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CONTROL INTERNO

el control interno es una base fundamental para el orden de todas las organizciones, acontinuacion podran obervar unas presentaciones sobre Manuales de funcione,procesos y procedimientos. Muchas gracias.
by

David Ochoa

on 6 October 2012

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Transcript of CONTROL INTERNO

El manual de funciones y procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. MANUAL DE FUNCIONES ,PROCESOS & PROCEDIMIENTOS. Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas . FUNCIONES Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado. PROCESOS Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. PROCEDIMIENTOS

•Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.

•Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización.

•Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones.

•Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal nuevo.

•Establecer objetivos para los diferentes procesos.

•Definir políticas, guías, procedimientos y normas, donde no exista ninguna. OBJETIVOS ¿proceso y procedimientos?
1.Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

2.Proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la simplificación de trabajo como; análisis de tiempos, delegación de autoridad, eliminación de pasos, etc.

3.Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

4.Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y estudio de desempeño.

5.Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

6.Ayuda a la coordinación de actividades.

7.Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. ¿PARA QUE SIRVEN LOS MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS?

ALGUNAS TICS.
- Todos los empleados de la empresa deberán consultar permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades.


- Los jefes de las diferentes unidades porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos.


- Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos. ¿QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS? CARACTERISTICAS & CONTENIDOS DE ESTOS MANUALES Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización. Contenido del manual de procedimientos
1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.
4.1. Objetivos del procedimiento
4.2. Normas aplicables al procedimiento
4.3. Requisitos, documentos y archivo
4.4. Descripción de la operación y sus participantes
4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol. RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FRENTE AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Corresponderá a los Jefes de áreas funcionales, frente a los manuales de procedimientos:

1.Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.

2.Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente.

3.Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la restructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos.

4.Ser base para la evaluación del desempeño tanto a nivel individual como de la unidad o dependencia. FUNCIONES DEL GRUPO DE APOYO:
Estará integrado por un representante de cada área de la empresa según su organigrama, con un perfil del empleado, así: Que se destaque por su colaboración, interés, actitud positiva al cambio y la modernización; las funciones de este grupo son:

1.Con los Jefes de Oficina y/o el empleado respectivo levantar mediante formato único los procedimientos actuales efectuando las verificaciones y correcciones de los mismos (en borrador).

2.Acatar y sujetarse a la metodología y orientaciones emanadas por los Asesores y por estas instrucciones.

3.Proporcionar sugerencias y recomendaciones para la simplificación, mejoramiento y modernización de los procedimientos, así como el señalamiento de puntos de control.

4.Llevar un registro e informar por escrito sobre los procedimientos que están bajo su cargo.

5.Proponer objetivos, normas legales o base legal medidas de seguridad e informes a elaborar por cada uno de los procedimientos que conformen el Manual. FUNCIONES DEL GRUPO DIRECTIVO: La Gerencia, incluyéndose, designará un grupo de nivel directivo para que supervise todas las tareas que esto origine como el levantamiento, la revisión, ajustes de los 9 procedimientos y posteriormente su mantenimiento, de acuerdo con las orientaciones de Asesores o Coordinadores encargados de estas labores y sus funciones son:
1.Dirigir y supervisar el cumplimiento del levantamiento de los procedimientos por parte del Grupo de Apoyo, de los Jefes de Oficina u otro método que se utilice.

2.Señalar las directrices y políticas para el levantamiento de los procedimientos actuales.

3.Controlar la ejecución y cumplimiento del levantamiento de los procedimientos mediante un plan de trabajo, teniendo en cuenta el tiempo y la calidad de las labores

4.Canalizar la recolección de los distintos procedimientos por cada área en las fechas o plazos establecidos FUNCIONES DEL GRUPO ASESOR O COORDINADORES:

Integrado por profesionales de las diferentes áreas, con experiencia en la elaboración e implementación de Manuales de Control Interno, tendrá como funciones:

1.Establecer la metodología, coordinar el levantamiento de procedimientos técnicos a cargo de los miembros del Grupo de Apoyo.

2.Coordinar su actualización, evaluación, modificación y posterior integración en los Manuales de Procedimientos respectivos. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizará los siguientes signos universales. ¿CUANDO SE HACE? ¿QUE TRABAJO SE HACE? ¿PARA QUE SE HACE ESE TRABAJO? ¿QUIEN LO HACE? ¿CON QUE SE HACE ESE TRABAJO? PROCEDIMIENTO 4. En los pasos de decisión se utiliza el verbo en infinitivo.

5. Determinación de objetivos y metas: Lo que se espera del respectivo procedimiento. 10. Determinar si cada paso del procedimiento está justificado y esta agregando valor, así que no sea repetitivo. 1. Definir el límite del procedimiento: El inicio del procedimiento y el fin o terminación.

2. Nombre del cargo: Nombre del cargo del funcionario responsable de acuerdo a los puestos de trabajo debidamente establecidos.

3. En la descripción de las actividades del procedimiento, siempre se debe iniciar la frase usando el verbo en tercera persona. 8.Explicación de las gráficas: Elaboración de flujogramas en borrador para pasar a revisar, estudiar y simplificar pasos o trámites.

9. Se realizan entrevistas con los funcionarios que manejan los distintos aspectos o que participan en el procedimiento para verificar, conocer, aclarar dudas, recoger formatos, recomendaciones, objetivos, clase de archivos, conductas, justificación de los trámites mediante la respuesta a los siguientes interrogantes ¿Porqué?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?,
¿Qué?, ¿Cómo?. (cc) image by nuonsolarteam on Flickr LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS 6. Los procedimientos se hacen relacionar y referenciar utilizando el formulario "único".

7. El grupo de apoyo entregará el procedimiento ya verificado con sus "Documentos Anexos" o Justificativos. levantamiento de procedimiento FORMATO No. 2: Fundamentación Básica del procedimiento FORMATO No. 3: Sugerencias e ideas para modernizar el procedimiento actual. FORMTO No 4. Registro de procedimientos
ya levantados HOJA DE RUTA MUCHAS GRACIAS David fernando Ochoa Bolaños
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