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Reuniões de Trabalho

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by

João Vidal

on 6 March 2014

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Transcript of Reuniões de Trabalho

Reuniões de Trabalho

Organização e Planificação

O que são reuniões?
Fases de uma reunião
Convocatória
Documentação
Postura
Registo de notas
Atas e Relatórios
Tipos de Reuniões
Definições
No geral, podemos definir uma reunião como um encontro de duas ou mais pessoas com o propósito de discutir algum tema, realizar alguma atividade ou tamar decisões.

Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contato pessoal e para comunicação entre os participantes.

Através das reuniões podem-se agilizar soluções com diminuição dos riscos.
A reunião de trabalho, é uma das práticas mais adotadas no dia-a-dia para se atingir uma série de objetivos, sejam eles a resolução de um problema ou a divulgação de um novo produto.

A reunião promove uma intervenção nas rotinas de diversos profissionais e setores das organizações, na esperança de que consensos sejam gerados, a partir das reuniões, para a definição da melhor solução ou para a descoberta de novos caminhos, criativos e inovadores, para os mais diferentes negócios.
Reuniões informativas:
- com o objectivo de dar e receber informações.
Reuniões de tomada de decisão:
- levantamos os dados relativos a determinados problemas, vemos quais são as soluções possíveis, analisamos e escolhemos a posição que melhor se adequar à situação.
Genericamente podemos identificar três tipos básicos de reuniões
Reuniões da avaliação ou acompanhamento:
- onde após as decisões tomadas, podemos mudar prioridades e recursos, e definir tarefas e recursos.
De uma forma mais específica temos vários tipos de reuniões
Assembleia
consiste em reunir representantes de grupos, com delegação oficial para debaterem assuntos de importância para os seus representados.
Conferência
- direcionada para um grupo de pessoas com o mesmo interesse, onde há um público, sendo o conferencista um especialista conhecedor do assunto a ser comentado. Ele fará a sua apresentação num tempo estipulado e limitado, em seguida os participantes farão perguntas entendidas pertinentes face ao exposto.
Congresso
- reunião de grande porte destinada a grupos profissionais, onde se apresenta e debate assuntos atuais relacionados com uma determinada categoria profissional ou temática, essa reunião normalmente acontece com uma certa periodicidade e pode ser de abrangência regional, nacional ou internacional.
Convenção
- evento promovido por empresas visando a integração dos participantes sobre algum assunto exposto
Debate
- reunião onde pessoas defendem os seus pontos de vista sobre um determinado assunto, obedecendo a algumas regras apresentadas pelo mediador, sendo ele o administrador do debate e tendo poderes para simular situações com o propósito de ativar as discussões e manter a plateia concentrada.
Reunião de trabalho
-intervenção nas rotinas de diversos
profissionais e setores das organizações, a partir das reuniões, para a definição da melhor solução ou para a descoberta de novos caminhos, criativos e inovadores, para os mais diferentes negócios.
Workshop
Trata-se basicamente de uma palestra dividida em duas partes: na primeira há uma apresentação teórica do tema e na segunda há uma parte prática, na qual os participantes interagem a partir das informações recebidas
Simpósio
- reunião de alto nível sempre com a presença de um coordenador. Os oradres não debatem entre si os temas apresentados. As perguntas, respostas e o próprio debate são efetuados diretamente pelos participantes. O tema geralmente é científico. O objetivo principal é realizar um intercâmbio de informações.
Simpósios
Conferências
Workshops
Os oradores não debatem entre si os temas apresentados. As perguntas, respostas e o próprio debate são efetuados diretamente pelos participantes. O tema geralmente é científico.
O conferencista faz a sua apresentação num tempo estipulado e limitado, e em seguida os participantes fazem perguntas pertinentes face ao exposto.
Possui o carácter de treino.
O seu objetivo é aprofundar temas especifícos e para isso apresenta casos práticos.
Participação do público sempre.
Fase 1: Antes da reunião
Planeamento:
- Construir um plano objectivo para as reuniões respondendo a algumas perguntas.

