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SMGI Sistema Monitoreo Gestión Integral

Oficina Asesora de Planeación y Asesoría Comunicaciones MHCP

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Transcript of SMGI Sistema Monitoreo Gestión Integral

¿Qué es el SMGI? ¿Para qué me sirve el SMGI? ¿Cómo está compuesto? Consejos y atajos para su uso Experiencias Positivas Herramienta de apoyo a la planeación y monitoreo de la gestión de la estrategia y de los procesos. Respuestas a preguntas frecuentes Datos Estadísticos El SMGI se compone de 2 módulos principales 1. ESTRATÉGICO 2. PROCESOS Indicadores
Metas
Planes
Asistente de Reuniones
Seguimiento
Cronogramas
Alertas/Notificaciones ante incumplimientos o asignación de tareas Mapa Estratégico Despliegue de objetivos en iniciativas y actividades Mapa de Riesgos No conformidades ACPM Planes de acción operativos REPAC´S 1. 2. 4. !El resultado de estos dos módulos¡ El SMGI nos alertará tempranamente, ante algúna desviación presentada a nuestras metas trazadas. El SMGI servirá como único repositorio de información de la gestión del MHCP; esto nos permitirá consolidar nuestra memoria institucional. El SMGI servirá como fuente de información para responder a los grupos de interés y/o entes de control sobre los avances de nuestra gestión (Departámento Nacional de Planeación, Contraloría, Presidencia, entre otros) El seguimiento de la información que reposa en nuestro SMGI, nos va permitir identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones para mejorar la eficiencia y eficacia de procesos de la Entidad. El SMGI es una herramienta que facilita la implementación de las buenas prácticas que promulga nuestro sistema de calidad y permite evidenciar los avances de gestión alcanzados y la oportuna ejecución del responsable directo, de las actividades planeadas. 3. En opinión de la Oficina de Control Interno la implementación del SMGI permite, a los procesos, disponer de manera unificada de toda la información relacionada con su gestión; centralizando igualmente el seguimiento y control que les compete en el ejercicio del autocontrol y facilita la verificación y evaluación a los organismos de control y al Proceso de Evaluación Independiente.

Aún cuando la tarea de alimentación del Sistema puede implicar, en algunas ocasiones, el manejo de un elevado nivel de detalle, consideramos que ese mismo hecho permite una mejor trazabilidad de las acciones y asegura la conservación documental e histórica de su ejecución.

Igualmente, facilita el conocimiento y consulta que los funcionarios de la entidad podemos realizar respecto de la gestión adelantada, tanto del proceso al que se pertenece como de cualquier otro de los que se ejecuta en el Ministerio.” José Elías Parra Parra - Jefe Oficina de Control Interno “EL SMGI es una herramienta muy útil, entre otros aspectos, porque promueve que cada uno de los encargados de hacer las tareas sientan la responsabilidad que implica la correcta ejecución de sus actividades; asimismo, porque ha permitido que cada recurso cumpla con los compromisos adquiridos de manera oportuna contribuyendo a que la Dirección pueda alcanzar las metas propuestas para la vigencia.

Otra ventaja fundamental es que permite visualizar el trabajo que se ha hecho, lo que se está haciendo y los planes a futuro, que tienen, tanto la Dirección en particular como el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en general.

Finalmente, resaltamos que el SMGI, es una herramienta que permite llevar el soporte consolidado de todas las actividades que se realizan en la D.A.F.” Ana Lucia Villa – Directora de Apoyo Fiscal “El Sistema de Monitoreo de la Gestión Integral, en la Subdirección Jurídica, ha sido de gran ayuda, dado que como su nombre lo indica integró en una sola herramienta todos los temas relacionados con el Sistema Único de Gestión-SUG como son:

Planes, Indicadores, Mapa de riesgo, ACPM’s, evaluación, documentación de cada uno de los procesos, así como su interacción con las áreas actoras del proceso, permitiendo visualizar los resultados de la gestión y en ese sentido la toma de decisiones en aras de la mejora continua, para brindar a nuestros clientes un servicio con calidad” Ivonnie Edith Gallardo Gomez – Directora Administrativa. “Algunas de las ventajas que le encontramos al SMGI, son:
-La herramienta permite registrar y hacer seguimiento a los resultados de los procesos, de manera automática, confiable y rápida gracias a los links de los diferentes módulos (indicadores, manejo de riesgos, manejo de mejoras, planes, etc)
-El uso de la herramienta por parte de todos los actores contribuye a que el MHCP sea más competitivo frente a otras entidades del Sector Público, en cuanto a la prestación de servicios.
-Fomenta el trabajo en equipo, tan necesario para el logro de los objetivos y las iniciativas estratégicas del MHCP.
-Con la medición de los resultados se puede aumentar la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes.
-Permite hacer el ejercicio de la Planificación y Ejecución de Planes, tanto para mitigar los riesgos, como para implementar las acciones del mejoramiento continuo.” Blanca Liliana Velásquez Ortega - Asesor Dirección de Tecnología Como usuarios del Sistema de Monitoreo de la Gestión Integral – SMGI, desde el Proceso Mis 3.2 Financiamiento de las Entidades, hemos encontrado como beneficios los siguientes:

-Permite hacer seguimiento y analizar las tendencias de los resultados de los Indicadores de Gestión.

