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El uso del computador como archivo.

Información sobre cada una de sus funciones y accesos para la elaboración de trabajos y almacenamiento de documentos.
by

Kattie Bonifaz

on 19 September 2012

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Transcript of El uso del computador como archivo.

Es una máquina electrónica que consiste en recibir y procesar datos útiles para el usuario. Los circuitos que la integran trabajan a base de programas. Esto se hace con velocidad y precisión. El computador puede trabajar por medio de rutinas y programas conocidos como software. 1.El computador o la computadora Programación Proceso de crear secuencias o crear rutinas, se realiza por medio de un programador. INPUT= ENTRADA Es cuando introducimos datos en el computador. Cuando es mucha información se conoce como “Ingreso de datos”. OUTPUT= SALIDA Se obtiene después de ejecutar el programa. Las funciones pueden ser. PROCESADORES Componentes inteligentes de la computadora, llevan a cabo los trabajos solicitados a la computadora. ¿EXISTE LA OFICINA SIN PAPEL? Al momento de usar una computadora utilizamos menos espacio y ahorramos en papel, tinta y recursos humanos. En estos tiempos es permitido escanear documentos e ingresarlos al computador, también podemos pagar impuestos y llevar una contabilidad. Pero es ley que todos los documentos contables se guarden en forma física por cinco años mínimos. Esto es para que los inspectores contables de la SAT al momento de hacer una inspección, puedan ver los documentos en papel. Es importante tener documentos como actas, contratos, cheques, facturas, planillas, etc., ya que le pueden servir a la empresa en algún momento. Una oficina sin papel no existe, una oficina seguirá necesitando archivadores y se seguirá archivando, mas sin embargo es importante saber aplicar un sistema de archivo en una computadora. Características de un archivo en computadora: • Mejora los servicios

• Permite tener mucha información disponible por medio de internet, y la mensajería es mas rápida.

• Optimiza los sistemas y procesos empresariales

• Ahorra tiempo y recursos.

• Agiliza la comunicación por medio del correo electrónico.

Podemos decir que nuestra gestión documental posee los registros físicos en papel y la información y registros computarizados. Principales aplicaciones Personal Estudiantes Comunicación Ciencia e investigación Industria Gobierno Educación La computadora ha tenido gran revolución en los últimos años. PARTES PRINCIPALES DE UN COMPUTADOR - UNIDAD CENTRAL DEL PROCESAMIENTO (PROCESADOR) O CPU Se dice que es el corazón del computador, realiza todas las tareas que se le solicita. Controla el funcionamiento de la computadora. Una falla puede ser desastrosa, aunque con ayuda se puede rescatar los documentos. -DISPOSITIVOS DE INGRESO DE INFORMACION 1. Teclados: Similares a los de una máquina de escribir.

2. Ratón o “mouse”: Nos permite navegar por la computadora. Existen inalámbricos

3. Lápices de luz: Se utilizan para sustituir el ratón, prácticos para tomar nota sin necesidad del teclado.

4. Mouse-pads: Se encuentran en las laptops sustituyen el mouse.

5. Lectores Ópticos: Existen varias clases, sirven para ingresar una huella digital o códigos de barra, etc.

6. Pantallas táctiles: Trabaja con software de toque de la pantalla. -DISPOSITIVOS Y SISTEMAS PARA ALMACENAJE DE DATOS: 1.Memoria Interna: Facilita archivara la información producida. Se debe contar con un respaldo en caso que se pueda dañar.
2.Memoria RAM: Provista de microchips que son de gran capacidad. Al apagar el computador lo que estaba en la memoria RAM se pierde, es por eso que se guardan los documentos en el Disco Duro o en otros dispositivos. Las memorias se miden asi: 3.Disco Duro: Es el disco de memoria de la computadora. Suelen tener uno llamado C. Pero existen otras computadoras que tienen mas como “D”, “E”.
4.Memoria Externa: Discos duros externos, discos compactos (CD o DVD), USB, Barras de memoria. Son primordiales ya que permite tener una copia de lo que se tiene en la computadora. Diferentes programas para computación La mayoría de computadoras tienen un sistema operativo Windows 7 o Mac OS X Lion la diferencia de ambos es: Windows tiene diferente accesorios para que funcione en cualquier computadora y MAC solo es su propia empresa. También el programa Linux es el más avanzado y solo lo suelen usar los programadores. La mayoría de programas utilizados actualmente son: Word, Excel, Outlook y Publisher. Estas son herramientas de trabajo usadas para realizar tareas de una forma mas rápida y segura. Existe también Movie Maker que se utiliza para componer videos, pero más que todo estas son herramientas de oficina. Servidores SERVICIOS DE ACCESO A INTERNET Es un servidor que provee de sistemas a todas las terminales es decir a todas las computadoras. Antenas Inalámbricas Las oficinas pequeñas y servicios personales en el hogar se realizan por medio de antenas que permiten tener un acceso inalámbrico. Internet y su Utilidad Sirve para tener acceso al correo electrónico y a fuentes de información en General, así como puede ser muy útil también puede perderse el tiempo dentro de internet provocar perdidas y deficiencia en la empresa por el uso inadecuado, es muy recomendable no utilizar el internet dentro de la empresa con fines sociales o personales. ¿Cómo salvar la información? Cuidado de la información Cuando se trabaja en cada uno de los programas que el computador trae instalados o bien los que instalamos nuestros documentos son guardados y salvados en ellos de manera automática cada cierto tiempo para evitar perderlos. Uso de UPS Dependiendo de la clase de computadora que la persona posea se necesitará el uso de esta fuente, ya que provee al usuario tiempo suficiente para salvar la información en caso hubiera un apagón electrico. En las desktop son esenciales, pero para una laptop no es tan necesario. Información generada electrónicamente La información es guardada como "documentos" en forma sistemática y organizada dentro de carpetas con su respectiva fecha para que al momento de buscarla sea rápido y eficaz. Para la realización de respaldos de información se debe tener una calendarización de cuándo y cómo se hará. En la oficina Como guardar, identificar y proteger los dispositivos mencionados. Existen compañías que han desarrollado sistemas automáticos de respaldo satelital para la información, mientras la computadora esté conectada a internet, esta misma se puede descargar. Por ejemplo: Norton o Carbonite,
Las empresas que manejan información confidencial no utilizan este sistema debido al riesgo que la información tiende ser robada por los llamados "piratas". ¿Cómo buscar documentos dentro del computador? Esta tarea es realizada por cualquier computador, Windows 7 es un buscador integrado que permite buscar desde una palabra hasta cualquier clase de documento.
Algunos son gratuitos y se pueden descargar desde el internet, como por ejemplo: Copernic o Desktop Search, estos permiten hacer la búsqueda a partir de una palabra clave y encontrar correos electrónicos, documentos, etc. El Computador como medio de archivo G
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