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ISDF

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by

Diego Leon

on 12 November 2014

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Transcript of ISDF

A lo largo de toda esta norma se utiliza el término "función" para referirse no sólo a la
función sino también a cualquiera de las divisiones de la misma como subfunción, proceso, actividad, tarea, acción u otro término de uso internacional, nacional o local.
La norma puede utilizarse para describir una función o cualquiera de sus divisiones.
ALCANCE Y OBJETIVO
Esta norma sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones
vinculadas con la producción y conservación de documentos.
ISDF
Norma internacional para la descripción de funciones

Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución
por la legislación, política o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos de
operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones
Función.
El análisis de las funciones de las instituciones es importante como base para muchas actividades de la gestión de documentos. Generalmente se reconoce que las funciones son más estables que las estructuras administrativas, que frecuentemente se fusionan o
se transfieren cuando se produce una reestructuración. Por tanto, las funciones sirven apropiadamente:
- de base para la clasificación y descripción de los documentos.
- de base para la valoración documental.
- de herramienta para la recuperación y análisis de los documentos.
La descripción de funciones juega un papel fundamental en la explicación de la
procedencia de los documentos. Las descripciones de funciones pueden ayudar a
situar firmemente a los documentos en su contexto de producción y utilización.
Pueden ayudar a explicar cómo y por qué los documentos fueron producidos y
posteriormente utilizados, el objetivo o la función que estaban destinados a cumplir
dentro de la organización, y cómo los documentos concuerdan y se relacionan con
otros documentos producidos por la misma organización.
Las descripciones de funciones pueden usarse:
a. para describir funciones como unidades dentro de un sistema de descripción
archivística
b. para controlar la creación y utilización de puntos de acceso en las descripciones
archivísticas
c. para documentar las relaciones entre diferentes funciones, entre dichas funciones y
las instituciones que las llevaron a cabo, así como entre tales funciones y los
documentos que originaron.
NORMAS Y DIRECTRICES RELACIONADAS
ISAD (G) – Norma Internacional General de Descripción Archivística
ISAAR(CPF) – Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos
a Instituciones, Personas y Familias
REPRESENTACIÓN DE LAS RELACIONES DE LAS
FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES Y LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO
Los elementos de descripción están organizados en cuatro áreas de información:
1. Área de Identificación
(en la que se incluye la información que identifica unívocamente la función y que define un punto de acceso normalizado).
2. Área de Contexto
(en la que se recoge información sobre la naturaleza y contexto de la
función)
3. Área de Relaciones
(en la que se consignan y describen las relaciones con otras funciones)
4. Área de Control
(en la que se identifica de forma unívoca la descripción de una función y se incluye información sobre cómo, cuándo y por qué institución se creó y actualizó la descripción)
ELEMENTOS DE UNA DESCRIPCIÓN DE FUNCIÓN
ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
Tipo
Objetivo:
Indicar si la descripción es de una función o de una de sus divisiones.
Regla:
Especificar si la descripción es de una función o de una de sus divisiones, de acuerdo con la terminología nacional o internacional.
Ejemplos:
Subfunción
Proceso
Actividad
Tarea
Acción
Forma(s) autorizada(s) del nombre
Objetivo:
Establecer un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca la
función.
Ejemplos:
Gestión de la investigación (función)
Otra(s) forma(s) del nombre
Objetivo:
Indicar cualquier otro nombre de la función
Regla:
Cumplimentar cualquier otro nombre de la función
Clasificación
Objetivo:
Clasificar la función de acuerdo con un cuadro de clasificación.
Regla:
Cumplimentar cualquier término y/o código tomado de un cuadro de clasificación de
funciones. Consignar el cuadro de clasificación utilizado en el elemento Reglas y/o
convenciones utilizadas
Ejemplos:
L100
ÁREA DE CONTEXTO
Fechas
Objetivo:
Identificar la fecha o intervalo de fechas de la función.
Regla:
Proporcionar una fecha o un intervalo de fechas que incluya las fechas en que la
función comenzó y finalizó. Si la función continúa desarrollándose no es necesario
consignar la fecha final.
Ejemplos:
1987 -
Descripción
Objetivo:
Proporcionar información sobre los objetivos de la función.
Regla:
Cumplimentar una descripción narrativa sobre los objetivos de la función.
ejemplo
: La gestión de la investigación cubre diferentes perspectivas:
- Promover la formación de investigadores a través de una serie de convocatorias de becas y
ayudas financiadas por la Universidad Pública de Navarra.
Historia
Objetivo:
Proporcionar un resumen de la historia de la función.
Regla:
Cumplimentar en forma narrativa o de una cronología la historia de la realización de
la función. Se puede incluir información sobre cómo y por qué se desarrolló la función, el papel que jugaron los titulares de las oficinas, departamentos, organismos
y otras entidades en la realización de la función y cómo cambió a lo largo del tiempo.
Cuando sea posible, se proporcionarán fechas como parte integrante de la descripción.
Legislación
Objetivo:
Identificar la base legal de la función.
Regla:
Cumplimentar cualquier ley, directriz o estatuto de creación, modificación o
restricción de la función.
ÁREA DE RELACIONES
Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la función relacionada
Objetivo:
Proporcionar la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre y cualquier identificador único
de la función relacionada.
Regla:
Cumplimentar la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre y cualquier identificador único
de la función relacionada.
Tipo
Objetivo:
Indicar si la relación se establece con una función o con una de sus divisiones.
Regla:
Especificar si la relación se establece con una función o con una de sus divisiones, de
acuerdo con la terminología internacional o nacional.
Categoría de la relación
Objetivo:
Identificar la categoría general de la relación entre la función descrita y la función
relacionada.
- Jerárquica (por ejemplo, función/actividad, actividad/función). Una relación
jerárquica es una relación entre una función y cualquiera de sus divisiones, tales
como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones.
- Temporal (predecesora/sucesora o viceversa). Una relación temporal es aquella
en que una función sucede a otra. A su vez, a esta función puede sucederla otra.
- Asociativa. Una relación asociativa es una categoría general para relaciones no
contempladas en las categorías anteriores.
Descripción de la relación
Objetivo:
Proporcionar una descripción específica de la naturaleza de la relación.
Regla:
Cumplimentar una descripción precisa de la naturaleza de la relación entre la función
descrita y la función relacionada.
Fechas de la relación
Objetivo:
Indicar las fechas de duración de la relación entre la función descrita y la función
relacionada.