Divulgar o plano da reunião
Depois de responder às perguntas e estabelecer uma agenda, é preciso divulgar o plano com antecedência, incluindo:
- Hora da reunião;
- Local;
- Objectivos e assuntos a serem discutidos;
- Resultados esperados;
- Preparação necessária por parte de cada um dos participantes.
Antecipar o que pode correr mal
- Mais vale prevenir - com algum tempo passado no planeamento - do que remediar - devido a horas de má preparação ou à falta dela.
Como?
Melhorar o planeamento: Não deixar de pedir a ajuda aos outros participantes ou até a colegas que estejam mais familiarizados com o processo de planeamento e condução de reuniões.
Tentar reunir consenso: Consiguir o consenso sobre regras básicas para que todos apoiem as tarefas programadas e não se dispersem.
Definir o tempo de intervenção: Para que haja mal entendidos se tiver que se interromper um participante que está a tentar monopolizar o tempo de conversa, no início da reunião, pode anunciar o tempo médio de intervenção da cada pessoa.
Fase 2: Durante a reunião
Seminário
- reunião especializada, de natureza técnica ou académica, que procura levar a cabo estudos aprofundados sobre uma determinada matéria. Em geral, um seminário deve ter uma duração mínima de duas horas e contar com, pelo menos, cinquenta participantes.


A aprendizagem num seminário é activa, uma vez que os participantes devem fazer pesquisas e elaborar a informação no âmbito de uma colaboração recíproca e a partir da interacção com o especialista.
Seminários
Reunião especializada, de natureza técnica ou académica, que procura levar a cabo estudos aprofundados sobre uma determinada matéria.
Aprendizagem ativa, uma vez que os participantes pesquisam informação e interagem com o especialista.
Perguntas
Qual é o objectivo da reunião?
Qual o local apropriado?
Irei fornecer informações à equipa ou comunicar uma decisão?
Preciso de opiniões sobre um assunto ou ajuda para resolver um problema?
Quem é necessário convocar? Porquê?
Como preparar a informação para as pessoas que não precisam de estar presentes?
Quais as funções dos participantes?
Que equipamentos e materiais são necessários?
Cumprir as regras:
São normas simples, mas que farão sentir quem está a falar mais confortável na sua função e que farão passar uma imagem mais profissional, como:
Coordenar processo de recepção
Receber pessoalmente os participantes/convidados
Abertura
Começar no horário combinado
Dar as boas vindas e apresentar os convidados novos
Anunciar as regras e pauta da reunião
Leitura da acta da reunião anterior, se houver
Manter a discussão dentro do objetivo
Assegurar que todos contribuam
Utilizar liderança compartilhada
Administrar conflitos com habilidade
Tomar decisões competentes e com aceitação
Valorizar a contribuição de cada um e do grupo
Fase 2: Durante a reunião
Utilizar uma agenda
: A agenda será uma linha de orientação durante o desenrolar da reunião.
Ter o material certo à mão
: Ter um bloco de notas para apontar os pontos mais importantes da reunião.

Encerramento - Fazer um resumo das conclusões e pontos mais importantes da reunião.
Estabelecer com a ajuda do secretário a agenda preliminar
Estabelecer data da próxima reunião, se necessário
Avaliar a reunião
Agradecer a participação de todos
Fase 3: Após a reunião
Preparar a acta para os membros dos grupos e enviar materiais para os participantes
Acompanhar as decisões tomadas
Começar o planejamento da próxima reunião (se houver)
Divulgar as decisões na reunião para outras pessoas tomarem consciência

Fazer uma avaliação da reunião :
- Avaliar como o grupo realizou essa reunião de trabalho
- Quanto ao desempenho dos papéis
- Quanto ao Clima da Reunião
- Identificar os fatores positivos e negativos que ocorreram
- Como foram tratados e/ou neutralizados esses fatores
Tarefas a realizar antes de uma reunião
Planificar as reuniões segundo as necessidades;

Escolher o tipo de reunião de acordo com os objectivos e os grupos visados;

Estabelecer uma lista de controlo de tarefas.

