas y morales que abren un local, establecimiento, sucursal, etc.

-¿Dónde lo presento? El trámite se realiza a través de la página del SAT en la Internet, en la sección “Oficina Virtual”.

-¿Qué documento obtengo? Acuse de recibo con sello digital o en su caso, aviso de rechazo con los motivos que lo generaron.

¿Cuándo lo presento? Dentro del mes siguiente al día en que se realice la apertura del establecimiento, sucursal, local fijo, semifijo o almacén.

-¿En qué horario puedo presentarlo? Las 24 horas del día los 365 días del año.

PRINCIPALES ASPECTOS LEGALES A CONSIDERAR AL INICIAR UNA EMPRESA

6. Aspectos en materia de Migración:
los empleados extranjeros que laboren en la empresa, deberán modificar su característi
ca
migratoria y obtener una forma migratoria de no inmigrante (FM3), lo cuál les permitirá

trabajar legalmente.


7. Aspectos en materia de propiedad intelectual:
de existir algun archivo o invención que la empresa deba proteger, está deberá de cumplir con las normas propuestas en Gestion Documental.

8. Aspectos Ambientales:
aquellas empresas dedicadas a actividades industriales, deberán de cumplir con las obligaciones de equilibrio ecológico que se establezcan en las diversas disposiciones legales en materia ambiental, como lo son: la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Medio Ambiente, así como sus diversos reglamentos.

9. Aspectos normativos:
no se debe de olvidar que la empresa deberá cumplir además con todas las normas oficiales correspondientes y con las leyes especiales y sus reglamentos relacionados con la actividad preponderante de la Sociedad.

1. Aspectos Corporativos:
el primer paso es el constituir una Sociedad mercantil que sé eligirá de acuerdo con el giro del negocio, siendo la práctica general, el optar por constituir una Sociedad anónima de capital variable.

2. Aspectos Admnistrativos:
se deberán obtener los permisos necesarios para la apertura y funcionamiento de la Sociedad, los más generales el permiso de uso de suelo, la declaración de apertura de establecimiento mercantil y en algunos casos, la licencia de funcionamiento y otros más.

3. Aspectos Laborales:
es de vital importancia que la empresa cumpla debidamente con las disposiciones legales aplicables del Seguro Social. Adicionalmente, acentuar la seguridad, higiene y adecuado medio ambiental en los centros de trabajo.

4. Aspectos Fiscales:
se crea la empresa ante notario publico (Sociedad Anonima, limitida, etc) y despues se da de alta en el SAT

5. Aspectos de Comercio Exterior:
en este aspecto, se destacan aquellas obligaciones de control, tendientes a acreditar la legal estancia en el país de las mercancías importadas.
¿QUÉ ES EL COMERCIO INTERIOR Y EXTEriOR?
Comercio Interior:
es el que se realiza entre personas que se hallan presentes en el mismo país, sujetos a la misma jurisdicción.







Comercio Exterior:
cada país fabrica sus propios bienes y servicios, pero también escasea de algunos insumos y activos (humanos, naturales, financieros e industriales). Precisamente el intercambio que existe entre dos naciones al exportar (vender), e importar (comprar) sus productos es lo a lo que llamamos comercio exteior.

9: Inscribirse ante la Administración de Impuestos Distritales.

10: Obtener concepto favorable de uso del suelo de Planeación Distrital o la Curaduría Urbana.

11: Inscribir compañía ante Caja de Compensación Familiar, SENA e ICBF.

12: Inscribir la compañía ante una Administradora de Riesgos Profesionales

13: Inscribir empleados al sistema de pensiones.

14: Inscribir empleados al sistema nacional de salud.

15: Obtener certificado de higiene y sanidad de la Secretaría Distrital de Salud.
Duración: 15 días.

16: Obtener certificado de Bomberos.

17: Notificar apertura del establecimiento comercial a Planeación Distrital (enviar carta por correo)

REQUISITOS PARA LEGALIZAR UNA EMPRESA
1: Verificar la disponibilidad del nombre en la Cámara de Comercio.

2: Presentar el acta de constitución y los estatutos de la sociedad en una notaría.

3: Firmar escritura pública de constitución de la sociedad y obtener copias.

4: Inscribir la sociedad y el establecimiento de comercio en el registro mercantil (en la Cámara de Comercio)

5: Obtener copia del Certificado de existencia y Representación Legal, en la Cámara de Comercio.

6: Obtener número de identificación tributaria (NIT) para impuestos del orden nacional.

7: Abrir una cuenta bancaria y depositar la totalidad del capital social.

8: Inscribir libros de comercio ante la Cámara de Comercio.


