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Administração de Compras

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Vera Martins

on 14 November 2018

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Transcript of Administração de Compras

A FUNÇÃO COMPRA E SEUS OBJETIVOS
A Negociação

Segmento essencial da área de materiais para suprir as necessidades de materiais ou serviços, programar e planejar as necessidades e atende-las no momento certo, com as quantidades corretas, além de verificar o recebimento efetivo do que foi comprado e providenciar a sua armazenagem.


Tem como
objetivos
principais:

Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de
atender os programas de produção.
Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado o menor nível de investimento possível.
Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos.
Procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento.
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
PCP:
em empresas de manufatura o PCP define, através de seus sistemas de programação da produção, quais quantidades de matérias-primas e componentes deverão ser compradas para o processo produtivo.

Controle de qualidade:
setor responsável pelos testes de aprovação de materiais e qualificação de fornecedores.
Alguns tipos clássicos de economia negociada:

Produto novo: pagar menos que o preço objetivo (
target
)
Negociação pura: reduzir o preço através de uma negociação
Alteração da data de validade do contrato: postergar a validade de um contrato antes de novo reajuste
Aumento do volume fornecido: reduzir preços devido ao incremento nos negócios com os fornecedores
Condições de pagamento: aumentar o prazo de pagamento sem a incidência de juros
Adiantamento nas entregas: estudar a antecipação do recebimento de produtos ao preço em vigor antes de um aumento nos preços.
Aquisição:

Conferência de requisições;
Análise das cotações;
Decisão de comprar por meio de contratos ou no mercado aberto;
Entrevista com vendedores;
Negociação de contratos;
Emissão de pedidos de compras;
Acompanhamento de recebimento de materiais.
Administração:

Manutenção de estoques mínimos;
Transferências de materiais;
Evitar excessos e obsolescência de estoque;
Padronização dos processos de compras.

Diversos:

Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes;
Cuidar das relações comercias;
Fazer estimativa de custos.
Estudo de materiais
: avaliação das necessidades da empresa das ofertas e das demandas, tendência dos preços, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações.

Análise econômica:
efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades e tendências dos preços.

Análise de fornecedores:
qualificação de fornecedores ativos em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do seu desempenho, análise da condição financeira.
Produção:
informações sobre o processo produtivo, maquinário, tempos de operações e restrições.

Engenharia
: assuntos relacionados ao projeto, planejamento e especificações técnicas e exigências de produção.

Finanças:
As compras põem em ação uma série de operações de contabilidade, e esta fornece dados que ajudam o setor de compras em suas decisões.
Sistema de preço objetivo:
O conhecimento prévio do melhor preço, ajuda nas decisões do comprador garantindo uma base para a argumentação nas negociações, discussões de aumento de preços e nas negociações de distribuição de porcentagem.
Documentação complementar:
A documentação digital ou escrita anexa ao pedido, deve possibilitar o exame de cada fase de negociação, permitir a revisão e estar sempre disponível junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dúvida posterior.
A solicitação de compras é realizada pelo
setor requisitante
através de documento (físico ou eletrônico) que autoriza o comprador a executar uma compra, seja para materiais produtivos, consumo geral ou serviços.

Deve informar o que comprar, a quantidade (quando se tratar de quantidade limitada), o preço sugerido (
target
), o prazo de entrega, local da entrega, previsão de consumo anual (quando se tratar de quantidade ilimitada), dentre outras informações técnicas e mais específicas.

Em alguns casos especiais, o(s) provável(is) fornecedor(es) é indicado na solicitação de compras. Neste caso, a compra é caracterizada como fonte única, e uma terceira aprovação, ainda em nível superior, pode ser necessária.
Os potenciais fornecedores enviam propostas de fornecimento com preço, prazo de fornecimento e de contrato, reajustes, condições de pagamento, inclusão de taxas, impostos, valores de embalagem e transporte, e uma série de condições gerais.

Para facilitar a análise, o comprador pode reunir as diversas propostas em um único mapa e registrar neste próprio mapa a proposta vencedora.
O Pedido de Compras é considerado um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, e deve representar todas as condições estabelecidas na negociação prévia.

Ambos,
comprador e fornecedor
, devem estar cientes de todas as cláusulas e pré-requisitos constantes do pedido, dos procedimentos que regem o recebimento dos materiais, dos controles e das exigências de qualidade, para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor.

Condições especiais como o uso de patentes e marcas registradas e exclusividade no uso de materiais, que não devem ser fornecidos a outras empresas, devem ser explicitadas no pedido.
Prazos

Prever as necessidades de uma empresa consiste em calcular o que virá a ser necessário durante determinado período para assegurar o funcionamento do setor produtivo. No caso das empresas que trabalham por programação, estes prazos foram gerados de um programa de produção, e este, resultante de uma previsão de vendas.