ÁREA DE CONTROL
Identificador de la descripción de función
Objetivo:
Identificar de manera unívoca la descripción de función dentro del contexto en que
ésta será utilizada.
Ejemplos:
ES UPNA L100
Identificador(es) de institución(es)
Objetivo:
Identificar la(s) institución(es) responsable(s) de la descripción.
Regla:
Cumplimentar la(s) forma(s) autorizada(s) completa(s) del nombre de la(s)
institución(es) responsable(s) de la elaboración, modificación o difusión de la
descripción o, alternativamente, consignar un código de identificación reconocido
para dicha(s) institución(es).
Ejemplos:
FR/DAF
Direction des Archives de France
Reglas y/o convenciones utilizadas
Objetivo:
Identificar las reglas o convenciones nacionales o internacionales aplicadas en la
elaboración de la descripción.
Regla:
Cumplimentar los nombres y, cuando sea útil, las fechas de edición o publicación de
las convenciones o reglas aplicadas.
Ejemplos:
ISDF – Norma internacional para la descripción de funciones, 1ª ed., Consejo Internacional de
Archivos, 2008.
ISO 8601 – Elementos de datos y formatos de intercambio – Intercambio de información –
Representación de fechas y horas, 3ª ed., Ginebra: Organización Internacional de Normalización,
2004.
Estado de elaboración
Objetivo:
Indicar el estado de elaboración de la descripción, de tal forma que los usuarios
puedan entender la situación actual de la descripción.
Regla:
Cumplimentar la situación actual de la descripción, indicando si es un borrador, si está
finalizada, revisada o eliminada.
Nivel de detalle
Objetivo:
Indicar si la descripción tiene un nivel de detalle básico, parcial o completo.
Regla:
Precisar si la descripción tiene un nivel de detalle básico, parcial o completo, de acuerdo con las reglas y/o directrices internacionales y/o nacionales. En ausencia de reglas y/o directrices nacionales, se considerará que las descripciones básicas son aquellas que incluyen sólo los tres elementos esenciales de una descripción conforme con la ISDF mientras que las descripciones completas serán aquellas que incluyen información de todos los elementos pertinentes de la ISDF.
Fechas de creación, revisión o eliminación
Objetivo:
Indicar cuándo se elaboró, revisó o eliminó la descripción.
Regla:
Cumplimentar la fecha en que se elaboró la descripción y las fechas de las diferentes
revisiones.
Ejemplos:
Fecha de creación: 2008-01-08
Lengua(s) y escritura(s)
Objetivo:
Indicar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) utilizadas en la descripción.
Regla:
Cumplimentar la lengua(s) y/o escritura(s) de la descripción.
Ejemplos:
Español en escritura latina
Fuentes
Objetivo:
Indicar las fuentes consultadas para la elaboración de la descripción.
Regla:
Cumplimentar las fuentes consultadas para la elaboración de la descripción.
Notas de mantenimiento
Objetivo:
Documentar la elaboración y los cambios realizados en la descripción.
Regla:
Cumplimentar las notas pertinentes sobre la elaboración y mantenimiento de la
descripción.
Ejemplos:
Descripción elaborada por Joaquim Llansó Sanjuan (Archivo General de la Universidad Pública de
Navarra).
Nota: Para la función Gestión de la investigación
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