-Se ejerce mayor control sobre los cambios, avances y seguimiento a las Acciones de Mejora.

-Facilita que todos los usuarios del proceso conozcan de los temas manejados en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Integral - SMGI, por cuanto pueden consultar el sistema simultáneamente. Floralba Mayorquin Osuna - Profesional Especializado DGCPTN 1. Aprobación de tareas 2. Aris 3. Autoaprobación de tareas 4.Configuración de página inicial 5. Diferencia entre árboles de consulta 6. Filtros en el Informe de Avance 7. Ingreso SMGI 8. Presentación Desempeño MHCP 9.Presentación Mapa de Procesos 10. Presentación Mapa Estratégico 11. Reporte de avances en planes de acción 12. Cargue de indicadores 5. 6. ¿Por qué el SMGI no me permite guardar una acción en el módulo de planes?
Revise que la fecha final no sea futura.
Revise que el título de la acción no exceda los 100 caracteres.
Revise que el título de la acción no tenga caracteres especiales (comillas, símbolos, espacios) ¿Si soy recurso de una tarea de un plan de acción, puedo enviar para aprobación la tarea?
No, únicamente los responsables de las tareas podrán mandar, para aprobación o revisión, al responsable de la categoría. ¿Cuál es la función de los recursos en los planes?
El recurso informa y documenta, desde su competencia, los avances de la tarea a su responsable. ¿Si me voy de vacaciones o estaré ausente en un periodo de tiempo y soy responsable de cargue de información al SMGI, que debo hacer?
Se debe enviar un correo a la OAP indicando el nombre del usuario encargado de dicha responsabilidad, detallando las responsabilidades transferidas en el SMGI. ¿Si ingreso mal un dato en el SMGI, se puede corregir?
UNICAMENTE se puede corregir los valores de las variables cargados en el módulo de indicadores previa justificación enviada al buzón de la OAP. No es posible modificar acciones de planes, de mejoras o comentarios realizados a indicadores. ¿Cuando debo cargar información al SMGI?
Se aconseja que la información de seguimiento a planes, mejoras y riesgos se realice en tiempo real de ejecución. Los informes generados tendrán fecha de corte al último día del mes vencido.
Para los indicadores, los valores deben ser cargados a más tardar los 8 primeros días calendario de cada mes. ¿A quien se le reporta la información contenida en el SMGI?•
La información contenida en el SMGI se reporta a Presidencia, DNP, Ministro, Contraloría General de la República, Alta Dirección, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeación. ¿Puedo crear planes operativos distintos oficiales en el SMGI?
Sí. Se debe diligenciar el formato de planes de acción y enviarlo a la OAP. Esta oficina realizará el cargue correspondiente a la herramienta para su posterior seguimiento por parte del responsable del plan. ¿Si aún no conozco o domino la funcionalidades de la herramienta, que debo hacer?
Por favor comunicarse vía correo electronico a la siguiente dirección: oap@minhacienda.gov.co y solicitar una clínica de calidad, indicando el tema a cubrir.

La OAP estara complacida de colaborarles. • Hay 177 riesgos activos en el SMGI. ¿Sabía usted qué? • En junio ingresaron 305 usuarios al SMGI. Desde el inicio se cuentan 6347 ingresos de usuarios al SMGI. • Hay 465 usuarios activos en el SMGI • La premiación del proceso del mes se realiza considerando y evaluando la información cargada al SMGI. • Se encuentran registradas 1315 mejoras en el SMGI. Acciones correctivas, preventivas y mejoras Reuniones de Planeación de Acciones Correctivas Video tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos Vídeo tutorial Espere mientras carga el video, tomará algunos segundos 1. ¿Qué es el Portal de Procesos?
• El Portal de Procesos es la herramienta interactiva que permite visualizar gráficamente los diagramas ó flujos de los procesos, caracterizando sus diferentes elementos.
2. ¿Cómo puedo ingresar al Portal de Procesos?
• Puede ingresar a través de la intranet por el link del SMGI, dando clic en el ítem bajo el título ARIS, en los elementos Cadenas de valor y Caracterizaciones, que se encuentran en las diferentes presentaciones ó a través del link del Sistema Único de Gestión - SUG, en el ítem de Procesos.
3. ¿Todos los procesos se encuentran modelados en el Portal de Procesos?
• Si, sin embargo, la OAP se encuentra en la tarea de actualizar todos los modelos a la última versión, por lo que en este momento no todos los modelos se encuentran actualizados.
4. ¿Cómo identifico si mi proceso u otros procesos se encuentran actualizados en el Portal de Procesos?
• Una vez ingrese en el Portal de Procesos, en la ventana de Detalles, hallará un campo llamado Estado del Modelo, el cual le indicara si el modelo se encuentra actualizado o no. Los estados que puede encontrar son: En Construcción, En Revisión, Aprobado.
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