Compras deve trabalhar para que os prazos sejam cumpridos pelos fornecedores e sejam os menores possíveis para não impactar nos estoques.
O frete representa uma parcela bastante significativa no preço do produto e merece ser analisado separadamente. As condições de fornecimento devem estar amparadas pelos termos comerciais vigentes.
É o processo de alcançar objetivos, da melhor maneira possível, por meio de um acordo onde as partes envolvidas são beneficiadas. Deve ser uma relação ganha-ganha.

A habilidade de negociar é desenvolvida através de dedicação e treinamento especializado.

Em algumas empresas as negociações são realizadas por equipes onde as deficiências são compensadas e especialistas em diversos assuntos são reunidos aumentado a abrangência das competências.
Resultados de uma negociação
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
Análise do custo e do preço:
razões subjacentes às variações dos preços, estudo comparativo de itens semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos de fabricação e de especificações dos materiais.
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
Vendas:
em empresas comerciais, o departamento de vendas fornece ao setor de compras as previsões de demanda, para que possa ser analisado o quanto de material deverá ser comprado.
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
Em pequenas empresas, o departamento de Compras pode estar subordinado à Gerência de Materiais ou a área de manufatura.

Em grandes empresas, geralmente há uma Diretoria de Compras, responsável pelas compras de todos os bens e serviços destinados ao seu funcionamento. As compras normalmente são divididas por
commodities
e com valores de negócios equilibrados entre seus compradores.
EXEMPLO DA ESTRUTURA DE COMPRAS
Tipos de Materiais e sua destinação
SISTEMAS DE COMPRAS
Aspectos Básicos do Sistema de Compras
SISTEMAS DE COMPRAS
Aspectos Básicos do Sistema de Compras
SISTEMAS DE COMPRAS
Etapas do Processo
1. Solicitação de Compras
2. Pesquisa - Cotação ou coleta de preços
4. Emissão do Pedido de Compras
Qualidade: controle e inspeção
Controlar a qualidade de um produto é comparar suas características concretas com os padrões pré-estabelecidos.

Os responsáveis pelo Controle de Qualidade devem ser profissionais especializados e, normalmente, estão subordinados à área de manufatura.

Quanto maior for o nível de qualidade adotado, mais rigoroso é o processo de Compras, exigindo inspeções em lotes de fabricação mais frequente e maior critério na escolha dos fornecedores.

Qualidade correta é aquela que satisfaz as exigências necessárias e ao menor custo possível.
Qualidade: segurança
O comprador deve saber exatamente o que deseja;
O pedido de compra deve ser emitido com a descrição adequada das especificações;
O fornecedor deve ser devidamente informado das exigências de qualidade;
Devem existir meios de inspeção e de testes, para a verificação do atendimento aos padrões definidos;
Os materiais entregues devem estar de acordo com as especificações de qualidade estabelecidas pelo comprador.
Preço x custo
O comprador deve conhecer o sistema de formação de preços e saber como é montada a estrutura do preço de venda, incluindo os impostos devidos.

Preço:
exigência financeira do fornecedor na venda de um produto ou serviço.

Custo:
esforços financeiros aplicados pelo fornecedor nos produtos ou serviços vendidos.
Redução de custos
As condições de compra
As Condições de Compra
As Condições de Compra
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
Características de um bom negociador:

vê a negociação como um processo contínuo e dinâmico;
tem a mente aberta, é cooperativo e cria um clima propício para solução de problemas em harmonia;
é atento às necessidades do negócio e não descuida das necessidades de seu oponente;
é competitivo e estimula a eficiência na realização dos benefícios mútuos;
é flexível e rápido na definição de metas e interesses mútuos;
não contraria o ponto de vista do oponente;
oferece alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente;
atinge os objetivos e faz contribuições significativas para o alcance das metas da organização.
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
Classificação dos Fornecedores:

Quanto à natureza:
matéria-prima, componentes e serviços.

Quanto ao tipo:
Fornecedores monopolistas: é único no mercado, o grau de atendimento e relacionamento depende do volume de compra, o interesse na negociação parte do comprador.

Fornecedores habituais: são os fornecedores tradicionais consultados nas cotações, tem linha de produtos padronizada e comercial, alta concorrência e portanto, são os interessados na negociação.
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
Fontes de Fornecimento
Fornecedores especiais: são destinados a negócios especiais, ocasionais e possuem equipamentos e/ou processos altamente especializados.
O comprador deve analisar, sempre que possível, quais são as estratégias da empresa. Possuir mais de uma fonte de fornecimento para um mesmo item permite maior segurança na reposição, maior liberdade na negociação, maior potencial de redução de custos (concorrência).

Por outro lado, empresas que buscam excelência de Classe Mundial, buscam reduzir suas fontes de fornecimento, tornando os fornecedores seus parceiros de negócios, através de relacionamentos de longo prazo.
Referências Bibliográficas:
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: princípios, conceito e gestão. São Paulo: Atlas, 2010.