Fixação clara dos objetivos e dos resultados a atingir;

Elaboração de uma ordem de trabalhos anotada a enviar com o respectivo convite ou convocatória a todos os participantes;

Programação da condução de cada assunto, segundo um esquema de apresentação, justificação, diálogo e decisão;

Designação de relator para elaboração da acta;

Reserva da sala e marcação do dia, hora e local;

Definição da composição da mesa de presidência;

Verificação do funcionamento dos equipamentos e preparação do restante material de apoio.
Documentos a organizar na fase de preparação da reunião
1. Lista de tarefas
2. Convocatória
3. Lista de participantes
4. Dossiê dos participantes
5. Registo de notas
6. Programa da reunião e dados adicionais julgados necessários para cada participante.
7. Relatórios
8. Actas
9. Agenda
Convocatória
A convocatória é importante porque é o meio através do qual se convidam os participantes de uma reunião acerca do dia, hora, local e ordem de trabalhos de uma reunião.
Sem esta não seria possível avisar os participantes para estarem presentes na reunião.
Como se efetua?
Elaborada com uma certa antecedência em relação à data da reunião, de forma a possibilitar aos participantes a preparação dos assuntos a serem discutidos na reunião e a deslocar compromissos que coincidam com a data/hora da reunião, se for caso.

Qualquer tipo de convocatória possui elementos que são fixos:
 - Nome da empresa ou organismo que convoca;
 - Data da reunião: dia, mês, ano, hora e local;
 - Ordem de trabalhos/agenda: assunto a debater;
 - Quem convoca;
 - Data da convocatória.
Como preparar a documentação de uma reunião?
1. Providenciar um dossier com todos os documentos necessários para a reunião e fazer cópias em quantidade suficiente.
2. Fazer uma agenda do programa da reunião
3. Apontar num bloco de notas os pontos mais importantes.
4. Fazer relatórios
5. Realizar a ata da reunião
Procedimentos a não esquecer
1. Definir prioridades
2. Uso eficiente do tempo
3. Controlo da eficácia (não haver dispersão)
4. Rotatividade de funções
5. Controlo de comportamentos
6. Não fugir ao objectivo principal da reunião
Postura

1. Ter uma participação correta e ativa
2. Expor ideias de forma clara e simples, para que todos entendam.
3. Ao fazer um comentário, apresentar uma ideia ou sugestão, ser claro e objetivo. 4.Resumir ao máximo o que se tem a dizer para não tornar a reunião longa e cansativa demais.
5. Olhar para os outros quando tiverem a palavra para mostrar interesse. Não baixar os olhos para a mesa.
6. Não interromper quando alguém está a falar. Mostra falta de respeito.
7. Falar sempre em tom de conversação, garantindo que todos os participantes ouvem.
Reunião produtiva e interessante
Cumprir horário de inicio e fim.
Não prolongar a reunião pois pode provocar desinteresse.
Ter um tema bem definido, facilita uma conversa clara e objetiva e ajuda a que os participantes entendam.
Participação do grupo na tomada de decisões.
Reunião organizada e bem planeada
Regras de acolhimento dos participantes
Apresentação civilizada
Evitar cumprimentar com beijos, pode inibir os não íntimos, é preferivel um aperto de mão.
Tratar todos com respeito e cortesia.
Dar uma palavra gentil como "Seja bem vindo"
Convidar a pessoa a tomar o seu lugar
Perguntar se deseja tomar algo (água,café,etc.)
Registo de notas
Como efectuar?
Deve conter:
-Tema da reunião;
-Data;
- Nome do organizador/animador
-Local de realização da reunião
Deve ser feito de forma clara e simples , para que depois seja possivel perceber.
Escrever só de um lado da folha, deixar margens, espaçar as linhas e utilizar abreviaturas usuais e ainda alguns símbolos para que seja possivel captar tudo o que se deseja.
Regras
1
. Escrever palavras chave, utilizar abreviaturas e alguns simbolos, para não demorar e ser possível captar tudo o que se deseja sem se perder.
2
. Em caso de texto, sublinhar palavras chave.
3.
Seleccionar o que é importante, excluir o que é acessório.
4.
Organizar e estruturar a informação recolhida.
5.
Numerar, se for caso disso, sequências, factos, fenómenos, acontecimentos, etc;
6.
Fazer esquemas.
Tarefas a realizar depois da reunião
Redigir relatórios
Fazer uma avaliação da eficácia da reunião
Redigir a acta da Reunião
Actas
Importante porquê?
A acta é um documento de valor jurídico e consiste no registo fiel, resumido e claro das ocorrencias de uma reunião de pessoas para determinado fim. Nesta fica escrito o que é dito, deliberado, os assuntos tratados e as decisões tomadas.
Numa continuidade de reuniões são também importantes na medida que o que foi feito anteriormente pode sempre ser relembrado através das actas.
Como elaborar uma acta
1. Abertura (indicação por extenso do dia, mês, ano e hora da reunião, além do local em que está sendo realizada.)