• Si realizas el trámite con un abogado, el valor variará según el tipo de sociedad, su complejidad y capital. En general, los honorarios por la redacción de este documento ascienden al 1% del capital de la sociedad.


• Si lo realizas en una notaría, también dependerá del tipo de sociedad, su complejidad y capital inicial. El arancel (que incluye la posterior legalización del documento), tiene un valor aproximado de $ 70.000.

COSTOS
AUDITORIAS LEGALES
Consisten en la revisión de toda la documentación relacionada al área corporativa legal y administrativa desde la fecha en que la sociedad se constituyó hasta el momento en que fue solicitada
¿CUÁL ES EL PROPOSITO DE LAS AUDITORIAS?
Es obtener información sobre la cual se pueda soportar una opinión de la situación del estado legal de una empresa y así mantener informados de manera precisa a los socios
Áreas en las que se divide la Auditoria Legal
Corporativa.
Contratos y Convenios.
Financiera y crediticia.
Inmobiliaria.
Maquinaria y equipo.
Laboral y de seguro social.
Fiscal.
Propiedad industrial e intelectual.
Todo esto con la única finalidad de tener pleno conocimiento de si los documentos y actos jurídicos que se mencionan anteriormente, cumplen con las leyes que los rigen y que son necesarias para que tengan validez.
LOS 5 DOCUMENTOS legales ESENCIALES
1. Acta constitutiva:
es el documento con el que se prueba la existencia de una empresa, le da identidad jurídica y fiscal, por lo que es un documento fundamental para iniciar un negocio.

2. Contrato Individual de Trabajo o Contrato de Honorarios Asimilados:
nos referimos a 2 tipos de contrato que sirve para lo mismo, pero son muy diferentes entre si. Ambos sirven para la contratación del personal que necesitemos para el desarrollo de nuestros planes de negocio, sin embargo, uno esta sujeto a la legislación laboral y el otro esta sujeto a la legislación civil.

3. Contratos para la venta de bienes o servicios:
dependiendo del giro de su empresa es conveniente que cuente con un contrato de prestación de servicios.

4. Contrato de comisión mercantil:
este tipo de contrato es fundamental para las empresas, porque nos auxilia en la comercialización de nuestros productos a través de personas calificadas o especializadas en las ventas, sin necesidad de contratación.

5. Contrato de confidencialidad:
los contratos de confidencialidad se han convertido en documentos de uso cotidiano debido al interés de cualquier agente económico de preservar la confidencialidad de tecnologías, procesos de elaboración y comercialización de bienes o servicios, etc. Resguarda información confidencial frente a terceros.
¡GRACIAS!
Cuando tengamos claro qué tipo de empresa vamos a constituir damos inicio a los tramites ante las diferentes entidades. Los cuales se describen a continuación:
1)

Sociedad anónima (S.A.):
es una de las figuras más utilizadas en la constitución de empresas y está conformada por un numero plural de socios que no puede se menor acinco (5) socios y un máximo ilimitado. La´razón social debe estar seguida por la sigla S.A.

2) Sociedad anónima simplificada (S.A.S):

los socios pueden ser personas naturales o jurídicas, y serán responsables de los actos de la sociedad hasta el monto de los aportes efectuados. Este tipo de sociedades se rigen por las normas aplicables a las sociedades anónimas, y el numero mínimo de accionistas debe ser mínimo 1 sin tener límite máximo.


3)

Sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.):
es la forma jurídica más común elegida por los emprendedores para llevar a la práctica su proyecto de negocio. Se constituye entre socios que solo están obligados a pagar sus aportes, la cantidad de socios en este tipo de sociedades los hay entre dos y veinticinco socios, si excede ese número en un plazo dedos meses siguientes puede convertirse en otro tipo desociedad.

4)

Sociedad colectiva (S.C):
es aquella, en que todos los socios, en nombre colectivo y bajo una razón social, se comprometen a participar, en la proporción que establezcan, de los mismos derechos y obligaciones. Se puede constituir entre minimo 2 socios.
R.U.T
El Registro Unico Tributario es el mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
La inscripción en el RUT comprende el diligenciamiento del formulario a través del portal virtual de la DIAN, y su posterior formalización, que conlleva la presentación de los documentos requeridos para el trámite en los puntos de contacto habilitados por la DIAN o ante la Cámara de Comercio en caso de necesitar matrícula mercantil.
ANTE EL R.U.T
REQUISITOS DE FUNCIONAMIENTO
1. Registro Industria y comercio

2. Certificado de uso del suelo

3. Registro Avisos y Tableros

4. Licencia Sanitaria

5. Certificado de Bomberos

6. Sayco y Acimpro
REQUISITOS DE SEGURIDAD SOCIAL
1. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

2. Reglamento Interno de trabajo
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