Imagens: Google

Não existe padrão de organograma do departamento de Compras. Geralmente é definido de acordo com as características e o porte da empresa.
Visa buscar a qualidade certa, seleção do fornecedor adequado, preço justo, estudo comparativo entre comprar ou fabricar um item, estabelecer padrões, acompanhar novas tecnologias e a saúde financeira dos fornecedores. Incluem na pesquisa:
Análise das embalagens e transportes:
efeito sobre os custos, métodos alternativos de despachos, introdução das melhorias nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos materiais.
Análise administrativa:
controle dos formulários, simplificação do trabalho, emprego de processamento eletrônico de dados, preparação de relatórios, influência nas variações econômicas sobre fornecedores concorrentes.
O tipo embalagem negociada também influencia no preço do produto. As empresas estão exigindo cada vez mais o uso de embalagens retornáveis e que garanta a mínima manipulação.
Descontos
Condições de pagamentos e descontos

Em caso de descontos por aumento nas quantidades compradas, uma análise é vital para determinar se a redução no preço compensa os custos com maiores níveis de estoque.
Negociação de preços e prazos
Frete
Embalagens
ADMINISTRAÇÃO DE COMPPRAS
Obtido através da avaliação sistêmica dos contratos de fornecimento de serviços e materiais. O intuito é gerar informações sobre a performance das empresas fornecedoras. Alguns parâmetros de avaliação:

preço;
qualidade;
disponibilidade (capacidade de resposta);
condições de pagamento;
condições de embalagem e transporte;
cumprimento dos prazos de entrega estabelecidos;
assistência técnica;
facilidade de negocição;
saúde financeira;
inovação tecnológica, etc.
Índice de Desempenho do Fornecedor
Atividades Típicas da Área de Compras
Aspectos relevantes: tamanho da organização, complexidade, características do nível de serviço oferecido ao cliente e cadeia de suprimentos.

Vantagens do sistema centralizado:
Economia de escala;
Homogeneidade da qualidade e do fornecimento dos materiais;
Facilidade no controle de estoques.

Vantagens do sistema descentralizado:
Menores distâncias geográficas quando o fornecedor
está próximo ao local de compra;
Menores prazos na aquisição dos materiais;
Facilidade de diálogo.

ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
Por ser extensa, a matriz de relacionamento do
departamento de compras requer e gera uma infinidade de informações de:
Sistema de compras de três cotações:
A pré-seleção dos concorrentes qualificados evita o deperdício de tempo com um grande número de fornecedores, dos quais boa parte não teria condição de fazer um bom negócio.
Duas ou mais aprovações:
Utilizada para negociações de alto valor onde se exige no mínimo duas pessoas envolvidas em cada decisão da escolha do fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa e protege o comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual.
3. Negociação
A última etapa do processo de compra diz respeito à chegada da mercadoria e sua entrega, conforme solicitação, ao setor requisitante.

O acompanhamento da entrega, quando não realizado pela área de compras, deve ser feito pela área de Gestão de Materiais.


5. A Entrega do Pedido
Fornecedor e Comprador negociam as condições contratuais com o objetivo de finalizar o processo de compras com uma relação ganha-ganha.
...
...
...
UMÁRIO
Organograma
Detalhamento da Pesquisa
Detalhamento da Pesquisa
Relações Interdepartamentais
Relações Interdepartamentais
A Negociação
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
A Negociação
ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
SISTEMAS DE COMPRAS
Etapas do Processo
SISTEMAS DE COMPRAS
Etapas do Processo
SISTEMAS DE COMPRAS
Etapas do Processo
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
...
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
Fontes de Fornecimento
1. FUNÇÃO E OBJETIVOS DE COMPRAS

2. ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS:
atividades da área de compras, organograma, negociação

3. SISTEMAS DE COMPRAS:
aspectos básicos do sistema de compras, etapas do processo de compras

4. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS:
qualidade, redução de custos, condições de compra, fontes de fornecimento



Pesquisa:

Estudo do mercado;
Estudos dos materiais;
Análise dos custos;
Busca de novas fontes de fornecimento;
Inspeção das fábricas dos fornecedores;
Desenvolvimento de fontes de fornecimento;
Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.
Outras responsabilidades que poderão ser desenvolvidas junto a outros setores:

Determinação do que fabricar ou comprar (
make or buy
);
Padronização e simplificação;
Especificações e substituições de materiais;
Testes comparativos;
Controles de estoque;
Programas de produção em função da disponibilidade de materiais;
Seleção de equipamentos de produção.
Centralizar ou descentralizar as compras
É ainda fundamental uma avaliação conjunta com a área de Finanças das diferenças entre os preços à vista e à prazo.
O Comprador deve, sempre que possível, solicitar as cotações de preços com e sem o frete e as embalagens, para poder comparar com os próprios custos da empresa.
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