2. Relação e identificação das pessoas presentes

3. Ordem do dia (relato da reunião propriamente dita. Todos os assuntos tratados e decisões escritas por odem cronológica)

4. Fecho (ex. : "Nada mais havendo a tratar, o Sr. Presidente encerrou a sessão e convocou outra sessão para o dia…, às … horas(..)")
Regras para a elaboração de uma ata
1- Todas as actas serão informatizadas

2- Qualquer acta deve ser elaborada pelo Secretário, antecipadamente nomeado para o efeito;

3- Consiste num relatório rigoroso e resumido, do que de relevante se passa na reunião;

4- Deve constar da acta o resultado das discussões e / ou votações e não os diálogos que conduziram ao
mesmo;

5- O(s) nome(s) do(s) proponentes(s) de uma determinada proposta deve(m) ser objectivamente referido(s);

6- A descrição da reunião deve estar de acordo com a sequência pela qual foi tratada a ordem de trabalho;

7- Na abertura da acta, além da data, hora, local da reunião e presidência da mesma, devem constar os nomes
dos elementos ausentes;
8- Qualquer número que conste do texto da acta deve ser escrito por extenso, excepto os relativos aos
documentos legais;

9- Não é permitido o uso de abreviaturas;

10- Não pode, de modo algum, possuir rasuras;

11- A acta tem de ser aprovada por todos os presentes antes de finalizada a reunião ou na reunião seguinte de
acordo com o que estiver estipulado no respectivo Regimento;

12- Depois de aprovada, a acta deve ser assinada pelos secretário e presidente da reunião e todas as folhas
rubricadas pelos mesmos;

13- Não sendo possível a utilização das actas informatizadas, as mesmas devem ser dactilografadas ou
manuscritas aplicando-se, da mesma forma as recomendações anteriores;

14- As actas dactilografadas ou manuscritas deverão ainda obedecer às seguintes alíneas:
a) Todas as linhas ou espaços em aberto devem ser trancados com uma linha continua, em actas
elaboradas à mão, ou em linha tracejada, em actas elaboradas à máquina de escrever.
b) Devem seguir os exemplos seguintes: exemplo de abertura de uma acta:
Aos cinco dias do mês de Setembro de dois mil e três pelas dez horas, reuniu na biblioteca o
Grupo Disciplinar de Ciências Naturais, na presença de todos os seus membros, sob a presidência do
professor xxxxx xxxxxx, com a seguinte ordem de trabalhos:
Exemplo de fecho de uma acta:
Nada mais havendo a tratar , deu-se por encerrada a reunião, da qual se lavrou a presente acta que,
depois de lida e aprovada, será assinada nos termos da lei.
Acta
Relatório
São documentos muito utilizados tanto nos serviços comerciais e industriais como nos públicos. Servem para relatar factos que se passaram e se dão a conhecer.
A elaboração de um relatório, embora seja um trabalho corrente, implica a necessidade de método, conhecimentos adequados e cuidados especiais na sua preparação.
São relatos escritos, em livro próprio, do que foi dito, deliberado numa reunião ou assembleia da empresa, associação, etc.
São elaboradas com uma linguagem própria, sem rasuras e sem intervalos em branco, os espaços inutilizados com um traço, e tudo por extenso (datas, números, etc).
Webgrafia
http://www.pmelink.pt/article/pmelink_public/EC/0,1655,1005_5041-3_41097--View_429,00.html
http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Convocat%C3%B3ria.pdf
http://www.empreendedoronline.info/conteudosempreendorismo/detalhe/id/64
http://www.posgraduando.com/guia/quais-sao-as-diferencas-entre-palestra-curso-workshop-simposio-seminario-e-congresso
http://conceito.de/seminario
http://www.projetocapacitacaomarica.uff.br/sites/default/files/Apostila%20T%C3%A9cnicas%20de%20Reuni%C3%A3o.pdf
http://pt.wikipedia.org/wiki/Palestra
http://archive.feedblitz.com/233686/~3931448
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